CIRCULAR 64 DE 2017

(diciembre 18)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación y el Decreto 1080 de 2015 (Titulo II), de manera atenta me permito señalar que es deber de las dependencias transferir al Archivo Central, la documentación que haya cumplido el tiempo de retención en el archivo de la dependencia, de acuerdo con lo plasmado en las Tablas de Retención Documental.

La documentación a transferir debe estar organizada e inventariada de acuerdo con las Tablas de Retención Documental, para lo cual debe tenerse en cuenta el procedimiento GD-PT-19 establecido para la transferencia documental primaria, así como la circular C-DSG-GACAF-16- 000077 de 1 de diciembre de 2016, donde se indican las pautas para el alistamiento y la preparación física de los documentos por parte de las dependencias, de conformidad con las normas archivísticas y en coordinación con el Grupo Interno de Trabajo de Archivo.

En aras de que las dependencias de la Cancillería lleven a cabo la transferencia documental, en observancia de los principios de planeación y responsabilidad, se presenta el cronograma de transferencia documental primaria para el año 2018 en documento anexo. El citado cronograma contiene cada una de las dependencias de la Cancillería con su respectiva fecha límite de transferencia al Grupo Interno de trabajo Archivo.

El Grupo Interno de Trabajo de Archivo, prestará apoyo a las dependencias para que lleven a cabo la transferencia documental primaria. Por lo tanto, cualquier inquietud u observación sobre el particular, puede comunicarla a las extensiones 1635, 1795, 1269, 4180, 4181,4055 o a través de los correos electrónicos hivon.sanabria@cancilleria.gov.co, andrea.caicedo@cancilleria.gov.co

Finalmente es importante mencionar que, de conformidad con la normatividad archivística, el jefe de cada dependencia es el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia.

Cordialmente,

ARAMINTA BELTRAN URREGO

Secretaria General

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial S.A.S.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 30 de septiembre de 2024 - (Diario Oficial No. 52.869 - 4 de septiembre de 2024)

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.