RESOLUCIÓN 761 DE 2011
(Febrero 21)
<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<NOTA DE VIGENCIA: Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 2499 de 2012>
Por la cual se aprueba la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio
LA MINISTRA DE RELACIONES EXTERIORES
En uso de sus facultades legales y, en especial, las conferidas por la Ley 489 de 1998 y el artículo 6o numeral 15, del Decreto 3355 de 2009, y
CONSIDERANDO:
Que la función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones.
Que la Ley 594 de 2000 denominada "Ley General de Archivos" contiene las pautas generales sobre la forma y procedimientos para la organización y planeación de archivos al interior de las entidades del Estado en todos sus órdenes y niveles.
Que de conformidad con el literal e) de) artículo 4o de la Ley 594 de 2000, se establece que: “El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función Archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política”.
Que conforme con lo dispuesto en el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 "Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos".
Que el Artículo 24 de la Ley 594 de 2000 establece la "Obligatoriedad de las tablas de retención sera obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental”.
Que el Acuerdo No. 039 de Octubre 31 de 2002 del Archivo General de la Nación, regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
Que a través del Decreto 3355 de 2009, se modificó la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en consecuencia, se hace necesario, actualizar las labias de Retención Documental conforme con la actual estructura.
Que mediante Resolución No. 5620 del 30 de diciembre de 2010, “Por el cual se crea el Comité de Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio y deroga la Resolución 1860 de 2002", en su artículo 3 literal C, establece entre una de sus funciones "Aprobar y ajustar las Tablas de Retención Documental para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, presentando las recomendaciones pertinentes".
Que como consta en el acta número 15 del 21 de enero de 2011, el Comité de Archivo, recomendó la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y de su Fondo Rotatorio, con base en el resultado de la revisión de las mismas que realizaron conjuntamente el Grupo interno de Trabajo de Archivo y los Jefes de Misión, Jefes de Oficinas Consulares, y con las Direcciones, Oficinas y Despachos del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Que en consecuencia de lo anterior.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 2499 de 2012> Aprobar la actualización de las Tablas de Retención Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio
ARTÍCULO SEGUNDO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 2499 de 2012> El Despacho del Ministro, los Despachos de Viceministerios. la Secretaria General, las Direcciones, las Oficinas, y los Jefes de Misiones Diplomáticas y de Oficinas Consulares y las Coordinaciones de Grupos Internos de Trabajo, serán los responsables de mantener actualizadas las Tablas de Retención Documental y de la aplicación de las mismas con el apoyo del Grupo Interno de Trabajo de Archivo.
ARTÍCULO TERCERO. <Resolución derogada por el artículo 3 de la Resolución 2499 de 2012> La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación deroga la Resolución No. 4061 de 2002 y las disposiciones que le sean contrarias.
PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C. a los
MARÍA ANGELA HOLGUIN CUELLAR
Ministra de Relaciones Exteriores.
