CIRCULAR 105 DE 2018
(octubre 18)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| PARA: | CANCILLERIA INTERNA |
| DE: | MARGARITA ELIANA MANJARREZ HERRERA |
| ASUNTO: | RESPUESTA A REQUERIMIENTOS DEL CONGRESO DE LA REPÚBLICA. |
Respetados funcionarios:
Con el fin de mejorar la coordinación y articulación en el Ministerio, de las respuestas que desde sus competencias brinda cada área a los requerimientos recibidos del Congreso de la República, agradezco tener en cuenta los siguientes lineamientos:
- Cualquier petición, solicitud de información o concepto, requerimiento, o comunicación, remitida por Representantes a la Cámara y Senadores de la República, tienen un término de respuesta de 5 días hábiles cuando la solicitud es presentada en virtud del artículo 258 de la Ley 5 de 1992, y de 5 días calendario cuando se invoca el artículo 249 de la misma ley. Estos días se cuentan a partir del día siguiente al de recibo de la petición.
- Siempre que se reciba una solicitud de este tipo, se debe proceder con la mayor celeridad a dar respuesta desde el área competente. Cuando la solicitud contenga preguntas que involucren a varias Direcciones, aquella que tenga responsabilidad en el mayor número de ellas, será la encargada de coordinar, compilar y tramitar la respuesta.
- En el caso de considerar que no se puede dar respuesta durante el término legal, debe solicitarse una prórroga antes de que se cumpla dicho término. La solicitud de prórroga será suscrita por la Dirección competente para dar respuesta al requerimiento.
- Cuando sea necesario dar traslado por competencia a otra entidad, dicho trámite debe hacerse dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud y le corresponderá a la Dirección encargada de coordinar la respuesta. En el oficio de traslado se debe citar la norma que lo permite (Artículo 21 de la Ley 1755 de 2015). Igualmente, la remisión por competencia a otra entidad debe ser informada mediante oficio al peticionario y se ha de adjuntar copia del traslado.
- Cuando se trate de proposiciones del Congreso de la República, la respuesta será firmada por el Viceministerio que corresponda según el tema principalde la solicitud. En ese caso, la Dirección responsable debe proyectar la respuesta en el SICOF y remitirla al despacho del firmante con la debida antelación.
- Todas las respuestas o comunicaciones remitidas a miembros del Congreso de la República deben ser copiadas al asesor legislativo del Ministerio de Relaciones Exteriores, Gregorio Marulanda Martínez, al correo gregorio.marulanda@canciHena.gov.co y a Jaime Calderón al correo jaime.calderan@canciHena.gov.co
- El responsable de correspondencia en el despacho del señor Ministro enviará copia, de la respuesta definitiva radicada, a las direcciones y Viceministerios que contribuyeron en su elaboración.
- Todas las citas o reuniones solicitadas por miembros del Congreso de la República ante cualquier área deben ser canalizadas a través del asesor legislativo.
Es muy importante el seguimiento de estas directrices, por lo cual, no sobra recordar, que el incumplimiento de los plazos para responder acarrea sanciones administrativas y disciplinarias por parte del órgano interno de control y de la Procuraduría General de la Nación.
Cordial saludo
MARGARITA ELIANA MANJARREZ HERRERA
Encargada de las Funciones de Secretaría General
