CIRCULAR 03 DE 2023

(enero 27)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá,

Con el fin de continuar con las actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en las Embajadas y Delegaciones y en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000, a continuación, se imparten las instrucciones y lineamientos a seguir para tener en cuenta en el proceso de eliminación y conservación total de documentos, con fecha límite de cumplimiento 31 de agosto de 2023; de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD).

1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión:

Según las Tablas de Retención Documental de Embajadas y Delegaciones, de acuerdo con los tiempos de retención que deben cumplir los documentos en el archivo de gestión y teniendo en cuenta que su trámite haya culminado, se debe realizar eliminación de los documentos que conforman las siguientes series y/o subseries, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan:

Es importante tener en cuenta que, en caso de que aún se encuentren documentos con fechas de 2017 hacia atrás, estos deberán registrarse en el Formato GD-FO-26, para su respectiva eliminación.

A su vez, los documentos a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental vigente, publicada en: https://www.cancilleria.qov.co/ministry/strateqv/document_manaqement/documentary withholding tables

En cuanto al proceso de eliminación, los documentos seleccionados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, incluyendo los de apoyo se deberán:

- Registrar en el Formato GD-FO-2S Acta de Eliminación Documental; el cual debe ser descargado del Sistema Integrado de Gestión en su última versión.

- Enviar para revisión y aprobación al Grupo Interno de Trabajo de Archivo

- Proceder con las firmas del acta del Cónsul y los dos testigos.

- Cargar el documento en PDF en el SharePoint para inventario del Consulado dentro de la carpeta DESCONGESTIÓN DE ARCHIVOS.

- Notificar por correo electrónico o a través de Teams al Grupo de Archivo.

- Enviar a través de la valija diplomática el documento original.

- Proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora, teniendo especial cuidado con no dejar visibles los datos personales.

2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Embajadas y Delegaciones:

Con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la Cancillería, la cual pretende reducir gradualmente los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, se aclara que, para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar copias físicas, ni realizar impresiones. Adicionalmente atender a lo indicado en la Circular No. C-DIAF-CACAF-20-000017 Lineamientos para la Administración de Documentos Electrónicos.

3. Inventario documental del archivo de gestión:

De conformidad con el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, portal razón, se solicita, ponerse al día con este compromiso y mantener actualizado en el enlace correspondiente a la Embajada o Delegación en Share Point, el Formato Único de Inventario Documental (CD-FO-08 versión 8) en archivo Excel, registrando el total de las carpetas físicas y electrónicas que conforman el archivo de gestión, lo anterior atendiendo las instrucciones para su diligenciamiento.

4. Lineamientos para la organización de soportes de cuentas y gastos:

1) Identificar los documentos que corresponden a los soportes de cuentas y gastos de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1134 de febrero de 2022, capitulo IV artículos 31 y 35.

2) No se deben imprimir los informes que se generan en el sistema ni las facturas electrónicas, ni los extractos bancarios electrónicos.

3) Junto con los soportes se deben conservar los documentos originales en soporte papel que correspondan a cuentas o gastos como, por ejemplo, los extractos bancarios físicos.

4) El número de relación de gastos que asigna el sistema se deberá escribir en el documento soporte, esto facilita su recuperación en caso de que el documento físico sea requerido.

5) La ordenación de los documentos debe hacerse cronológicamente iniciando del documento más antiguo al más reciente.

6) Se deben foliar los documentos en el extremo superior derecho, en el sentido de lectura, esto con el fin de controlar la sustracción o inserción de documentos.

7) Para el almacenamiento de los documentos se recomienda:

- Archivar en el espacio proyectado para la conservación durante 10 años, teniendo en cuenta que los documentos pueden conservarse en cajas de cartón dentro o fuera del área de archivo, siempre y cuando estas, estén claramente identificadas y no se ubiquen directamente sobre el piso. Las cajas deben elevarse como mínimo a 10 cms utilizando cualquier superficie o material resistente al agua.

- No enviar a través de la valija diplomática los soportes originales de las cuentas y gastos.

- Para garantizar la conservación adecuada de los documentos es necesario que estos se guarden en sobres o carpetas legajadoras por meses o por años dependiendo del volumen y debidamente identificados para su rápida ubicación y recuperación. No se recomienda archivar los documentos en AZ, con el fin de optimizar el espacio y evitar el deterioro.

8) Los soportes deben registrarse en el Inventario del Archivo de Gestión que se encuentra cargado en el enlace SharePoint correspondiente a cada Embajada o Delegación. Para su registro deben tenerse en cuenta los códigos y nombres de series o subseries de las Tablas de Retención Documental, así como el instructivo para el diligenciamiento del formato GD-FO-08. Puede consultar las siglas en el siguiente enlace: https://minrelext.sharepoint.com/Paqinas/Orqaniqrama.aspx

9) Tener en cuenta que, el proceso de eliminación de los soportes de cuentas y gastos se realizará según el procedimiento GD-PT-20, en cumplimiento de los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental: este se informará de manera oportuna a través de la circular anual de descongestión de archivos. Por ningún motivo se deben eliminar los documentos antes de cumplir el tiempo de retención, dado que, según lo establecido en el artículo 61 del Código del Comercio (Decreto 410 de 1971) deben conservarse mínimo por 10 años.

10) El Grupo Interno de trabajo de Archivo estará atento para asesorar a las Embajadas y Delegaciones en lo que se requiera, con el fin de dar cumplimiento a estos lineamientos.

Tenga en cuenta que

- La documentación física y/o electrónica que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y atendiendo a los lineamientos de organización de los documentos electrónicos, como se indica en la Circular No. C-DIAF-GACAF-20-000017.

- No es necesario enviar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo ningún documento físico, fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, (SITAC, SISE, SIMPLE, Apostilla entre otros).

- Los documentos correspondientes a cuentas y gastos que se reciban en el archivo central serán devueltos por medio de la valija diplomática a la Embajada o Delegación correspondiente para su conservación y archivo.

- Los documentos que no se encuentren clasificados en las series documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de la valija.

- Finalmente, si a 31 de agosto de 2023 no se da cumplimiento a lo indicado en esta circular, se realizará un primer requerimiento por correo electrónico, un segundo requerimiento a los treinta (30) días calendario y un tercer requerimiento a los treinta (30) días calendario del segundo, este último con copia a la Oficina de Control Interno Disciplinario.

El Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través del correo electrónico y chat de TEAMS, de las funcionarías Fanny Margoth Torres Baquero, Natalia Muñoz Gómez e Hivon Maritza Sanabria.

Cordialmente,

JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ

Secretario General

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"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

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