CIRCULAR 03 DE 2023
(enero 27)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá,
| PARA: | EMBAJADAS Y DELEGACIONES EN EL EXTERIOR |
| DE: | JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ |
| ASUNTO: | Descongestión de Archivos en Embajadas y Delegaciones vigencia 2023 |
Con el fin de continuar con las actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos del Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio en las Embajadas y Delegaciones y en cumplimiento de la Ley General de Archivos 594 de 2000, a continuación, se imparten las instrucciones y lineamientos a seguir para tener en cuenta en el proceso de eliminación y conservación total de documentos, con fecha límite de cumplimiento 31 de agosto de 2023; de acuerdo con la Tabla de Retención Documental (TRD).
1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión:
Según las Tablas de Retención Documental de Embajadas y Delegaciones, de acuerdo con los tiempos de retención que deben cumplir los documentos en el archivo de gestión y teniendo en cuenta que su trámite haya culminado, se debe realizar eliminación de los documentos que conforman las siguientes series y/o subseries, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan:
| Código Series y subseries para eliminar | Nombre de Series y subseries para eliminar | TRD 2014* | TRD 2022 | |
| Años: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |||
| Embajadas | Delegaciones | |||
408.1.141 | Actas de asunción de funciones | Eliminar hasta el 2017 | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en las historias laborales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. | |
N. A | Actas de eliminación de documentos | Enviar a través de la valija anualmente. | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Archivo, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias, el documento en PDF debe cargarse en el enlace de SharePoint de la Embajada o | |
| Código Series y subseries para eliminar | Nombre de Series y subseries para eliminar | TRD 2014* | TRD 2022 | |
| Años: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |||
| Embajadas | Delegaciones | |||
| Delegación dentro de la carpeta DESCONGESTIÓN DE ARCHIVOS. | ||||
408.1.143 | Actas de recibo y entrega de bienes | Eliminar hasta el 2012 | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Almacén, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. | |
34.263 | Informes de Legalización de Nomina | Los acuses de sueldo firmados deben digitalizarse y cargarse en el SISE | Los documentos físicos firmados, de acuerdo con la TRD se deben conservar en el archivo de gestión durante 100 años que serán contados a partir de la firma de este, para su posterior eliminación. | |
408.137 | Contratos | Eliminar hasta el año 2002 | A partir de la TRD del 2018, los contratos se denominan 22.90 Contratos de las Embajadas y 22.91 Contratos de las Delegaciones y en la TRD 2022, se ajustó para que estos sean conservados por 20 años en el archivo de gestión para su posterior eliminación. | |
| 22.741 | Contratos de Personal Local | N. A | Los documentos físicos deben digitalizarse, cargarse en el aplicativo SINPLE. De acuerdo con la TRD los documentos físicos se deben conservar durante 100 años que serán contados a partir de la terminación del contrato, para su posterior eliminación. | |
538.875.151 | Cartas rogatorias | Eliminar hasta el año 2017 | N/A | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en los procesos judiciales a cargo del GIT de Asuntos Consulares y Cooperación Judicial, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
34.392 | Informes Temáticos de las Misiones en el Exterior | N. A | Los documentos deben conservarse en el archivo de gestión por cinco años, contados a partir del cierre a el tema, se procederá con la eliminación. Por lo anterior en el año 2022, no se realizará proceso de eliminación de esta subserie. | |
| Código Series y subseries para eliminar | Nombre de Series y subseries para eliminar | TRD 2014* | TRD 2022 | |
Años: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |||
| Embajadas | Delegaciones | |||
| 540.208 | Documentos relacionados con la Organización de Cooperación de Desarrollo Económico OCDE | Eliminar hasta el año 2017 | N/A | A partir del 1 de enero de 2018 los documentos se archivarán bajo la subserie documental 34.392 Informes Temáticos de las Misiones en el Exterior. |
| 538.941.159 | Negociación de convenciones y declaraciones | N/A | Eliminar hasta el año 2017 | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
538.941.160 | Presupuesto | N/A | Eliminar hasta el año 2017 | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
538.941.161 | Candidaturas | N/A | Eliminar hasta el año 2017 | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
538.941.162 | Cuotas | N/A | Eliminar hasta el año 2017 | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en la Dirección correspondiente del despacho del Viceministerio de Asuntos Multilaterales, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. |
| 538.941.164 | Reuniones: Temas de agenda y de actividades del organismo | N/A | Eliminar hasta el año 2017 | Subseries documentales que se agrupan en la nueva TRD como 34.392 Informes Temáticos de las Misiones en el Exterior v aplica para los documentos de 2018 en adelante. |
538.186 | Organización de las | N/A | Cambia la denominación por 65.173 Solicitudes de Información | |
| Años: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |||
| Embajadas | Delegaciones | |||
| Naciones Unidas ONU | Eliminar hasta el año 2017 | Organización de las Naciones Unidas y aplica para los documentos de 2018 en adelante. Corresponde a las comunicaciones y solicitudes de información de Misiones acreditadas en el país sede y de la Organización de las Naciones Unidas, que se archivan de manera independiente. | ||
538.186.166 | Secretaría General de la Organización de las Naciones Unidas ONU | |||
538.943 | Delegaciones y misiones acreditadas en el País sede | |||
408.546 | Escrituras inmuebles | N/A | N/A | En la Tabla de Retención Documental de 2014, esta serie documental se encontraba para conservación total, teniendo en cuenta que los originales se encuentran en la Dirección Administrativa y Financiera, es posible realizar la eliminación de estos documentos siempre y cuando la propiedad ya haya sido vendida, de no ser así se puede conservar las copias de las escrituras, identificadas como documentos de apoyo. |
408.565 | Hojas de vida de vehículo | N/A | N/A | En la Tabla de Retención Documental de 2014, esta serie documental se encontraba para conservación total. Es posible realizar la eliminación de estos documentos con fecha de 2017 hacia atrás, siempre y cuando el vehículo ya haya sido vendido o en caso de siniestro. Los documentos del año 2018 en adelante se deben archivar en la subserie 31.154 Historiales de Vehículos. |
22.741 | Contratos de Personal Local | N/A | N/A | Los documentos que pertenecen a esta subserie documental deben organizarse según lo establecido en la Circular C-DSG-GNM-20-000095 Digitalización documentos contratos laborales locales, los documentos en papel se deben conservar en carpetas independientes por local por 100 años como se indica en la Tabla de Retención Documental. |
| 34.224 | Informe de cuentas en el exterior | N.A. | Facturas y/o soportes originales, organizados por concepto del gasto y extractos bancarios; tanto por moneda local como por moneda de giro. A partir | |
| Código Series y subseries para eliminar | Nombre de Series y subseries para eliminar | TRD 2014* | TRD 2022 | |
| Años: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |||
| Embajadas | Delegaciones | |||
| del año 2022 no se deben enviar estos documentos a través de la valija diplomática y se deben conservar en el archivo de gestión por 10 años, debido a que las imágenes se encuentran cargadas en el aplicativo SISE. | ||||
| 34.371 | Informe gastos de representación | N. A | Corresponde a las facturas y/o soportes originales de acuerdo con lo indicado en la Resolución 1134 de 21 de febrero de 2022. A partir del año 2022 no se deben enviar estos documentos a través de la valija diplomática y se deben conservar en el archivo de gestión por 10 años. Las imágenes se encuentran cargadas en el aplicativo SISE. Tener en cuenta numeral 4 de esta circular para la organización de estos soportes. | |
Es importante tener en cuenta que, en caso de que aún se encuentren documentos con fechas de 2017 hacia atrás, estos deberán registrarse en el Formato GD-FO-26, para su respectiva eliminación.
A su vez, los documentos a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental vigente, publicada en: https://www.cancilleria.qov.co/ministry/strateqv/document_manaqement/documentary withholding tables
En cuanto al proceso de eliminación, los documentos seleccionados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, incluyendo los de apoyo se deberán:
- Registrar en el Formato GD-FO-2S Acta de Eliminación Documental; el cual debe ser descargado del Sistema Integrado de Gestión en su última versión.
- Enviar para revisión y aprobación al Grupo Interno de Trabajo de Archivo
- Proceder con las firmas del acta del Cónsul y los dos testigos.
- Cargar el documento en PDF en el SharePoint para inventario del Consulado dentro de la carpeta DESCONGESTIÓN DE ARCHIVOS.
- Notificar por correo electrónico o a través de Teams al Grupo de Archivo.
- Enviar a través de la valija diplomática el documento original.
- Proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora, teniendo especial cuidado con no dejar visibles los datos personales.
2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Embajadas y Delegaciones:
Con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la Cancillería, la cual pretende reducir gradualmente los flujos documentales en papel por soportes y medios electrónicos, se aclara que, para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar copias físicas, ni realizar impresiones. Adicionalmente atender a lo indicado en la Circular No. C-DIAF-CACAF-20-000017 Lineamientos para la Administración de Documentos Electrónicos.
| Código Series y subseries para conservar | Series y subseries para conservar | TRD 2014* | TRD 2020 |
| Conservación total en: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | ||
| Embajadas | Delegaciones | ||
| 408.750 | Consecutivo | Conservación total (permanente) | Cambia la denominación por 21.39 Consecutivo de Correspondencia |
| Enviada, cambia el tiempo de retención v procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. | |||
3. Inventario documental del archivo de gestión:
De conformidad con el artículo 26 de la Ley 594 de 2000 es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, portal razón, se solicita, ponerse al día con este compromiso y mantener actualizado en el enlace correspondiente a la Embajada o Delegación en Share Point, el Formato Único de Inventario Documental (CD-FO-08 versión 8) en archivo Excel, registrando el total de las carpetas físicas y electrónicas que conforman el archivo de gestión, lo anterior atendiendo las instrucciones para su diligenciamiento.
4. Lineamientos para la organización de soportes de cuentas y gastos:
1) Identificar los documentos que corresponden a los soportes de cuentas y gastos de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1134 de febrero de 2022, capitulo IV artículos 31 y 35.
2) No se deben imprimir los informes que se generan en el sistema ni las facturas electrónicas, ni los extractos bancarios electrónicos.
3) Junto con los soportes se deben conservar los documentos originales en soporte papel que correspondan a cuentas o gastos como, por ejemplo, los extractos bancarios físicos.
4) El número de relación de gastos que asigna el sistema se deberá escribir en el documento soporte, esto facilita su recuperación en caso de que el documento físico sea requerido.
5) La ordenación de los documentos debe hacerse cronológicamente iniciando del documento más antiguo al más reciente.
6) Se deben foliar los documentos en el extremo superior derecho, en el sentido de lectura, esto con el fin de controlar la sustracción o inserción de documentos.
7) Para el almacenamiento de los documentos se recomienda:
- Archivar en el espacio proyectado para la conservación durante 10 años, teniendo en cuenta que los documentos pueden conservarse en cajas de cartón dentro o fuera del área de archivo, siempre y cuando estas, estén claramente identificadas y no se ubiquen directamente sobre el piso. Las cajas deben elevarse como mínimo a 10 cms utilizando cualquier superficie o material resistente al agua.
- No enviar a través de la valija diplomática los soportes originales de las cuentas y gastos.
- Para garantizar la conservación adecuada de los documentos es necesario que estos se guarden en sobres o carpetas legajadoras por meses o por años dependiendo del volumen y debidamente identificados para su rápida ubicación y recuperación. No se recomienda archivar los documentos en AZ, con el fin de optimizar el espacio y evitar el deterioro.
8) Los soportes deben registrarse en el Inventario del Archivo de Gestión que se encuentra cargado en el enlace SharePoint correspondiente a cada Embajada o Delegación. Para su registro deben tenerse en cuenta los códigos y nombres de series o subseries de las Tablas de Retención Documental, así como el instructivo para el diligenciamiento del formato GD-FO-08. Puede consultar las siglas en el siguiente enlace: https://minrelext.sharepoint.com/Paqinas/Orqaniqrama.aspx
9) Tener en cuenta que, el proceso de eliminación de los soportes de cuentas y gastos se realizará según el procedimiento GD-PT-20, en cumplimiento de los tiempos establecidos en las Tablas de Retención Documental: este se informará de manera oportuna a través de la circular anual de descongestión de archivos. Por ningún motivo se deben eliminar los documentos antes de cumplir el tiempo de retención, dado que, según lo establecido en el artículo 61 del Código del Comercio (Decreto 410 de 1971) deben conservarse mínimo por 10 años.
10) El Grupo Interno de trabajo de Archivo estará atento para asesorar a las Embajadas y Delegaciones en lo que se requiera, con el fin de dar cumplimiento a estos lineamientos.
Tenga en cuenta que
- La documentación física y/o electrónica que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y atendiendo a los lineamientos de organización de los documentos electrónicos, como se indica en la Circular No. C-DIAF-GACAF-20-000017.
- No es necesario enviar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo ningún documento físico, fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, (SITAC, SISE, SIMPLE, Apostilla entre otros).
- Los documentos correspondientes a cuentas y gastos que se reciban en el archivo central serán devueltos por medio de la valija diplomática a la Embajada o Delegación correspondiente para su conservación y archivo.
- Los documentos que no se encuentren clasificados en las series documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de la valija.
- Finalmente, si a 31 de agosto de 2023 no se da cumplimiento a lo indicado en esta circular, se realizará un primer requerimiento por correo electrónico, un segundo requerimiento a los treinta (30) días calendario y un tercer requerimiento a los treinta (30) días calendario del segundo, este último con copia a la Oficina de Control Interno Disciplinario.
El Grupo Interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través del correo electrónico y chat de TEAMS, de las funcionarías Fanny Margoth Torres Baquero, Natalia Muñoz Gómez e Hivon Maritza Sanabria.
Cordialmente,
JOSE ANTONIO SALAZAR RAMIREZ
Secretario General
