Resolución 2003 de 2020 MRE

RESOLUCIÓN 2003 DE 2020

(agosto 6)

<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021>

Por la cual se asignan para uso oficial los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y se deroga la Resolución 7410 de 2018.

EL SECRETARIO GENERAL DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

En uso de sus facultades legales y en especial las que le confiere el artículo 2° del Decreto 134 de 2001 y el numeral 2° del artículo 18 del Decreto 869 de 2016.

CONSIDERANDO

Que el artículo 2° del Decreto 134 de 2001, faculta al Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores para asignar vehículos de uso oficial con cargo a los recursos del tesoro público a las personas que por sus funciones ya sean de carácter diplomático o protocolarios así lo requieran, teniendo en cuenta las necesidades del servicio y las condiciones para el ejercicio de la función pública.

Que en virtud de las facultades conferidas al Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores, y teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades que por funciones del cargo se encuentran asignadas a los directores y a algunos coordinadores de la entidad para el cumplimiento de los compromisos institucionales, se hace necesario asignarles vehículos para el cumplimiento de tales compromisos.

Que el numeral 2° del artículo 18 del Decreto 869 de 2016, determinó que el Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores, tendrá la facultad de dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionados con los servicios administrativos de la entidad y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Que el Decreto 1009 del 24 de julio de 2020 estableció el Plan de Austeridad del Gasto y fijó lineamientos en cuanto al uso de vehículos oficiales.

En mérito de lo anterior,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. OBJETO.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> Asignar para uso oficial los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio así:

1.- DESPACHO MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES

2.- DESPACHO VICEMINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES

3.- DESPACHO VICEMINISTRO DE ASUNTOS MULTILATERALES     

4.- DESPACHO DEL SECRETARÍO GENERAL

5.- GRUPO INTERNO DE TRANSPORTE

ARTÍCULO SEGUNDO. CUSTODIA DE LOS VEHÍCULOS FINES DE SEMANA.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> Los vehículos señalados en la presente Resolución deberán ser guardados en los parqueaderos del Ministerio de Relaciones Exteriores por el conductor del vehículo los días sábados antes de la 10:00 am, y con el objeto de recoger al funcionario de la dependencia correspondiente, lo retirarán el día anterior, al día laboral hábil hasta las 19:00 pm. En los casos que el vehículo se retire después del horario establecido, se hará con previa autorización del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transportes.

PARÁGRAFO. Si por necesidades del servicio o por motivos de seguridad, en los términos del Decreto 1009 de 2020 o de las normas que lo modifiquen, adicionen o deroguen, se hace indispensable utilizar el vehículo en días no hábiles, el servidor a quien se le haya asignado el vehículo, deberá hacer la solicitud de autorización mediante el aplicativo Aranda, si el aplicativo presenta fallas se deberá diligenciar el formato GA-FO-13 versión vigente y enviarlo al correo electrónico del quien funja como Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transportes, con el fin de llevar el control de salida a través de la empresa de vigilancia y seguridad privada.  

Se excluyen los vehículos asignados al Ministro de Relaciones Exteriores, las motocicletas de su esquema de seguridad, los vehículos asignados a los Viceministros, Jefe de Gabinete, Secretaria Privada, Asesores del Despacho, Secretario General y Grupo Interno de Trabajo de Prensa, para lo cual se hace responsable al conductor de su correcto uso.

ARTÍCULO TERCERO. ASIGNACIÓN MÁXIMA DE COMBUSTIBLE POR VEHÍCULO.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> El Tope Fijo Mensual de consumo de combustible estará determinado de la siguiente manera:

1. Los vehículos asignados a las Direcciones, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo tendrán un tope de setenta y cinco (75) galones, no acumulables de un mes a otro.

2. Los vehículos asignados al Director del Protocolo, Director de Asuntos Jurídicos Internacionales y al Jefe de la Oficina Asesora Jurídica Interna, por la naturaleza del servicio y el normal desarrollo de sus funciones, tendrán un tope fijo mensual de noventa y cinco (95) galones, no acumulables de un mes a otro.

3. Los Directores, Jefes de Oficina y Coordinadores de Grupo que superen el tope fijo mensual deberán solicitar a la Dirección Administrativa y Financiera, autorización de galones adicionales a través de correo electrónico a quien ejerza sus funciones como Director de la misma.

PARÁGRAFO 1. En el citado caso que no se generé autorización por la Dirección Administrativa y Financiera, el costo de los galones adicionales, una vez excedido el tope mensual de combustible, se generara por cuenta del servidor a quien esté asignado el vehículo.  

PARÁGRAFO 2. De la anterior reglamentación, se excluyen los vehículos asignados al Señor Ministro de Relaciones Exteriores, las motocicletas de su esquema de seguridad, los vehículos asignados a los Viceministros y el Secretario General, los cuales no tendrán tope máximo de combustible.  

ARTÍCULO CUARTO. RESPONSABILIDAD EN EL USO OFICIAL DE LOS VEHÍCULOS.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> Es responsabilidad del servidor que tenga asignado el vehículo, el cumplimiento de las necesidades propias del cargo como en las medidas de austeridad del gasto público.

PARÁGRAFO 1. En los casos que un vehículo presente fallas mecánicas o siniestro, el conductor responsable deberá dar aviso inmediato al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transporte del Ministerio de Relaciones Exteriores, para asegurar la adecuada vigilancia y/o movilización del automotor, y generar los trámites correspondientes ante la aseguradora de automóviles del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

PARÁGRAFO 2. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transportes podrá movilizar los vehículos de la entidad cuando no haya personal de conductores disponibles y únicamente en los casos que sea necesario, de dicha actuación se deberá presentar un informe al Secretario General y al Director Administrativo y Financiero.

ARTÍCULO QUINTO. PERÍMETRO DE VEHÍCULOS.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> El uso de los vehículos del Ministerio de Relaciones Exteriores está establecido dentro de la ciudad de Bogotá, para los servidores que por acto administrativo tenga asignación de este y su lugar de residencia se encuentre fuera del perímetro de la ciudad de Bogotá, el funcionario asumirá los gastos de peajes que se generen por cada trayecto y no se generará acto administrativo de comisión ni para el servidor ni para el conductor.

PARÁGRAFO 1. Cuando por razones del servicio se lleven a cabo actos oficiales fuera del perímetro de la ciudad de Bogotá se debe solicitar con cinco (5) días de anticipación; correo electrónico de autorización de salida del perímetro de la ciudad de Bogotá al Secretario General con copia al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transportes, solicitud de comisión de los servidores que asistirán al evento incluido el conductor y por último se debe informar a través de correo electrónico al Director Administrativo y Financiero de la información del acto oficial con el fin que se tenga en cuenta el pago de peajes en caso de que haya lugar al citado pago.

ARTÍCULO SEXTO. SERVICIOS OPERATIVOS.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> Los servidores de la entidad que por necesidades del servicio requieran de transporte para reuniones oficiales, deben tramitar la solicitud mediante el aplicativo Aranda con 48 horas de anticipación, con el fin de gestionar los mismos.

PARÁGRAFO 1. Las solicitudes de vehículos para los servidores de la Sala VIP y demás dependencias de la entidad, las cuales laboren por necesidades del servicio fuera del horario establecido se llevarán a cabo antes de las 5:00 am y después de las 21:00 pm, previa solicitud y disponibilidad de vehículos por parte del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transportes.

PARÁGRAFO 2. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Transportes asignará dos vehículos operativos (Ruta Sur y Ruta Norte) para los servidores que ejerzan funciones secretariales en el Despacho del Canciller y Viceministerios, los días hábiles laborales, con el fin de cubrir el trayecto de entrada y salida de los citados funcionarios.

ARTÍCULO SEPTIMO. DEBERES DE LOS CONDUCTORES.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> Los servidores que desempeñan el cargo de conductor mecánico deben mantener los vehículos debidamente aseados y asegurarse de solicitar al Grupo Interno de Trabajo de Transportes los Mantenimientos Preventivos y Correctivos de los vehículos asignados.

ARTÍCULO OCTAVO. VIGENCIA Y DEROGATORIA.<Resolución derogada por el artículo 8 de la Resolución 972 de 2021> La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga la Resolución No. 7410 del 4 de septiembre de 2018.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los

CARLOS RODRÍGUEZ BOCANEGRA

Secretario General