CIRCULAR EXTERNA 3 DE 2011

(octubre 4)

Diario Oficial No. 48.220 de 12 de octubre de 2011

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN

(200)

El Gobierno Nacional mediante el Decreto 1382 de 1995, el Decreto 998 de 1997 y el Decreto 4124 de 2004 reglamentó la obligación de los organismos del orden nacional, departamental, distrital y municipal de transferir los documentos con valor secundario (para conservación total) que de acuerdo con la tabla de retención documental, la tabla de valoración documental y el plan de transferencias documentales deban realizar los organismos principales de la administración en el correspondiente ente territorial y de las transferencias documentales realizadas por las entidades adscritas y vinculadas a dichos organismos.

De igual forma, el Reglamento General de Archivos establece que la transferencia de los documentos con valor permanente deberá incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda.

En cumplimiento de dichas disposiciones, el Archivo General de la Nación se permite recordar que la documentación histórica o de conservación total, que de acuerdo con las tablas de retención documental o las tablas de valoración documental, deben ser transferidas a Archivos Generales de los entes territoriales o al Archivo General de la Nación no pueden ser entregadas a terceros mediante la contratación de servicios de custodia, por cuanto es responsabilidad de la administración, en cabeza de los secretarios generales, proteger el patrimonio documental del país, lo cual incluye su transferencia a los Archivos Generales de que trata el artículo 3o del Decreto 4124 de 2004.

La anterior precisión se hace atendiendo a la atribución legal exclusiva que tienen los archivos generales de los entes territoriales y el Archivo General de la Nación de recibir las transferencias secundarias de las entidades públicas bajo su respectiva jurisdicción territorial, así como la responsabilidad de los alcaldes y gobernadores de asignar los recursos necesarios para el funcionamiento de los Archivo Generales de conformidad con lo señalado en la Ley 594 de 2000 y el decreto citado.

Se exceptúan de lo anterior, tal como lo señala el parágrafo 2o del artículo 14 de la Ley 594 de 2000, los archivos históricos cuya administración podrá ser contratada con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad, acotando que la entidad pública mantiene la responsabilidad legal por la protección de su patrimonio documental y el del país.

El incumplimiento de estas obligaciones dará lugar a las sanciones disciplinarias previstas por la ley.

Cordialmente,

El Director General,

CARLOS A. ZAPATA CÁRDENAS.

_{Archivado en: Serie de la Dirección General.}

Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda.©
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de mayo de 2024 - (Diario Oficial No. 52.755 - 13 de mayo de 2024)

Las notas de vigencia, concordancias, notas del editor, forma de presentación y disposición de la compilación están protegidas por las normas sobre derecho de autor. En relación con estos valores jurídicos agregados, se encuentra prohibido por la normativa vigente su aprovechamiento en publicaciones similares y con fines comerciales, incluidas -pero no únicamente- la copia, adaptación, transformación, reproducción, utilización y divulgación masiva, así como todo otro uso prohibido expresamente por la normativa sobre derechos de autor, que sea contrario a la normativa sobre promoción de la competencia o que requiera autorización expresa y escrita de los autores y/o de los titulares de los derechos de autor. En caso de duda o solicitud de autorización puede comunicarse al teléfono 617-0729 en Bogotá, extensión 101. El ingreso a la página supone la aceptación sobre las normas de uso de la información aquí contenida.