CIRCULAR 62 DE 2019
(junio 17)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
PARA: JEFES MISIONES EN EL EXTERIOR
CANCILLERIA INTERNA
DIRECTORES
COORDINADORES
DE: CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA
ASUNTO: Inventario Documental Archivos de Gestión
En cumplimiento de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos y al Acuerdo 042 de 2002, se requiere que los archivos de gestión de cada una de las dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, estén organizados e inventariados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental - TRD. Para tal efecto, se debe descargar del Sistema Maestro y diligenciar el Formato Único de Inventario Documental GD-FO-08, incluyendo todas las carpetas que conforman el archivo de gestión sin importar su soporte. Durante la semana del 2 al 5de julio se enviará a través de correo electrónico, a los jefes responsables de las dependencias, el enlace para cargar el archivo Excel. El plazo máximo para realizar esta actividad será el 30 de agosto de 2019.
Los archivos que se carguen deben estar actualizados a la fecha. Este inventario debe actualizarse permanente, cada vez que se crean carpetas nuevas y cuando finaliza la transferencia documental primaria. Se recomienda que se utilice el sitio como única fuente de información y administración del inventario, con el fin de pueda ser utilizado en el momento que se requiera hacer entrega de los archivos por alternación, traslado o renuncia del responsable del archivo de gestión.
Es de recordar que el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, establece que el jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia.
Finalmente, es importante señalar que el Grupo Interno de Trabajo de Archivo estará atento a prestar el apoyo que se requiera en el cumplimiento de esta directriz. Pueden comunicarse a las extensiones 2004, 2006, 2007, 2010 y 2012.
CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA
SECRETARIO GENERAL
