RESOLUCIÓN 276 DE 2004
(febrero 2)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD
Por la cual se define la política institucional para el uso de Internet, del sistema automatizado de correo y de los demás recursos informáticos de la Superintendencia Nacional de Salud.
EL SUPERINTENDENTE NACIONAL DE SALUD
El Superintendente Nacional de Salud, en ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las que le confiere el artículo 7° numeral 1° del Decreto No. 1259 de 1994, el artículo 3° numeral 1° de la Resolución 1320 de 1996 expedida por la SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD, y demás normas concordantes y complementarias, y:
CONSIDERANDO:
Que las nuevas tecnologías de almacenamiento y divulgación documental generan cambios, cada vez más radicales, en la forma en que se llevan a cabo las labores administrativas y misionales.
Que el flujo de documentos laborales por medios electrónicos ha contribuido a que esas tareas se agilicen y a que el contacto entre los funcionarios y entre las entidades y los clientes externos sea más directo e inmediato.
Que dentro del plan de desarrollo tecnológico de la Superintendencia Nacional de Salud, el manejo documental por medios electrónicos es una de sus principales estrategias y que se pretende articular nuestras tareas con la construcción del gobierno electrónico, dentro del marco establecido por la Agenda de Conectividad y la Directiva Presidencial # 02 de 2000.
Que para la Superintendencia Nacional de Salud, la Infraestructura de comunicaciones interna y externa representa un mecanismo fundamental para el mejoramiento de los procesos y un medio esencial de reducción de costos y tiempo.
Que los recursos informáticos y de comunicaciones asignados a cada usuario se entregan como herramientas de trabajo y que como tal se encuentran bajo el dominio y control de la entidad.
Que el uso intensivo de las nuevas tecnologías hace indispensable la racionalización de los recursos y el mejor aprovechamiento del tiempo laboral y por tanto exige la definición e implantación de directrices a través de las cuales se garantice que la generación y flujo de mensajes y documentos sea más eficiente, apropiado y responsable.
Que los funcionarios tienen el derecho a ser advertidos de los parámetros sobre los cuales puede hacerse uso legítimo del correo institucional y del correo electrónico oficial.
RESUELVE:
RESTRICCIONES Y LINEAMIENTOS GENERALES
ARTÍCULO 1°. ACCESO. El uso de la infraestructura informática de la entidad, el acceso a Internet a través de los recursos informáticos de la entidad y el uso del correo electrónico oficial y del correo interno institucional estará sujeto a lo establecido en la presente resolución. No obstante la Superintendencia Nacional de Salud se reserva el derecho de imponer limitaciones adicionales.
ARTÍCULO 2°. OBLIGACIONES DE LOS FUNCIONARIOS DE LA ENTIDAD. Los funcionarios de la Superintendencia Nacional de Salud deberán hacer uso de la infraestructura computacional y de comunicaciones, de tal forma que sus actuaciones se ajusten a la ley y a las condiciones morales y de orden público generalmente aceptadas, como legítimas. Bajo esa premisa deberán:
a) Utilizar los recursos informáticos de la entidad solamente para las labores propias de su cargo, la misión de la entidad, las funciones del empleado y las tareas que se le encomienden. La Superintendencia, podrá autorizar el acceso a servicios de red útiles y de uso habitual, bajo restricciones de seguridad, tiempo y lugar configuradas a través de los recursos de hardware y software de control y auditoría que posea la entidad.
b) Cerrar su sesión de usuario cada vez que abandone temporalmente su lugar de trabajo con el ánimo de proteger los equipos a su cargo, de evitar fugas de información y de colaborar con los responsables de la red.
c) Limitar al máximo la utilización de papel para el intercambio de comunicación evitando la impresión de los mensajes electrónicos de datos con el ánimo de garantizar el uso racional de los recursos de la entidad.
d) Consultar periódicamente su buzón de correo electrónico institucional y de correo interno institucional con el propósito de atender con celeridad los asuntos a su cargo,
e) Informar, a la dependencia encargada de la administración de los recursos de red, cualquier intento de acceso no autorizado a la red y en general señalar cualquier anomalía sobre la cual tengan conocimiento
ARTÍCULO 3°. PRÁCTICAS PROHIBIDAS. Se consideran como tales las siguientes:
a) La introducción intencional de virus informáticos con propósitos dañinos.
b) El uso de los recursos informáticos de la Superintendencia para ejecutar actos que lesionen los derechos de terceros.
c) La descarga de archivos de Internet o provenientes de otros medios sin revisarlos previamente con el software antivirus que posea la Superintendencia antes de ser abiertos y/o ejecutados.
d) Descargar archivos de video o audio que no estén relacionados con la misión de la entidad,
e) Descargar o instalar cualquier tipo de programa de computador (software) sin la respectiva licencia de uso.
f) Consultar páginas WEB cuyo acceso está prohibido a menores de 18 años o cuyo contenido tenga relación con temas como pornografía, grupos al margen de la ley y en general temas que atenten contra la moral, las buenas costumbres y el estado social de derecho.
g) Utilizar los equipos Informáticos y la red de la entidad para realizar actividades lucrativas.
h) Realizar acciones que permitan o faciliten de manera dolosa el acceso a los recursos de la Superintendencia Nacional de Salud por parte de terceros no autorizados.
i) Facilitar el uso de los recursos informáticos, a personas no autorizadas, para su propio beneficio o el beneficio de terceros.
ARTÍCULO 4°. EQUIPOS PROPIEDAD DE LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD. Los datos, archivos y programas de computador almacenados en los equipos informáticos son propiedad de la Superintendencia. Esta, se reserva el derecho a inspeccionar los equipos para verificar el cumplimiento de la normatividad vigente.
La Superintendencia Nacional de Salud, igualmente, se reserva el derecho a instalar software que permita monitorear el uso que los funcionarios hagan de la red, así como de limitar el tiempo de conexión por usuario o el ancho de banda disponible.
ARTÍCULO 5°. USO DE CONTRASEÑAS. Todo funcionario que obtenga una contraseña para utilizar un recurso de la Superintendencia Nacional de Salud está obligado a conservar la confidencialidad de dicha contraseña y la misma será personal e intransferible. La entidad podrá establecer medidas adicionales para restringir el acceso a la red de tal forma que se garantice la identidad de la persona que accede a la red de la Superintendencia.
Los usuarios deberán acatar las medidas de seguridad que sean definidas e implantadas con miras a proteger la integridad, correspondencia y veracidad de la información que reposa en los equipos a su cargo.
ARTÍCULO 6°. DERECHOS DE AUTOR. Cada funcionario asume su responsabilidad en el tratamiento del material que pueda estar protegido por las normas de derecho de autor y la propiedad intelectual, y exime de cualquier responsabilidad a la entidad.
USO DEL CORREO INSTITUCIONAL Y DEL CORREO ELECTRÓNICO OFICIAL
ARTÍCULO 7°. PROPÓSITO DEL SISTEMA DE CORREO INSTITUCIONAL. El sistema de correo institucional tiene como objeto facilitar el registro, consulta y seguimiento de la correspondencia entre dependencias, y, desde y hacia el exterior de la entidad. Este sistema, que en la actualidad, está desarrollado y se encuentra en funcionamiento bajo la herramienta LOTUS NOTES, tiene además como objetivo, disminuir el flujo de documentos en medios físicos entre las dependencias.
ARTÍCULO 8°. OBLIGATORIEDAD DE USO DEL SISTEMA DE CORREO INSTITUCIONAL. Todas las comunicaciones oficiales entre los funcionarios y las dependencias deberán ser radicadas debidamente en el sistema de correo interno institucional, debiéndose evitar la impresión de correspondencia y documentos que no requieran copia física en papel.
ARTÍCULO 9°. PROHIBICIONES RELACIONADAS CON EL USO DEL CORREO AUTOMATIZADO. El sistema de correo institucional y el correo electrónico oficial son herramientas puestas al servicio de los funcionarios para su utilización en las labores propias de su función y por tanto su uso para fines diferentes se considera una práctica prohibida y una falta disciplinaria. En ese sentido queda prohibido de manera expresa:
a) El envío, publicación, difusión o transmisión a través de este medio de documentos o información que de alguna u otra forma 1). Lesione o desconozca los derechos de cualquier otra persona, incluyendo su derecho a la intimidad, 2). Posea contenidos falsos, obscenos, pornográficos, ofensivos o discriminatorios, 3). Promueva actividades personales del funcionarlo no relacionadas con el servicio o contenga cualquier tipo de mensaje publicitario
b) La difusión de cualquier contenido político.
c) El envío de mensajes y documentos con destinatarios individuales o múltiples sobre temas que no estén relacionados directamente con la labor de la Superintendencia y las funciones asignadas al emisor del mensaje o sobre el cual no haya sido autorizado por un superior inmediato.
d) El envío de mensajes y documentos con destinatarios Individuales o múltiples, que tengan como objeto expresar opiniones personales.
e) El envío al interior o hacia el exterior de la entidad, de documentos que se encuentren en etapa de elaboración, que no hayan sido oficialmente divulgados, o borradores de actos administrativos, a menos que el emisor del correo, en ejercicio de sus funciones, tenga competencia sobre el tema o sea autorizado expresamente por un superior jerárquico.
ARTÍCULO 10. DEBER DE IDENTIFICACIÓN. Dado que la utilización de los buzones oficiales (correo electrónico institucional) y del nombre del dominio que identifica a la Superintendencia Nacional de Salud (supersalud.gov.co) relaciona directamente al emisor con la entidad, todo funcionario está obligado a identificarse correctamente en sus comunicaciones vía correo electrónico, Indicando su nombre, cargo y área.
ARTÍCULO 11. LIMITACIONES A LA CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO DE /AS CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO. Es responsabilidad de cada funcionario la administración de sus cuentas, eliminando los mensajes de su buzón, o almacenándolos en el disco duro del computador que le fue asignado o en dispositivos portátiles de almacenamiento.
ARTÍCULO 12. DIRECCIONES DE CORREO ELECTRÓNICO NO INDIVIDUALES. La entidad creará direcciones de correo electrónico especiales como puntos generales de contacto sobre las cuales varios funcionarios podrán tener acceso aunque contarán con un solo responsable de la misma.
ARTÍCULO 13. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.
COMUNIQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los
CÉSAR AUGUSTO LÓPEZ BOTERO
Superintendente Nacional de Salud
