Resolución 5740 de 2018 MR

RESOLUCION 5740 DE 2018

(julio 10)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

<Esta norma no incluye análisis de vigencia>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Por medio de la cual se aprueba la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio

LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES

En uso de sus facultades constitucionales y legales y en especial de los que le confieren el artículo 208 de la Constitución Política, los artículos 59 y 61 de la Ley 489 de 1998, el numeral 17 del artículo 7 del Decreto 869 de 2016 y el artículo 8 del Acuerdo 004 de 2013

CONSIDERANDO:

Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 8, dispone que es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales y naturales de la Nación.

Que el artículo 11 de la Ley 594 del 14 de julio del año 2000, Ley General de Archivos, establece que es obligatorio para las entidades del Estado, crear, organizar, preservar y controlar los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística vigente.

Que el Archivo General de la Nación, mediante Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013, “Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”, determinó su ámbito de aplicación a las entidades del orden nacional, distrital y municipal y privadas que cumplen funciones públicas.

Que el Artículo 8 del citado Acuerdo, estableció que las tablas de retención documental deberán ser aprobadas mediante acto administrativo expedido por el Representante Legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, ahora Comité Institucional de Gestión y Desempeño de acuerdo a la Resolución 8783 de 2017.

Que las tablas de retención documental son un instrumento archivístico necesario para la adecuada gestión de los documentos y archivos del Estado, lo que permite disponer de archivos técnicamente organizados, garantizando la protección de la información pública y del patrimonio documental.

Que las tablas de retención documental reflejan el valor primario y secundario de los documentos producidos y recibidos por el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, con miras a su conservación definitiva o su eliminación y que su aprobación favorece la conservación del patrimonio documental del país, facilitando a su vez la adecuada organización de los documentos y por consiguiente el acceso ciudadano a la información pública.

Que las tablas de retención documental son producto de análisis de la estructura orgánica de la entidad, así como las funciones y los documentos que se generan en cada una de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio. Éstas muestran agrupaciones documentales en series y subseries documentales, su tiempo de permanencia o retención, su valoración, disposición final y los procedimientos a seguir para su aplicación.

Que el 22 de marzo de 2018 se recibió el Certificado de Convalidación de las Tablas de Retención Documental por parte del Archivo General de la Nación, como resultado del proceso de la anterior actualización y que este se encuentra publicado en la página web de la entidad.

Que mediante Acta del 07 de mayo de 2018, los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, emitieron concepto favorable a la actualización de las Tablas de Retención Documental. Los cambios se realizaron atendiendo a los criterios señalados en el artículo 14 del Acuerdo No. 004 del 15 de marzo de 2013 y por lo establecido en la Resolución 9709 del 5 de diciembre de 2017 “Por la cual se crean los Grupos Internos de Trabajo del Ministerio de Relaciones Exteriores”.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

ARTÍCULO PRIMERO. Aprobar la actualización e implementación de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio que se listan a continuación:

ARTÍCULO SEGUNDO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C. a los 10 JUL 2018

MARÍA ÁNGELA HOLGUÍN CUÉLLAR

Ministra de Relaciones Exteriores