CIRCULAR 13 DE 2017
(marzo 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá, D.C.,
| Para: | Embajadas en el Exterior |
| De: | Francisco Javier Echeverri Lara |
| Asunto: | Desarrollo de actividades Plan de Promoción de Colombia en el Exterior 2017 |
Estimados Embajadores:
Con el ánimo de hacer más eficientes los procesos de administración de los recursos, para la ejecución del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior se han establecido tres periodos: 1o de mayo a 31 de julio; 1 de agosto a 31 de octubre y, 1o de noviembre a 31 de diciembre de 2017. Favor tener en cuenta que las asignaciones para el periodo enero – abril de 2017 se realizaron desde enero siguiendo el cronograma de actividades enviado por cada embajada.
En la siguiente tabla se incluyen las condiciones establecidas por el Comité del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior para la aplicación y manejo de sus Planes de Acción Cultural 2017. La tabla consta de los siguientes elementos:
- PERIODO DE EJECUCIÓN: se refiere a los periodos en los que se realiza la ejecución de los recursos del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior.
- PLAZO PARA SOLICITAR MODIFICACIONES: determina el plazo máximo para solicitar cambios para el periodo siguiente. Después de dicho plazo, en ningún caso se aceptarán solicitudes de modificación a las actividades programadas para el siguiente período.
- FECHA DE REUNIÓN DEL COMITÉ PARA LA ASIGNACION DE RECURSOS: se refiere a los periodos en los que el Comité del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior se reunirá para aprobar la asignación de los recursos a las misiones diplomáticas. Por favor tenga en cuenta que el giro de los recursos se realizará con fecha posterior a esta reunión y según cronograma de la Dirección Financiera y Administrativa
- REQUISITOS ESTABLECIDOS PARA ASIGNAR RECURSOS: se refiere a las acciones que debe haber realizado la misión diplomática para asignarle los recursos en el siguiente periodo.
| Periodos de ejecución | Plazo para solicitar modificaciones | Fecha reunión Comité para asignación de recursos | Requisitos establecidos para asignar recursos |
| 01 de mayo a 31 de julio de 2017 | 10 de marzo 2017 | Segunda semana de marzo | - Haber enviado a la Dirección de Asuntos Culturales, con copia a la Coordinación de Acción Cultural, el boletín de la actividad el día inmediatamente posterior a la realización de la misma (actividades realizadas en el periodo enero -marzo 2017). - Haber rendido las cuentas de los gastos efectuados a través de Sistema de información de Servicios al Exterior (SISE) correspondientes a enero–marzo del presente año, acorde con la Resolución 032F del 10 de enero de 2017. - Realizar los reintegros de los recursos de las actividades que no fueron efectuadas y/o los que haya lugar en el periodo de ejecución determinado por la resolución de asignación de recursos. No será necesario realizar el reintegro de los saldos cuando la Embajada plantee el desarrollo de una nueva actividad con dichos recursos. La actividad deberá cumplir con los requisitos de excelencia técnica y de planeación del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior. |
| 1 de agosto a 31 de octubre de 2017 | Hasta el 5 de Julio de 2017 | Segunda semana de julio de 2017 | - Haber enviado a la Dirección de Asuntos Culturales, con copia a la Coordinación de Acción Cultural, el boletín de la actividad el día inmediatamente posterior a la realización de la misma (actividades realizadas en el periodo abril julio 2017). - Haber rendido las cuentas de los gastos efectuados a través de Sistema de información de Servicios al Exterior (SISE) correspondientes a abril junio del presente año, acorde con la Resolución 032F del 10 de enero de 2017. - Realizar los reintegros de los recursos de las actividades que no fueron efectuadas y/o los que haya lugar en el periodo de ejecución determinado por la resolución de asignación de recursos. No será necesario realizar el reintegro de los saldos cuando la Embajada plantee el desarrollo de una nueva actividad con dichos recursos. La actividad deberá cumplir con los requisitos de excelencia técnica y de planeación del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior. |
| 1 de noviembre a 31 de diciembre de 2017 | Hasta el 5 de octubre de 2017 | Segunda semana de octubre de 2017 | Haber enviado a la Dirección de Asuntos Culturales, con copia a la Coordinación de Acción Cultural, el boletín de la actividad el día inmediatamente posterior a la realización de la misma (actividades realizadas en el periodo agosto -octubre 2017). Haber rendido las cuentas de los gastos efectuados a través de Sistema de información de Servicios al Exterior (SISE) correspondientes a julio-septiembre del presente año, acorde con la Resolución 032F del 10 de enero 2017. Realizar los reintegros de los recursos de las actividades que no fueron efectuadas y/o los que haya lugar en el periodo de ejecución determinado por la resolución de asignación de recursos. No será necesario realizar el reintegro de los saldos cuando la Embajada plantee el desarrollo de una nueva actividad con dichos recursos. La actividad deberá cumplir con los requisitos de excelencia técnica y de planeación del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior. |
Finalmente, deseo poner a su entera disposición el acompañamiento y la asesoría permanentes de la Dirección de Asuntos Culturales, y reiterar la importancia de hacer del Plan de Promoción de Colombia en el Exterior una herramienta fundamental para el logro de los objetivos de la política exterior del Estado colombiano.
Cordialmente,
FRANCISCO JAVIER ECHEVERRI LARA
Viceministro de Asuntos Multilaterales
