CIRCULAR 0049 DE 2021
(abril 28)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
| PARA: | COORDINADORES |
| DE: | FULVIA ELVIRA BENAVIDES COTES |
| ASUNTO: | Procedimiento Acciones de Tutela |
Señores Coordinadores:
La Dirección de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano del Ministerio de Relaciones Exteriores, para cumplir con el procedimiento establecido por la Oficina Jurídica Interna de esta entidad -previsto en el Formato GJ-GS-01. Versión 7,que regula el trámite de las Acciones de Tutela en las cuales el Ministerio de Relaciones Exteriores es demandado o vinculado, con el fin de evitar duplicidades en el trámite e incertidumbre al enviar las respuestas, comedidamente solicita lo siguiente:
1. Corresponde funcionalmente al GIT Apoyo Jurídico de esta Dirección, llevar la relatoría de las tutelas de la Dirección. Por lo tanto, esta Coordinación es la encargada de administrar la base de datos hasta cuando la entidad habilite el software para tal fin; así también debe elaborar y enviar el informe a la Oficina de Control Interno, los cinco (5) primeros días de cada mes, en el formato GJ-FO-05 “REGISTRO DE SEGUIMIENTO DE TUTELAS”.
2. El funcionario de cada Coordinación que elabora los proyectos de respuesta y atiende las acciones de tutela, impugnaciones, cumplimiento de fallos, autos de pruebas, autos de incidente de desacato o demás actuaciones que se surten dentro de la acción de tutela, debe cerciorarse de que la comunicación u oficio firmado por la Dirección se envíe de manera correcta y sea recibida por cada despacho judicial dentro del término y horario establecido.
Cabe anotar que cuando los jueces no señalan unas pocas horas para recibir la respuesta de la Cancillería, en general, en algunos juzgado reciben las respuestas a las tutelas o informes solicitados por los jueces hasta las 4:00 p.m. En otros juzgados reciben hasta las 5:00 p.m. por lo que se recomienda tener en cuenta los imprevistos del sistema que con frecuencia se presentan para poder enviar oportunamente las respuestas que nos corresponden.
Así mismo, el funcionario delegado para tramitar las tutelas debe verificar, cuando la contestación se realice a través de correo electrónico, que al enviarla se efectúe con constancia de entrega, leído y acuse de recibo por parte de la autoridad judicial.
Agradezco la atención a la presente y solicito que se ponga en conocimiento de todos los funcionarios de sus coordinaciones para su efectivo cumplimiento.
Cordialmente,
FULVIA ELVIRA BENAVIDES COTES
Directora de Asuntos Migratorios, Consulares y Servicio al Ciudadano
