RESOLUCIÓN 4349 DE 2002
(Octubre 18)
<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por medio de la cual se aprueba y adopta el Reglamento sobre Políticas para el uso de los servicios de Red e Internet en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
en uso de sus facultades legales y en especial de las que le confiere el Decreto ley 489 de 1998 y 2105 de 2001,
CONSIDERANDO:
Que en el ambiente institucional, donde se requiere que los funcionarios compartan información tanto internamente como con entidades públicas y privadas, se hace indispensable la definición de políticas y responsabilidades frente al uso de los recursos y servicios que la tecnología de Internet proporciona.
Que es necesario adoptar un reglamento que para fijar las políticas sobre el manejo racional, eficiente y seguro de los servicios y recursos informáticos por parte de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. Aprobar el Reglamento sobre las políticas para el uso de los servicios de Red e Internet en el Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 2o. Expedir el reglamento sobre las políticas para el uso de los servicios de Red e Internet en el Ministerio de Relaciones Exteriores, el cual quedará así:
DEFINICION DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS.
ARTÍCULO 1o. SERVICIOS OFRECIDOS. Los funcionarios autorizados tendrán acceso a los siguientes servicios:
Correo electrónico (e-mail). Servicio de comunicación electrónica por medio del cual se envían y reciben mensajes vía Internet.
Intranet: Aplicación de las tecnologías Internet en la red corporativa interna del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Consulta páginas Web. Servicio de acceso a información de otras redes en el ámbito mundial.
Intercambio de Archivos: A través de la red se puede compartir y transferir archivos y/o directorios entre usuarios de la red Interna.
Acceso a Sistemas o Aplicaciones: Acceso a los sistemas o aplicaciones misionales o de apoyo en producción.
ARTÍCULO 2o. PROPÓSITO DE LOS SERVICIOS. Los servicios deberán ser utilizados de manera racional y eficiente y los mensajes tendrán carácter institucional.
CORREO ELECTRÓNICO.
ARTÍCULO 3o. CONFORMACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO. Las direcciones institucionales están conformadas de la siguiente manera:
username@minrelext.gov.co
usernarne: Corresponde al nombre de usuario que le ha sido asignado.
ARTÍCULO 4o. DOMINIO REGISTRADO. minrelext.gov.co es el dominio registrado por el Ministerio de Relaciones Exteriores ante el InterNic, organismo mundial regulador de Internet.
ARTÍCULO 5o. DIRECCIONES INSTITUCIONALES.
a. username@minrelext.gov.co Corresponde a la dirección de cada uno de los funcionarios del Ministerio de Relaciones Exteriores autorizados para tener un buzón institucional.
b. @minrelext.gov.co: Las misiones en el exterior, tienen el servicio de correo electrónico a través del servidor mensajería del Ministerio para el manejo de comunicaciones oficiales electrónicas.
c. cancilleria@minrelext.qov.co El Ministerio de Relaciones Exteriores tiene a disposición del público este buzón institucional con el fin de recibir y radicar la correspondencia que llegue por este medio y darle el trámite correspondiente; la administración de este buzón es responsabilidad de la Coordinación de Asuntos de Servicios Generales.
d. ciquejas@minrelext.gov.co El Ministerio de Relaciones Exteriores dispone de un buzón de quejas y reclamos, el cual está bajo la responsabilidad de la Dirección de Control Disciplinario quien le dará el trámite correspondiente.
Cada buzón de correo cuenta con un espacio limitado de almacenamiento de acuerdo con los recursos disponibles.
PARAGRAFO PRIMERO. Los mensajes de correo pueden considerarse como elementos probatorios de acuerdo con la Ley 527 de 1999, por medio de la cual se define y reglamenta el uso de mensajes de datos, del Comercio Electrónico y firmas digitales.
PARAGRAFO SEGUNDO. El usuario responderá por la información de carácter oficial enviada desde su buzón.
INTRANET.
ARTÍCULO 6o. USO DE LA INTRANET. Toda comunicación de interés general se publicará únicamente en la Intranet en los espacios creados para tal fin y de acuerdo con los procedimientos establecidos por la Coordinación de Comunicación Interna y Externa.
La elaboración y trámite de la correspondencia interna y externa se hará a través de la aplicación que se tiene en la Intranet y se usarán las formas escritas generadas automáticamente por el sistema.
PAGINAS WEB.
ARTICULO 7o. CONSULTA PÁGINA WEB. La consulta de páginas web debe ser orientado a actividades laborales. No obstante, los funcionarios podrán navegar por Internet con fines personales en horarios no laborales. Los servicios de News, chat, real audio, netmeeting, y similares serán bloqueados por seguridad.
INTERCAMBIO DE ARCHIVOS Y ACCESO A APLICACIONES.
ARTÍCULO 8o. INTERCAMBIO DE ARCHIVOS. Ningún PC debe poseer carpetas compartidas a "TODO EL MUNDO", con acceso “Total". Únicamente se compartirá lo estrictamente necesario, con los correspondientes permisos de acceso.
ARTÍCULO 9o. ACCESO A APLICACIONES. La solicitud de cuentas y definición de perfiles de usuario, como el acceso a algún sistema de información o base de datos serán realizados por el Director, Jefe de Oficina, Jefe de Gabinete o Coordinador previo visto bueno del Director del área que administra la aplicación.
DISPOSICIONES VARIAS.
ARTÍCULO 10. SOLICITUD DE SERVICIOS. Previa solicitud realizada por Director, Jefe de Oficina, Jefe de Gabinete o Coordinador se aprobará la cuenta de red y servicios, lo cual estará sujeta a la disponibilidad de licencias y a las funciones que desempeñe el usuario.
PARAGRAFO. No se otorgará acceso a los servicios establecidos en el artículo Io de esta resolución a:
a. Estudiantes que estén realizando pasantías
El Director, Jefe de Oficina, Jefe de Gabinete o Coordinador será responsable de la debida utilización de los servicios ofrecidos por las personas autorizadas. El uso de los servicios por personas no autorizadas o el uso indebido de los mismos estará sujeta a la respectiva investigación disciplinaria.
ARTÍCULO 11. CIERRE DE CUENTA. Es obligación de todo funcionario o contratista que utilice los servicios descritos en el artículo primero, dar aviso a la Coordinación para Asuntos de Sistemas y Desarrollo Organizacional de su traslado al exterior, finalización de funciones o término del contrato para la desactivación de los mismos.
DERECHO Y DEBERES EN EL USO DE LOS SERVICIOS OFRECIDOS.
ARTÍCULO 12. Prohibiciones. Teniendo en cuenta que la cuenta electrónica es personal e intransferible y que el usuario es el único y directo responsable de todas las acciones y mensajes que se lleven a cabo en su nombre, queda expresamente prohibido:
a. Permitir el uso del "username" a una persona distinta del usuario
b. Utilizar los servicios para usos distintos a los institucionales
c. Intentar apropiarse de claves de acceso de otros usuarios, acceder o modificar archivos de otro usuario
d. Enviar mensajes para la difusión de noticias o correo electrónico sin identificar plenamente a su autor.
e. Usar los servicios de la red para propósitos no institucionales o utilizarlo con propósitos fraudulentos, comerciales o publicitarios
f. Utilizar los servicios de la red para enviar mensajes destructivos, obscenos, pornográficos, infamantes o que lesionen dé cualquier forma la honra de las personas, o para difundir cadenas de mensajes
g. Violar o intentar violar los sistemas de seguridad de los equipos a los cuales tenga acceso.
h. Hacer uso irracional y poco eficiente de los recursos informáticos asignados.
i. Bajar software no autorizado por la Coordinación de Sistemas y Desarrollo Organizacional."
ARTÍCULO 3o. Esta Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C. 18 OCT. 2002.
CAROLINA BARCO
MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
