CIRCULAR 27245 DE 2011
(Julio 6)
<Fuente: Archivo interno de la entidad emisora>
MINISTRIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C., 6 de julio de 2011
| PARA: | Viceministras, Directores, Coordinadores y Jefes de oficina |
| DE: | JEFE DE GABINETE |
| ASUNTO: | Notas de felicitacion por Fiestas Nacionales. |
Retomando el Instructivo CO-IN-01 anexo a esta circular, me permito aclarar que las notas de felicitación por las Fiestas Nacionales se elaborarán por parte de los escritorios de los países correspondientes, con un contenido que, además del protocolario, refuerce la relación bilateral con el respectivo país. Su envío deberá gestionarse de tal manera que el país destinatario reciba la nota de felicitación dentro de la semana correspondiente a la celebración.
Cordialmente,
MAURICIO BAQUERO PARDO
Jefe de Gabinete
| TIPO DE DOCUMENTO: | INSTRUCTIVO | CODIGO: CO-IN-01 |
| NOMBRE: | CORRESPONDENCIA PROTOCOLARIA | VERSION: 2 |
| RESPONSABILIDAD POR APLICACION: | TODOS LOS PROCESOS | Página 1 de 2 |
1. OBJETIVO
Establecer el contenido mínimo y los plazos para la elaboración de correspondencia protocolaria, con el fin de posicionar al ministerio de Relaciones Exteriores.
2. ALCANCE
Este instructivo aplica para la elaboración de los siguientes documentos: Invitaciones al Señor Presidente y la Señora Ministra, Mensajes con ocasión de las Fiestas Nacionales, mensajes de condolencias, y Notas de agradecimiento por visitas oficiales.
4. <sic> DEFINICIONES
CONDOLENCIAS: Mensaje suscrito por el Señor Presidente y/o la Señora Ministra para expresar solidaridad a un gobierno extranjero por el fallecimiento de un dignatario o por una tragedia o desastre natural.
EXCUSAS: Correspondencia diplomática suscrita en nombre del Señor Presidente y/o la Señora Ministra para excusar su asistencia a un acto oficial de un país extranjero.
FIESTAS NACIONALES: Correspondencia diplomática dirigida a un país para transmitir un mensaje de felicitación al Gobierno y el pueblo de ese país con ocasión de su Fiesta Nacional.
INVITACIONES: Correspondencia diplomática (nota verbal o nota diplomática) mediante la cual un gobierno extranjero extiende una invitación al Señor Presidente y/o a la Señora Ministra para visitar dicho país. Puede tratarse de: visita de estado, visita oficial, visita de trabajo o participación en algún acto oficial.
OTRAS INVITACIONES: Invitaciones extendidas o cursadas al Señor Presidente o la Señora Ministra por parte de Centros Académicos extranjeros o entidades del sector privado, entre otros.
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
No aplica.
8. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO
- Las notas de agradecimiento al regresar de una visita oficial o de Estado, no deberán tardar más de una semana en salir firmadas por la Sra. Ministra o para la Presidencia.
- Las notas, además del contenido protocolario, deberán ser, en lo posible, aprovechadas para reforzar la agenda y la política exterior colombiana.
- Las invitaciones que reciba tanto el Presidente Santos como la señora Ministra para participar en diferentes eventos deberán ser analizadas por la respectiva área y respondidas en un plazo no mayor a una semana.
- Las <sic> borradores de notas que se elaboren para la firma del Presidente seguirán siendo tramitadas a través de la Dirección de Protocolo a la presidencia, previo visto bueno de los respectivos viceministerios y del Despacho.
- Las Direcciones Geográficas elaborarán las notas de felicitación por fiestas nacionales y su envío deberá gestionarse de tal manera que el país destinatario reciba la nota de felicitación dentro de la semana correspondiente a la celebración.
- Recordar formato de las notas para la firma de la Ministra, cuyo nombre completo debe aparecer en mayúsculas, negrilla y en arial 12.
- Los formatos para la elaboración de los documentos de correspondencia protocolaria se encuentran disponibles en el Sistema de Correspondencia.
