CIRCULAR 79 DE 2016

(noviembre 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Señores Cónsules y Encargados de Funciones Consulares:

De manera atenta me permito transmitir las observaciones generales y los pasos a seguir para la solicitud, aprobación, realización y legalización de los consulados móviles.

• OBSERVACIONES GENERALES

El fin primordial de los Consulados Móviles es llegar a los lugares alejados del Consulado, dentro de su circunscripción, y que por condiciones especiales ya sean geográficas, políticas o naturales, deben ser cubiertos mediante el desarrollo de jornadas que permitan la realización de trámites y servicios consulares para los connacionales.

Es importante que las jornadas de consulados móviles tengan cubrimiento en el mayor número de las zonas que hacen parte de la circunscripción consular, incluyendo las zonas más alejadas de las Oficinas Consulares.

La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, analizará el número de funcionarios que deben ser comisionados, lo cual se hará acorde al número de trámites que se estimen realizar durante la jornada y el número de trámites realizados en jornadas anteriores, de acuerdo con los antecedentes.

Como criterio de equidad, se evaluará la experiencia de consulados móviles previamente realizados a fin de garantizar que el desarrollo de las actividades no se centralice en determinadas áreas y se pueda garantizar una cobertura mayor de las acciones y un mayor impacto sobre la comunidad colombiana, tomando siempre en consideración la relación entre número de solicitudes realizadas por el Consulado y el número estimado de colombianos residentes en las zonas de desarrollo de los consulados móviles.

Es necesario tener en cuenta que las jornadas de consulados móviles propuestas por los Consulados deberán priorizar las poblaciones más necesitadas atendiendo los principios de eficiencia, eficacia y economía de los recursos, lo cual implica el menor costo y el mayor impacto posible. Las jornadas de consulados móviles no deben afectar el normal funcionamiento de la Oficina Consular, por lo cual se recomienda realizarlas los fines de semana, o en caso de realizarse entre semana, garantizar la atención normal en esos días en el consulado.

El Grupo Interno de Trabajo de Colombia Nos Une enviará al Consulado la información correspondiente a los servicios ofrecidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores para la población colombiana residente en el exterior, así como de los mecanismos y canales de participación y rendición de cuentas, la cual deberá ser socializada entre la comunidad cuando se realice la jornada de Consulado Móvil.

Las solicitudes para asistir diligencias judiciales, no se contemplarán dentro de los consulados móviles y deberán surtir un procedimiento diferente al establecido en esta circular a través de los Grupos Internos de Trabajo de Asuntos Consulares o de Asistencia a Connacionales, según sea el caso. Así mismo, las visitas a centros penitenciarios tampoco se contemplarán como consulados móviles.

Las jornadas de consulados móviles se deberán realizar priorizando el uso de los vehículos oficiales asignados a cada Consulado.

El Consulado deberá consultar previamente al envío de la solicitud, la posibilidad de realizar las jornadas en instalaciones de organizaciones sin ánimo de lucro o asociaciones de colombianos en la zona, con el objetivo de no incurrir en costos innecesarios de alquiler de inmuebles, teniendo en cuenta que el lugar seleccionado deberá contar con las condiciones técnicas necesarias para el desarrollo adecuado del consulado móvil.

En caso de no ser posible lo anterior, y de requerirse asignación de recursos para cubrir gastos operativos, como arriendo de bienes inmuebles, alquiler de bienes muebles o medios de transporte (Si da lugar). En esta situación, el Consulado deberá además adjuntar memorando dirigido a la Dirección Administrativa y Financiera solicitando el rubro, sustentado con la respectiva cotización: documentos a los que se les dará tramite a través del correo [email protected]

• PASOS A SEGUIR PARA LA SOLICITUD Y APROBACIÓN

El Consulado o Sección Consular deberá registrar en el plan anual del aplicativo SITAC, a más tardar el día 15 de diciembre de cada año, las diferentes jornadas planeadas para atender a la comunidad durante todo el año siguiente. Las jornadas que no sean incluidas en el sistema, no se podrán incluir con posterioridad.

Con 1 mes de anticipación a la fecha de realización del consulado móvil, el Consulado deberá enviar a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, la solicitud, únicamente al correo [email protected] para lo cual se deberán diligenciar los siguientes documentos:

- Formato DP-FO-138: Solicitud Consulados Móviles

- Formato GH-FO-35: Solicitud de comisión de servicio.

- Memorando dirigido a la Dirección Administrativa y Financiera (si aplica)

Con relación al formato DP-FO-138 se debe tener en cuenta:

- Fecha de realización: Se debe definir cuándo se desplazan los funcionarios del Consulado, la agenda prevista para brindar atención a la comunidad y cuándo emprenden el regreso al Consulado.

- Horario de Atención: El Consulado deberá especificar las horas de atención que brindará a la comunidad.

- Cifra Oficial de Connacionales: El Consulado deberá remitir la cifra oficial de los colombianos en la jurisdicción.

- Número estimado de asistentes: Se debe indicar el número estimado de colombianos que asistirán al consulado móvil.

- Número y tipo estimado de trámites: Se debe incluir la cantidad estimada y el tipo de trámites que se realizarán, teniendo en cuenta las excepciones señaladas anteriormente (Asistir diligencias judiciales y visitas a centros penitenciarios).

- Antecedentes de Consulados Móviles: Se debe hacer referencia a los consulados móviles realizados en la misma ciudad y los resultados obtenidos, en caso de existir el antecedente.

Para la evaluación de las solicitudes el criterio de cumplimiento con las metas trazadas en jornadas anteriores será fundamental en aras de evaluar la efectividad de las acciones adelantadas, de tal manera que se revisarán los informes sobre el número de trámites realizados y personas atendidas, frente a las metas establecidas en la solicitud.

- Distancia y tiempo: Se debe señalar la distancia y el tiempo necesario para el desplazamiento desde la ciudad donde se encuentra el Consulado hasta la ciudad donde se va a desarrollar la jornada del Consulado Móvil.

- Número de funcionarios a Comisionar: Se deberá especificar el número de funcionarios que se encuentran asignados al Consulado y el número de funcionarios que se espera comisionar, indicando sus respectivos cargos.

- Presupuesto: Se debe incluir si se requieren gastos operativos, como arriendo de bienes inmuebles, alquiler de bienes muebles o medios de transporte (Si da lugar), los cuales tienen que estar justificados y soportados. En la casilla “valor estimado” se debe colocar el valor total de la cotización correspondiente, en dólares o euros.

Con relación al formato GH-FO-35 se debe tener en cuenta:

- Visto Bueno: Todas las comisiones deberán incluir el visto bueno del Jefe Inmediato, en el caso de los Cónsules o Encargados de Funciones Consulares se deberá incluir el visto bueno del respectivo Embajador.

- Justificación: Pequeño párrafo explicando la utilidad, conveniencia y necesidad del consulado móvil.

- Ruta: Se debe colocar la ciudad donde se encuentra el consulado, la ciudad donde se realizará la jornada de consulado móvil y nuevamente la ciudad donde se encuentra el consulado.

- Observaciones: En el caso de realizarse el desplazamiento en el vehículo oficial del consulado, se debe especificar en este espacio.

Una vez la solicitud y comisiones tengan el visto bueno del Director de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, pasarán a ser aprobadas por la Jefatura de Gabinete, y una vez surtido este trámite serán presentadas ante la Dirección de Talento Humano; En caso de requerir gastos operativos, como arriendo de bienes inmuebles, alquiler de bienes muebles o medios de transporte (Si da lugar), la solicitud junto con el requerimiento correspondiente, serán presentados a la Dirección Administrativa y Financiera.

La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano, sólo estudiará las solicitudes que sean recibidas a través del correo [email protected]y que contformatos. Las solicitudes recibidas por otros canales o incompletas, no serán tenidas en cuenta.

De ser aprobado el Consulado Móvil, la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano se lo comunicará vía correo electrónico, a la respectiva Oficina Consular.

Una vez aprobado el Consulado Móvil, el Consulado respectivo deberá remitir al correo [email protected] la información detallada sobre la jornada para la difusión pertinente, indicando lugar exacto, horario de atención e indicaciones adicionales para la población que desee asistir.

La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano remitirá la información de los consulados móviles aprobados al Grupo Interno de Trabajo de Comunicación Interna y Externa, al Grupo Interno de Trabajo de Prensa y el Centro Integral de Atención al Ciudadano –CIAC-, para su respectiva difusión. El Consulado no podrá realizar la difusión de la jornada a través de ningún medio hasta no recibir una autorización escrita por parte de esta Dirección.

La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano remitirá la información sobre los consulados móviles aprobados a la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología, a fin de coordinar los aspectos tecnológicos que requieran la realización de las jornadas.

• PRESENTACIÓN DE INFORME Y LEGALIZACIÓN DE VIÁTICOS

1. Legalización de Comisión:

El funcionario comisionado deberá legalizar los viáticos, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión y deberá cumplir los siguientes requisitos:

a. Cada funcionario comisionado deberá presentar al jefe inmediato, totalmente diligenciado el formato GH-FO-37: Informe de Comisión de Servicios, o el que haga sus veces, el cual deberá ser enviado a la Dirección Administrativa y Financiera, con copia al correo [email protected]

Cada funcionario comisionado deberá presentar totalmente diligenciado el formato GF-FO-59: Constancia de Permanencia y Legalización de Viáticos y Gastos de Viaje, o el que haga sus veces, al cual tienen que anexar los pasabordos originales o constancia de pasaje el cual deberá ser enviado a la Administrativa y Financiera, con copia al correo [email protected]

En el evento en que el comisionado haya sido autorizado para adquirir el pasaje, deberá anexar la factura del tiquete (especificando: nombre del comisionado, ruta o rutas, fecha de adquisición, fechas de viaje y valor cancelado).

2. Legalización de recursos:

En los casos en los cuales se autorizó el uso de recursos para gastos operativos gastos operativos, como arriendo de bienes inmuebles, alquiler de bienes muebles o medios de transporte (Si da lugar), relacionado con el consulado móvil, los consulados deberán legalizar los gastos de acuerdo con la Resolución 6120 de 2013 o la que haga sus veces.

3. Presentación de Informe

Cada Consulado deberá de forma obligatoria, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación de la comisión, remitir a la Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano al correo [email protected] el formato DP-FO-137: Informe Consulado Móvil, o el que haga sus veces, debidamente diligenciado. Igualmente debe ser generado en el aplicativo SITAC, incluyendo las observaciones sobre el desarrollo de la jornada y soporte fotográfico, de ser posible.

Cordialmente,

ARAMINTA DEL ROSARIO BELTRAN URREGO
Secretaria General Encargada

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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