Circular 73 de 2022 MRE

CIRCULAR  73 DE 2022

(octubre 26)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

Estimados funcionarios:

Como es de su conocimiento, el pasado 21 de septiembre se comunicó a todos ustedes, mediante la circular No. C-DSG-22-000064, la Directiva Presidencial No. 08 del 17 de septiembre de 2022, con las directrices de austeridad del actual gobierno, incluyendo lo relativo a las comisiones y viáticos.

Sobre este particular, esta Secretaría General ha venido observando un elevado número de solicitudes de comisión que se presentan con muy poca antelación a la fecha de los eventos, y en muchos casos sin existir una necesidad imperiosa para la entidad que responda a criterios de eficiencia, eficacia, efectividad y que represente una trascendencia importante para los fines del Estado, en contravención del Procedimiento GH-PT-121, y el cual establece una anticipación mínima, antes de la fecha prevista de viaje, para la presentación de dichas solicitudes de cinco (5) días para el caso de las comisiones nacionales y de quince (15) días para el caso de las comisiones al exterior y en el exterior, concurrencias y circunscripciones.

Por lo anterior, y ante la afectación presupuestal que está ocasionando el reiterado incumplimiento al mencionado procedimiento, así como a las directrices de austeridad del actual gobierno señaladas en la Directiva Presidencial No. 08 del 17 de septiembre de 2022, todas las comisiones nacionales o al exterior y en el exterior, concurrencias y/o circunscripciones, ya sea de funcionarios o contratistas tendrán que contar con el visto bueno de esta Secretaría General a fin de verificar el cumplimiento de los anteriores plazos y criterios, los cuales de no cumplirse serán rechazadas.

Así mismo me permito recordarles dar estricto cumplimiento al procedimiento interno de la Cancillería -Tramite de Comisiones de servicio código GH-PT-121, previsto en la Resolución No 3010 de 2013 y en Decreto 1083 de 2015 y demás normas contempladas en la base legal del procedimiento en mención.

En este contexto:

Quienes intervengan en la aprobación de la comisión de servicios, garantizarán los lineamientos establecidos en la Directiva Presidencial No 08 de 2022 y Directrices de Austeridad.

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Toda comisión de servicios deberá obedecer a una necesidad imperiosa para la entidad y responder a criterios de eficiencia, eficacia, efectividad y que represente una trascendencia importante para los fines del Estado.

En la solicitud de comisión deberá estar plenamente justificado la necesidad de cada viaje, así mismo, se debe indicar las actividades puntuales de cada comisionado. Dicha información deberá quedar debidamente soportada en el formato de solicitud de comisión de servicio, el cual deberá ser radicado en la Coordinación del GIT de viáticos y tiquetes en los plazos anteriormente citados.

Las comisiones de servicio deberán ser planeadas con antelación, no se tramitarán ni se recibirán comisiones de servicio fuera del horario estrictamente laboral (8:00 a.m. a 5:00 p.m.).

Siguiendo los lineamientos de austeridad del gasto, una vez enviada la opción de vuelo por parte del GIT Tiquetes y Viáticos, si el comisionado no ha dado respuesta en el transcurso de una (1) hora, se expedirá el tiquete, teniendo en cuenta la fecha y hora de inicio y finalización de la agenda de trabajo relacionada en el formato de solicitud de comisión. Lo anterior por cuanto que la reserva del vuelo no puede ser garantizada más allá de ese tiempo.

Los tiquetes de las comisiones de servicios quedarán sujetos a las reservas con la aerolínea que resulte más económica y no estará permitido su escogencia por el comisionado.

- Si el comisionado no hace uso del tiquete suministrado deberá informar a la Coordinación de Tiquetes y Viáticos, antes del inicio del vuelo, con el fin de tramitar el reembolso a través de la agencia de viajes.

- Se reconocerá transporte terrestre y/o marítimo, a los funcionarios o contratistas que deben desplazarse al municipio, ciudades capitales o entre municipios en donde no sea posible el transporte aéreo o en las circunstancias en las que el traslado terrestre y/o marítimo sea costo- eficiente y permita el desarrollo de la agenda de trabajo de forma eficiente y eficaz.

- El funcionario y/o contratista al que se le conceda una comisión nacional o internacional deberá legalizar ante la Coordinación de Tiquetes y Viáticos dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la fecha de terminación, la inoportunidad de la legalización podría constituir un incumplimiento de los deberes y por tanto una infracción disciplinaria.

Cabe señalar, que la aplicación y seguimiento adecuado a la implementación de estas medidas, es responsabilidad de los Directivos y Jefes de Misiones Diplomáticas y Consulares.

Atentamente,

JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ

Secretario General