CIRCULAR 56 DE 2025
(junio 20)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C., 20 junio del 2025.
| Para: | Planta Interna, Embajadas, Consulados y Misiones en el Exterior |
| De: | Lucy Edrey Acevedo Meneses Secretaria General |
| Asunto: | Directrices implementación nuevo sistema de trámites |
Un atento saludo. Con el fin de modernizar los procesos misionales y administrativos del Ministerio de Relaciones Exteriores y superar las limitaciones tecnológicas que afectan trámites críticos, se está implementando la Fase I del proyecto de actualización del Sistema Integral de Trámites al Ciudadano (SITAC), que comprende los módulos de agendamiento, visas, pasaportes, naturalización. y certificaciones. Para tal fin, se encuentra en ejecución el Contrato Interadministrativo CN 536 de 2024, suscrito con la empresa ALDESARROLLO. En este contexto, la presente circular tiene como objetivo establecer los lineamientos institucionales, definir las áreas responsables y sus obligaciones, e involucrar activamente a los equipos del Ministerio en esta fase de desarrollo, aceptación e implementación de la solución. Así mismo, busca formalizar el modelo de gobernanza del proyecto, que permitirá coordinar eficientemente las acciones entre las partes, asegurar él cumplimiento del cronograma y garantizar la calidad de los entregables. La ejecución del contrato implica no solo la entrega técnica de los desarrollos, sino también actividades estratégicas como gestión del cambio, aseguramiento de la calidad, validación funcional, pruebas técnicas y procesos de apropiación institucional.
1. OBJETIVO GENERAL
Modernizar los tramites del SITAC para mejorar la atención al ciudadano y fortalecer la eficiencia operativa del MRE.
Los entregables del contrato son:
1. Sistema de agendamiento
2. Sistema de visas
3. Sistema de pasaportes
4. Sistema de certificaciones
5. Sistema de naturalización
Los tramites podrán ser consultados a través de la Wallet del MRE o por la sede electrónica de la entidad.
Fases del Proyecto:
El proyecto se esta ejecutando a través de las siguientes fases:
- Revisión y aprobación de requerimientos funcionales y técnicos.
- Desarrollo de soluciones.
- Pruebas y validación funcional
- Capacitación y gestión del cambio.
- Despliegue y salida a producción
- Estabilización y ajustes básicos en la operación.
2. GOBIERNO DEL PROYECTO
El gobierno del proyecto, ya establecido desde el inicio de la ejecución contractual, continúa en esta fase con la incorporación de nuevas áreas funcionales y actores clave. Su objetivo es consolidar la coordinación, seguimiento y toma de decisiones en torno a la fase de aprobación, pruebas, apropiación e implementación de los sistemas.
Este esquema busca asegurar:
1. La articulación efectiva entre contratista y dependencias del Ministerio.
2. El cumplimiento del cronograma y la calidad de los entregables.
3. La apropiación institucional de las nuevas soluciones tecnológicas.
4. La mitigación de riesgos funcionales y técnicos.
5. La sostenibilidad operativa, alineada con el PETI y la estrategia de transformación digital.
Para asegurar el cumplimiento integral del Proyecto CN 536 de 2024, se han conformado equipos de trabajo responsables de liderar, coordinar y ejecutar las acciones necesarias en los niveles estratégico, técnico y operativo. Estos equipos deben articular esfuerzos entre las áreas del Ministerio y el contratista ALDESARROLLO, garantizando una implementación coherente, oportuna y alineada con los objetivos del contrato.
En el Anexo A de la presente circular se describe la estructura de gobierno del proyecto y la estructura de roles y perfiles, con el fin de establecer con precisión las responsabilidades asignadas a cada dependencia y equipo de trabajo, garantizar una articulación efectiva entre las áreas involucradas y asegurar el cumplimiento de los objetivos del Proyecto GN 536 de 2024 durante todas sus fases de ejecución.
3. INSTRUCCIONES GENERALES
Todo el personal involucrado en la implementación de los nuevos tramites, el deberá garantizar la entrega oportuna de la documentación requerida y participar activamente en los espacios de capacitación, pruebas y validación funcional. Se establecerán indicadores de gestión y cumplimiento que permitirán hacer seguimiento al avance del proyecto y adoptar medidas correctivas cuando sea necesario. La implementación de esta iniciativa representa un hito estratégico en el proceso de transformación digital del Ministerio, por lo que agradecemos el compromiso y la colaboración de cada uno para asegurar su éxito.
Cordialmente,
LUCY EDREY ACEVEDO MENESES
Secretaría General
A LA CIRCULAR NO. C-DSG-DIGIT-25-000056 "ROLES Y PERFILES IMPLEMENTACIÓN NUEVO SISTEMA DE TRAMITES MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES ".
En el presente anexo, se presenta la estructura de gobierno del proyecto y la estructura de roles y responsabilidades, para llevar a cabo la implementación de los tramites y servicios objeto del contrato CN 536 del 2024 adelantado con la empresa ALDESARROLLO. A continuación, se describen los lineamientos definidos para el equipo de trabajo:
a) El equipo designado está organizado por frentes de trabajo del proyecto.
b) Cada integrante del equipo tiene un rol asignado cuyas responsabilidades se describen más adelante.
c) Cada responsable a su vez tiene asignada una persona que actúa como apoyo al responsable titular o, en ausencia del responsable titular, bien sea por delegación del responsable o como respaldo (backup), en caso de ausencia de este.
d) Es mandatorio que cada responsable tenga un delegado o backup.
e) Cada responsable tiene definido un conducto regular a quien debe reportarle el seguimiento de las actividades asignadas acorde con sus responsabilidades y cualquier asunto relacionado con la ejecución del proyecto.
f) Cada persona del equipo en apoyo con sus delegados o backup debe tener la dedicación necesaria y suficiente para atender y cumplir con la consecución de los objetivos del proyecto, acorde con la planeación, tiempos y cronogramas establecidos.
ESTRUCTURA DE GOBIERNO DEL PROYECTO:
Para asegurar el cumplimiento integral del Proyecto CN 536 de 2024, se han conformado equipos de trabajo responsables de liderar, coordinar y ejecutar las acciones necesarias en los niveles estratégico, técnico y operativo. Estos equipos deben articular esfuerzos entre las áreas del Ministerio y el contratista ALDESARROLLO, garantizando una implementación coherente, oportuna y alineada con los objetivos del contrato.
1) Comité Directivo del Proyecto: Orientar y supervisar el desarrollo del contrato, haciendo seguimiento al cumplimiento de sus objetivos, hitos y compromisos establecidos. Participa en reuniones periódicas de seguimiento cada quince (15) días, o cuando sea convocado. Apoya la toma de decisiones estratégicas y actúa como instancia para resolver situaciones que puedan afectar el avance del proyecto. Convoca las áreas estratégicas y de responsabilidad del MRE en los casos que sea necesario. Está conformado por los siguientes integrantes:
- Director DIGIT
- Supervisor del Contrato
- Contratistas asignados al apoyo de la supervisión
2) Comité Técnico del Proyecto: Coordinar y acompañar la ejecución operativa y técnica del contrato, garantizando el cumplimiento del cronograma, la calidad de los entregables y la disponibilidad de los recursos tecnológicos del MRE necesarios para garantizar la correcta implementación y operación del sistema. Adicionalmente, realiza seguimiento a los avances técnicos, valida resultados de pruebas y apoya la articulación entre los equipos técnicos del Ministerio y del contratista para asegurar el correcto desarrollo de las soluciones previstas. Está conformado por los siguientes integrantes:
- Director DIGIT
- Supervisor del Contrato
- Contratistas o funcionarios asignados al apoyo de la supervisión técnica
3) Grupo Funcional del Ministerio de Relaciones Exteriores: Entregar documentación funcional, participar en el levantamiento de requerimientos, aprobación de casos de uso, pruebas conjuntas, capacitaciones, entrada en producción (Go-Live) y estabilización del sistema. El grupo funcional estará conformado por el nivel directivo de las áreas objeto de la implementación, coordinadores de estas áreas y funcionarios y/o contratistas designados para apoyarla implementación.
4) Grupo de Trabajo Embajadas y Consulados: Grupo de trabajo conformado por representantes de embajadas, consulados y otras oficinas misionales en el exterior, encargados de apoyarla validación funcional de los desarrollos, participar en pruebas piloto, recibir formación especializada y retroalimentar los procesos desde el entorno real de operación.
5) Equipo de Apoyo a la Gestión del Cambio y capacitación: Este equipo estará conformado por representantes designados por la Dirección de Gestión de Información y Tecnología, en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, Dirección de Talento Humano, Prensa y Comunicación y los gestores del cambio de áreas funcionales comprometidas en la implementación del sistema. Su función principal será apoyar la implementación del plan de gestión del cambio liderado por el contratista, acompañar los procesos de sensibilización, comunicación y socialización del proyecto, y coordinar las actividades de formación dirigidas al personal del Ministerio, garantizando la transferencia de conocimiento y la apropiación efectiva de los nuevos desarrollos.
ESTRUCTURA DE ROLES Y RESPONSABILIDADES
A continuación, se describe la estructura de los roles y responsabilidades de las áreas y equipos involucrados en la ejecución del Proyecto CN 536 de 2024, asegurando la coordinación, seguimiento y cumplimiento de los objetivos del contrato.
| Área responsable | Responsable del Área | Módulo funcional | Líder proceso Asignado | Roll | Tareas asignadas |
Secretaria General | Lucy Edrey Acebedo Meneses | N/A | Edilma Rojas Rojas | GIT Licitaciones y Contratos | Acompaña y da apoyo a la supervisión del contrato para llevar a feliz término la ejecución de este. Debe garantizar el cumplimiento de las normativas vigentes, asegurando la transparencia y eficiencia en cada etapa. |
| Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano | Dr. Frank Alberto Godoy Casadiego | Visas | - Victoria Eugenia Pauwels | GIT - Visas | Revisión flujos, casos de uso, flujos desarrollos, pruebas de productos y recibo a satisfacción. |
| Pasaportes | - Lady Andrea Garzón Piré - Katia Ménica Gallegos | GIT – Pasaportes GIT – Pasaportes | Revisión flujos, casos de uso, flujos desarrollos, pruebas de productos y recibo a satisfacción. | ||
| Agendamiento | - Katia Ménica Gallegos Mejía, Lady Andrea Garzón Piré | Revisión flujos, casos de uso, flujos desarrollos, pruebas de productos y recibo a satisfacción. | |||
| WALLET | - Edgar Alberto Martínez | GIT - CIAC | Aportar insumos para la mejora de experiencia del usuario en la App y los módulos. | ||
| Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales | Jhon Jairo Ca margo Motta | Naturalización | - Carlos Daniel Prieto | GIT – Naturalización, Renuncia y Recuperación de la Nacionalidad | Revisión flujos, casos de uso, flujos desarrollos, pruebas de productos y recibo a satisfacción. |
| Embajadas / Consulados | Todos los tramites | - Embajador /Cónsul | Embajador/ Cónsul | Acompañar el proceso de pruebas y entrada en producción del sistema. | |
| Dirección de Gestión de Información y Tecnología (DIGIT) | Santiago Eastmond Hincapié | Infraestructura de TI | - Margoth Villamil Hernández | GIT - Servicios tecnológicos | Verificar la estabilidad de ambientes de desarrollo, pruebas y producción; asegurar la continuidad operativa de la infraestructura tecnológica involucrada. |
| Sistemas de información | - William Fernando Albarracín B. | GIT – Sistemas de Información | Acompañar el desarrollo técnico de los módulos; hacer seguimiento funcional; validar avances y pruebas en QA y preproducción. | ||
| Oficial de Seguridad de la Información | - Alvaro Enrique Cárdenas Coronado | Oficial de Seguridad de la Información | Garantiza la protección de los datos del proyecto, evaluando riesgos, validando controles, gestionando incidentes y asegurando el cumplimiento del MSPI y normas vigentes en todas las fases del desarrollo e implementación. | ||
| Grupo Interno de Trabajo de Gobierno de TI | Por definir Guillermo Bernal Pedraza | Arquitecto empresarial Arquitecto de software | Asegurar que los lineamientos de la arquitectura institucional se implementen correctamente en el proyecto. Valida y aprueba la arquitectura de software de la solución propuesta. | ||
| Apoyo Supervisión | - M argot Villamil Hernández - Diana Rivera - Ana María Murgas - Guillermo Bernal - Adrián Rincón | Apoyo a la supervisión | Asiste en el seguimiento técnico del proyecto, verificando el cumplimiento de especificaciones, calidad de entregables, cronogramas y actividades pactadas, además de alertar sobre desviaciones o riesgos técnicos que puedan afectar el desarrollo e implementación de los productos contratados. | ||
| - Blanca Liévano - Jairo Cuellar | Apoyo administrativo a la supervisión | Apoya el control administrativo y contractual del proyecto, revisando cronogramas, cumplimiento de hitos, elaboración de informes, gestión documental, actas y demás evidencias que respalden la ejecución conforme a lo establecido en el contrato y la normatividad aplicable. | |||
| Dirección de Talento Humano | Luz Angela Cendales Duran | Capacitación y Apropiación del Cambio | - Laura Estefanía Barragán Pérez | GIT de Bienestar Capacitación y Seguridad y Salud en el Trabajo | Apoya el proceso de apropiación y capacitación al interior del MRE, en coordinación con la empresa ALDESARROLLO. |
| Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional | Nubia López Méndez | Procesos | - Jenny Andrea Hernández | GIT de Gestión y Desempeño Institucional | Gestionar el proceso de gestión del cambio al interior del MRE con la empresa ALDESARROLLO. |
| GIT Prensa y Comunicación Corporativa | María Elena Romero Rocha | Comunicaciones | - Cristian Eduardo Martínez Camacho | GIT de Prensa y Comunicación Corporativa | Apoyar la socialización y divulgación del sistema con los usuarios internos y externos; diseñar las piezas gráficas necesarias para App y módulos. |
Cuadro 1. Gobierno del Proyecto CN 536 de 2024 - Estructura de Roles y Responsabilidades
La efectiva implementación del Proyecto CN 536 de 2024 depende directamente del compromiso y la participación de cada uno de los integrantes de los comités, equipos de trabajo y roles definidos en la estructura de gobierno. Su contribución es esencial para garantizar el cumplimiento de los objetivos del contrato, asegurar la calidad de los entregables y lograr una transición exitosa hacia los nuevos sistemas. Solo con una articulación coordinada y responsable entre todas las áreas involucradas se podrá consolidar el fortalecimiento institucional y avanzar en la modernización tecnológica del Ministerio de Relaciones Exteriores.
LUCY EDREY ACEVEDO MENESES
Secretaria General
