Circular 47 DE 2025
(mayo 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C., 27 de mayo de 2025
| Para: | Viceministros, Directores, Subdirectores, Jefes de oficina, Coordinadores de grupo internos de trabajo y Supervisores de contratos. |
| De: | Luz Angela Cendales Secretaria General (e) |
El Decreto 869 de 2016 “Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones.” en su artículo 18 impartió funciones a la Secretaria General, entre otras la de dirigir la ejecución de los programas y actividades relacionados con los asuntos jurídicos internos, financieros, contables, gestión del talento humano, contratación pública, servicios administrativos, gestión documental, correspondencia y notificaciones de la entidad y el Fondo Rotatorio del Ministerio de Relaciones Exteriores.
Desde el Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos, en aras de fortalecer las buenas prácticas en materia de contratación estatal dentro del Ministerio de Relaciones Exteriores, se pone a disposición de los servidores que tienen la responsabilidad de planear, ejecutar y hacer seguimiento de la gestión precontractual, contractual y post contractual de su competencia, asesorías previas para establecer acciones que conlleven a la mejora continua de la gestión contractual.
1. RECEPCIÓN DE ASESORÍAS
La dependencia que requiera una asesoría previa para iniciar un proceso contractual, remitirá por medio de correo electrónico a la Coordinadora del Grupo Interno de Trabajo de Licitaciones y Contratos edilma.rojas@cancilleria.gov.co con copia al correo jonny.chacon@cancilleria.gov.co, la solicitud respectiva, la cual deberá estar acompañada del proyecto de estudio previo y soportes si hay lugar a ello, para el caso de contratos de prestación de servicios profesionales y/o de apoyo a la gestión deberá adjuntarse los documentos exigidos en la lista de chequeo que le aplica.
La dependencia solicitante, recibirá un correo electrónico en el que se le informe, el abogado del GIT de Licitaciones y Contratos asignado para la asesoría previa.
2. TRÁMITE DE ASESORÍA
- El GIT de Licitaciones y Contratos notificará mediante correo electrónico al enlace de contratos o a la persona designada por la dependencia solicitante, los ajustes en control de cambios al documento respectivo informado la fecha límite para dar respuesta a los mismos.
- El enlace de contratos de la dependencia solicitante remitirá la versión ajustada, en caso de que haya duda para atender los comentarios del GIT de Licitaciones y Contratos, se podrá convocar a una mesa de trabajo para que de manera conjunta se pueda dar paso a la versión final del documento, objeto de revisión.
- Una vez revisado y aprobado por parte de la Coordinación del.GIT de Licitaciones y Contratos, el abogado asignado notificará al área la aprobación y se remitirá el estudio previo final en físico, con el visto bueno del Coordinador del GIT
Licitaciones y Contratos para que se proceda a realizar el trámite de firmas y el proceso de radicación oficial.
3. TRÁMITE DE RADICACIÓN DE PROCESOS CONTRACTUALES.
- Los documentos finales de los procesos contractuales deben ser suscritos por el competente contractual (ordenador del gasto del proceso).
- El Competente Contractual lo radicará al GIT de Licitaciones y Contratos, y este, será recibido únicamente por el enlace de correspondencia dispuesto para tal fin, y solo se dará tramite si cuenta con el acuso de recibo.
- El GIT de Licitaciones y Contratos revisará los documentos y verificará que correspondan a las versiones aprobadas en la asesoría previa, si hubo lugar a ello.
- Si el GIT de Licitaciones y Contratos detecta ajustes nuevos en los documentos o soportes faltantes o incluidos que no fueron revisados previamente, se realizará devolución del trámite mediante un memorando a la respectiva dependencia, detallando de manera precisa, estos aspectos.
- La dependencia solicitante del proceso deberá subsanar y volver a radicar los documentos para el inicio del proceso contractual, o en su defecto, justificar los cambios que con posterioridad se realizaron.
Con el fin de programar la socialización respectiva, agilizar y dar mayor eficacia al trámite de los procesos de contratación, en especial aquellos relacionados con convocatorias públicas, se solicita a los Viceministros, Directores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo y Líderes de las diferentes dependencias que informen, en un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de remisión de esta circular, la persona asignada como enlace para los procesos de contratación, al siguiente correo electrónico: edilma.roias@cancilleria.gov.co con copia al correo Jonny.chacon@cancilleria.qov.co
Este enlace tendrá la responsabilidad de coordinar, facilitar y dar cumplimiento a los procedimientos relaciona con los procesos de contratación de la respectiva dependencia, asegurando el cumplimiento de los plazos correcta ejecución de los trámites establecidos.
LUZ ANGELA CENDALES DURAN
Secretaria General (e)
