RESOLUCION 4113 DE 2019
(julio 29)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por medio de la cual se designa el Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
LA VICEMINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES ENCARGADA DE LAS FUNCIONES DEL DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere el artículo 208 y 269 de la Constitución Política de Colombia, las previstas en el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, el numeral 17 del articulo 7 del Decreto 869 de 2016 y,
CONSIDERANDO
Que el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio están comprometidos con el cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, el cual promueve que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal, familiar y a su buen nombre, asi como, a ejercer los derechos que le otorga la ley entre ellos, a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre las personas en los bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.
Que la Ley Estatutaria 1581 de 2012 «Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales», tiene por objeto desarrollar los principios contenidos en el articulo 15 antes mencionado, asi como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la Carta Politica.
Que dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, el Ministerio de Relaciones Exteriores y el Fondo Rotatorio designará una persona o área para que asuma la función de Oficial del Protección de Datos Personales.
Que teniendo en cuenta que, la protección de datos abarca: (i) La seguridad de la información; (ii) El respeto por la normatividad que regula y; (iii) La conservación de las bases de datos personales, tanto electrónicas como físicas; se identifica la necesidad de designar al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio el Oficial de Protección de Datos Personales, el cual tiene como función la planeación, implementación, responsabilidad demostrada, evaluación y mejoramiento permanente del Programa Integral de Gestión de Datos Personales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en concurso con las demás áreas de las entidades y las Misiones de Colombia en el Exterior.
Por lo anteriormente expuesto,
RESUELVE
ARTÍCULO 1o. OBJETO. Designar el Oficial de Protección de Datos Personales en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio; así como establecer sus funciones y las responsabilidades de las dependencias frente a la implementación y sostenibilidad del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales.
ARTÍCULO 2o. DESIGNACIÓN Y EJECUCIÓN DE FUNCIONES DEL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. El Oficial de Protección de Datos Personales estará a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional o quien haga sus veces.
PARÁGRAFO. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional designará mediante memorando, a un servidor público de su dependencia, con el objetivo que lidere y ejecute las responsabilidades que dicha Oficina asumirá como Oficial de Protección de Datos Personales. El Oficial se ceñirá a las disposiciones legales e instrucciones emitidas por las autoridades competentes, y con base en éstas impartirá lineamientos para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES DEL OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. Son funciones del Oficial de Protección de Datos Personales del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio las siguientes:
1. Estructurar, diseñar y administrar el Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales.
2. Articular los esfuerzos institucionales, recursos, metodologías y estrategias para asegurar la implementación, sostenibilidad y mejora del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales.
3. Adelantar y promover acciones de autodiagnóstico para facilitar la valoración interna de la gestión y proponer acciones para la implementación y sostenimiento del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos, por lo menos una vez al año o cuando el Oficial lo considere necesario.
4. Asesorar en el trámite de las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, cuando las dependencias lo consideren pertinente.
5. Servir de enlace y coordinar con las demás áreas de la organización para asegurar una implementación transversal del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
6. Vincular al Sistema Integrado de Gestión los riesgos identificados del tratamiento de datos personales y asesorar la adecuada gestión de estos.
7. Hacer seguimiento a los controles, evaluación y revisión del Programa o Plan Integral de Gestión de Protección de Datos Personales y presentar un informe sobre el avance de su gestión al menos una vez al año en el marco del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
8. Mantener actualizada la Política de Tratamiento de Información y el Manual de Protección de Datos, así como la estructura documental del Programa Integral de Gestión de Datos Personales.
9. Apoyar la actualización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) conforme lo disponga la normatividad.
10. Reportar al Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, de conformidad con lo dispuesto en la norma, los reclamos que se hayan presentado sobre protección datos personales por parte de los titulares ante el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
11. Acompañar, supervisar y aprobar la actualización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) respecto de la información de las bases de datos personales, de conformidad con lo dispuesto en la norma.
12. Impulsar una cultura de protección de datos personales a través de actividades de sensibilización a los servidores públicos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, en lo referente a la Ley de Protección de Datos Personales y su implementación.
13. Liderar el registro de las nuevas bases de datos de la organización con apoyo de las dependencias correspondientes, en el Registro Nacional de Bases de Datos y actualizar el reporte atendiendo a las instrucciones que sobre el particular emita la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, conforme lo dispuesto en la norma.
14. Obtener las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, cuando sea requerido para la transferencia o transmisión de datos a nivel internacional a países que no estén certificados como seguros.
15. Velar por la implementación efectiva de las políticas y documentos adoptados por la Entidad para cumplir las normas, así como la implementación de buenas prácticas de gestión de datos personales dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
16. Acompañar y asistir a la Entidad en la atención de las visitas de inspección y los requerimientos que realice la autoridad designada para la verificación del cumplimiento de la ley de protección de datos personales.
17. Presentar los informes o reportes del estado de avance del programa integral de gestión de protección de datos que los organismos de control requieran sobre protección de datos personales.
18. Las demás funciones que establezca la normatividad relacionada con la protección de datos personales.
ARTÍCULO 4o. RESPONSABILIDADES GENERALES DE LAS DEPENDENCIAS QUE HACEN TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN EL MINISTERIO Y SU FONDO ROTATORIO. los Directores, Jefes o Coordinadores de las diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores, su Fondo Rotatorio y las Misiones de Colombia y Oficinas Consulares de Colombia en el Exterior deberán contribuir en la implementación y sostenibilidad del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales, para el efecto les corresponde:
1. Nombrar un servidor público como enlace, con el propósito de apoyar al Oficial de Protección de Datos en el cumplimiento de las obligaciones derivadas del Plan de Acción del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales, de acuerdo con las competencias de cada Oficina.
2. Cumplir a cabalidad los lineamientos que imparta la Entidad a través de la Política de Tratamiento de la Información, políticas de operación fijadas en los documentos del Sistema Integrado de Gestión. Así como, las derivadas del Programa Integral de Gestión de Protección de Datos Personales.
3. Realizar con apoyo del Oficial de Protección de Datos Personales la inscripción de las nuevas bases de datos que cada dependencia maneje, en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio, conforme los lineamientos y previa aprobación del Oficial de Protección de Datos Personales.
4. Actualizar la información en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, conforme a los lineamientos y el apoyo del Oficial de Protección de Datos Personales, quien una vez haya realizada la respectiva actualización, deberá aprobar en la plataforma del RNBD, el ingreso de la información.
5. Apoyar al Oficial de Protección de Datos Personales en el reporte, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, respecto de los reclamos que se hayan presentado sobre protección datos personales por parte de los titulares ante el Ministerio y/o el Fondo Rotatorio.
6. Apoyar la actualización en el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) o quien haga sus veces, respecto de la información de las bases de datos personales.
7. Dar a conocer al Oficial de Protección de Datos Personales las consultas, peticiones, quejas, reclamos, incidentes de seguridad que conozca, relacionados con la Protección de Datos Personales.
8. Someter a consideración del Oficial de Protección de Datos Personales la aprobación de la creación de nuevas bases de datos. El Oficial de Protección de Datos Personales coordinará con la Dirección de Gestión de Información y Tecnología; y el Grupo Interno de Trabajo de Archivo; la pertinencia y conveniencia de la creación de estas.
9. Vincular los riesgos identificados del tratamiento de datos personales al Sistema Integrado de Gestión.
10. Establecer e incluir los controles que sean necesarios dentro de los documentos del Sistema Integrado de Gestión relacionados con la Protección de Datos Personales.
11. Apropiar los conocimientos y lineamientos que imparte el Ministerio de Relaciones Exteriores, los cuales incluye lo dispuesto por la Superintendencia de Industria y Comercio y el Ministerio de Tecnologías, de la Información y de las Telecomunicaciones, a través de los documentos del Sistema Integrado de Gestión, en materia de protección de datos personales y aplicarlos en las actividades que se realizan diariamente.
12. Participar activamente en las capacitaciones, sensibilizaciones que sobre protección de datos personales imparta la Entidad.
13. Atender las actualizaciones del Instrumento de Gestión Documental que tiene el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, cuando así lo solicite la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional, la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología y el Grupo Interno de Trabajo de Archivo.
13.1 El Grupo Interno de Trabajo de Archivo, administrará el Instrumento de gestión documental.
13.2 La Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional y la Dirección de Gestión de la Información y Tecnología, liderarán con los respectivos enlaces las actividades que correspondan para la respectiva actualización y manteamiento del instrumento en cuanto a protección de datos personales y a los activos de la información respectivamente.
14. Responder con apoyo del Oficial de Protección de Datos Personales las solicitudes de los titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias.
15. Velar por el cumplimiento del Procedimiento de Incidentes de Seguridad en materia de Protección de Datos Personales.
ARTÍCULO 5o. SOLICITUD DE APOYO. El Oficial de Protección de Datos, tendrá la facultad de solicitar el apoyo de las áreas que considere necesarias a efectos de desarrollar e implementar el Programa o Plan Integral de Gestión Protección de Datos Personales, de acuerdo con las competencias de cada área.
ARTÍCULO 6o. REUNIONES DE LOS ENLACES DE PROTECCIÓN DE INFORMACIÓN. Los Enlaces se reunirán previa convocatoria del Oficial de Protección de Datos.
ARTÍCULO 7o. VIGENCIA Y DEROGATORIAS. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 29 JUL 2019
LUZ STELLA JARA PORTILLA
Viceministra de Relaciones Exteriores
Encargada de las Funciones del Despacho del Ministro de Relaciones Exteriores
