CIRCULAR 90 DE 2013

(Octubre 18)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Respetados Jefes de Misión Diplomática y Oficinas Consulares:

La Ley 996 de 2005 "Por medio de la cual se reglamenta la elección de Presidente de la República, de conformidad con el artículo 152 literal t) de la Constitución Política de Colombia, y de acuerdo con lo establecido en el Acto Legislativo 02 de 2004, y se dictan otras disposiciones" en su articulo 33 establece:

"ARTÍCULO 33. RESTRICCIONES A LA CONTRATACIÓN PÚBLICA. Durante los cuatro (4) meses anteriores a la elección presidencial y hasta la realización de la elección en la segunda vuelta, si fuere el caso, queda prohibida la contratación directa por parte de todos los entes del Estado.

Queda exceptuado lo referente a la defensa y seguridad del Estado, los contratos de crédito público, los requeridos para cubrir las emergencias educativas, sanitarias y desastres, así como también los utilizados para la reconstrucción de vías, puentes, carreteras, infraestructura energética y de comunicaciones, en caso de que hayan sido objeto de atentados, acciones terroristas, desastres naturales o casos de fuerza mayor, y los que deban realizar las entidades sanitarias y hospitalarias."

Como se evidencia en la norma anteriormente transcrita, las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares de la República no cuentan con excepción alguna. Por lo anterior, se deberán seguir las siguientes instrucciones:

1. SOSTENIMIENTO DE EMBAJADAS Y CONSULADOS. ADQUISICIÓN DE BIENES: La compra de materiales y suministros y compra de equipo se deberá realizar así:

- Si la compra se realiza de manera directa tendrá que efectuarse en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 25 de enero de 2014 únicamente, por lo tanto, para la compra de estos elementos para el funcionamiento deberán satisfacer la totalidad de las necesidades hasta el 26 de junio de 2014.

- Si la compra por causas excepcionales no se realizó de manera directa en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 25 de enero de 2014, se podrá adquirir previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

Con el fin de realizar las compras antes del 25 de enero de 2014, la Dirección Administrativa y Financiera girará esta partida antes del 5 de enero de 2014.

2. SOSTENIMIENTO EMBAJADAS Y CONSULADOS. SERVICIOS:

- Servicios Públicos: El pago de los servicios públicos se ejecutará normalmente debido a que no media contratación alguna.

- Servicios de jardinería, vigilancia, aseo, cafetería, traducciones y los demás servicios requeridos de forma continua: Se deberán elaborar y suscribir los contratos antes del 25 de enero de 2014.

- Administración de inmuebles y comisiones bancarias: Se ejecutarán normalmente debido a que no media contratación alguna.

En el evento en el que los servicios de jardinería, vigilancia, aseo, cafetería, traducciones, servicio del conductor del Jefe de Misión y del Cónsul General Central y demás servicios requeridos de forma continua que no se contraten antes del 25 de enero de 2014, como los servicios ocasionales podrán contratarse previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

Para los servicios públicos, administración de inmuebles y comisiones bancarias la Dirección Administrativa y Financiera girará trimestralmente los recursos para los pagos productos de los mismos.

Para los servicios de jardinería, vigilancia, aseo, cafetería, traducciones, servicio del conductor del Jefe de Misión y del Cónsul General Central y demás servicios requeridos de forma continua, la Dirección Administrativa y Financiera también girará trimestralmente.

3. ARRENDAMIENTO BIENES INMUEBLES:

Todos los contratos de arrendamiento de las residencias, oficinas, parqueaderos y demás instalaciones requeridas para el normal funcionamiento de las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares podrán ser adicionados, prorrogados o modificados en cualquier momento. Entre el 25 de enero y el 26 de junio de 2014 no se podrán celebrar nuevos contratos de forma directa.

4. ARRENDAMIENTO BIENES MUEBLES:

Arrendamiento de equipos v demás bienes muebles: Se deberán elaborar y suscribir los contratos antes del 25 de enero de 2014.

En el evento en el que los arrendamientos de equipos y demás bienes muebles no se contraten antes del 25 de enero de 2014 podrán contratarse previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida trimestralmente.

5. OTROS SEGUROS-EXTERIOR:

Otros Seguros-Exterior: Se deberán elaborar y suscribir los contratos antes del 25 de enero de 2014.

En el evento en el que los seguros no se contraten antes del 25 de enero de 2014 podrán contratarse previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida necesario para el pago de las primas.

En todo caso, los contratos existentes para seguros podrán adicionarse, prorrogarse o modificarse durante el periodo comprendido entre el 25 de enero y el 26 de junio de 2014.

6. GASTOS DE RECEPCIÓN:

Estos gastos son extraordinarios, por lo tanto para su contratación se deberá realizar proceso de selección con pluralidad de oferentes.

Los recursos necesarios para dicha contratación serán girados por la Dirección Administrativa y Financiera cuando sean requeridos.

7. IMPUESTOS:

Los recursos necesarios para el pago de los impuestos serán girados por la Dirección Administrativa y Financiera cuando sean requeridos.

8. EQUIPOS DE SISTEMAS Y VEHICULOS: La compra de equipos de sistemas:

- Si la compra se realiza de manera directa tendrá que efectuarse en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 25 de enero de 2014 únicamente (Para el caso de equipos de sistemas, previo concepto técnico emitido por la Dirección de Tecnología).

- Si la compra, por causas excepcionales, no se realizó de manera directa en el periodo comprendido entre el 1 de enero y el 25 de enero de 2014, se podrá adquirir previo proceso de selección con pluralidad de oferentes.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida cuando sea requerida.

9. REMUNERACIÓN SERVICIOS TÉCNICOS Y HONORARIOS:

Los contratos que se imputen contra el rubro de servicios técnicos y honorarios deberán ser suscritos antes del 25 de enero de 2014.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida anualmente o esporádicamente según la necesidad.

10. LABORES DE PROTECCIÓN DE CONNACIONALES EN EL EXTERIOR:

Los contratos para las labores de protección a connacionales en el exterior, deberán ser suscritos antes del 25 de enero de 2014.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida anualmente, previo visto bueno del Comité pertinente.

Nota: De la manera indicada en el presente numeral se deberá realizar la contratación de aquellas personas que actúen en calidad de multiplicadores del Programa Colombia Nos Une.

11. LABORES DE PROMOCIÓN A COMUNIDADES COLOMBIANAS EN EL EXTERIOR:

Los contratos para las labores de promoción a comunidades colombianas en el exterior, deberán ser suscritos antes del 25 de enero de 2014.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida normalmente previo visto bueno del comité pertinente.

12. PLAN DE PROMOCIÓN DE COLOMBIA EN EL EXTERIOR:

La ejecución del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior la hará la Dirección de Asuntos Culturales y comunicará con la debida antelación a las Misiones Diplomáticas los programas que se realizarán entre el primero de enero y el 26 de junio de 2014.

La ejecución del programa durante el segundo semestre del año 2014 se realizará de la manera acostumbrada.

13. FORTALECIMIENTO DE POLÍTICAS PÚBLICAS PARA LA VINCULACIÓN Y ATENCIÓN DE COLOMBIANOS EN EL EXTERIOR A NIVEL INTERNACIONAL Y LINEAS DE COLOMBIA NOS UNE:

Los contratos para el fortalecimiento de políticas públicas para la vinculación y atención de colombianos en el exterior a nivel internacional y líneas de Colombia Nos Une, deberán ser suscritos antes del 25 de enero de 2014.

La Dirección Administrativa y Financiera girará la partida normalmente de acuerdo con la forma de pago establecida, previo visto bueno de la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano.

14. GENERALIDADES:

- En general, cualquier contratación directa que se requiera durante el primer semestre del año 2014 deberá ser realizada antes del día 25 de enero de 2014, esto es, los contratos deberán estar suscritos antes de dicha fecha. (incluidas todas aquellas necesidades para garantizar el proceso electoral)

En caso de no poder suscribir los contratos requeridos antes del 25 de enero de 2014 se deberá, obligatoriamente adelantar un proceso de selección con pluralidad de oferentes. (incluidas todas aquellas necesidades para garantizar el proceso electoral)

Para la realización de los consulados móviles programados por las Oficinas Consulares de la República durante el primer semestre del 2014, los contratos para la atención de las necesidades de los mismos deberán encontrarse suscritos antes del 25 de enero de 2014, ya que de lo contrario no podrán llevarse a cabo las jornadas móviles. Exceptúese de lo anterior, aquellos consulados móviles que para su realización no requieran de contratación alguna.

Cordialmente,

Firmado Digitalmente pon 2013/10/18

MARIA MARGARITA SALAS MEJIA
SECRETARIA GENERAL

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