RESOLUCIÓN 2127 DE 2022
(marzo 24)
Diario Oficial No. 51.991 de 29 de marzo de 2022
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Por la cual se crea el Comité Editorial del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES,
en ejercicio de sus facultades legales y, en especial las que le confieren el literal a) del artículo 61 de la Ley 489 de 1998, los numerales 14 y 17 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016, y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el numeral 14 del artículo 7o del Decreto 869 de 2016, “por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones” corresponde a la Ministra de Relaciones Exteriores crear, organizar y reglamentar, mediante resolución, los grupos internos de trabajo y comités necesarios, con el fin de desarrollar los objetivos, políticas, planes, programas y proyectos del Ministerio.
Que el artículo 9o del Decreto 869 de 2016 establece que la Academia Diplomática tiene la función de realizar estudios e investigaciones, de manera directa o por conducto de instituciones de educación superior, públicas o privadas, que apoyen al Ministro en la formulación de la política exterior y migratoria, en coordinación con los Viceministerios y dependencias pertinentes.
Que es importante fortalecer el proceso editorial en el Ministerio de Relaciones Exteriores atendiendo criterios generales para la selección, edición, impresión, difusión, promoción, almacenamiento y distribución de sus publicaciones.
Que se hace necesario crear una instancia que promueva la gestión de publicaciones, asegure la calidad de las mismas y apoye los procesos de evaluación, edición y publicación al interior del Ministerio de Relaciones Exteriores.
En mérito de lo expuesto.
RESUELVE:
ARTÍCULO 1o. CREACIÓN. Crear el Comité Editorial del Ministerio de Relaciones Exteriores, encargado de establecer las políticas editoriales, así como de evaluar y aprobar los proyectos editoriales de la entidad, basado en la calidad de la obra y su interés tanto para el Ministerio como para la comunidad en general.
ARTÍCULO 2o. CONFORMACIÓN. El Comité Editorial del Ministerio de Relaciones Exteriores estará integrado por los siguientes miembros:
1. Ministro de Relaciones Exteriores, quien lo presidirá. En su ausencia podrá delegar su participación en el Viceministro de Relaciones Exteriores o en el Viceministro de Asuntos Multilaterales.
2. Secretario General.
3. Jefe de Gabinete.
4. Director Administrativo y Financiero.
5. Director de la Academia Diplomática.
6. Coordinador de Prensa y Comunicación Corporativa.
7. Director de Asuntos Culturales, quien ejercerá la Secretaría Técnica
PARÁGRAFO. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión será invitado permanente a las sesiones que para el efecto se celebren, quien tendrá derecho a voz, pero no a voto.
ARTÍCULO 3o. FUNCIONES. Serán funciones del Comité editorial las siguientes:
1. Formular y revisar periódicamente la política editorial de la entidad.
2. Velar por la calidad de las publicaciones auspiciadas por la entidad.
3. Evaluar, aprobar y rechazar las solicitudes de publicaciones provenientes de las dependencias del Ministerio presentadas a su consideración.
4. Designar funcionarios vinculados al Ministerio de Relaciones Exteriores para evaluar la calidad y pertinencia de las obras propuestas, en caso de considerarlo pertinente.
5. Proponer estrategias que propicien el trabajo creativo de funcionarios, diplomáticos y estudiantes del Ministerio.
6. Velar por la adecuada distribución de los proyectos editoriales, ya sea en formatos impresos o digitales.
7. Propender por la divulgación de los proyectos editoriales tanto en los canales de comunicación institucionales del Ministerio, como en medios de comunicación masiva.
8. Velar por el cumplimiento de las medidas de austeridad del gasto establecidas por el Gobierno nacional, en especial en lo que se refiere al deber de racionalizar la impresión, por lo que en la evaluación de los proyectos editoriales se verá la pertinencia de hacerlos impresos o solamente en formato digital.
PARÁGRAFO. En este Comité no se tratarán los proyectos desarrollados por el Plan de Promoción de Colombia en el Exterior de la Dirección de Asuntos Culturales, dado que para este aplica el Comité conformado para tales fines.
ARTÍCULO 4o. FUNCIONES DEL PRESIDENTE. Son funciones del Presidente del Comité Editorial del Ministerio de Relaciones Exteriores, las siguientes:
1. Presidir las reuniones ordinarias y extraordinarias del Comité.
2. Hacer seguimiento a lo acordado en el Comité.
ARTÍCULO 5o. FUNCIONES DE LA SECRETARÍA TÉCNICA. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Editorial:
1. Convocar, preparar el orden del día de las sesiones del Comité Editorial y suministrar documentos e información necesarias para el desarrollo de las reuniones.
2. Verificar el quórum
3. Elaborar las actas de cada sesión, mantener el archivo correspondiente de conformidad con la tabla de retención documental vigente y realizar los trámites que determine el Comité.
4. Identificar las necesidades editoriales de la entidad.
5. Asesorar y acompañar los proyectos editoriales propuestos por las dependencias del Ministerio, en cuanto a los pasos a seguir, sin asumir la ejecución de estos.
6. Recibir las propuestas editoriales provenientes de las dependencias del Ministerio para someterlas a aprobación del Comité Editorial y emitir recomendación a sus miembros sobre los criterios para su aprobación o rechazo.
7. Realizar la recepción y evaluación editorial de la obra antes de imprimir o publicarla con el fin de garantizar la calidad de la misma y con el acompañamiento de expertos vinculados al Ministerio de Relaciones Exteriores.
ARTÍCULO 6o. REUNIONES. El Comité Editorial sesionará cada tres (3) meses en el lugar y hora que indique el presidente del Comité, previa convocatoria escrita enviada con una antelación de cinco (5) días hábiles y extraordinariamente cuando las necesidades institucionales lo requieran en la fecha, hora y lugar que se indique en la correspondiente citación. Las sesiones del Comité podrán ser presenciales, semipresenciales o virtuales, de conformidad con la convocatoria que haga el secretario técnico.
PARÁGRAFO. Para efectos del presente artículo, se entiende que las sesiones son presenciales cuando todos los participantes de la sesión se encuentran presentes en el lugar de la reunión; son semipresenciales cuando por lo menos uno de los integrantes se encuentra presente en el lugar de la reunión y los demás miembros participan virtualmente, por cualquier medio tecnológico que permita a los asistentes a la reunión deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva; y virtuales, cuando todos los participantes intervienen por los medios tecnológicos citados.
ARTÍCULO 7o. QUÓRUM. El Comité sesionará con la mitad más uno de sus integrantes y tomará decisiones por mayoría simple de los asistentes.
ARTÍCULO 8o. PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA EDITORIAL. Los principios de la política editorial del Ministerio de Relaciones Exteriores serán:
1. El Ministerio de Relaciones Exteriores trabaja para fortalecer sus publicaciones y poner a disposición de los lectores textos de alta calidad académica y editorial, con contenidos globales en formatos tradicionales y electrónicos.
2. El proceso editorial comprende las actividades de planificación, programación, edición, impresión, difusión, promoción, almacenamiento y distribución.
3. La producción editorial del Ministerio se basa en la responsabilidad institucional, el respeto y garantía de los derechos de autor. Además, está sujeta a lo dispuesto en la Ley de Derechos de Autor, las normativas y procedimientos de la entidad, y las presentes disposiciones generales.
4. La instancia de decisión última sobre los lineamientos de políticas, estrategias y planes editoriales será el Comité Editorial.
5. Los procesos editoriales se apoyarán en la plataforma tecnológica o sistema que permita publicar textos electrónicos y tener un repositorio digital.
6. Las decisiones para la publicación de un texto se tomarán obedeciendo criterios de calidad académica, estilística y de pertinencia.
7. Contribuir a la divulgación y circulación de obras para el desarrollo social y cultural de la comunidad.
8. Establecer alianzas con centros de educación, entidades, organismos internacionales y otras editoriales para adelantar proyectos de publicación, promoción y distribución conjuntos.
Las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores deben presentar el proyecto editorial ante la secretaría técnica del Comité, para lo cual será necesario diligenciar el formato establecido en el Sistema Integrado de Gestión de la entidad.
Una vez aprobado, el proceso editorial estará a cargo de la dependencia solicitante y debe ceñirse a unos procedimientos que garanticen su calidad desde la selección, pasando por el enfoque, la corrección del texto, la diagramación, hasta la etapa de publicación y divulgación, para lo cual se debe cumplir con lo siguiente:
1. Redacción de los contenidos.
2. Edición y corrección de textos.
3. Diagramación tanto para formatos impresos como digitales.
4. Solicitud de cotización a la Imprenta Nacional con acompañamiento de los supervisores del contrato.
5. Plan de divulgación, el cual debe contar con el acompañamiento del GIT de Prensa y Comunicación Corporativa.
6. Plan de distribución que incluya el número de ejemplares y sus destinatarios.
ARTÍCULO 10. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.
Publíquese y cúmplase.
Dada en Bogotá, D. C., a 24 de marzo de 2022.
La Ministra de Relaciones Exteriores,
Martha Lucía Ramírez Blanco
