CIRCULAR 37 DE 2020

(marzo 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Directiva Presidencial No 02 del 12 de marzo de 2020 expedida por el Presidente de la República, con asunto: MEDIDAS PARA ATENDER LA CONTINGENCIA GENERADA POR EL COVID-19, A PARTIR DEL USO DE LAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS TELECOMUNICACIONES -TIC.

1. TRABAJO EN CASA POR MEDIO DEL USO DE LAS TIC

Como medida preventiva de carácter temporal y extraordinario, y hasta que se supere la emergencia sanitaria decretada mediante la resolución 385 del 12 de marzo de 2020 ”Por medio de la cual se declara emergencia sanitaria por causa del coronavirus COVID-19 y se adoptan medidas para hacer frente al virus” por el Ministerio de salud y Protección Social, los organismos y entidades de la rama ejecutiva del orden nacional deberán revisar las condiciones particulares de salud de los servidores públicos, así como las funciones y actividades que desarrollan, con el fin de adoptar mecanismos que permitan sus cumplimiento desde la casa. Para ello, se podrá acudir a las tecnologías de la información y las comunicaciones, sin que esto constituya la modalidad teletrabajo, de conformidad con lo previsto en el numeral 4 del artículo 6 de la Ley 1221 de 2008 “Por la cual se establecen normas para promover y regular el teletrabajo y se dictan otras disposiciones”.

Atendiendo a la Directiva Presidencial No. 02 de 2020 ya las instrucciones de los lineamientos de la señora Ministra de Relaciones Exteriores, Claudia Blum de Barberi, la Dirección de Gestión de Información y Tecnología comunica que dispone de herramientas tecnológicas que permiten trabajar de forma remota desde la casa como:

A. HERRAMIENTAS COLABORATIVAS

Aplica para todos los funcionarios de Cancillería Interna y Externa, se dispone del servicio de Microsoft 365 a través de la web https://minrelext.sharepoint.com/

Servicios prestados a través del uso de las herramientas colaborativas:

- Teams

Permite la colaboración entre personas de un mismo equipo o el desarrollo de un proyecto concreto, compartiendo recursos y cuya función principal es la comunicación constante entre los miembros del equipo.

Funcionalidades como:

- Chat

- Trabajar documentos en línea de forma colaborativa

- Opciones de guardar y compartir archivos

- Posibilidad de organizar reuniones dentro del propio equipo

- Video llamadas

- Compartir escritorio

Para uso y apropiación de esta herramienta puede consultar el siguiente link: https://minrelext.sharepoint.com/Paginas/Tutoriales.aspx

Ver anexo No. 1 Microsoft Teams - guía de inicio rápido

- Correo electrónico (Outlook)

- OneDrive

Nota: La(s) carpeta(s) de los documentos del computador de cancillería deben estar cargados en OneDrive, que es el repositorio personal en la nube de cada funcionario, para poder acceder a ellos. En caso de no contar con la información institucional en su OneDrive, solicite apoyo a mesa de ayuda o consulte el tutorial.

Medio de contacto de mesa de ayuda

Herramienta aranda httgs://mesadeayuda.cancilleria.goy.co/usdky8/#/lggin/

Chat de aranda

Teléfono: (+57) 3814000 Ext. 7070

Móvil: 323 232 34 85 - 323 232 95 82

Documento:

https://minrelext.sharepoint.com/Documents/Documentos%20tecnolog%c3%ada/Tutorial%20Sincronizacion%20OneDriye.pdf

Video:

http://minrelext.sharepoint.com/Videos/Forms/V%C3%ADdeo/yideoplayerpage.aspx?ID=409&FolderCTID=0x0120D520A808009ADD2FF6F54DA74FBC1622AE61380824&List=77a282ac-a531-483c-bcd2-1e117828b501&RootFolder=%2FVideos%2FVideos%20Tecnolog%C3%ADa%2FOneDriye%2FAdditional%20Content&RecSrc=%2FVideos%2FVideos%20Tecnolog%C3%ADa%2FOneDriye

- Excel

- Word

- PowerPoint o Intranet

- SharePoint

B. SERVICIO DE VPN

El servicio de acceso remoto por VPN (se puede utilizar las 24 horas), permite a los usuarios el acceso al equipo de la oficina desde un sitio remoto a través de internet y posibilita en general el acceso a recursos informáticos disponibles solo desde la red interna de la Cancillería.

Este servicio de VPN se priorizará para aquellos funcionarios que requieran acceder a los sistemas de información que se encuentran conectados a la red interna de Cancillería, los cuales son:

- Apostilla y Legalizaciones

Nota: Para este sistema de información el coordinador de esta oficina será el responsable del tratamiento de los documentos sensibles de la misma.

- Biblioteca Virtual de Tratados Internacionales o Cooperación Judicial

- Sistema de Información Administrativo, Financiero y de Recursos Humanos - SIAD

- Sistema de Correspondencia Oficial -SICOF (usuarios que proyecten y/o firmen)

- Candidaturas, Cuotas y Contribuciones -C3

- Sistema de Gestión de Archivo

Nota: Los demás sistemas de información se acceden desde Internet y no necesitan el uso de la conexión VPN.

Ejemplo: SITAC https://tramitesmre.cancilleria.gov.co/tramites/

Para aplicar a este servicio de conexión VPN se requiere:

- Diligenciar el formato IT-FO-11 CONEXIÓN VPN USUARIOS EXTERNOS link: https://sigc.cancilleria.gov.co/archivos/IT-FO-11/IT-FO-11%20Conexion%20VPN%20Usuarios%20Externos%20V32019-04-03.docx enviarlo firmado y autorizado por el jefe inmediato.

Nota: En caso de No poder firmar el formato IT-FO-11 físicamente, el jefe inmediato podrá enviar un correo electrónico al Coordinador GIT Servicios Tecnológicos Ing. Fredy

Monroy (correo: [email protected]), con la siguiente información, podrá solicitar apoyo a mesa de ayuda en caso de no conocerla:

- Datos del usuario (Nombre completo, correo electrónico y contacto telefónico)

- Dirección IP

- Nombre del computador a conectarse de la Cancillería.

 O registrar un caso en mesa de ayuda.

Link: https://mesadeayuda.cancilleria.gov.co/usdkv8/#/login/

Tutorial para el registro de mesa de ayuda:

Video:

https://minrelext.sharepoint.com/Videos/Videos%20Tecnolog%c3%ada/Crear%20Caso%20-Mesa%20de%20Ayuda/Crear%20Caso%20-Mesa%20de%20Ayuda.mp4?&originalPath=aHR0cHM6Ly9taW5yZWxleHQuc2hhcmVwb2ludC5jb20vOnY6L2cvRWVIeWRIeUFwbXROb3ZLb1NyOWdvaUFCZlJoYXNuVENObXpzY3hvMlFnQVZSUT9ydGltZT1LNmRELVVmSDEwZw

Documento:

https://minrelext.sharepoint.com/Documents/Documentos%20tecnolog%c3%ada/Guia%20Rapida.pdf?&originalPath=aHR0cHM6Ly9taW5yZWxleHQuc2hhcmVwb2ludC5jb20vOmI6L2cvRWRvbDVSRUZCUDVHanhOS1BYaGNNQnNCV0VBQjIwUWtNVDRoa1NqZGdzb09SZz9ydGltZT1RcWdWLUVmSDEwZw

- Es importante precisar que el computador institucional deberá estar encendido en todo momento, para que el usuario pueda acceder a él remotamente.

Para la instalación y configuración del servicio de conexión VPN ver anexo No. 2 Pasos para la instalación y configuración de VPN Cliente.

Recomendaciones:

Los documentos que sean creados o editados deben gestionarse directamente desde OneDrive, esta opción permite guardar automáticamente y no tener otras versiones guardadas en otro equipo diferente al institucional. Es decir, no se debe descargar la información en el equipo personal, sino trabajar todo en OneDrive.

Para acceder a estos servicios recuerde que debe ingresar primero al link:

https://minrelext.sharepoint.com/ y dar clic en el icono:

El cual mostrará las aplicaciones de Microsoft 365:

Consideraciones:

Como usuario de estos servicios, usted se compromete a:

- Utilizar la conexión de VPN y herramientas colaborativas solo para acceder a servicios exclusivos de la Cancillería.

- Cumplir con las políticas de seguridad y privacidad de la información (IT-MA-02)

- Iniciar la conexión VPN y herramientas colaborativas desde computadores y sitios seguros (un computador seguro es aquel que es de uso exclusivo del usuario, tiene instalado y actualizado un software de antivirus, dispone de aplicaciones y sistema operativo actualizado y posee software legal).

- Evite utilizar el servicio de conexión VPN y herramientas colaborativas desde computadores públicos o desconocidos como, cafés internet, aeropuertos, hoteles o redes inalámbricas públicas.

- Abstenerse de usar el servicio de conexión VPN y herramientas colaborativas en caso de que su computador este infectado por virus informático.

- Desconectarse del servicio de conexión VPN y herramientas colaborativas una vez finalizada su labor.

- La falta a uno de estos compromisos le puede ocasionar sanciones que van desde la suspensión indefinida del servicio o las que la Entidad considere.

Nota: La Cancillería no se hace responsable por la pérdida de información resultante de interrupciones en el servicio de internet de su proveedor, por virus o mala configuración de su computador.

Cordialmente,

HOWELL RICARDO QUIMBAYA MORALES

Secretario General Encargado

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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