CIRCULAR 68 DE 2022

(octubre 5)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Estimados funcionarios:

Con el ánimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna, de la manera más atenta me permito recordarles las siguientes actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de los diferentes procesos administrativos y financieros:

PROCESOS INTERNOS

PROCEDIMIENTOS PARTICULARES

1. Radicación de último pago de contratistas en el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar

Para proceder con la recepción de los documentos que soportan la cuenta del último pago y/o el mes de diciembre, los contratistas deben anexar, además de los documentos exigidos para el pago, el formato GA-FO-004 Solicitud de traslado o devolución de elementos (aplica cuando el contratista termina labores con el Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe tener visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Almacén) y/o correo electrónico del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Almacén donde indique que se encuentra a paz y salvo.

Igualmente, deberán allegar captura de pantalla de la publicación del GC-FO-020 Informe final interventoría (certificado de cumplimiento final) en el SECOP II.

2. Legalización definitiva de Cajas Menores.

a. La Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar remitirá vía correo electrónico los documentos que deben presentarse para la respectiva legalización y cierre definitivo de la Caja Menor.

b. El responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la cuenta corriente asignada a su caja a la cuenta corriente Fondos Comunes CITIBANK No. 00060703019.

c. El responsable de la Caja Menor debe consignar, de manera separada, el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente Fondos Comunes CITIBANK No. 00060703019.

d. Presentar ante la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio copia de la consignación, junto con el reporte de ejecución y deducciones de la caja menor generado del SIIF Nación, para que le expidan el comprobante de ingreso.

e. Presentar ante el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar la comunicación de la legalización, acompañada de los documentos soporte de acuerdo con el procedimiento GF-PT-014 Creación legalización y reembolso de cajas menores.

Es pertinente anotar que los cumplimientos de los plazos indicados en la presente Circular son imperativos, razón por la cual agradecemos su compromiso con las fechas aquí estipuladas, ya que el incumplimiento a las fechas dará lugar a:

- No pago de compromisos y obligaciones adquiridos dentro de la vigencia 2022.

- Imposibilidad de cierre presupuestal de las cajas menores y la aplicación de reintegros y deducciones.

- Pagar obligaciones de la vigencia 2022 bajo el concepto de “Pago de Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas" afectando el presupuesto de la vigencia 2023.

- Copia del acto administrativo que ordene dicho pago debe ser remitido a la Contraloría General de la República.

- Procesos administrativos de control interno de gestión y/o control disciplinario interno.

Atentamente,

JOSÉ ANTONIO SALÁZAR RAMÍREZ

Secretario General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)

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