CIRCULAR 9 DE 2018

(Enero 31)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE CIONES EXTERIORES

Señores Cónsules:

De manera atenta me dirijo a ustedes, con el fin de precisar algunas directrices en los siguientes temas:

1. Asistencia a Connacionales en el Exterior:

Existe el Fondo Especial para las Migraciones - FEM, para atender la repatriación de connacionales que se encuentre en condiciones de extrema vulnerabilidad y, que a la familia le es difícil asumir los costos de los tiquetes para que el connacional retorne a Colombia

Sin embargo, es importante tener en cuenta, que la presentación de casos al Comité del FEM, se podrá realizar únicamente cuando la Oficina Consular haya agotado las alternativas para la consecución de los recursos como haber verificado las condiciones familiares.

El presupuesto asignado al FEM para el año 2018 es solo la suma de $353.000.000, recursos insuficientes para apoyar las numerosas solicitudes de asistencia, que por razones de austeridad en el gasto es imposible su aumento para esta vigencia. En este sentido, solo se atenderán los casos de extrema gravedad.

2. Ley víctimas:

2.1. Se sugiere al Jefe de Oficina Consular rotar al funcionario responsable en la toma de declaraciones de víctimas del conflicto armado con el objetivo que funcionarios descargue su parte emocional.

2.2. Los requerimientos de la Oficina Consular, se deben remitir a los siguientes correos electrónicos:

[email protected], para enviar derechos de petición y solicitud de información sobre el estado de los casos de los connacionales frente a su inclusión o no en el RUV.

[email protected], para envío de formatos de novedades y actualizaciones, anexos documentales de las declaraciones y Recursos de Reposición.

Reparació[email protected], para solicitudes de Retorno y documentación relacionada con los procesos de indemnización.

[email protected], para actas de notificación personal

[email protected] y [email protected], para el seguimiento de las solicitudes de las comunicaciones enviadas deben ser copias a estos buzones

3. Actualización del Directorio Consular:

Los nombres y datos de contacto actualizados (teléfonos celulares y cuentas electrónicas) de los Cónsules y Encargados de Funciones Consulares y del segundo funcionario en jerarquía del consulado, deben remitirse al buzón de [email protected], para las emergencias por desastres naturales o solicitudes vitales de asistencia a connacionales que se reciben durante horarios no hábiles de las oficinas consulares.

4. Cierre de casos en SITAC:

Se solicita actualizar el aplicativo SITAC para los casos que la Oficina Consular que ya ha cerrado, con el fin de mantener actualizadas las estadísticas sobre las cifras de asistencia a connacionales en el exterior, debido a que se ha evidenciado que el aplicativo se encuentra desactualizado con casos cerrados aún abiertos.

El asesor de la Coordinación de Asistencia a Connacionales encargado del escritorio geográfico, remitirá los casos que se encuentran abiertos para su respectiva revisión.

Para el cierre de los casos en el aplicativo es importante que todas las solicitudes de apoyo sean contestadas y que se registre por lo menos un resultado en la casilla “Datos Resultado Solicitud”, ubicado en la parte inferior de la página principal del aplicativo SITAC, debido a queno permite el cierre sino se siguen esos parámetros.

5. Sugerencias formatos de presentación de informes jurídicos y sociales:

Agradezco y recojo sus sugerencias para la modificación de los formatos sobre Informes Consulares de Asesoría Jurídica y Social en el Exterior con el fin de contar con una adecuada información que permita establecer una mejora continua en el servicio prestado por la Empresa y/o oficina de Asesoría Jurídica y Social en el país receptor.

6. Herramienta de apoyo para consulta de ordenamiento normativo interno:

En el siguiente enlace: https://www.constituteproject.org/, se encuentra la compilación de las constituciones políticas del mundo, las cuales se pueden filtrar por país, temática y comparar entre ellas, resultado de las búsqueda que en materia de asistencia, se ha presentado en casos en los que la misión consular se ha visto avocada a la consulta de instrumentos jurídicos y normativos propios del país receptor, para atender casos de asistencia. Dicha herramienta consultiva, cuenta con el respaldo de universidades colombianas y estadounidenses, por lo cual se encuentra actualizada de manera constante, para la obtención de información veraz y útil al momentode analizar casos en concreto, resaltando que es un apoyo meramente consultivo.

En el caso de requerir apoyo para el manejo del enlace mencionado, puede contactar al Asesor [email protected].

7. Cartilla Consular de la Oficina de Helsinki - Finlandia:

De forma informatiya y con el ánimo de que puedan contar con un documento de consulta frente a todos los tramites consulares, me permito remitir la Cartilla Consular elaborada por nuestra Oficina Consular en Helsinki.

Si ustedes lo consideran pertinente esta cartilla puede ser tomada como referencia, obyiamente adecuándola al contexto de cada país.

8. Cambio en la distribución de los escritorios:

A partir del 01 de febrero de 2018, se aplicará nueyamente la distribución geográfica de los escritorios, con el propósito de que los Cónsules cuenten con un solo interlocutor en el tema de Asistencia y, así facilitar la comunicación para dar seguimiento a los diferentes temas de responsabilidad de la Coordinación.

Finalmente, y con el fin de tener claro el procedimiento que se debe seguir en los diferentes temas de asistencia, se adjuntan los instructivos correspondientes.

Cordialmente,

LUZ STELLA JARA PORTILLA

DIRECTORA DE ASUNTOS MIGRATORIOS, CONSULARES Y SERVICIO AL CIUDADANO

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