Circular 55 de 2025 MRE

CIRCULAR 55 DE 2025

(junio 16)

<Fuente: Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá, 16 de junio de 2025

Respetados Funcionarios:

En cumplimiento de los artículos 209 y 269 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1952 del 28 de enero de 2019 (Código General Disciplinario), la Resolución 3102 de 2018 (Manual de Políticas Contables del Ministerio de Relaciones Exteriores y del Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores), la Resolución 0967 de 2024 (Grupos Internos de Trabajo) y el Manual GA-MA-002 (Políticas y Procedimientos Administrativos para el Manejo de Bienes Muebles e Inmuebles), informamos que el inicio de la revisión y verificación del inventario de bienes muebles correspondiente a la vigencia 2025, se realizará del 16 de junio al 28 de noviembre del presente año.

En caso de ausencia de algún funcionario debido a licencia, vacaciones, permiso, comisión u otra situación, se deberá notificar a la coordinación de Almacén, al correo electrónico norma.vargas@cancilleria.gov.co, con el fin de coordinar y asegurar la continuidad de los procesos descritos en el presente documento.

Conforme a la Resolución 687F de 2010, los funcionarios públicos tienen responsabilidad fiscal sobre los bienes asignados para el desempeño de sus funciones, incluyendo su ubicación, estado y custodia.

Por lo anterior, y en aras de dar cumplimiento a la normativa vigente, con el fin de mantener actualizado el sistema contable orientado a ofrecer información real y fidedigna a los órganos de control, directivos y usuarios, sobre la ubicación, estado y responsable de los activos, es procedente realizar el levantamiento de inventario de acuerdo con los siguientes lineamientos:

- La Coordinación G.I.T. de Almacén de la Dirección Administrativa y Financiera enviará el inventario registrado al correo electrónico de cada funcionario y/o contratista con los bienes a su cargo.

- El funcionario y/o contratista responsable deberá estar presente durante la revisión y verificación del inventario según cronograma anexo.

- El funcionario y/o contratista responsable junto al funcionario del G.I.T. Almacén, deben verificar que los bienes estén identificados con el número de inventario.

- Para actualizar el inventario o devolver bienes al almacén, se debe diligenciar el formulario GA-FO-004 (Solicitud de traslado o devolución de elementos) que se encuentra en el Sistema Maestro en su última versión y radicarlo en la Coordinación G.I.T. de Almacén.

- Todos los bienes deben estar reportados en el inventario. En el caso de bienes recibidos en donación, se debe seguir lo establecido en el Manual GA-MA-002 (Políticas y Procedimientos Administrativos para el Manejo de Bienes Muebles e Inmuebles), adjuntando el Formato GA-FO-029 (Solicitud de autorización previa de recibo donación de bienes) conforme al procedimiento GA-PT-001 (Entrada al Almacén), para efectuar el registro contable correspondiente. Para el caso de compras por caja menor, contrato u orden de compra, se debe entregar copia de la factura y el acto administrativo respectivo.

- En caso de bienes faltantes, el funcionario responsable debe presentar las razones por escrito so pena de adelantar las acciones descritas en el procedimiento GA- PT-002 (SALIDA DE ALMACÉN numeral 9.5 PERDIDA Y/O HURTO DE BIENES EN EL EXTERIOR).

Finalmente, y en aras de dar cumplimiento a la presentación de los estados financieros de la propiedad planta y equipo de la presente vigencia, el levantamiento del inventario se realizará acorde al cronograma anexo a la presente circular.

Cordialmente,

LUCY EDREY ACEVEDO MENESES

Secretaria General