Circular 68 de 2016 MR

CIRCULAR 68 DE 2016

(noviembre 9)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, D.C.,

De la manera más atenta y para tener en cuenta, a continuación, relaciono los procedimientos obligatorios de carácter financiero y contable, que se deben llevar a cabo en cada una de las misiones y oficinas consulares de Colombia en el Exterior, con motivo del cierre de la vigencia fiscal de 2016.

1. GIROS

Solo serán atendidas las solicitudes recibidas con la documentación completa para asignación de recursos para el exterior hasta el 16 de diciembre de 2016

2. DISPOSICIONES VARIAS

Todas las Misiones Diplomáticas y Oficinas Consulares a 31 de diciembre de 2016, deben:

- Tener incorporados en el SISE, todos los movimientos financieros (facturas de legalización de gastos, reintegros y movimientos bancarios a que haya lugar

- Haber efectuado las conciliaciones bancarias hasta el mes de noviembre de 2016. La conciliación bancaria del mes de diciembre de 2016, se debe efectuar a más tardar el 9 de enero de 2017.

- Haber efectuado en el SISE la legalización de los gastos de representación del último cuatrimestre.

- Verificar que se hayan pagado todas las facturas por bienes y servicios y cubierto todos los compromisos adquiridos a 31 de diciembre de 2016, por cuanto no se pueden atender compromisos adquiridos en el año 2016 con el presupuesto de la vigencia 2017, ya que se incurre en incumplimientos del estatuto Orgánico del Presupuesto y serian objeto de sanciones disciplinarias.

Nota: Se exceptúa de lo anterior el pago de facturas de servicios públicos y comunicaciones y transportes correspondientes al último trimestre del año 2016

Es importante, con el fin de evitar inconvenientes con los entes de control, que antes del cierre verifiquen que todas las relaciones de gastos estén clasificadas en el concepto correspondiente, puesto que una vez cerrado el mes de diciembre, el sistema no permitirá hacer reclasificaciones de relaciones de gastos de meses anteriores, por lo tanto, en caso de clasificaciones erróneas, la única opción será el reintegro de los dineros.

3. REGISTRO DE INFORMACIÓN EN EL SISE

- Antes de efectuar el cierre del mes de diciembre de 2016 en el SISE, deben verificar que se haya efectuado el pago de todas las relaciones de gastos en el menú "Consultas y Reportes” en la opción "Rel, de gastos por pagar”.

- Todas las observaciones efectuadas en el SISE por el Grupo de Trabajo de Servicios al Exterior deben quedar resueltas a 31 de diciembre de 2016.

- Confrontar que el libro de bancos en moneda de giro, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta en moneda de giro.

- Que el saldo de libro de bancos en moneda local, sea igual al saldo total del reporte de tasas de cambio de la cuenta moneda local.

Una vez efectuadas las anteriores confrontaciones, los saldos en cada rubro presupuestal del Informe General Consolidado tanto en la moneda de giro (dólares americanos o euros) como en moneda local debe resultar el saldo de los sobrantes que deben ser reintegrados al Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Si se generan ajustes por diferencial cambiario, estos pueden ser registrados en el - MENU DE GASTOS - SUBMENU - AJUSTE POR DIFERENCIAL CAMBIARIO, en cada uno de los conceptos en que se hayan generado.

4. DEVOLUCIONES POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Los dineros sobrantes y no comprometidos y que resulten en el Informe General de Cuentas Consolidado del Sistema SISE, se deben transferir, sin importar la cuantía a las cuentas bancarias que para tal fin tiene el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, a más tardar el día 31 de diciembre de 2016.

Las devoluciones de dineros no comprometidos se deben hacer únicamente a través de transferencia de fondos a nombre del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores, teniendo en cuenta la moneda de giro en una de las cuentas que se relacionan a continuación:

Cuando se realice el reintegro, se debe diligenciar de manera obligatoria el siguiente cuadro con la información allí solicitada (todos los campos son obligatorios) y copia de la transferencia bancaria, de manera inmediata a la Dirección Administrativa y Financiera por escrito, o vía correo electrónico a las siguientes direcciones: adriana.guzman@cancilleria.gov.co y edwin.pineda@cancilleria.gov.co

FONDO ROTATORIO DEL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

REINTEGROS VIGENCIA 2015

NOMBRE DE MISION U OFICINA CONSULAR

Los montos a devolver se deben registrar en el SISE, en el MENU - BANCOS - SUBMENU - TRANSACCIONES BANCARIAS, realizando el movimiento de egreso como reintegro a Cancillería, señalando el valor de la comisión bancaria correspondiente al reintegro, en el campo establecido para tal efecto. Después de realizar esta operación, se debe verificar que el saldo en los Informes General de Cuentas Consolidado y Detallado sea CERO (0).

Finalmente proceder al cierre del mes de diciembre de 2016, y firmar digitalmente el informe de rendición de cuentas tanto en moneda de giro como en moneda local y el reporte de conciliación bancaria tanto en moneda de giro como en moneda local, a más tardar el día 9 de enero de 2016.

Para el respectivo registro contable y de tesorería, cuando se realice la transferencia de fondos, se debe enviar adicionalmente la información del valor reintegrado, la vigencia a la que corresponde y la fecha de la transferencia de fondos, vía correo electrónico a las siguientes direcciones de correo electrónico: ¡ohany.mesa@cancilleria.gov.co y edwin.pineda@cancilleria.gov.co

5. DEVOLUCIONES POR CONCEPTO DE GIROS EFECTUADOS POR EL MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Si se generan devoluciones por conceptos de salarios, honorarios, personal de apoyo, personal local y/o gastos de representación, éstas deben ser reintegradas dentro de los cinco (5) primeros días del mes de enero de 2017.

El respectivo reintegro debe efectuarse mediante transferencia de fondos a nombre del Ministerio de Relaciones Exteriores, en la moneda de giro y, según esta, se hará en una de las cuentas relacionadas a continuación:  

En todos los casos, en la línea de observaciones deberán escribir: BENEFICIARIO FINAL MINRELACIONES EXTERIORES BOGOTÁ, CUENTA 0060622019.

Una vez realizada la transferencia de fondos, deberá informarse vía correo electrónico a la Coordinación Financiera del Ministerio de Relaciones exteriores, detallando el concepto y el monto por cada rubro presupuestal, a las siguientes direcciones: angela.acosta@cancilleria.gov.coy ¡ohn.cardozo@cancilleria.gov.co

6. INVENTARIOS

Teniendo en cuenta que es necesario incorporar las cifras reales de los bienes muebles a los Estados Financieros del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, los inventarios de bienes muebles deben ser actualizados anualmente, cada Misión Diplomática u Oficina Consular debe efectuar el informe con base a los parámetros estipulados en la Resolución 0213F del 23 de febrero de 2013 y la Circular C-DSG-GAM-15-000047 del 17 de julio de 2015, la cual determina que se deben elaborar el inventario de bienes muebles de cada una de las oficinas y residencias, conforme con lo establecido en el aplicativo SIGUEME que será enviado a la Dirección Administrativa y Financiera con fecha límite del 25 de noviembre del año en curso”.

Es pertinente anotar que el cumplimiento de los plazos indicados en la presente circular es imperativo, puesto que la información debe ser incluida en la contabilidad del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores al cierre de la vigencia fiscal 2016. Lo anterior para dar cumplimiento a lo establecido por la Contaduría General de la Nación, la Contraloría General de la Republica y el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

El no cumplimiento de las fechas y parámetros aquí establecidos, serán causal de sanciones e investigaciones disciplinarias.

Cordialmente,

ARAMINTA DEL ROSARIO BELTRAN URREGO

Secretaria General Encargada