CIRCULAR 101 DE 2014
(Noviembre 19)
<Fuente: Archivo Ministerio de Relaciones Exteriores>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| Para: | PdistribuirA |
| De: | María Victoria Salcedo Bolívar |
| Asunto: | Cierre Vigencia Fiscal 2014 |
Con el ánimo de atender las actividades para realizar el cierre de vigencia financiera y contable en forma oportuna y sin ningún traumatismo, me permito informar las fechas límites para el desarrollo de diferentes procesos administrativos y financieros, así:
| No. | PROCESO | FECHA LIMITE |
| 1 | Recepción en Almacén de pedidos referentes al suministro de bienes de consumo y devolutivos, Pedidos recibidos después de esta fecha serán atendidos a partir del 8 de enero del 2015 | Diciembre 18 / 2014 |
| Expedición de Certificaciones de Bienes, Servicios y Obra publica | Diciembre 18 / 2014 | |
| 3 | Recepción de solicitudes para Expedición de Codificados de disponibilidad presupuestal | Diciembre 19 / 2014 |
| 4 | Registro Presupuestal o compromisos presupuestales definitivos en SLIP II de actos administrativos (contratos, convenios, decretos, resoluciones de asignación de partidas al exterior y viáticos | Diciembre 26 / 2014 |
| 5 | Requerimiento de recursos para ser atendidos por Cajas Menores | Diciembre 18 / 2014 |
| 6 | Legalización definitiva de Cajas Menores | Diciembre 19 / 2014 |
| 7 | Pagos de las obligaciones de ia vigencia 2014 tramitadas por la Coordinación de Cuentas por Pagar y sujetos a disponibilidad del PAC | Diciembre 26 / 2014 |
| 8 | Recepción de documentos con todos los requisitos exigidos para el trámite de pagos y ejecución del PAC de diciembre de 2014 | Diciembre 19 / 2014 |
| 9 | Negociación de moneda extranjera por parte de la Tesorería de Coordinación Financiera y de Servicio Exterior para atender pagos de: Viáticos, Menaje, Pasajes, Comisiones y Giros al Exterior | Diciembre 19 / 2014 |
PROCEDIMIENTOS VARIOS.
1. Legalización definitiva de Cajas Menores.
El Responsable de la Caja Menor debe realizar el reintegro del saldo que arroja la cuenta corriente asignada a su caja a "Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019"
Se debe consignar de manera separada el valor de las retenciones efectuadas durante el mes de diciembre en la cuenta corriente "Fondos Comunes CITIBANK No. 0006073019"
Presentar ante la Tesorería del Grupo Financiero y de Servicio Exterior, copia de la consignación para que le expidan el comprobante de ingreso.
Presentar ante la Coordinación de Cuenta por Pagar, la comunicación de la legalización, acompañada de los recibos de caja menor, el comprobante de ingreso, copia de la consignación a Fondos Comunes y cuadro resumen.
2. Liberación de saldos no ejecutados.
En caso de contratos o actos administrativos que presenten saldos no ejecutados, se debe anexar a más tardar el día 17 de diciembre de 2014, Certificado expedido por el interventor o el Acta de Liquidación del Acto Administrativo, donde se indique el monto del saldo a liberar.
Agradezco su compromiso con las fechas programadas, para de esta manera disponer del tiempo suficiente a fin de dar cumplimiento a los procesos del cierre financiero en la vigencia 2014
Cordialmente,
MARÍA VICTORIA SALCEDO BOLÍVAR
Directora Talento Humano encargada de las funciones de
Secretaria General
Anexos: SIN ANEXOS Copia:
MARTHA INES MEJIA CAMPO/ ARAMINTA BELTRAN URREGO / 0290.0590.0000 - Instrucciones - instrucciones administrativas
