RESOLUCION 7988 DE 2014
(noviembre 26)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 867 de 2016>
Por medio de la cual se modifica la Resolución 7388 de 2014.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de las facultades constitucionales conferidas por los artículos 208 a 211 y legales, especialmente las conferidas en los artículos 9, 10 y numeral 3o del artículo 59 de la Ley 489 de 1998, y el artículo 6o del Decreto 3355 de 2009 y demás normas concordantes, y
CONSIDERANDO:
Que se profirió la Resolución 7388 de 2014 "por medio de la cual se adopta la politíca de prevención del año antijurídico para el Ministerio de Relaciones Esteriores y su Fondo Rotatorio conforme con las normas que lo desarrollan".
Que el artículo 58 de la Ley 863 de 2003 establece la obligación de todas las entidades publicas y privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales, de remitir a la DIAN una relación mensual que contenga todos los contratos vigentes con cargo a los convenios.
Que el Decreto 4660 de 2007, reglamentario de la Ley 863 de 2003, establece la información que se debe suministrar a la DIAN por parte de las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica.
Que la gestión contractual de la Entidad debe fortalecerse conforme con las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007.
RESULVE:
ARTÍCULO 1o. CONTRATACIÓN ESTATAL. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 867 de 2016> Para lograr el fortalecimiento de la gestión contractual y la observancia de los dispuesto en la normatividad vigente en materia de contratación estatal, entre ellas la Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007, debe tenerse en cuenta:
1. El Ministerio, en virtud del principio de planeación, debe elaborar el plan de adquisiciones de los bienes y servicios a contratar en cada vigencia, estableciendo el objeto de cada contratación, el prespuesto estimando para ello, la modalidad de selección el presupuesto estimado para ello. Asimismo, en caso de ser necesario, debe realizarse las modificaciones necesarias al Plan Anual de Adquisiciones.
2. Los estudios previos que contienen las necesidades de contratación de la Entidad deben contar con un adecuado estudio del sector y análisis de riesgos, a fin de conocer con claridad las condiciones del mercado y las contingencias que puedan presentarsen en el transcurso del proceso y evitar el acaecimiento de desequilibrio económico de los contratos y acciones in rem verso.
3. Una vez realizados los estudios del valor estimado de cada contratación y antes de la apertura de los proceso contractuales y/o suscripción de los contratos o convenios se deben contar co la correspondiente disponibilidad presupuestal. Los recursos deben ejecutarse acorde con el plan trazado detro del contrato.
4. Con el fin de propender al cabal cumplimiento del objeto contractual y de garantizar la efectiva satisfacción de los interses del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, los supervisores dentro de los contratos, además de verificar el cumplimiento de las obligaciones a su cargo previstas en la normatividad vigente y en el manual de contratación de la Entidad, deben:
4.1 Desde el inicio hasta la liquidación del contrato o convenio ejercer control sobre los aspectos jurídicos, técnicos, administrativos y financieros del mismo.
4.2 Cumplir y hacer cumplir todas las cláusulas contractuales.
4.3 Verificar que los bienes o servicios cumplan con las especificaciones y condiciones previstas en el contrato. En caso de duda sobre las calidades de los bienes o servicios, tomar las medidas q que hayan lugar para garantizar la entrega de los bienes, obras y/o servicios en las condiciones contratadas.
4.4 Dentro del mes siguiente a la finalización de los contratos, con los informes finales de supervisión y recibos a satisfacción de los bienes, obras y/o servicios contratados, el supervisor debe elaborar el actade liquidación siguiendo el frmato establecido para el efecto.
4.5 Realizar los informes trimestrales sobre la ejecución del contrato, remitiendo oportunamente copia al Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos.
4.6 Informar oportunamente, a la Oficina Asesora Jurídica Interna de todos los posibles incumplimientos del contratista, con el propósito de que la Entidad adelante las medidas.
4.7 Solicitar a los organismos internacionales con quienes se hayan suscrito convenios de cooperación y asistencia, un informe que contenga la relación financiera de los convenios.
El informe debe contemplar mínimo la siguiente información:
4.7.1 Número de convenio de cooperación y asistencia.
4.7.2 Nombre y NIT del organismo internacional.
4.7.3 Relación de los contratos vigentes, indicando: número de contrato, tipo de contrato, nombre de beneficiario y término de ejecución.
4.7.4 Relación de los pagos efectuados, señalando:
4.7.4.1 El nombre, número de identificación y dirección del beneficiario.
4.7.4.2 El número del registro contable o del comprobante de pago.
4.7.4.3 Concepto del pago, fecha de pago y valor pagado.
4.7.4.4 Base de retención en la fuente, tarifa aplicada y retención practicada por concepto de impuesto sobre la renta y complementarios, e impuesto sobre las ventas.
4.7.4.5 Monto descontable del impuesto sobre las ventas correspondiente al período que se reporta.
El supervisor deberá cargar la información remitida por el organismo internacional en el prevaliador establecido por la DIAN y, con una antelación mínima de cinco días a la terminación de cada mes, debe enviar a la Dirección Administrativa y Financiera el archivo generado por el prevalidador.
La Dirección Administrativa y Financiera debe enviar la información a la DIAN, en el sistema que la autoriadad tributaria tenga establecido para el efecto, en los terminos del decreto 4660 de 2007 y en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 58 de la Ley 863 de 2003, o las normas que los modifiquen, adicionen o sustituyen.
5. Una vez se cumpla con las obligaciones a cargo de las partes, se debe proceder a la liquidación del contrato.
6. Publicar en la página web de la Entidad las contrataciones en curso en los términos del artículo 10 de la Ley 1712 de 1014, o las normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
7. Capacitar al equipo de trabajo del Grupo Interno de Licitaciones y Contratos cada vez que se efectúen cambios sustaciales en las normas aplicables a la actividad contractual.
ARTÍCULO 2o. DE LA VIGENCIA Y SU DEROGATORIA. <Resolución derogada por el artículo 16 de la Resolución 867 de 2016> La presente Resolución modifica el artículo 5 de la Resolución 7388 de 2014 y rige a partir de su fecha de publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D. C., a,
MARÍA ÁNGELA HOLGUÍN CUÉLLAR
Ministra de Relaciones Exteriores
