RESOLUCIÓN 9321 DE 2022
(diciembre 15)
Diario Oficial No. 52.249 de 15 de diciembre de 2022
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES
en ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales señaladas en el artículo 208 de la Constitución Política, el literal a) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998 y los numerales 14 y 17 del artículo 7o del Decreto número 869 de 2016 y,
CONSIDERANDO:
Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan la obligatoriedad de las entidades públicas de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno.
Que el artículo 354 de la Constitución Política le asigna al Contador General la facultad de llevar la contabilidad general de la Nación, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley.
Que de conformidad con la regulación contable pública emitida por la Contaduría General de la Nación, las entidades que conforman el sector público tienen la obligación de adelantar las gestiones administrativas necesarias para garantizar que la información contable revele en forma fidedigna su realidad financiera, de manera que sirva de instrumento para que los usuarios fundamenten sus decisiones de control y optimización de los recursos públicos, en procura de una gestión pública eficiente y transparente.
Que el artículo 1o de la Ley 87 de 1993 define el control interno como el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.
Que el ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales y, en consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
Que en concordancia con el procedimiento para la evaluación del control interno contable establecido por la Contaduría General de la Nación, el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio deben implementar mecanismos para depurar la información contable cuando haya lugar, de manera que en los Estados Financieros se revele en forma fidedigna su realidad económica.
Que mediante Resolución número 4323 de 2012 se creó el Subcomité de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores como una instancia de gestión en la formulación de políticas y estrategias que garanticen la sostenibilidad del sistema contable.
Que teniendo en cuenta que las disposiciones de la Resolución número 193 de 2016, emanada por la Contaduría General de la Nación, fueron incorporadas en el Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, mediante Resolución número 3563 de 2020 se derogó el Subcomité de Sostenibilidad del Sistema Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio establecido en la Resolución número 4323 de 2012.
Que el numeral 3.2.2 del procedimiento anexo a la Resolución número 193 de 2016, emanada por la Contaduría General de la Nación, señala que las entidades deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.
Que la Contaduría General de la Nación mediante radicado CGN número 20182300061641 del 27 de noviembre de 2018 señaló que el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable debe mantenerse como un Comité independiente del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
En mérito de lo expuesto,
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Créase el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, como instancia asesora encargada de propender por la sostenibilidad de la información financiera, a través de recomendaciones para la adopción de directrices, políticas y procedimientos dirigidos a la correcta ejecución, control y mejora de los procesos contables.
ARTÍCULO 2o. INTEGRACIÓN DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio estará conformado por los siguientes miembros:
1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.
2. El Director Administrativo y Financiero.
3. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio.
4. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Financiero.
5. El funcionario responsable de las funciones de Contador del Ministerio de Relaciones Exteriores.
6. El funcionario responsable de las funciones de Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
PARÁGRAFO 1o. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión participará de manera permanente en las reuniones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y actuará con derecho a voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 2o. A las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrán ser convocados los funcionarios competentes para aclarar o soportar los informes, decisiones, estudios, evaluación de los hechos o situaciones que guarden relación con la información contable, incluyendo las recomendaciones que surjan del Comité para garantizar la sostenibilidad de la información contable. Estos funcionarios participarán con voz, pero sin voto.
PARÁGRAFO 3o. Actuará como Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio el funcionario responsable de las funciones de Contador del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores o quien haga sus veces.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cumplirá las siguientes funciones:
1. Asesorar a las áreas generadoras de información contable en la depuración de la información que presente las siguientes situaciones:
a. Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad.
b. Derechos u obligaciones, que no obstante su existencia, no es posible hacerlos efectivos mediante acciones judiciales, extrajudiciales o de jurisdicción coactiva.
c. Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago por cuanto opera alguna de las causales de extinción previstas en la ley.
d. Derechos u obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su pago.
e. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.
f. Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación correspondiente.
2. Recomendar las acciones a seguir, producto del análisis de las situaciones presentadas por las áreas de la entidad, sobre la depuración de valores contables, una vez agotadas las gestiones administrativas y jurídicas tendientes a la aclaración, identificación y soporte de los saldos.
3. Asesorar en la formulación de políticas, estrategias y procedimientos tendientes a garantizar la sostenibilidad y calidad de la información contable.
4. Fomentar la cultura de autocontrol en cada proceso y procedimiento que ejecuten las diferentes áreas para garantizar la sostenibilidad y calidad de la información contable.
5. Solicitar la definición, actualización y/o modificación de los manuales de procesos, procedimientos y políticas contables de acuerdo con las decisiones del Comité.
6. Estudiar y evaluar los informes presentados por el Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión, relacionados con las debilidades detectadas en el proceso de sostenibilidad contable y sugerir alternativas de solución.
7. Las demás que le sean asignadas de acuerdo con su naturaleza.
ARTÍCULO 4o. SESIONES DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio realizará sesión ordinaria por lo menos una vez al año y de manera extraordinaria, cuando las necesidades lo exijan.
PARÁGRAFO 1o. Las sesiones del Comité podrán ser presenciales, semipresenciales o virtuales, de conformidad con la convocatoria que haga el Secretario del Comité.
PARÁGRAFO 2o. Cuando a alguno de los integrantes del Comité no le sea posible asistir a una reunión deberá comunicarlo por escrito al secretario del Comité indicando las razones de su inasistencia.
ARTÍCULO 5o. SUSPENSIÓN DE LA SESIÓN DEL COMITÉ. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la reunión, esta deberá continuarse, a más tardar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes sin más citación que la que se efectúe dentro de la reunión.
ARTÍCULO 6o. QUÓRUM DEL COMITÉ. El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y tomará decisiones por mayoría simple de los asistentes.
ARTÍCULO 7o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL COMITÉ. Las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio serán presididas por el Secretario General o su delegado, quien tendrá las siguientes funciones:
1. Dirigir las sesiones del Comité.
2. Verificar el quórum en cada sesión.
3. Decidir en caso de persistir empate en las decisiones tomadas por el Comité.
4. Autorizar la realización de sesiones extraordinarias.
5. Revisar y suscribir el acta de cada sesión.
ARTÍCULO 8o. FUNCIONES DEL SECRETARIO DEL COMITÉ. El Secretario del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio cumplirá las siguientes funciones:
1. Preparar el orden del día.
2. Citar a los miembros del Comité a las reuniones ordinarias y extraordinarias, con una antelación de por lo menos cinco (5) días hábiles, indicando hora, día y lugar de la reunión, orden del día e informe con el soporte documental pertinente.
3. Elaborar las actas de las reuniones del Comité y suscribirlas junto con el Presidente del Comité.
4. Presentar los informes que deba proyectar el Comité.
5. Presentar al Comité los asuntos sobre los cuales se deliberará y decidirá en materia de depuración y mejora de la calidad de la información contable, así como los demás temas asociados con las funciones del Comité.
6. Velar por la custodia y conservación de los documentos relacionados con el Comité.
7. Las demás que le sean asignadas por la ley o el reglamento.
ARTÍCULO 9o. INFORME Y SOPORTE DOCUMENTAL. Las partidas sometidas a consideración del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio para incorporación o retiro de los Estados Financieros deberán quedar debidamente soportados en un informe dirigido al Comité, el cual debe contener como mínimo la siguiente información:
1. Fecha en que el asunto se somete a consideración del Comité.
2. Detalle de las circunstancias que dieron origen a las partidas sometidas a la consideración del Comité.
3. Actos administrativos y disposiciones legales que determinen la necesidad del ajuste, incorporación o depuración de las partidas contables, tales como toma física de inventarios, decisiones judiciales, procedimientos técnico-contables y avalúos, entre otros.
4. Cuentas y subcuentas contables que deberán ser afectadas de acuerdo con las decisiones del Comité.
5. Valores que se deberán ajustar para incorporación o retiro de las partidas contables.
6. Registro contable según la normatividad vigente.
7. Terceros que se afectarán con ocasión del ajuste.
8. Concepto técnico sobre la viabilidad del ajuste, en caso de ser necesario.
9. Recomendaciones del área contable del Ministerio de Relaciones Exteriores o su Fondo Rotatorio, según sea el caso.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 15 de diciembre de 2022.
El Ministro de Relaciones Exteriores,
Álvaro Leyva Durán.
