RESOLUCIÓN 198 DE 2012
(marzo 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIÓN COLOMBIA
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017>
"Por la cual se conforma el Comité Técnico del Sistema Integrado de Gestión y Subcomités Regionales del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial Migración Colombia”
EL DIRECTOR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE MIGRACION COLOMBIA,
en ejercicio de sus facultades legales y en especial de las que le confiere los artículos 59 y 115 de la Ley 489 de 1998, el parágrafo 1 del artículo 2 de la Ley 872 de 2003, y el numeral 19 del artículo 10 del Decreto 4062 de 2011, y
CONSIDERANDO:
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 209 señala que: “La función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.”
Que el artículo 269 de la C.P., establece la obligatoriedad por parte de la autoridad correspondiente en cada entidad pública, de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno.
Que el artículo 2o de la Ley 87 de 1993, establece que atendiendo los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública; el diseño y el desarrollo del sistema de control interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales: Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afectan; Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de los objetivos entre otros.
Que la Ley 87 de 1993, relativa a la implementación del Sistema de Control Interno en las Entidades Públicas prevé en su artículo 13, que las entidades a que se refiere la misma, deberán establecer al más alto nivel jerárquico, un Comité de Coordinación de Control Interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de la organización.
Que de acuerdo con la Ley 489 de 1998 el sistema de desarrollo administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las Entidades de la administración pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Que la Ley 872 de 2003, crea el Sistema de Gestión de la Calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades y agentes obligados, la cual estará enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades. El sistema de gestión de la calidad se adoptará en cada entidad con un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurídico vigente.
Que la Ley 872 de 2003 en su artículo 2 dispone que las entidades públicas del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios de la Rama Ejecutiva del Poder Público del Orden Nacional deben desarrollar y poner en funcionamiento obligatoriamente el Sistema de Gestión de la Calidad.
Que el Decreto 1826 del 3 de agosto de 1994, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, en sus artículos 4o y 5o establece los requisitos mínimos en cuanto a la conformación, sesiones y funciones del Comité de Coordinación de Control Interno y la obligatoriedad de dictar el respectivo reglamento interno.
Que el Decreto 1537 de 2001, reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las entidades y organismos del Estado.
Que el Decreto 4110 de 2004, en su artículo 1o adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004, la cual plantea 242 requisitos normativos divididos en ocho capítulos, tres generales y cinco específicos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos entidades y agentes obligados conforme con el artículo 2o de la Ley 872 de 2003.
Que el Decreto 1599 de 2005, adoptó el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano MECI 1000:2005, el cual determina las generalidades y la estructura necesaria para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno en las entidades y agentes obligados conforme el artículo 5o de la Ley 87 de 1993.
El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado, para lo cual se estructura en tres grandes subsistemas, desagregados en sus respectivos componentes y elementos de control.
Que el Decreto 4485 de 2009, adoptó la actualización de la norma NTCGP 1000, 2009.
Que de acuerdo con el numeral 19 del artículo 10 del Decreto 4062 de 2011, el Director de la Unidad Administrativa Especial se encuentra facultado para crear, organizar y conformar los Comités de la Entidad.
Que en la administración pública colombiana se encuentran principalmente tres herramientas de gestión, las cuales son el Modelo Estándar de Control Interno, el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, que orientan y dan los lineamientos generales y de operación a las entidades estatales, para el mejoramiento continuo, la satisfacción del cliente y el cumplimiento de las funciones y objetivos Institucionales.
Que se hace necesario establecer un Comité Técnico para el manejo del Sistema Integrado de Gestión de la Unidad Administrativa Especial de Migración Colombia con el fin de garantizar la coordinación y ejecución de las diferentes actividades necesarias para el desarrollo, implementación y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de migración Colombia.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> Crear el Comité Técnico del Sistema Integrado de Gestión, el cual estará conformado, por:
- Tres (3) Funcionarios del Grupo de Desarrollo Organizacional de la Oficina Asesora de Planeación
- Un (1) funcionario delegado de cada uno de los procesos identificados en Migración Colombia; quienes prestarán sus servicios en forma permanente y por destinación mediante acto administrativo,
- Un (1) funcionario suplente de cada uno de los procesos identificados en Migración Colombia.
PARÁGRAFO 1o: El Coordinador del Grupo de Desarrollo organizacional es quien preside Comité Técnico del Sistema Integrado de Gestión.
PARÁGRAFO 2o: Un funcionario del Grupo de Desarrollo Organizacional será el secretario del Comité Técnico del Sistema Integrado de Gestión.
PARÁGRAFO 3o: A fin de asegurar el éxito del proyecto, su desarrollo, implementación y mejora continua, los miembros del Comité Técnico quedan autorizados para suspender sus labores cotidianas con el fin de asistir y participar obligatoriamente en las jornadas de trabajo y capacitación programadas o que se llegaren a programar y tendrán la responsabilidad de suministrar la información y documentación que sea necesaria para asegurar la efectividad del Sistema. La no asistencia a las jornadas de trabajo y/o capacitación programadas será considerada como incumplimiento de un deber legal sancionable de acuerdo a las disposiciones establecidas en el Código Disciplinario Único. Su participación activa se deberá tener en cuenta en la Evaluación del Desempeño Laboral y para la aplicación del Plan de Incentivos.
ARTÍCULO 2o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> Funciones del Comité Técnico del Sistema Integrado de Gestión, cumplirá las directrices, políticas, objetivos y estrategias establecidos por el Comité del Sistema Integrado de Gestión y las siguientes:
1. Realizar las actividades y estrategias necesarias para la implementación, sostenibilidad y mejora del Sistema Integrado de Gestión de Migración Colombia.
2. Capacitar a los funcionarios de Migración Colombia en el Sistema Integrado de gestión
3. Acompañar a las dependencias en el proceso de documentación necesaria para el desarrollo del Sistema Integrado de Gestión de Migración Colombia y ejecutar estrategias propuestas para su divulgación y aplicación.
4. Someter a verificación por parte del responsable del procedimiento, los cambios que se propongan por este equipo.
5. Custodiar y conservar la Carpeta en medio magnético y físico que corresponda a la “COPIA CONTROLADA” de la documentación del proceso que le corresponda al Gerente o Líder del Proceso.
6. Coordinar el Control de Documentos Internos y Externos y de Registros establecidos en el Sistema Integrado de Gestión conforme a la Ley General de Archivo, y en especial las Tablas de Retención Documental, de manera que se asegure su control y disponibilidad en las gavetas de los archivadores o en medio magnético señalando el PC y la ruta correspondiente.
7. Apoyar el Líder o Gerente de Proceso en la comunicación interna de la planificación y documentación del Sistema, en las revisiones autónomas de ella y su implementación y en la verificación de la mejora continua, ejerciendo la interlocución entre los servidores públicos y contratistas asignados a la dependencia y el Líder o Gerente del Proceso.
8. Proponer las Acciones Correctivas o Preventivas que sean necesarias para asegurar la consistencia, sostenibilidad, y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, en lo relacionado con los distintos procesos.
9. Las demás funciones que le asigne el Comité de Sistema Integrado de Gestión, relacionadas con el Sistema Integrado de Gestión en la entidad
ARTÍCULO 3o. REUNIONES DEL COMITÉ TÉCNICO: <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> Deberá reunirse las veces que sean necesarias y todo lo tratado en las sesiones del comité constará en actas que serán levantadas por el secretario del comité y firmadas por él y por los integrantes del comité.
PARÁGRAFO A las reuniones del Comité Técnico podrán asistir, con voz pero sin voto otros funcionarios de Migración Colombia; invitados de otras entidades y particulares cuando se considere conveniente.
ARTÍCULO 4o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> Son funciones del Secretario Técnico del Comité:
1. Citar a las sesiones del Comité y elaborar las actas de cada sesión del Comité
2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.
3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones que será entregado al Coordinador de Desarrollo organizacional y a los miembros del Comité cada tres (3) meses.
4. Las demás que le sean asignadas por el Comité
ARTÍCULO 5o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> Crear los Subcomités Regionales del Sistema Integrado de Gestión, el cual estará conformado por:
En las regionales de: Guajira, Caribe, Antioquia, Oriente, Andina, Occidente y Nariño, estará conformada por:
- Director Regional, quien lo presidirá
- Coordinador del Grupo de Control Migratorio
- Coordinador del Grupo de Extranjería
- Coordinador del Grupo de Verificación Migratoria
- Coordinador del Grupo de Apoyo
En las regionales de Orinoquía, Eje Cafetero, Amazonas y San Andrés, estarán conformados por:
- Director Regional, quién lo presidirá
- Coordinador del grupo interdisciplinario Misional
- Coordinador del Grupo de Apoyo
PARÁGRAFO 1o: El Coordinador o funcionario responsable del Grupo de Apoyo, concurrirá con voz pero sin voto y actuará como secretario técnico del comité regional.
PARÁGRAFO 2o: La participación de los miembros del Comité será indelegable.
PARÁGRAFO 3o: A las reuniones del Comité Técnico podrán asistir, con voz pero sin voto otros funcionarios de Migración Colombia; invitados de otras entidades y particulares cuando se considere conveniente.
ARTÍCULO 6o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> Los Subcomités Regionales del Sistema Integrado de Gestión, se reunirán de manera ordinaria cada dos meses, durante los meses de marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre de cada vigencia fiscal, y de manera extraordinaria cuando el Presidente lo considere conveniente.
PARÁGRAFO El presidente de los Subcomités según sea el caso, convocará a cada uno de los miembros, con dos (2) días de anticipación a la celebración de las reuniones ordinarias y con un (1) día de anticipación a las reuniones extraordinarias.
ARTÍCULO 7o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> Son funciones del subcomité regional del Sistema Integrado de Gestión, los siguientes:
1. Ser los interlocutores del Comité del Sistema Integrado de Gestión, creado mediante resolución 0063 del 24 de enero de 2012.
2. Verificar, liderar y controlar el mantenimiento, seguimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión en la regional.
3. Analizar y presentar al Comité del Sistema Integrado de Gestión, propuestas para el fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión de Migración Colombia y el logro de los objetivos misionales.
4. Formular propuestas o estrategias para mejorar la atención del ciudadano.
5. Las demás que les sean asignadas por el Comité del Sistema Integrado de Gestión.
ARTÍCULO 8o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> El presidente de cada Subcomité Regional, tendrá las funciones que por la naturaleza de su cargo le correspondan en especial las siguientes:
1. Convocar al subcomité regional a las reuniones ordinarias y extraordinarias:
2. Señalar el orden en que se deben considerar los distintos asuntos
3. Dirigir las reuniones y disertaciones
4. Firmar el acta de las reuniones ordinarias y extraordinarias.
5. Las demás que le asigne el comité del sistema integrado de gestión.
ARTÍCULO 9o. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> El Secretario Técnico del Subcomité del Sistema Integrado de Gestión, tendrá las funciones que por la naturaleza de su cargo le correspondan y en especial las siguientes:
1. Comunicar la convocatoria de las reuniones del Subcomité.
2. Proyectar el orden del día de las reuniones del Subcomité, de conformidad con las pautas establecidas por el presidente.
3. Elaborar y firmar el acta de las reuniones del Subcomité.
4. Llevar el archivo de los asuntos relacionados con el Subcomité
5. Enviar a la Oficina de Control Interno, dentro de los diez días siguientes a cada reunión, copia en medio electrónico de las actas del Subcomité y asuntos de interés que ameritan ser estudiados por el Comité en el nivel central.
ARTÍCULO 10. <Resolución derogada por el artículo 14 de la Resolución 715 de 2017> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE,
SERGIO BUENO AGUIRRE
Director
