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CIRCULAR 54 DE 2023
(octubre 24)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| PARA: | CANCILLERIA INTERNA |
| DE: | JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ Secretario General |
| ASUNTO: | CIERRE FINANCIERO VIGENCIA FISCAL 2023 - CANCILLERIA INTERNA |
Estimados funcionarios:
Con el ánimo de efectuar el cierre de vigencia en materia financiera de una manera oportuna, de la manera más atenta me permito informar las actividades requeridas y las fechas límites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, así:
| No. | PROCESO | FECHA LIMITE |
| 1 | Recepción en el Fondo Rotatorio de solicitud de vigencias futuras para las vigencias 2024 y sucesivas | 9 de noviembre 2023 |
| 2 | Recepción de solicitudes para expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal con cargo al presupuesto del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. | 7 de diciembre 2023 |
| 3 | Radicación de legalizaciones de comisiones de servicios por parte del Grupo Interno de Trabajo de Tiquetes y Viáticos al Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar y/o Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio. | 14 de diciembre 2023 |
| 4 | Pago de comisiones nacionales por parte de la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio a funcionarios. | 14 de diciembre 2023 |
| 5 | Recepción de documentos con todos los requisitos exigidos para el trámite de pagos del mes de diciembre de 2023. Las cuentas radicadas después del 14 de diciembre de 2023 quedaran constituidas como cuentas por pagar y su pago se realizará a partir del mes de febrero de 2024. | 14 de diciembre 2023 |
| 6 | Radicación de legalización definitiva de Cajas Menores. | 15 de diciembre 2023 |
| 7 | Registros Presupuéstales de Compromisos con cargo al presupuesto del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores. | 19 de diciembre 2023 |
| 8 | Negociaciones de moneda extranjera por parte de la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio para atender pagos de: Giros al exterior, Pasajes y Viáticos por comisiones de servicios. | 21 de diciembre 2023 |
| 9 | Recepción en Almacén de pedidos referentes al suministro de bienes de consumo y devolutivos. Pedidos recibidos después del 21 de diciembre de 2023 serán atendidos a partir del 10 de enero de 2024. | 21 de diciembre 2023 |
| 10 | Recepción de solicitudes para expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal con cargo al presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores. | 22 de diciembre 2023 |
| 11 | Registros Presupuéstales de Compromisos con cargo al presupuesto del Ministerio de Relaciones Exteriores. | 22 de diciembre 2023 |
| 12 | Radicación de memorandos de solicitud de aperturas de Cajas Menores para la vigencia 2024. | 22 de diciembre 2023 |
| 13 | Radicación de solicitudes de constitución de Reserva Presupuestal (que el bien no se haya recibido o que el servicio no se haya prestado, pero que estén legalmente contraídas, desarrollen el objeto contractual y cuente con el registro presupuestal respectivo). | 27 de diciembre 2023 |
| 14 | Pagos de las obligaciones de la vigencia 2023 tramitadas por el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar y sujetos a disponibilidad del PAC. | 28 de diciembre 2023 |
PROCEDIMIENTOS PARTICULARES
I. Radicación de ultimo pago de contratistas en el Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar:
Para proceder con la recepción de los documentos que soportan la cuenta del último pago y/o el mes de diciembre, los contratistas deben anexar, además de los documentos exigidos para el pago, el formato GA-FO-004 Solicitud de traslado o devolución de elementos (aplica cuando el contratista termina labores con el Ministerio de Relaciones Exteriores o el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, debe tener visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Almacén) y/o correo electrónico del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Almacén donde indique que se encuentra a paz y salvo.
Igualmente, deberán allegar captura de pantalla de la publicación del GC-FO- 020 Informe final interventoría (certificado de cumplimiento final) en el SECOP II.
2. Legalización definitiva de Cajas Menores.
a. La Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Cuentas por Pagar remitirá vía correo electrónico los documentos que deben presentarse para la respectiva legalización y cierre definitivo de la Caja Menor.
b. El responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la cuenta corriente asignada a su caja a la cuenta corriente Fondos Comunes CITIBANK No. 00060703019.
c. El responsable de la Caja Menor debe consignar, de manera separada, el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente Fondos Comunes CITIBANK No. 00060703019.
d. Presentar ante la Tesorería del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio copia de la consignación, junto con el reporte de ejecución y deducciones de la caja menor generado del SIIF Nación, para que le expidan el comprobante de ingreso.
e. Presentar ante el Grupo Interno de Trabajo de cuentas por Pagar la comunicación de la legalización, acompañada de los documentos soporte de acuerdo con el procedimiento GF-PT-014 Creación legalización y reembolso de cajas menores.
Es pertinente anotar que los cumplimientos de los plazos indicados en la presente Circular son imperativos, razón por la cual agradecemos su compromiso con las fechas aquí estipuladas, ya que el incumplimiento a las fechas dará lugar a:
- No pago de compromisos y obligaciones adquiridos dentro de la vigencia 2023.
- Imposibilidad de cierre presupuestal de las cajas menores y las aplicaciones de reintegros y deducciones.
- Pagar obligaciones de la vigencia 2023 bajo el concepto de "Pago de Pasivos Exigibles - Vigencias Expiradas" afectando el presupuesto de la vigencia 2024, además de que debe remitido a la Controlaría General de la República, la copia del acto administrativo que ordene dicho pago, así como los soportes informando porque no se pagó durante la vigencia 2023.
- Procesos administrativos de control interno de gestión y/o control disciplinario interno.
Cordialmente,
JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ
Secretario General
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)
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