CIRCULAR 163 DE 2010
(agosto 30)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.
| PARA: | Embajadores, Jefes de Misión Permanente, Encargados de Negocios, A.I., y Cónsules Generales Centrales |
| ASUNTO: | Soportes Relación Gastos de Representación |
Respetados señores:
Acatando requerimiento de la Contraloría General de la República y para dar cumplimiento al Plan de Mejoramiento suscrito con dicha entidad como consecuencia de las auditorías realizadas al Ministerio de Relaciones Exteriores, comedidamente se solicita que a partir del tercer cuatrimestre de 2010 se adjunte con la relación de Gastos de Representación los soportes correspondientes, esto es, todas las facturas que ocasionaron ¡os gastos, las cuales deben venir debidamente traducidas.
En caso que las facturas originales sean requeridas para la devolución de impuestos, remitir fotocopias explicando en el oficio remisorio con destino a la Dirección Administrativa y Financiera o quien haga sus veces.
Estas cuentas serán revisadas por el Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior y deberán ser enviadas vía e-mail dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del siguiente cuatrimestre a la Coordinación de dicho grupo con copia a la Coordinación para Asuntos Financieros y los documentos físicos de manera separada paralelamente con el envío diplomático de la legalización de los gastos de funcionamiento.
Para efectos de realizar reintegro, tanto de sobrante de los Gastos de Representación así como de devolución de impuestos, se requiere que se efectúe por el medio menos oneroso ya sea a través de cheque o transferencia bancaria.
1. En el evento de escoger cheque, este deberá ser a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores y con plaza Estados Unidos, para el caso de dólares americanos; plaza Europa para el caso de euros, libras esterlinas o francos suizos; o plaza Japón para el caso de yenes japoneses. El cheque se enviará con oficio dirigido a la Pagaduría del Ministerio de Relaciones Exteriores con copia a la Coordinación para Asuntos Financieros y a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior.
Acct Name Citibank Colombia
Currency japanese yen - JPY
SWIFT Code CITIJPJT
Bank Citibank Tokio, JA
En la línea de observaciones o instrucciones deberá escribirse; Beneficiario final Minrelaciones Exteriores Bogotá cuenta 0060622019
Una vez realizada la transferencia deberá informarse vía e-mail a la Pagaduría del Ministerio de Relaciones Exteriores con copia a la Coordinación para Asuntos Financieros y a la Coordinación del Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior.
Cabe señalar que las partidas no se deben legalizar por el momento en el SISE.
Cordialmente,
MARÍA MARGARITA SALAS MEJÍA
Secretaria General
