Circular 3 de 2017 SNS

CIRCULAR 3 DE 2017

(marzo 3)

<Fuente: Página de Internet entidad emisora>

SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD

La Secretaría General, en cumplimiento de lo establecido en la Ley 594 del 2000 "Ley General de Archivos" y los Acuerdos expedidos por el Archivo General de la Nación que establecen la responsabilidad de los servidores públicos en “la organización, conservación, uso y manejo de los documentos", señala las Siguientes nautas para la adecuada organización de los archivos de gestión y las transferencias documentales primarías:

1. RESPONSABILIDAD.

Es responsabilidad de cada uno de los jefes de las dependencias de la entidad, designar al funcionarlo responsable de la organización, manejo y custodia del Archivo^: de Gestión y de entregarlo al Grupo de Gestión Documental, utilizando para tal efecto la tabla de Retención documental vigente.

2. ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN

Una adecuada administración y organización de los Archivos de Gestión documental, supone clasificar, ordenar, organizar cronológicamente, realizar la respectiva foliación, retirar material abrasivo, alinear y perforar a tamaño oficio, cada uno de los documentos que deban ser entregados para Archivo Central.

Para llevar a cabo ésa entrega, el Grupo de Gestión Documental ha establecido en el subsistema de Gestión de Calidad, la Guía de Transferencias Documentales (GDGIJ02) que describe el paso a paso del procedimiento que se. debe seguir, para su respectiva aplicación.

3. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS.

La transferencia primaría es la remisión de los documentos y expedientes que están en custodia de cada una de las Dependencias (Archivo de Gestión) al Archivo Central administrado por el Grupo de Gestión Documental de la Entidad.

Para hacer electiva la transferencia, se ha diseñado el cronograma adjunto) que determina los tiempos de las fases de alistamiento y entrega de la documentación.

Para este proceso se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Los documentos/expedientes a transferir deben haber cumplido corno mínimo el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental en adelante TRD versión 1, 2 o 3), una vez haya finalizado su trámite administrativo.

- La totalidad de los documentos debe estar relacionada en la respectiva TRD versión 2 o 3 aprobada para cada período que se pretenda trasferir.

4. TRASLADOS DOCUMENTALES

Los traslados documentales corresponder, a los documentos y expedientes que están en custodia en el archivo de Gestión de las Dependencias y que por falta de espació en los archivadores asignados necesitan ser enviados a las bodegas de Archivo de la Entidad.

El traslado a la bodega de archivo de la entidad, aplica para los siguientes casos:

- Los documentos y/o expedientes que no han terminado de cumplir con el tiempo de retención en el Archivo de Gestión establecido en las TRD versión 1, 2 o 3 aprobadas para cada periodo, que estén finalizados, y que, según previa revisión del Grupo de Gestión Documental con la dependencia solicitante, contribuyan a liberar espacio en la sede central de la Entidad.

- Los documentos y/o expedientes de las Dependencias que se crearon a partir del Decreto 2462 de 2013 cuyas TRD se encuentran actualmente en proceso de ajustes y convalidación por el Archivo General de la Nación, y que, según previa revisión del Grupo de Gestión Documental con la dependencia solicitante, contribuyan a liberal espacio en la sede central de la Entidad.

- Las Dependencias qué tienen a su cargó documentos y/o expedientes en sus Archivos de Gestión que corresponden a periodos posteriores a la entrada en vigencia del Decreto 2462 de 2013, debido a que actualmente estás TRD están en proceso de revisión, ajustes y pendiente la con validación por parte del Archivo General de la Nación, para la respectiva implementación.

Para todos los casos anteriores:

- Los documentos y/o expedientes que sean objeto de traslado continúan siendo del Archivo de Gestión de las dependencias. Por tanto, la administración, organización y custodia de los mismos es responsabilidad de cada una de las dependencias de origen.

- Una vez cumplido el tiempo de retención definido en la TRD se deberá formalizar la transferencia documental primaria de acuerdo con el periodo al que corresponda, y en este momento la administración y custodia de los documentos será realizada por el Grupo de Gestión Documental.

Para hacer efectivo e: traslado de documentos y/o expedientes a las bodegas de archivo, se ha diseñado el cronograma (adjunto) qué determina les tiempos dé las fases de alistamiento y entrega dé la documentación.

Para los procesos de transferencias primarias o traslados documentales se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones generales:

- La relación de los documentos a transferir o a trasladar debe ser consignada en el formato Único de Inventarlo Documental - FUID (GDFT11), el cual debe ser entregado, en formato físico y electrónico, y se debe realizar una comunicación interna, formalizando la transferencia o traslado al Grupo de Gestión Documental.

- Se deben reemplazar las carpetas deterioradas, (rasgadas o remendadas o tachadas).

- Los documentos y/o expedientes deben ubicarse en cajas de archivo, referencia X200, las cuales sólo podrán pertenecer a una misma dependencia; se recomienda no mezclar expedientes de diferentes oficinas. (No se aceptan AZs, cajas grandes, paquetes, bolsas plásticas o costales)

- La caja y la carpeta se deben marcar con lápiz; sugerimos prescindir de la utilización de marcadores, resaltadores, plumones o cintas adhesivas.

- Las cajas deben ser rotuladas con un nombre que permita determinar fácilmente sil contenido, de é conformidad con lo establecido por las directrices del AGN.

- Se estableció dentro del cronograma un plazo de un mes para que las dependencias realicen las actividades de: control, revisión y ajustes de los documentos a ser transferidos o trasladados.

- Durante la fase de control, el Grupo de Gestión Documental y las Dependencias, trabajarán conjuntamente con el fin de determinar si la documentación está lista para ser transferida o trasladada.

- Cualquier^: Inconsistencia será informada a la jefatura del área para que se realicen los ajustes pertinentes en el tiempo estipulado.

- Se deben respetar las fechas establecidas en el cronograma; no se recibirán documentos para ser transferidos o trasladados fuera de los tiempos señalados en el cronograma.

Por lo anterior, el Grupo de Gestión Documental tiene dispuesto a su equipo de trabajo en caso requerirse apoyó para tal efecto, informar a Lina Isabel Centeno Dávila (lcenteno@supersalud.gov.co) y Dayra Franco: Linares (dfranco@supersalud.gov.co) funcionarías que lideran esta actividad. Las políticas y procedimientos establecidos para las transferencias primarias o traslados documentales, son de obligatorio^: cumplimiento para los funcionarlos do todas las Dependencias de la Entidad.

Cordialmente,

SONIA STELLA ROMERO TORRES

Secretaria General