CIRCULAR 40 DE 2015

(mayo 19)

<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C., 19 de Mayo de 2015

Señores Cónsules de las Misiones Diplomáticas Colombianas acreditadas en el exterior Estimados Señores:

La Dirección de Asuntos Consulares, Migratorios y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores, con el ánimo de actualizar a los Consulados colombianos sobre algunos de los trámites y procedimientos que se deben llevar a cabo para la expedición de Legalizaciones y Apostillas, informa lo siguiente:

- Cadena de legalización para documentos extranjeros que van a surtir efectos legales en Colombia.

- Cadena de legalización para documentos colombianos que van a surtir efectos en el exterior.

- Cadena de legalización mediante la figura de país amigo.

- Cadena de legalización mediante circunscripción.

- Cómo certificar los documentos que van a surtir efectos legales en Colombia.

- Las cinco seguridades de las apostillas y/o legalizaciones colombianas.

- Conclusiones y Recomendaciones 12 y 15 para los países apostillantes.

CADENA DE LEGALIZACIÓN PARA DOCUMENTOS EXTRANJEROS QUE VAN A SURTIR EFECTOS LEGALES EN COLOMBIA. (Resolución 7144 de 2014 Art. 4)

1. Avalar el documento ante la Entidad correspondiente donde fue expedido. Ejemplo: Diploma de educación superior validado por el Ministerio de Educación o quien haga sus veces en el país extranjero.

2. Una vez suscrito, dirigir el documento ante el Ministerio de Relaciones Exteriores   quien haga sus veces del país extranjero, para que certifique la firma del funcionario que lo avaló.

3. Llevar el documento legalizado al Consulado de Colombia en el país expedidor, para que el Cónsul certifique la firma del funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces del país emisor.

4. Para finalizar la cadena de legalización, llevar el documento o hacer el trámite en línea (www.cancilleria.gov.co) ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la legalización de la firma del Cónsul colombiano.

CADENA DE LEGALIZACIÓN PARA DOCUMENTOS COLOMBIANOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN EL EXTERIOR (Resolución 7144 de 2014 Art. 3)

1. Avalar el documento ante la Entidad correspondiente. Ejemplo: Diploma de educación superior validado por el Ministerio de Educación Nacional.

2. Una vez suscrito, llevar el documento o hacer el trámite en línea (www.cancilleria.gov.co) ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la legalización de la firma del funcionario del Ministerio de Educación Nacional.

3. Presentar el documento legalizado al Consulado del país de destino ubicado en Colombia, en donde certificarán la firma del funcionario del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia.

4. Para finalizar la cadena de legalización, dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país donde va a surtir efectos legales.

CADENA DE LEGALIZACIÓN PARA DOCUMENTOS EXTRANJEROS QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN COLOMBIA MEDIANTE LA FIGURA DE PAÍS AMIGO (Resolución 7144 de 2014 Art. 4)

1. Avalar el documento ante la Entidad correspondiente donde fue expedido. Ejemplo: Diploma de educación superior validado por el Ministerio de Educación o quien haga sus veces en el país extranjero.

2. Una vez suscrito, presentar el documento ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces del país extranjero, para que certifique la firma del funcionario.

3. Allegar el documento legalizado al Consulado del país amigo que se encuentra en el país expedidor.

4. Dirigir el documento al Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces en el país amigo, en donde certificarán la firma de su Cónsul.

5. En el país amigo, deberá remitirse el documento al consulado de Colombia, quienes certificarán la firma del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces del país amigo.

6. Para finalizar la cadena de legalización, llevar el documento o hacer el trámite en línea (www.cancilleria.gov.co) ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la legalización de la firma del Cónsul colombiano.

CADENA DE LEGALIZACIÓN PARA DOCUMENTOS EXTRANJEROS QUE VAN A SURTIR EFECTOS EN COLOMBIA, MEDIANTE LA FIGURA DE CIRCUNSCRIPCIÓN, TENIENDO EN CUENTA QUE LA CIRCUNSCRIPCIONES, QUE LE CORRESPONDEN A CADA CONSULADO SE ENCUENTRAN EN EL DECRETO 1945 DEL 19 DE SEPTIEMBRE DE 2012.

1. Avalar el documento ante la Entidad correspondiente donde fue expedido. Ejemplo: Diploma de educación superior validado por el Ministerio de Educación o quien haga sus veces en el país extranjero.

2. Una vez suscrito, presentar el documento ante el Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces del país extranjero, para que certifique la firma del funcionario.

3. Con el documento debidamente verificado por parte de la entidad extranjera establecida para tal fin, debe dirigirse al respectivo Consulado Colombiano de la circunscripción de la Entidad que verificó el mismo, quien avalará la firma del funcionario encargado de su legalización.

4. Para finalizar la cadena de legalización, llevar el documento o hacer el trámite en línea (www.cancilleria.gov.co) ante el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia para la legalización de la firma del Cónsul colombiano.

CÓMO CERTIFICAR LOS DOCUMENTOS QUE VAN A SURTIR EFECTOS LEGALES EN COLOMBIA.

Es importante hacer de su conocimiento que actualmente la Oficina de Apostilla y/o Legalizaciones por cada documento, emite una legalización, esto quiere decir que las misiones colombianas en el exterior no pueden avalar más de un documento diferente con la misma firma del Cónsul, pues estos serán rechazados con el motivo: “Número de Documentos excedidos”.

Así mismo, es indispensable que el Consulado colombiano verifique que los documentos cumplan la Cadena de Legalización de acuerdo con la normatividad vigente, cerciorándose que en el país en donde se encuentran, la Entidad que emite las legalizaciones sea la autorizada para tal fin y que las firmas que aparezcan se encuentren debidamente registradas en ese Consulado.

CINCO SEGURIDADES DE LAS APOSTILLAS Y/O LEGALIZACIONES COLOMBIANAS.

Es importante que los Consulados de Colombia en el exterior, realicen gestión diplomática ante las Entidades extranjeras que rechacen la Apostilla colombiana, basados en las cinco seguridades y en las conclusiones números 12 y 15 que a continuación se relacionan:

1. La Apostilla y/o legalización colombiana se encuentra encriptada. Su validez se puede consultar a través del siguiente link:

www.cancilleria.gov.co/apostilla,ingresando el código alfanumérico y la fechaexpedición.

2. El documento que sirvió de base para generar la Apostilla y/o Legalización, se encuentra adjunto en el archivo pdf. Para visualizarlo se debe hacer click en el clip ubicado en la parte inferior o superior izquierda de la apostilla y/o Legalización.

3. La relación o enlace entre el documento base y la Apostilla y/o Legalización, se puede evidenciar por medio de los siguientes ítems:

a) Ha sido firmado por (nombre del funcionario público)

b) En calidad de (Cargo del funcionario público)

c) Titular del documento

d) Número de radicación

e) Fecha de expedición.

4. La Apostilla y/o Legalización se puede verificar con el código QR (Quick Response) a través de una aplicación que permita la lectura de Códigos QR y así visualizarlas en un teléfono inteligente.

5. Se puede realizar la verificación de la firma digital, al hacer click en las Apostillas y Legalizaciones, lo que permite la aparición de la ventana que dice “propiedades de la firma”, en donde al hacer click en la pestaña “mostrar certificado” se encuentra el certificado digital, que permite la confirmación de los siguientes datos:

a) Nombre del Funcionario quien está firmando la Apostilla y/o Legalización.

b) Nombre de la Entidad a la que pertenece el firmante.

c) Rango de validez, corresponde a la vigencia para firmar.

d) Usos de la firma, se refiere a los documentos para los cuales está autorizada la firmante.

e) Marca de hora. La hora y fecha en que comenzó la utilización del certificado digital.

Es importante hacer de su conocimiento, que en marzo 5 de 2014, se inició el escaneo total de todos los documentos que sirven de base para la expedición de Apostillas y Legalizaciones, teniendo en cuenta que el servicio de Apostilla y/o Legalización en línea se inició en agosto 10 de 2012 y que a la fecha el 86% de los documentos que solicitan los ciudadanos se realizan a través de Apostilla Electrónica en Línea.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 12 Y 15 PARA LOS PAÍSES APOSTILLANTES

Colombia fue reconocida en el 8º Foro Internacional sobre la Apostilla Electrónica (e-APP), que se desarrolló en el 2013 en Montevideo, Uruguay, como pionera a nivel mundial de la Apostilla electrónica en línea y que de acuerdo con la ley colombiana No. 527 de 1999 “Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales (... )” Colombia hace uso de la firma digital en las Apostillas y Legalizaciones que expide, razón por la cual las tecnologías modernas que utiliza Colombia, han sido avaladas por la

Conferencia de la Haya sobre el Convenio de la Apostilla en las conclusiones y recomendaciones números 12 y 15 que a la letra dicen:

No. 12. “Los participantes reconocieron las ventajas de utilizar las tecnologías modernas para los servicios de apostillado (incl. reducir el tiempo necesario para la emisión de apostillas), y observaron que una jurisdicción (Colombia) ha implementado un servicio de apostilla en línea disponible las 24 horas del día 7 días a la semana. Además, el uso de las tecnologías modernas facilita la implementación del proceso de un paso (i.e. el documento público es transmitido directamente por la autoridad que lo expide a la Autoridad Competente para ser apostillado, sin la necesidad de una autenticación previa del Estado de origen)”. (Negrilla fuera de texto).

No. 15, “Los participantes recordaron que las apostillas, sean en papel o en formato electrónico, no afectan la aceptación, admisibilidad o valor probatorio del documento público subyacente. Los participantes observaron además que un Estado destinatario no puede rechazar una apostilla electrónica solamente sobre la base de que el Estado de expedición o el Estado destinatario no tienen legislación relativa a la Apostilla electrónica”. (Negrilla fuera de texto).

De igual manera, la Dirección de Asuntos Consulares y la Oficina de Apostilla y Legalizaciones, se encuentran a su entera disposición para resolver cualquier inquietud que al respecto se origine de esa Misión diplomática.

Cordialmente,

JAVIER DARIO HIGUERA ANGEL
Director de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
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Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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