CIRCULAR 58 DE 2021

(mayo 20)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Respetados funcionarios:

De acuerdo con los artículos 209 y 269 de la Constitución Política Colombiana, la Ley 1952 del 28 de enero de 2019 Código General Disciplinario, y en cumplimiento a las resoluciones 3102 de 2019 Manual de Políticas Contables, 9709 de 2017 Grupos Internos de Trabajo y 3940 del 28 de diciembre de 2020, con la cual se actualiza el Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos para el manejo e Bienes Muebles e Inmuebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se informa a los funcionarios y contratistas el levantamiento del inventario de bienes muebles de la vigencia 2021, labor para la cual se requiere de su apoyo con el fin de no generar atrasos en sus labores diarias, actividad que se desarrollara a partir del 1 de junio y culminando el día 3 de diciembre de la presente vigencia.

Adicionalmente y de acuerdo a lo citado en la Resolución 687F de 2010,..."Articulo 1.- RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES: Los funcionarios de planta del servicio nacional y del servicio exterior, en el momento de iniciar sus labores, deben responsabilizarse fiscalmente por los elementos y recursos que reciben para el ejercicio de sus funciones” su responsabilidad administrativa y fiscal se limitara a aquellos bienes que bajo cualquier título hayan sido recibidos para el desempeño de las mismas.”.

Por lo anterior y en aras de dar cumplimiento a la normativa vigente, con el fin de mantener actualizado el sistema contable orientado a ofrecer información real y fidedigna a los órganos de control, directivos y usuarios de esta sobre la ubicación, estado y responsable de los activos es procedente realizar el levantamiento de inventario de acuerdo con los siguientes lineamientos:

1. El GAM-Almacén enviara al correo electrónico el inventario de cada funcionario o contratista responsable directo de los bienes a su cargo para su conocimiento y posterior verificación.

2. El funcionario o contratista responsable directo de los bienes que tiene a cargo debe estar presente al momento del levantamiento de inventario con todas las medidas de bioseguridad.

3. En los casos que el responsable directo de los bienes en uso requiera realizar una actualización del inventario a su cargo o devolver bienes a la bodega, deberá diligenciar el formato GA-FO-04 última versión y descargarlo del sistema maestro y entregarlo personalmente al funcionario del GAM-Almacén.

4. El funcionario o contratista responsable directo de los bienes junto con el funcionario de GAM-Almacén deben verificar que los bienes estén debidamente identificados con el número de inventario.

Al efectuar el levantamiento es posible que surjan tanto bienes sobrantes como faltantes, en el caso de los bienes sobrantes el funcionario de GAM Almacén requerirá al funcionario o contratista acta de donación, formato GA-FO-29 y factura con las características y cantidades en cumplimiento a la resolución 3940 del 28 de diciembre del 2020 y el Formato establecido en el procedimiento GA-PT-01, con el fin de proceder a efectuar el registro contable. Para los elementos faltantes, se requiere presentar las razones por escrito del funcionario responsable de inmediato a la Coordinación del Almacén, para que se adelanten las acciones que sean del caso, en cumplimiento al instructivo GA-IN-02 y procedimiento GA-PT-02, adicional a esto se debe seguir la normativa dela resolución 3940 del 28 de diciembre del 2020, para cualquiera de los dos casos bien sea sobrantes o faltantes.

El informe final de levantamiento de inventario para la vigencia 2021 con el fin de dar cumplimiento a la presentación de los estados financieros de la presente vigencia se realizará acorde al siguiente cronograma:

En atención a las diferentes medidas adoptadas en pro del cuidado por el COVID-19, el levantamiento de inventario se realizará acorde y en concordancia a las medidas restrictivas dictadas por los entes de control tanto internos como externos, en tal sentido se debe segur los lineamientos y recomendaciones estipuladas en las Circulares emanadas de Secretaria General “C-DSG-GBCSST-20-000142 del 13 de Noviembre de 2020 y C-DSG-DITH-21-000011 del 28 de Enero de 2021”, para el trabajo in situ. Ahora bien, si las fechas del cronograma no pueden ser acatadas y se requiere ampliación de tiempos, se solicita remitir memorando dirigido a la Dirección Administrativa y Financiera y copia a la Coordinación del Almacén, con la justificación y soportes a los que allá lugar.

Cualquier inquietud favor contactarse vía electrónica a los correos [email protected];[email protected];

[email protected];

Atentamente,

CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA

SECRETARIO GENERAL

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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