CIRCULAR 58 DE 2021
(mayo 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | CANCILLERIA INTERNA |
| DE: | CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA |
| ASUNTO: | Levantamiento de Inventario bienes muebles planta interna 2021 |
Respetados funcionarios:
De acuerdo con los artículos 209 y 269 de la Constitución Política Colombiana, la Ley 1952 del 28 de enero de 2019 Código General Disciplinario, y en cumplimiento a las resoluciones 3102 de 2019 Manual de Políticas Contables, 9709 de 2017 Grupos Internos de Trabajo y 3940 del 28 de diciembre de 2020, con la cual se actualiza el Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos para el manejo e Bienes Muebles e Inmuebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se informa a los funcionarios y contratistas el levantamiento del inventario de bienes muebles de la vigencia 2021, labor para la cual se requiere de su apoyo con el fin de no generar atrasos en sus labores diarias, actividad que se desarrollara a partir del 1 de junio y culminando el día 3 de diciembre de la presente vigencia.
Adicionalmente y de acuerdo a lo citado en la Resolución 687F de 2010,..."Articulo 1.- RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES: Los funcionarios de planta del servicio nacional y del servicio exterior, en el momento de iniciar sus labores, deben responsabilizarse fiscalmente por los elementos y recursos que reciben para el ejercicio de sus funciones” su responsabilidad administrativa y fiscal se limitara a aquellos bienes que bajo cualquier título hayan sido recibidos para el desempeño de las mismas.”.
Por lo anterior y en aras de dar cumplimiento a la normativa vigente, con el fin de mantener actualizado el sistema contable orientado a ofrecer información real y fidedigna a los órganos de control, directivos y usuarios de esta sobre la ubicación, estado y responsable de los activos es procedente realizar el levantamiento de inventario de acuerdo con los siguientes lineamientos:
1. El GAM-Almacén enviara al correo electrónico el inventario de cada funcionario o contratista responsable directo de los bienes a su cargo para su conocimiento y posterior verificación.
2. El funcionario o contratista responsable directo de los bienes que tiene a cargo debe estar presente al momento del levantamiento de inventario con todas las medidas de bioseguridad.
3. En los casos que el responsable directo de los bienes en uso requiera realizar una actualización del inventario a su cargo o devolver bienes a la bodega, deberá diligenciar el formato GA-FO-04 última versión y descargarlo del sistema maestro y entregarlo personalmente al funcionario del GAM-Almacén.
4. El funcionario o contratista responsable directo de los bienes junto con el funcionario de GAM-Almacén deben verificar que los bienes estén debidamente identificados con el número de inventario.
Al efectuar el levantamiento es posible que surjan tanto bienes sobrantes como faltantes, en el caso de los bienes sobrantes el funcionario de GAM Almacén requerirá al funcionario o contratista acta de donación, formato GA-FO-29 y factura con las características y cantidades en cumplimiento a la resolución 3940 del 28 de diciembre del 2020 y el Formato establecido en el procedimiento GA-PT-01, con el fin de proceder a efectuar el registro contable. Para los elementos faltantes, se requiere presentar las razones por escrito del funcionario responsable de inmediato a la Coordinación del Almacén, para que se adelanten las acciones que sean del caso, en cumplimiento al instructivo GA-IN-02 y procedimiento GA-PT-02, adicional a esto se debe seguir la normativa dela resolución 3940 del 28 de diciembre del 2020, para cualquiera de los dos casos bien sea sobrantes o faltantes.
El informe final de levantamiento de inventario para la vigencia 2021 con el fin de dar cumplimiento a la presentación de los estados financieros de la presente vigencia se realizará acorde al siguiente cronograma:
| ÁREAS DE TRABAJO PARA INVENTARIO 2021 // GRUPO ALMACÉN GENERAL | ||
| FECHA DE INICIO | EDIFICIO | NOMBRE DE UNIDAD ORGÁNICA |
| 1 de junio al 19 de junio de 2021 | Despacho del ministro piso 3 | Grupo Interno de Trabajo Jefatura de Gabinete Piso 3 |
| Plan fronteras piso 4 y 3 | ||
| Dirección del protocolo piso 2 | ||
| Dirección de cooperación internacional 2 piso | ||
| Dirección de asuntos políticos multilaterales piso 2 | ||
| Secretaria general y salón del cristo piso 2 | ||
| Dirección de asía, áfrica y Oceanía piso 1 | ||
| Dirección de Europa | ||
| Oficina de divulgación y prensa piso 1 | ||
| Dirección de cooperación internacional piso 1 | ||
| Entrega de pasaportes diplomáticos piso 1 | ||
| 21 de junio al 25 de junio de 2021 | Edificio casa vieja | Grupo interno de trabajo américa latina y el caribe |
| Direccion de mecanismos de concertación e integración. Región. | ||
| Mecanismos de integración regionales | ||
| Gabinetes binacionales | ||
| Grupo interno de trabajo mecanismos de concertación regional | ||
| Grupo interno de trabajo estados unidos, canadá y cumbre de las américas | ||
| 28 de junio al 9 de julio de 2021 | Edificio casa loma | Dirección de derechos humanos y derecho internacional humanitario |
| Atención a instancias internacionales de D.H.D.I.H | ||
| Asuntos de protección sobre derechos humanos | ||
| Dirección academia diplomática | ||
| Formación académica | ||
| 12 de julio al 3 de agosto de 2021 | Edificio marco fidel Suárez | Dirección administrativa y financiera |
| División de servicios | ||
| Grupo interno de trabajo transporte | ||
| Grupo interno de trabajo comunicaciones | ||
| Grupo interno de trabajo archivo | ||
| Grupo interno de trabajo seguridad | ||
| Grupo interno de trabajo fondo rotatorio | ||
| Grupo interno de trabajo financiero | ||
| Tiquetes y viáticos | ||
| Grupo interno de trabajo almacén. | ||
| Dirección del talento humano | ||
| Grupo interno de trabajo personal de carrera administrativa | ||
| Grupo interno de trabajo nómina y prestaciones | ||
| Coordinación de asuntos pensionales | ||
| Grupo interno de trabajo bienestar y capacitación | ||
| Grupo interno de trabajo administración de personal | ||
| 4 de agosto al 30 de septiembre de 2021 | Edificio Olaya Herrera | Dirección de gestión de información. y tecno. Piso 4 |
| Sistema de la información | ||
| Servicios tecnológicos | ||
| Gobierno Ti | ||
| Gestión de información | ||
| Dirección de asuntos culturales piso 3 | ||
| Programas y convenios de cultura, educación y deporte | ||
| Unesco | ||
| Acción cultural | ||
| Gestión de intercambios | ||
| Oficina asesora jurídica interna piso 3 | ||
| Asuntos legales | ||
| Conceptos y regulación normativa | ||
| Dirección jurídica internacional piso 3 | ||
| Grupo interno de trabajo tratados | ||
| Grupo interno de trabajo nacionalidad | ||
| Grupo interno de trabajo cooperación internacional con Asia, áfrico piso 2 | ||
| Colombia nos une piso 2 | ||
| Grupo interno de trabajo control interno de gestión | ||
| Oficina asesora de planeación piso 2 | ||
| Gestión y desempeño institucional | ||
| Estrategia y participación ciudadana | ||
| Dirección de control disciplinario gestión piso 2 | ||
| Dirección de control disciplinario interno piso1 | ||
| Biblioteca piso 1 | ||
| Archivo piso 1 | ||
| Auditorio piso 1 | ||
| 1 de octubre 22 de octubre de 2021 | Edificio Manuel Restrepo | Grupo interno de trabajo integración fronteriza 5 piso |
| Plan fronteras piso 5 | ||
| Grupo interno de trabajo ceremonial diplomático piso 4 | ||
| Grupo interno de trabajo privilegios e inmunidades piso 4 | ||
| Asuntos de seguridad, defensa y regiones fronterizos piso 3 | ||
| Dirección de soberanía territorial y desarrollo fronterizo piso 2 | ||
| Grupo interno de trabajo asuntos marítimos, aéreos y regionales fronterizos piso 2 | ||
| Grupo interno de trabajo fronteras y cartografía piso 2 | ||
| 25 de octubre al 9 de noviembre de 2021 | Edificio Luis López | Asia pacifico piso 5 |
| África medio oriente piso 5 | ||
| Dirección de asuntos consulares y comunidades colombianas en el exterior piso 4 | ||
| Grupo interno de trabajo asuntos consulares piso 4 | ||
| Grupo interno de trabajo asistencia a connacionales y promoción piso 4 | ||
| Grupo interno de trabajo vinculación de colombianos en el exterior piso 3 | ||
| Grupo interno de trabajo nómina y prestaciones piso 2 | ||
| Grupo interno de trabajo mantenimiento piso 1 | ||
| Contraloría piso 1 | ||
| Cooperativa piso 1 | ||
| Entrega de pasaportes diplomáticos acreditaciones piso 1 | ||
| 10 de noviembre al 19 de noviembre de 2021 | Patio de la palma | Salones de estado piso 2 |
| Sala de video piso |1 | ||
| Protocolo piso 1 | ||
| Asociación diplomática piso 1 | ||
| Fotocopiado 1 | ||
| Dirección de asuntos económicos, sociales y ambientales multilaterales piso 1 | ||
| Grupo interno de trabajo asuntos económicos piso 1 | ||
| Grupo interno de trabajo asuntos sociales piso 1 | ||
| Grupo interno de trabajo asuntos ambientales piso 1 | ||
| Policía diplomática parqueadero | ||
| 22 de noviembre al 3 de diciembre de 2021 | Sede calle 98 | Grupo interno de trabajo pasaportes cl 98 |
| Grupo interno de trabajo legalizaciones y apostilla | ||
| Grupo interno de trabajo control y estadística | ||
| Determinación de la condición de refugiado | ||
| Seguimiento a las órdenes y recomendaciones de los O.I.M.D.H. | ||
| Visas | ||
| Sede calle 53 | Calle 53 archivo y pasaportes | |
| 1 de junio al 3 de diciembre de 2021 | Sede alterna Cartagena | Sede alterna Cartagena |
| Punto fronterizo Maicao | Punto fronterizo Maicao | |
| Punto fronterizo villa del rosario | Punto fronterizo villa del rosario | |
| Punto fronterizo Arauca | Punto fronterizo Arauca | |
| Punto fronterizo puerto Inírida | Punto fronterizo puerto Inírida | |
En atención a las diferentes medidas adoptadas en pro del cuidado por el COVID-19, el levantamiento de inventario se realizará acorde y en concordancia a las medidas restrictivas dictadas por los entes de control tanto internos como externos, en tal sentido se debe segur los lineamientos y recomendaciones estipuladas en las Circulares emanadas de Secretaria General “C-DSG-GBCSST-20-000142 del 13 de Noviembre de 2020 y C-DSG-DITH-21-000011 del 28 de Enero de 2021”, para el trabajo in situ. Ahora bien, si las fechas del cronograma no pueden ser acatadas y se requiere ampliación de tiempos, se solicita remitir memorando dirigido a la Dirección Administrativa y Financiera y copia a la Coordinación del Almacén, con la justificación y soportes a los que allá lugar.
Cualquier inquietud favor contactarse vía electrónica a los correos norma.vargas@cancilleria.gov.co;omar.bornachera@cancilleria.gov.co;
jesus.jimenez@cancilleria.gov.co;
Atentamente,
CARLOS RODRIGUEZ BOCANEGRA
SECRETARIO GENERAL
