Circular 21 de 2023 MRE

CIRCULAR 21 DE 2023

(marzo 30)

<Fuente de Archivo interno entidad emisora>

MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES

Bogotá,

Respetados funcionarios:

De acuerdo con ios artículos 209 y 269 de Ia Constitución Política Colombiana, la Ley 1952 del 28 de enero de 2019 Código General Disciplinario, y en cumplimiento a las Resoluciones 3102 de 2018 Manual de Políticas Contables, 9709 de 2017 Grupos Internos de Trabajo, y 3940 del 28 de diciembre de 2020, con la cual se actualiza el Manual de Políticas y Procedimientos Administrativos para el manejo e Bienes Muebles e Inmuebles del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, se informa a los funcionarios y contratistas el levantamiento del inventario de bienes muebles de la vigencia 2023, actividad que se desarrollara a partir del 10 de Abril y culminando el día 15 de diciembre de la presente vigencia.

Adicionalmente, deberá tenerse en cuenta lo dispuesto en la Resolución 687F de 2010, que señala "Articulo 1.- RESPONSABILIDAD SOBRE LOS BIENES: Los funcionarios de planta del servicio nacional y del servicio exterior, en el momento de iniciar sus labores, deben responsabilizarse fiscalmente por los elementos y recursos que reciben para el ejercicio de sus funciones" "su responsabilidad administrativa y fiscal se limitará, a aquellos bienes que bajo cualquier título hayan sido recibidos para el desempeño de las mismas.

" Por lo anterior, y en aras de dar cumplimiento a la normativa vigente, con el fin de mantener actualizado el sistema contable orientado a ofrecer información real y fidedigna a los órganos de control, directivos, y usuarios de ésta sobre la ubicación, estado, y responsable de los activos, es procedente realizar el levantamiento de inventario de acuerdo con los siguientes lineamientos:

1. El funcionario o contratista responsable directo de los bienes que tiene a cargo debe estar presente al momento del levantamiento de inventario con todas las, medidas de bioseguridad.

2. En los casos que el responsable directo de los bienes en uso requiera realizar una actualización del inventario a su cargo o devolver bienes a la bodega, deberá diligenciar el formato GA-FO-04 Ultima versión y descargarlo del sistema maestro y entregarlo personalmente al funcionario del G1T Almacén.

3. El funcionario o contratista responsable directo de los bienes junto con el funcionario de G1T Almacén deben verificar que los bienes estén debidamente identificados con el número de inventario. Al efectuarel levantamiento es posible que surjan bienes sobrantes y/o faltantes.

En el caso de los bienes sobrantes, se deberá reportar dentro de la misma información del levantamiento de inventario. Si son bienes donados, se debe cumplir con lo establecido en la Resolución 3940 del 28 de diciembre del 2020, adjuntando el Formato GA-FO-29 establecido en el procedimiento GA-PT-001, con el fin de proceder a efectuar el registro contable. Si corresponde a alguna compra por caja menor, contrato y/u orden de compra, deberá entregarse copia de la factura y acto administrativo al que haya lugar.

Para los elementos faltantes, se requiere presentar las razones por escrito del funcionario responsable, para que se adelanten las acciones pertinentes, en cumplimiento al procedimiento GA-PT-002 numeral 9-7 pérdida y/o hurto de bienes nacionales. Con el fin de dar cumplimiento a la presentación de los estados financieros de la propiedad planta y equipos de la presente vigencia se realizará acorde al siguiente cronograma anexo a la presente Circular.

Cordialmente,

JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ

SECRETARIA GENERAL

ANEXO

EDIFICIO MARCO FIDEL SUAREZ

EDIFICIO OLAYA HERRERA

EDIFICIO MANUEL RESTREPO

EDIFICIO CASA LOMA

EDIFICIO LOPEZ DE MESA

ACADEMIA DIPLOMÁTICA

SAN CARLOS

SEDE NORTE

SEDE 53

CASA PRIVADA

SEDE CORFERIAS

SEDE CARTAGENA

PARQUEADERO MINISTRA

PATIO DE LA PALMA

CASA VIEJA