CIRCULAR 77 DE 2016

(diciembre 1)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Las dependencias deben transferir sus documentos al Archivo Central del Ministerio debidamente organizados e inventariados de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, en cumplimiento a las normas establecidas, Ley 594 de 2000 y Acuerdo N° 042 de 2002, del Archivo General de la Nación.

Con el fin de realizar el adecuado alistamiento de los documentos, a continuación, se imparten las instrucciones necesarias para el desarrollo y cumplimiento de esa actividad.

1. PREPARACIÓN FISICA

- Los documentos deberán estar clasificados de acuerdo con las series documentales determinadas en la Tabla de Retención Documental.

- Se efectuará la selección y eliminación de las copias, previa verificación de la existencia de originales firmados o copias de mejor calidad y con mayor información.

- Los impresos (revistas, folletos, periódicos), formatos y hojas en blanco, fotocopia de leyes, decretos y resoluciones, cuando no hagan parte integral del expediente, como antecedentes o anexos, se retirarán de la carpeta.

- Se eliminarán los clips, gomas elásticas, grapas y cualquier otro material metálico.

- Los documentos en cada carpeta, deben estar ordenados cronológicamente del más antiguo al más reciente, estilo libro, de enero a diciembre, en el orden en que se generaron o recibieron.

- Los expedientes se ordenarán por años del más antiguo al más reciente. (expediente es el conjunto de documentos de un mismo tema o asunto, que constituyen una unidad archivística)

- Las unidades de conservación (carpetas o AZ) que se encuentren en mal estado deberán cambiarse.

- Las carpetas, como unidades de conservación, no excederán los doscientos (200) folios.

- La documentación deberá numerarse (foliarse) consecutivamente al interior de cada carpeta, en la esquina superior derecha de la cara recta de la hoja, con lápiz de mina negra blanda, de uno en adelante, en el mismo sentido del texto del documento.

- Si una carpeta tiene más de 200 hojas, será necesario abrir una segunda carpeta para continuar el archivo de los documentos a partir de la hoja número 201 en adelante. La primera carpeta se numerará del 1 al 200 y se marcará en el campo n° orden como 1 de 2 ó (1/2); la segunda continuará con la numeración de 201 en adelante hasta completar 200 hojas, y se marcará como 2 de 2 ó (2/2). Este dato (número correlativo) debe registrarse en el campo n° orden del rótulo de identificación de cada carpeta, y en la columna de notas del Formato Único de Inventario Documental GD-FO-08 para transferencia.

- Una vez ordenadas las carpetas se numerarán en orden consecutivo de 001 en adelante.

- La identificación de cada carpeta se hará sobre el rótulo que aparece impreso sobre la solapa, en la esquina inferior derecha con los siguientes datos: código de la serie, nombre de la dependencia (oficina productora o grupo), nombre de la seria y/o subserie (de acuerdo con la TRD), título de la carpeta, folios, n° orden, fechas extremas (del primer y último documento almacenado en la carpeta), caja n° y carpeta n°, tal y como se evidencia en las siguientes imágenes:

2. REGISTRO E INVENTARIO

- Cada expediente debe ser relacionado en el Formato Único de Inventario Documental para transferencias de documentos GD-FO-08 en original y copia (el formato para su diligenciamiento se encuentra en intranet - sistema maestro – búsqueda de documentos – procesos de apoyo - gestión documental- formato, este a su vez, contiene un instructivo de diligenciamiento en la hoja dos del mismo archivo).

- El formato debe estar diligenciado en su totalidad, si éste no cuenta con el visto bueno del Jefe de Oficina Productora, no se recibirá.

- La documentación debe ser entregada al Grupo Interno de Trabajo Archivo con el original del Formato Único de Inventario Documental GD- FO-08. Una vez se realice la respectiva verificación, se firmará en el campo de recibido y se notificara al Jefe de la Dependencia a través de correo electrónico.

- La copia firmada del Formato Único de Inventario Documental será archivada en una carpeta como un instrumento de control y consulta permanente en el Archivo de Gestión de la dependencia.

3. CAJAS

- Para almacenar las carpetas que van a ser transferidas, el Grupo Interno de Trabajo de Almacén proporcionará las cajas X-300 en la cuales se deben realizar las transferencias documentales.

- La caja está diseñada con pliegues y aletas que encajan con presión, permiten el ensamblaje sin utilización de cintas y/o adhesivos.

- El almacenamiento de las carpetas en las cajas, se hará de izquierda a derecha sobre el lomo, en orden consecutivo con el objeto de proteger los documentos.

- La cantidad de carpetas al almacenar en cada caja deberá ser moderada de manera que se aproveche al máximo el espacio teniendo en cuenta que estas no queden ni muy ajustadas ni muy sueltas.

- Una vez se encuentren almacenadas todas las carpetas en las cajas, se deben solicitar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo, los códigos de barras con los números de las cajas. El sticker con el código de barras, deberá adherirse en la caja en una de las caras laterales externas bajo la abertura de agarre. El número del código debe escribirse en el rotulo de las carpetas en el campo carpeta n°.

Finalmente, se recuerda lo citado en el artículo 3 del Acuerdo 042 de 2002 emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, sobre la organización de Archivos de Gestión que a la letra dice: “el respectivo jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público”.

Nota: Esta circular deroga la Circular 109 de 21 de junio del año 2010.

Cordialmente,

ARAMINTA DEL ROSARIO BELTRAN URREGO
Secretaria General Encargada

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Grupo Interno de Trabajo Archivo

CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS 2017

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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