RESOLUCION 2198 DE 2014
(marzo 27)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por medio de la cual se modifica la Resolución 2197 de 2013 y se deroga la Resolución 5620 de 2010.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, y en especial las conferidas por los artículos 15 y 19 de la Ley 489 de 1998 modificados por el artículo 234 del Decreto Ley 019 de 2012, artículo 6 del Decreto 3355 de 2009, el Decreto 2482 de 2012, y
CONSIDERANDO:
Que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que el Artículo 15 de la Ley 489 de 1998, define el Sistema de Desarrollo Administrativo como un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos, y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional, de conformidad con la reglamentación que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
Que el artículo 21 de la Ley 489 de 1998 dispuso que los organismos y entidades de la Administración Pública diseñaran su política de desarrollo administrativo, poniendo además en cabeza del Ministerio o Departamento Administrativo correspondiente, la coordinación y articulación de las políticas de desarrollo administrativo de su respectivo sector.
Que la Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles.
Que el Decreto 2482 de 2012 "Por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión", contempla la conformación de un Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo y del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo al interior de cada una de las entidades que integran el sector administrativo y adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación.
Que conforme a lo establecido en el Decreto 2578 de 2012, "Por el cual se reglamenta el sistema nacional de archivos" prevé en su artículo 4 que el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012, cumplirá entre otras funciones la de Comité Interno de Archivo, resultando imperioso vincular al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores las dependencias encargadas o que tienen injerencia directa en la citada disposición.
Que se hace necesario con el fin de evitar la duplicidad de funciones unificar la normatividad contenida en la Resolución 5620 del 30 de diciembre de 2010 " Por la cual se crea el Comité de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio", y el Decreto 2578 de 2012, el cual establece la mentada competencia en el Comité de Desarrollo Administrativo.
Que en mérito de lo expuesto
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. <Ver modificaciones a este artículo directamente en la Resolución 2197 de 2013> Modifíquese el artículo 7 de la Resolución 2197 de 2013, el cual quedará de la siguiente manera: "ARTÍCULO 7 CONFORMACIÓN DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO, El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio estará conformado por los siguientes miembros:
- La Ministra de Relaciones Exteriores o su Delegado
- El Viceministro de Relaciones Exteriores o su delegado.
- El Viceministro de Asuntos Multilaterales o su delegado.
- El Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores o su delegado.
- El Jefe de Gabinete.
- El Director de Talento Humano.
- El Director Administrativo y Financiero.
- El Director de Gestión de Información y Tecnología.
- El Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna.
- El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional.
- El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Archivo.
- El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control de Gestión.
PARÁGRAFO 1. El Comité será presidido por el Secretario General del Ministerio de Relaciones o su delegado.
PARÁGRAFO 2. El Jefe de la Oficina Asesora de Planeación del Ministerio de Relaciones Exteriores ejercerá las funciones de Secretaria Técnica del Comité.
PARÁGRAFO 3. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión tendrá voz pero no voto.
PARÁGRAFO 4. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio podrá invitar a sus reuniones con carácter permanente u ocasional a las personas que considere necesarias de acuerdo con los temas a tratar. Estas personas tendrán voz, pero no voto.
ARTÍCULO 2o. Modifíquese el artículo 9 de la Resolución 2197 de 2013, el cual quedará de la siguiente manera:" FUNCIONES DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES Y SU FONDO ROTATORIO.
Son funciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio las siguientes:
- Velar por el cumplimiento de las políticas de desarrollo administrativo y a las estrategias.
- Realizar el seguimiento a la ejecución de las políticas de desarrollo.
- Aprobar y adoptar las políticas y planes para la correcta ejecución del sistema de archivo en el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
- Aprobar los planes de trabajo acorde con las nuevas tecnologías, las disposiciones legales sobre la materia y los acuerdos y directrices impartidos por el Archivo General de la Nación y su Junta Directiva.
- Aprobar y ajustar las Tablas de Retención Documental para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, presentando las recomendaciones pertinentes.
- Recomendar a la señora Ministra, la expedición de normas y reglamentos generales sobre la organización, administración, y gestión de los documentos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio.
- Elaborar, y someter a consideración de la Señora Ministra el Manual de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores.
PARÁGRAFO. El Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio realizará sesiones ordinarias trimestralmente y extraordinarias cuando se estimen necesarias, previa citación de sus integrantes.
ARTICULO 3o. VIGENCIA Y DEROGATORIA. La presente resolución rige a partir de su publicación, modifica la Resolución 2197 de 2013 y deroga la Resolución 5620 de 2010 y demás disposiciones que le sean contrarias.
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá, D.C., a los 27 MAR 2014
MARÍA ÁNGELA HOLGUÍN CUELLAR
Ministra de Relaciones Exteriores
