CIRCULAR 48 DE 2014

(Abril 29)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

En desarrollo del proceso de gestión contractual que adelanta la Entidad, por medio de la presente se aclara el procedimiento y las reglas que se deben seguir para la correcta liquidación de contratos.

Para iniciar, debe mencionarse que la obligación de liquidar los contratos se establece a partir del artículo 60 de la Ley 80 de 1993, el cual dispone lo siguiente:

“ARTICULO 60. Modificado por el Decreto 19 de 2012, artículo 217. DE LA OCURRENCIA Y CONTENIDO DE LA LIQUIDACIÓN. Los contratos de tracto sucesivo, aquellos cuya ejecución o cumplimiento se prolongue en el tiempo y los demás que lo requieran, serán objeto de liquidación.

También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y reconocimientos a que haya lugar.

En el acta de liquidación constarán los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias presentadas y poder declararse a paz y salvo.

Para la liquidación se exigirá al contratista la extención o ampliación, si es del caso, de la garantía del contrato a la estabilidad de la obra, a la calidad del bien o servicio suministrado, a la provisión de repuestos y accesorios, al pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, a la responsabilidad civil y, en general, para avalar las obligaciones que deba cumplir con posterioridad a la extinción del contrato.

La liquidación a que se refiere el presente artículo no será obligatoria en los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión.”

(Subrayado y negrilla fuera del texto original)

Con el propósito de cumplir con dicha obligación, el Manual de Contratación que rige en la Entidad, estableció que los supervisores tienen la obligación de elaborar el acta de liquidación y el trámite de las firmas. Frente a esto se estipuló lo siguiente:

“9.3.13 Los supervisores de los contratos, una vez finalizado los mismos, y emitido el informe final de supervisión y el recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios contratados, están en la obligación de elaborar dentro del mes siguiente a la terminación del contrato, el acta de liquidación siguiendo el formato establecido para el efecto.

9.3.14 El proyecto de acta de liquidación deberá remitirse, dentro del mes siguiente a la terminación del contrato y convenios al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos del Ministerio, para su revisión, una vez aprobada, se remitirá al supervisor para que la suscriba junto con el contratista y devolverla a dicho Grupo, para que sea firmada por el Ordenador del Gasto.”

Teniendo en cuenta lo anterior, la Entidad establece las siguientes reglas para liquidar los contratos celebrados por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cumpliendo con lo establecido en las normas citadas y promoviendo el principio de eficiencia que rige la administración pública:

Los contratos que deben liquidarse obligatoriamente son:

1.1. Los contratos de tracto sucesivo y los que se prolongue su ejecución en el tiempo.

1.2. Los contratos en los que dentro de su clausulado se haya establecido expresamente liquidar el mismo.

La liquidación de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión no es obligatoria, tal como lo establece el último inciso del artículo 60 de la Ley 80 de 1993. Teniendo en cuenta lo anterior, la Entidad decidió no incluir dentro del clausulado de los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión celebrados con personas naturales la cláusula de liquidación.

Los contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, celebrados con personas naturales, únicamente se liquidarán cuando haya quedado un saldo a favor de la Entidad o del Contratista.

El supervisor de cada contrato tiene la obligación de proyectar el acta de liquidación y enviarla a la Coordinación de Licitaciones y Contratos, una vez se termine el plazo de ejecución del contrato. Ello deberá hacerlo dentro del mes siguiente a la fecha de terminación.

La Coordinación de Licitaciones y Contratos deberá dar el visto bueno al proyecto de acta de liquidación dentro del mes siguiente a su recibido y devolverlo al supervisor.

El Supervisor del Contrato, deberá entregar al contratista el documento para su aprobación y firma, así como al competente contractual.

Una vez consolidadas todas las firmas en el menor tiempo posible, por parte del supervisor, deberá enviar el acta de liquidación a la Coordinación de Licitaciones y Contratos, dependencia encargada de publicarla en el SECOP y lo comunicará al contratista, al Supervisor y a la Dirección Administrativa y Financiera.

Agradezco su atención,

ELÍAS ANCÍZAR SILVA ROBAYO
SECRETARIO GENERAL

Anexos: SIN ANEXOS

Copia:

SERGIO ALEJANDRO GALLEGO MORALES/ CLAUDIA LILIANA PERDOMO ESTRADA /

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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