CIRCULAR 36 DE 2020
(marzo 16)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
<Pérdida de fuerza ejecutoria por cumplimiento del objeto>
| PARA: | CANCILLERIA INTERNA |
| DE: | HOWELL RICARDO QUIMBAYA MORALES |
| ASUNTO: | MEDIDAS PREVENTIVAS COVID-19 |
Estimado(a)s Funcionarios (as), Contratistas:
En desarrollo de la Circular No. C-DSG-DITH-20-000035 del 13 de marzo de 2020, sobre los lineamientos específicos de contención del COVID-19, suscrita por la Señora Ministra de Relaciones Exteriores, solicito comunicar a la Dirección de Talento Humano a más tardar hoy, 16 de marzo de 2020 al mediodía, el plan de contingencia que contenga la siguiente información:
- Listado de todos los funcionarios y pasantes asignados a sus despachos en el que especifique:
- Horario flexible escogido
- Personal que trabajará desde casa
- Actividades que requieren atención presencial y las medidas que se adoptarán para garantizar el servicio y la salud de las personas y sus compañeros de trabajo.
Para el efecto, deberán ser tenidos en cuenta los siguientes lineamientos:
- Considerando el estado de emergencia actual, el desempeño presencial de las funciones debe ser excepcional y en todo caso debe estar condicionado a que la asistencia del funcionario al Ministerio sea indispensable y a que no sea posible que lleve a cabo sus labores desde casa con el uso de las herramientas tecnológicas existentes. Para este efecto, se deberá tener en cuenta la Circular sobre herramientas colaborativas emitida por la Secretaría General que contiene los instructivos para la instalación de la VPN institucional en el computador personal y para el uso del servicio de office 365 a través de la web, cuyo uso adecuado garantizará el cumplimiento de las funciones de manera remota.
- Para el caso excepcional del trabajo presencial, las Direcciones deberán establecer turnos de manera que se evite en la mayor medida posible la concentración de personas en las oficinas. A manera de ejemplo, si en una oficina trabajan 6 personas, deberán trabajar en grupos de a dos, haciendo uso de los horarios flexibles y trabajo en caso. El plan que se presente a la Dirección del Talento Humano debe ser cumplido de manera rigurosa y debe garantizar la prestación del servicio.
- En el caso de los contratistas, el supervisor del contrato deberá asegurar que las personas que presten servicios en virtud de contratos atiendan protocolos de seguridad equivalentes a los que ha adoptado el Ministerio o superiores, y que puedan prestarlos de forma remota, y cuando se requiera un servicio presencial, que en lo posible estos se efectúen en reuniones o actividades con mínima o limitada presencia en las instalaciones del Ministerio.
- Aquellos funcionarios que regresen al país, bien sea por cumplimiento de comisión o por alternación, deberán cumplir con las disposiciones de aislamiento
- Se debe tener en cuenta que para detener la propagación del virus COVID-19, son fundamentales el compromiso institucional y la responsabilidad individual de cada uno de los funcionarios. En aplicación de estos principios, deben acogerse obligatoriamente todas las medidas de prevención recomendadas por las autoridades competentes, tanto en el ámbito laboral como en el personal.
Cordialmente,
HOWELL RICARDO QUIMBAYA MORALES
Secretario General Encargado
