CIRCULAR 1 DE 2024
(enero 3)
<Fuente: Archivo interno entidad emisora>
MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES
Bogotá D.C.,
| PARA: | EMBAJADAS Y DELEGACIONES EN EL EXTERIOR |
| DE: | JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ |
| ASUNTO: | Compromisos de las Embajadas y Delegaciones con la gestión documental vigencia 2024 |
De conformidad con lo establecido en la Ley General de Archivos 594 de 2000, a continuación, se imparten las instrucciones y lineamientos a seguir en el cumplimiento de los compromisos con la gestión documental tales como:
1. Capacitación en gestión documental y administración de archivos.
2. Aplicación de la Tabla de Retención Documental en cuanto a la eliminación y conservación total de documentos, actividades tendientes a la descongestión y protección de los archivos.
3. Actualización del inventario documental de los archivos de gestión.
Adjunto a esta se encuentra el cronograma que contiene la fecha límite en la que consulado deberá cumplir con los compromisos aquí indicados.
1. CAPACITACIÓN EN GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS.
Las capacitaciones en Gestión Documental y Administración de Archivos están dirigidas a los funcionarios, contratistas, pasantes y personal local y demás personas que presten sus servicios para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y que cuenten con usuario Cancillería. Estas serán impartidas a través de la Plataforma de Formación Virtual; como parte del Plan institucional de Capacitación - PIC, para la presente vigencia.
Se debe realizar el módulo 2 y enviar el certificado al buzón Rubiela.Vergara@cancilleria.gov.co. Es de aclarar que el examen de este módulo cambió. Por lo tanto, es necesario que se desarrolle para la vigencia 2024. Adicionalmente, para las personas que ya hayan realizado los módulos 3 al 10, se solicita descargar y enviar los certificados de participación y aprobación. Es de mencionar que, para desarrollar los módulos es posible ingresar a la plataforma a partir del 01 de enero de 2024 y máximo hasta la fecha límite indicada en el cronograma.
Se anexa a esta circular, el instructivo que contiene las indicaciones para ingresar a la plataforma y desarrollar los módulos.
Cualquier inquietud relacionada con temas de capacitación, puede contactar a través de Teams a la funcionaria Natalia.Munoz@canciileria.gov.co, Ext. 7721
2. APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
2.1. Documentos para eliminación en los archivos de gestión.
Según lo indicado en las Tablas de Retención Documental de las Embajadas y las Delegaciones, de acuerdo con los tiempos de retención que deben cumplir los documentos en el archivo de gestión y teniendo en cuenta que su trámite haya culminado, se debe realizar eliminación de los documentos que conforman las siguientes series y/o subseries, de acuerdo con los años que a continuación se relacionan:
| Código Series y subseries para eliminar | Nombre de Series y subseries para eliminar | TRD 2014 | TRD 2022 | |
| - | - | Años: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |
| - | - | Embajadas | Delegaciones | |
| N. A | Actas de eliminación de documentos | Enviar a través de la valija anualmente. | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en el Grupo interno de Trabajo de Archivo, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias, el documento en PDF debe cargarse en el enlace de SharePoint de la Embajada o Delegación dentro de la carpeta DESCONGESTIÓN DE ARCHIVOS. | |
| 408.1.143 | Actas de recibo y entrega de bienes | Eliminar hasta el 2013 | Los originales de estos documentos debieron ser enviados al momento del trámite para archivar en el Grupo Interno de Trabajo de Almacén, por tal motivo, a partir de 2018 no se encuentran en la TRD y se recomienda no conservar copias. | |
| 34.263 | Informes de Legalización de Nomina | Los acuses de sueldo firmados deben digitalizarse y cargarse en el SISE | Los documentos físicos firmados, de acuerdo con la TRD se deben conservar en el archivo de gestión durante 100 años que serán contados a partir de la firma de este, para su posterior eliminación. | |
| 408.137 | Contratos | Eliminar hasta el año 2003 | A partir de la TRD del 2018, los contratos se denominan 22.90 Contratos de las Embajadas y 22.91 Contratos de las Delegaciones y en la TRD 2022, se ajustó para que estos sean conservados por 20 años en el archivo de gestión para su posterior eliminación. | |
| 22.741 | Contratos de Personal Local | N.A | Los documentos físicos deben digitalizarse, cargarse en el aplicativo SINPLE. De acuerdo con la TRD los documentos físicos se deben conservar durante 100 años que serán contados a partir de la terminación del contrato, para su posterior eliminación. | |
| 34.392 | Informes Temáticos de las Misiones en el Exterior | Eliminar hasta el año 2018 | Los documentos deben conservarse en el archivo de gestión por cinco años, contados a partir del cierre a el tema, cuando se procederá con la eliminación. | |
| 408.546 | Escrituras inmuebles | N/A | N/A | En la Tabla de Retención Documental de 2014, esta serie documental se encontraba para conservación total, teniendo en cuenta que los originales se encuentran en la Dirección Administrativa y Financiera, es posible realizar la eliminación de estos documentos siempre y cuando la propiedad ya haya sido vendida, de no ser así se puede conservar las copias de las escrituras, identificadas como documentos de apoyo. |
| 408.565 | Hojas de vida de vehículo | N/A | N/A | En la Tabla de Retención Documental de 2014, esta serie documental se encontraba para conservación total. Es posible realizar la eliminación de estos documentos con fecha de 2017 hacia atrás, siempre y cuando el vehículo ya haya sido vendido o en caso de siniestro.Los documentos del año 2018 en adelante se deben archivar en la subserie 31.154 Historiales de Vehículos. |
| 22.741 | Contratos de Personal Local | N/A | N/A | Los documentos que pertenecen a esta subserie documental deben organizarse según lo establecido en la Circular C-DSG-CNM-20-000095 Digitalización documentos contratos laborales locales, los documentos en papel se deben conservar en carpetas independientes por local por 100 años como se indica en la Tabla de Retención Documental. |
Es importante tener en cuenta que en caso de que aún se encuentren documentos con fechas de 2017 hacia atrás, estos deberán registrarse en el Formato GD-FO-026, para su respectiva eliminación tales como: (Actas de asunción de funciones, Cartas rogatorias, Documentos relacionados con la Organización de Cooperación de Desarrollo Económico OCDE, Negociación de convenciones y declaraciones, Presupuesto, Candidaturas, Cuotas, Reuniones: Temas de agenda y de actividades de) organismo, Organización de las Naciones Unidas ONU, Secretaría General de la Organización de las Naciones Unidas ONU, Delegaciones y misiones acreditadas en el País sede).
Es importante tener en cuenta que, los documentos generados hasta el 31 de diciembre de 2017 deben ser clasificados, conservados o eliminados atendiendo los criterios establecidos en la Tabla de Retención Documental, aprobada mediante acta del 24 de septiembre de 2014.
A su vez, los documentos a partir del 1 de enero de 2018 deberán ser clasificados y conservados por el tiempo de retención establecido hasta su disposición final, según lo estipulado en Tabla de Retención Documental vigente, publicada en: https://www.cancilleria.gov.co/ministry/strategy/document_manaqement/documentary_withholding_tables
En cuanto al proceso de eliminación, los documentos seleccionados de acuerdo con la Tabla de Retención Documental, incluyendo los de apoyo se deberán:
a) Registrar en el Formato GD-FO-026 Acta de Eliminación Documental; el cual debe ser descargado del Sistema Integrado de Gestión en su última versión.
b) Enviar para revisión y aprobación al Grupo Interno de Trabajo de Archivo al buzón fanny.torres@cancilleria.gov.co.
c) Proceder con las firmas del acta por parte del (la) Embajador(a) y los dos testigos.
d) Enviar el acta firmada en formato PDF desde el correo electrónico del (la) Embajador (a) al Grupo de Archivo al buzón fanny.torres@cancilleria.gov.co.
e) Proceder con la eliminación de los documentos, mediante la técnica de picado manual o con maquina picadora, teniendo especial cuidado con no dejar visibles los datos personales.
2.2. Documentos para conservación permanente en los archivos de gestión de Embajadas y Delegaciones:
Para los documentos generados a través de aplicativos y que son de conservación total, no es necesario conservar copias físicas, ni realizar impresiones. Lo anterior, con el ánimo de contribuir a la Política de Cero Papel en la Cancillería. Adicionalmente, atender a lo indicado en el Manual de Archivo CD-MA-003 en cuanto a los Lineamientos la Administración de Documentos Electrónicos.
Código Series y subseries para conservar | Series y subseries para conservar | TRD 2014 | TRD 2020 | |
| Conservación total en: | Vigentes, publicadas en la página web de la entidad. | |||
| Embajadas | Delegaciones | |||
| 408.750 | Consecutivo | Conservación total (permanente) | Cambió la denominación por 21.39 Consecutivo de Correspondencia Enviada, cambió el tiempo de retención v procedimiento, por favor revisarla y dar cumplimiento a lo establecido en la misma, para los documentos generados a partir del 1 de enero de 2018. | |
3. ACTUALIZACIÓN DEL INVENTARIO DOCUMENTAL DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
Es obligación de las entidades de la administración Pública, elaborar inventarios de documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, (Artículo 26, Ley 594 de 2000. Por lo anterior, se debe mantener actualizado en el Formato Único de Inventario Documental GD-FO-008 versión 8, en Excel y cargado en el sitio Share Point correspondiente a la Embajada o Delegación, registrando el total de las carpetas físicas y electrónicas que conforman el archivo de gestión, incluyendo los documentos de apoyo, atendiendo las instrucciones para su diligenciamiento.
Tenga en cuenta que:
- Los documentos que corresponden a los soportes de cuentas y gastos de acuerdo con lo establecido en la Resolución 1134 de febrero de 2022, capitulo IV artículos 31 y 35, se deben conservar originales en soporte papel y no enviar a través de la valija diplomática.
- La documentación física y/o electrónica que se genera en el día a día debe estar clasificada y archivada de acuerdo con la Tabla de Retención Documental y atendiendo a los lineamientos de organización de los documentos electrónicos, indicados en el Manual de Archivo GD-MA-003.
- No es necesario enviar al Grupo Interno de Trabajo de Archivo ningún documento físico, fotocopias o documentos que se encuentren digitalizados y cargados en aplicativos, (SITAC, SISE, SIMPLE, Apostilla entre otros).
- Los documentos que no se encuentren clasificados en las series documentales de la Tabla de Retención Documental, se consideran documentos de apoyo y en ninguna circunstancia deberán ser enviados en físico a través de la valija.
- Finalmente, si no se da cumplimiento a lo indicado en esta circular, de acuerdo con el cronograma; se realizará un primer requerimiento por correo electrónico, un segundo requerimiento a los treinta (30) días calendario y un tercer requerimiento a los treinta (30) días calendario del segundo, este último con copia a la Oficina de Control interno Disciplinario.
El Grupo interno de Trabajo de Archivo prestará la orientación que se requiera a través del correo electrónico y chat de TEAMS, así:
- Para temas de descongestión e inventario documental apoyarse con la funcionaría Fanny Margoth Torres Baquero Fanny.Torres@cancilleria.qov.co
- Para temas de capacitación apoyarse con la funcionaria Natalia Muñoz Gómez Natalia.Munoz@cancilleria.qov.co
Cordialmente,
JOSÉ ANTONIO SALAZAR RAMÍREZ
Secretario General
CRONOGRAMA EMBAJADAS Y DELEGACIONES
CONPROMISOS CON LA GESTIÓN DOCUMENTAL EN PLANTA EXTERNA
Vigencia 2024
| ITEM | EMBAJADA Y DELEGACION | FECHA INICIAL | FECHA FINAL |
| - | PRIMER TRIMESTRE 2024 | - | - |
| 1 | ABUDABI - EMIRATOS ARABES UNIDOS | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 2 | ACRA - REPUBLICA DE GHANA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 3 | ANKARA - REPUBLICA DE TURQUIA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 4 | ARGELIA - REPUBLICA ARGELINA DEMOCRATICA Y POPULAR | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 5 | ASUNCION - REPUBLICA DEL PARAGUAY | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 6 | BAKU - REPUBLICA DE AZERBAIYAN | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 7 | BANGKOG - REINO DE TAILANDIA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 8 | BEIJING - REPUBLICA POPULAR CHINA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 9 | BEIRUT - REPUBLICA DEL LIBANO | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 10 | BERLIN - REPUBLICA FEDERAL DE ALEMANIA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 11 | BERNA - CONFEDERACION SUIZA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 12 | BRASILIA - REPUBLICA FEDERATIVA DEL BRASIL | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 13 | BRUSELAS - REINO DE BELGICA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 14 | BUDAPEST-HUNGRIA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 15 | BUENOS AÍRES - REPUBLICA ARGENTINA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 16 | CAMBERRA - MANCOMUNIDAD DE AUSTRALIA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 17 | CARACAS - REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 18 | COPENHAGUE - REINO DE DINAMARCA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 19 | DUBLÍN - REPUBLICA DE IRLANDA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 20 | EL CAIRO - REPUBLICA ARABE DE EGIPTO | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 21 | ESTOCOLMO - REINO DE SUECIA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 22 | MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LA ORGANIZACIÓN DE NACIONES UNIDAS - ONU CON SEDE EN NUEVA YORK - ESTADOS UNIDOS DE AMERICA | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| 23 | MISION PERMANENTE DE COLOMBIA OCDE PARIS | 9/01/2024 | 22/03/2024 |
| - | SEGUNDO TRIMESTRE 2024 | - | - |
| 24 | GUATEMALA - REPUBLICA DE GUATEMALA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 25 | HANOI - REPUBLICA SOCIALISTA DE VIETNAM | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 26 | HELSINKI - HELSINKIREPUBLICA DE FINLANDIA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 27 | KINGSTON-JAMAICA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 28 | KUALALUMPUR-MALASIA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 29 | LA HABANA - REPUBLICA DE CUBA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 30 | LA HAYA - REINO DE LOS PAISES BAJOS | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 31 | LA PAZ - ESTADO PLURINACIONAL DE BOLIVIA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 32 | LIMA-REPUBLICA DEL PERU | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 33 | LISBOA - REPUBLICA PORTUGUESA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 34 | LONDRES - REINO UNIDO DE GRAN BRETAÑA E IRLANDA DEL NORTE | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 35 | MADRID-REINO DE ESPAÑA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 36 | MANAGUA - REPUBLICA DE NICARAGUA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 37 | MANILA - REPUBLICA DE FILIPINAS | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 38 | MEXICO - ESTADOS UNIDOS MEXICANOS | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 39 | MONTEVIDEO - REPUBLICA ORIENTAL DEL URUGUAY | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 40 | MOSCU - FEDERACION DE RUSIA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 41 | NAIROBI - REPUBLICA DE KENIA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 42 | NUEVA DELHI - REPUBLICA DE LA INDIA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 43 | OSLO-REINO DE NORUEGA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 44 | OTTAWA-CANADA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 45 | MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LA ORGANIZACIÓN DE ESTADOS AMERICANOS - OEA CON SEDE EN WASHIGTON - ESTADOS UNIDOS DE AMERICA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| 46 | MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LA ORGANIZACIÓN DE NACIONES UNIDAS - ONU CON SEDE EN GINEBRA - CONFEDERACION SUIZA | 1/04/2024 | 21/06/2024 |
| - | TERCER TRIMESTRE 2024 | - | - |
| 47 | PANAMA - REPUBLICA DE PANAMA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 48 | PARIS - REPUBLICA FRANCESA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 49 | PRETORIA - REPUBLICA DE SUDAFRICA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 50 | PUERTO ESPAÑA - REPUBLICA DE TRINIDAD Y TOBAGO | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 51 | QUITO - REPUBLICA DEL ECUADOR | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 52 | RABAT - REINO DE MARRUECOS | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 53 | ROMA - REPUBLICA ITALIANA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 54 | SAN JOSE - REPUBLICA DE COSTA RICA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 55 | SAN SALVADOR - REPUBLICA DE EL SALVADOR | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 56 | SANTIAGO DE CHILE - REPUBLICA DE CHILE | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 57 | SANTO DOMINGO - REPUBLICA DOMINICANA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 58 | SEUL - REPUBLICA DE COREA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 59 | SINGAPUR - REPUBLICA DE SINGAPUR | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 60 | TEGUCIGALPA - REPUBLICA DE HONDURAS | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 61 | TEL AVIV - ESTADO DE ISRAEL | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 62 | TOKIO-ESTADO DEL JAPON | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 63 | VARSOVIA - REPUBLICA DE POLONIA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 64 | VATICANO-SANTA SEDE | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 65 | VIENA - REPUBLICA DE AUSTRIA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 66 | WASHINGTON - ESTADOS UNIDOS DE AMERICA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 67 | YAKARTA - REPUBLICA DE INDONESIA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 68 | SU UBICACIÓN ES EN LA ONU SUIZA - PERO REPRESENTA A COLOMBIA ANTE LA OMC | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
| 69 | MISION PERMANENTE DE COLOMBIA ANTE LA UNESCO CON SEDE EN PARIS - REPUBLICA FRANCESA | 1/07/2024 | 20/09/2024 |
INSTRUCTIVO PARA APLICACIÓN DE LOS MÓDULOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS EN E-LEARNING
Grupo Interno de Trabajo de Archivo
Recuerde que como parte del Plan Institucional de Capacitación - PIC se debe continuar con las capacitaciones en Gestión Documental y Administración de Archivos Las cuales están dirigidas a los funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y demás personas que presten sus servicios para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio, y que cuenten con usuario Cancillería, tanto en la planta interna como en la planta externa, a través de la Plataforma de Formación Virtual E-learning.
Se puede ejecutar en cualquier navegador, sin embargo, se recomienda descargar “Google Chrome” para una mejor visualización del curso en el botón respectivo.
El módulo 1 deberá ser desarrollado por las personas de planta interna y el módulo 2 por las personas de planta externa. Es de aclarar que el examen de este módulo cambió. Por lo tanto, es necesario que se desarrolle para la vigencia 2024. Adicionalmente, para las personas que hayan realizado los módulos 3 al 10, se solicita descargar y enviar los certificados de participación y aprobación.
A continuación, se remiten las instrucciones para ingresar a la plataforma:
1. Seleccionar en enlaces rápidos la opción que dice “CENTRO DE FORMACIÓN VIRTUAL”
2. Para ingresar a la intranet, debe estar registrado con su usuario y contraseña
3. Seleccionar el botón “Plataforma E-learning”.
4. Seleccionar en credenciales la que indica Autenticación de Windows
5. Seleccione “Cursos Funcionarios
6. En los cuadros de colores en la parte superior de derecha de la pantalla seleccionar el Curso “Gestión Documental Administración de Archivos”:
7. Seleccionar los módulos correspondientes a planta externa o interna según sea el caso:
8. Para continuar debe dar clic en el centro de la pantalla para dar inicio al módulo:
9. Una vez inicie el interactivo debe dar clic en las flechas señaladas en cada pantalla para avanzar en el módulo:
10. En el recuadro que se encuentra a la izquierda, se evidencia el progreso que se tiene con el módulo realizado.
11. Tenga en cuenta que algunas diapositivas presentan instrucciones específicas como las señaladas en la parte central o final, para mostrar algunos contenidos:
12. A continuación, la última pantalla que se presenta al finalizar el contenido del módulo. Debe cerrar el interactivo en la X señalada:
13. Una vez se presente la pantalla a continuación, para poder continuar con el examen, debe seleccionar el que corresponda al módulo realizado:
14. Para iniciar seleccione la flecha que corresponde al examen como se indica a continuación:
15. Se mostrará la pantalla que indica que está por comenzar el primer intento, la cantidad de intentos permitidos son dos (2) y encuentra el tiempo límite para realizarlo. Una vez se hace clic en “Siguiente” inicia el conteo
16. Seleccione una opción por cada una de las cuatro (4) preguntas que se presentan para continuar en la evaluación. Una vez finalice las preguntas se deberá diligenciar la encuesta de satisfacción y posteriormente confirmar la misma para poder finalizar la evaluación
17. La siguiente pantalla muestra el estado de la evaluación y el enlace para visualizar el certificado:
18. Dando clic al final de la franja verde se podrá visualizar el certificado. Es de aclarar que inmediatamente se expida el certificado debe ser enviado al correo rubiela.vergara@cancilleria.gov.co
