CIRCULAR 101 DE 2022
(diciembre 21)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá,
| PARA: | DIRECTORES COORDINADORES CANCILLERIA INTERNA |
| DE: | JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ Secretario General |
| ASUNTO: | Cronograma Transferencias Documentales Primarias 2023 Respetados funcionarios, reciban un cordial saludo. |
De manera atenta me permito socializar a través de esta Circular el cronograma de transferencias documentales primarias para la vigencia 2023, el cual contiene la fecha límite en la que cada una de las dependencias deberá realizar su transferencia de documentos al Archivo Central. Lo anterior en cumplimiento de la Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, y el Decreto 1080 de 2015 (Titulo II).
Es importante recordar que es responsabilidad de todas las dependencias de la Cancillería transferir al Grupo Interno de Trabajo de Archivo, los documentos que hayan cumplido el tiempo de retención en su archivo de gestión, según lo establecido en las Tablas de Retención Documental.
La organización de los archivos e inventario deben realizarse con la suficiente antelación, de tal manera que queden entregadas las transferencias y firmados los inventarios como fecha máxima la establecida en el cronograma.
Por favor tener en cuenta la Circular No. CDSG-GACAF-18-000128 de 11 diciembre de 2018, “Instrucciones de Preparación para Transferencia Documental Primaria”, en donde se indican las pautas para el alistamiento de los documentos por parte de las dependencias, de conformidad con la reglamentación interna y las normas archivísticas.
El Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará apoyo a las dependencias para que lleven a cabo la transferencia documental primaria. Cualquier inquietud u observación sobre el particular, puede comunicarla a través de la extensión 1990, a través de TEAMS o a los correos electrónicos yuri.garcia@cancilleria.gov.co o hivon.sanabria@cancilleria.gov.co
Finalmente, es importante mencionar que de conformidad con el Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de la Nación, artículo 3, el jefe de cada dependencia es el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del Archivo de Gestión de su dependencia.
Cordialmente,
JOSE ANTONIO SALA ZAR RAMIREZ
Secretario General
Anexos: Cronograma
HIVON MARITZA SANABRIA/ EDUARDO ALEXANDER FRANCO SOLARTE / 0045.0722.0000 - Planes de transferencias documentales primarlas
CRONOGRAMA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PRIMARIAS Vigencia 2023
| ITEM | SIGLAS | DEPENDENCIA | FECHA MÁXIMA DE TRANSFERENCIA |
| 1 | DM | DESPACHO DEL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES | 28/02/2023 |
| 2 | GPCCD | Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación corporativa | 31/08/2023 |
| 3 | GCIG | Grupo Interno de Trabajo de Control Interno de Gestión | 31/08/2023 |
| 4 | GACIJ | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos ante la Corte Interamericana de Justicia | 29/09/2023 |
| 5 | GIRD | Grupo Interno de Trabajo de Investigaciones y Revisión de Documentos | 31/07/2023 |
| 6 | DIP | Dirección del Protocolo | 31/08/2023 |
| 7 | GPI | Grupo Interno de Trabajo de Privilegios e Inmunidades | 30/06/2023 |
| 8 | GCD | Grupo Interno de Trabajo de Ceremonial Diplomático | 31/08/2023 |
| 9 | DI AJI | Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales | 28/04/2023 |
| 10 | GNC | Grupo Interno de Trabajo de Nacionalidad | 31/07/2023 |
| 11 | GCN | Grupo Interno de trabajo de Consultivo | 30/06/2023 |
| 12 | GTAJI | Grupo Interno de trabajo de Tratados | 30/06/2023 |
| 13 | DIAD | Dirección de la Academia Diplomática | 29/09/2023 |
| 14 | GSCSE | Grupo Interno de Trabajo de Selección y Capacitación para el Servicio Exterior | 29/09/2023 |
| 15 | GFD | Grupo Interno de Trabajo de Formación Diplomática | 29/09/2023 |
| 16 | GCA | Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Académica | 31/10/2023 |
| 17 | DDIF | Dirección para el Desarrollo y la Integración Fronteriza | 30/11/2023 |
| 18 | GPFP | Grupo Interno de Trabajo de Desarrollo Plan Fronteras para la Prosperidad | 15/12/2023 |
| 19 | GIF | Grupo Interno de Trabajo de Integración Fronteriza | 31/10/2023 |
| 20 | DIGIT | Dirección de Gestión de Información y Tecnología | 31/07/2023 |
| 21 | GSI | Grupo Interno de Trabajo de Sistemas de Información | 31/07/2023 |
| 22 | GST | Grupo Interno de Trabajo de Servicios Tecnológicos | 31/07/2023 |
| 23 | GGTI | Grupo Interno de Trabajo de Gobierno de TI | 31/07/2023 |
| 24 | OAPDO | Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional | 31/08/2023 |
| 25 | GGDI | Grupo Interno de Trabajo de Gestión y Desempeño Institucional | 31/08/2023 |
| 26 | GE PC | Grupo Interno de Trabajo de Estrategia Proyectos y Participación Ciudadana | 31/08/2023 |
| 27 | DVRE | DESPACHO DEL VICEMINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES | 28/02/2023 |
| 28 | GCRA | Grupo Interno de Trabajo de Caribe | 31/05/2023 |
| 29 | GEUMC | Grupo Interno de Trabajo de Estados Unidos Mexicanos y Centro América | 31/05/2023 |
| 30 | GASA | Grupo Interno de Trabajo de América del Sur | 31/05/2023 |
| 31 | GEUCA | Grupo Interno de Trabajo de Estados Unidos y Canadá | 31/05/2023 |
| 32 | GGB | Grupo Interno de Trabajo de Gabinetes Binacionales | 31/05/2023 |
| 33 | GAV | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos con Venezuela | 31/05/2023 |
| 34 | GEOAU | Grupo Interno de Trabajo de Europa Occidental y Asuntos de la Unión Europea | 31/05/2023 |
| 35 | GECOE | Grupo Interno de Trabajo de Europa Central, Oriental y Eurasia | 31/05/2023 |
| 36 | GAP | Grupo Interno de Trabajo de Asia Pacífico | 31/07/2023 |
| 37 | GAMO | Grupo Interno de Trabajo de África Medio Oriente | 31/10/2023 |
| 38 | DIS | Dirección de soberanía Territorial | 30/11/2023 |
| 39 | GFTC | Grupo Interno de Trabajo de Fronteras Terrestres y Cartografía | 30/11/2023 |
| 40 | GAMA | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Marítimos y Aéreos | 30/11/2023 |
| 41 | GSDRF | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos de Seguridad, Defensa y Regionales Fronterizos | 30/11/2023 |
| 42 | GDCR | Grupo Interno de Trabajo de Determinación de la Condición de Refugiado | 28/04/2023 |
| 43 | DAPM | Dirección de Asuntos Políticos Multilaterales | 31/08/2023 |
| 44 | GAIOM | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Institucionales ante Organismos Multilaterales | 29/09/2023 |
| ITEM | SIGLAS | DEPENDENCIA | FECHA MÁXIMA DE TRANSFERENCIA |
| 45 | GDNP | Grupo Interno de Trabajo de Desarme y No Proliferación | 29/09/2023 |
| 46 | GPD | Grupo Interno de Trabajo de Prevención del Delito | 29/09/2023 |
| 47 | GLCD | Grupo Interno de Trabajo de Lucha contra Las Drogas | 29/09/2023 |
| 48 | GAE | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Económicos | 15/12/2023 |
| 49 | GAS | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Sociales | 15/12/2023 |
| 50 | GAA | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Ambientales | 15/12/2023 |
| 51 | GAIID | Grupo Interno de Trabajo de Atención a Instancias Internacionales de Derechos Humanos y DIH | 30/06/2023 |
| 52 | GAPDH | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos de Protección sobre Derechos Humanos | 29/09/2023 |
| 53 | GSORO | Grupo Interno de Trabajo de Seguimiento a las Órdenes y Recomendaciones de los Órganos Internacionales en materia de DDHH | 28/04/2023 |
| 54 | DICI | Dirección de Cooperación Internacional | 31/10/2023 |
| 55 | GCM | Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Multilateral y Programas Especiales | 31/10/2023 |
| 56 | GCBAO | Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Bilateral y Asistencia Oficial Para el Desarrollo | 31/10/2023 |
| 57 | GCSST | Grupo Interno de Trabajo de Cooperación Sur - Sur y Triangular | 31/10/2023 |
| 58 | DIAC | Dirección de Asuntos Culturales | 28/02/2023 |
| 59 | GPCCE | Grupo Interno de Trabajo de Programas y Convenios de Cultura, Educación y Deporte | 28/04/2023 |
| 60 | GICED | Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Intercambios | 28/02/2023 |
| 61 | GACDC | Grupo Interno de Trabajo de Acción Cultural | 31/03/2023 |
| 62 | UNESCO | Grupo Interno de Trabajo de la UNESCO | 31/03/2023 |
| 63 | GMCR | Grupo Interno de Trabajo de Mecanismos de Concertación Regionales | 31/10/2023 |
| 64 | GMIR | Grupo Interno de Trabajo de Mecanismos de Integración Regionales | 31/10/2023 |
| 65 | DSG | DESPACHO DEL SECRETARIO GENERAL | 28/02/2023 |
| 66 | DITH | Dirección de Talento Humano | 28/02/2023 |
| 67 | GAPT | Grupo Interno de Trabajo de Administración de Personal | 28/02/2023 |
| 68 | GCDA | Grupo Interno de Trabajo de Carreras Diplomática y Administrativa | 31/03/2023 |
| 69 | GBDPC | Grupo Interno de Trabajo de Bienestar Desarrollo de Personal y Capacitación | 31/03/2023 |
| 70 | GNM | Grupo Interno de Trabajo de Nomina | 31/03/2023 |
| 71 | GPS | Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Sociales | 31/03/2023 |
| 72 | GAPTH | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Pensiónales | 31/03/2023 |
| 73 | GTV | Grupo Interno de Trabajo de Tiquetes y Viáticos | 31/07/2023 |
| 74 | DIAF | Dirección Administrativa y Financiera | 28/04/2023 |
| 75 | GFFR | Grupo Interno de Trabajo Financiero del Fondo Rotatorio | 31/10/2023 |
| 76 | GSE | Grupo Interno de Trabajo de Servicios al Exterior | 31/03/2023 |
| 77 | GFN | Grupo Interno de Trabajo Financiero | 28/04/2023 |
| 78 | GAM | Grupo Interno de Trabajo de Almacén | 31/08/2023 |
| 79 | GACAF | Grupo Interno de Trabajo de Archivo | 31/08/2023 |
| 80 | GSA | Grupo Interno de Trabajo Servicios Administrativos | 30/06/2023 |
| 81 | GMN | Grupo Interno de Trabajo de Mantenimiento | 30/06/2023 |
| 82 | GCR | Grupo Interno de Trabajo de Correspondencia | 30/11/2023 |
| 83 | GTAAF | Grupo Interno de Trabajo de Transportes | 30/06/2023 |
| 84 | GLC | Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos | 29/09/2023 |
| 85 | DIMCS | Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano | 28/04/2023 |
| 86 | GACCJ | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Consulares | 28/02/2023 |
| 87 | GAMG | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Migratorios | 31/05/2023 |
| 88 | GAJR | Grupo Interno de Trabajo de Apoyo Jurídico | 31/07/2023 |
| 89 | 7 GAICE | Grupo Interno de Trabajo de Asistencia a Connacionales en el Exterior | 30/11/2023 |
| 90 | GCNU | Grupo Interno Trabajo de Colombia Nos Une | 31/05/2023 |
| 91 | GPSN | Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes sede Norte | 31/07/2023 |
| ITEM | SIGLAS | DEPENDENCIA | FECHA MÁXIMA DE TRANSFERENCIA |
| 92 | GPSC | Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes sede Centro | 31/07/2023 |
| 93 | GPC | Grupo Interno de Trabajo de Pasaportes Calle 53 | 30/06/2023 |
| 94 | GVI | Grupo Interno de Trabajo de Visas e Inmigración | 30/06/2023 |
| 95 | GAOL | Grupo Interno de Trabajo de Apostilla y Legalizaciones | 30/06/2023 |
| 96 | GECAI | Grupo Interno de Trabajo de Estadísticas Consulares y Análisis de Información | 30/06/2023 |
| 97 | GCIAC | Grupo Interno de Trabajo de Centro Integral de Atención al Ciudadano | 30/06/2023 |
| 98 | OAJI | Oficina Asesora Jurídica Interna | 31/03/2023 |
| 99 | GALJI | Grupo Interno de Trabajo de Asuntos Legales | 31/03/2023 |
| 100 | GCRN | Grupo Interno de Trabajo de Conceptos y Regulación Normativa | 31/03/2023 |
| 101 | OCDI | Oficina de Control Disciplinario Interno | 29/09/2023 |
