CIRCULAR EXTERNA 24 DE 2015
(diciembre 28)
Diario Oficial No. 49.789 de 17 de febrero de 2016
AGENCIA NACIONAL DE DEFENSA JURÍDICA DEL ESTADO
| Bogotá, D.C. | 28 de diciembre de 2015 |
| Para: | Ministros, directores de departamentos administrativos y de unidades administrativas especiales, superintendentes; presidentes, directores y gerentes de entidades públicas del orden nacional incluidas las empresas sociales y las industriales y comerciales del Estado, las sociedades de economía mixta y las corporaciones autónomas regionales; Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, Procuraduría General de la Nación, Contraloría General de la República, Auditoría General de la República, Contaduría General de la Nación, Registraduría Nacional del Estado Civil, Consejo Nacional Electoral, Senado de la República, Cámara de Representantes, Fiscalía General de la Nación; jefes de oficinas jurídicas, coordinadores de procesos judiciales, miembros de comités de conciliación y sus secretarios técnicos, administradores de entidades, jefes de oficinas financieras, jefes de control interno, jefes de planeación, secretarios generales y apoderados de entidades públicas del orden nacional. |
| De: | Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado. |
| Asunto: | Adopción progresiva y gradual del Modelo Óptimo de Gestión de la Defensa Jurídica del Estado (MOG). |
El Modelo Óptimo de Gestión de la Defensa Jurídica del Estado (MOG), desarrollado por esta Agencia, es un esquema o marco de referencia, replicable y adaptable, que describe los lineamentos estratégicos y determina y desarrolla los componentes requeridos para la administración, por parte de cualquier entidad pública del orden nacional, de las etapas que componen el ciclo de la defensa jurídica, desde una perspectiva de gerencia jurídica pública.
El MOG orienta la manera de trabajar de las entidades hacia el logro de una sostenida reducción de la actividad litigiosa en su contra, una disminución del número y la cuantía de las indemnizaciones reconocidas o impuestas a su cargo, y un mejoramiento en su desempeño judicial y en la recuperación de las sumas pagadas por conciliaciones o condenas a su cargo.
El proceso de construcción del MOG encuentra sus orígenes en las normas de creación de la Agencia y ha sido desarrollado progresivamente por sus funcionarios y colaboradores con el apoyo de tres consultorías que se han ejecutado durante los años 2013, 2014 y 2015 y cuyo éxito ha sido marcado por el compromiso de las entidades que han sido seleccionadas para el primer ejercicio de implementación.
La primera de estas consultorías tuvo como marco el contrato de consultoría BID número 238 de 2013 y su objeto fue “construir y aplicar un instrumento para un Modelo Óptimo de Gestión de la Defensa Jurídica del Estado que permita la identificación y estandarización de buenas prácticas y soluciones para incrementar el “éxito” en la gestión de las dependencias encargadas de la defensa jurídica de las entidades públicas”.
La segunda consultoría se desarrolló en cumplimiento del contrato de consultoría BID número 4 de 2014 que tuvo por objeto “Diseñar un Modelo Óptimo de Gestión de la Defensa Jurídica del Estado, estandarizado y replicable en las entidades públicas del orden nacional que contribuya al mejoramiento y medición de la gestión en materia de defensa jurídica”.
Actualmente y hasta diciembre de 2016 se está ejecutando el contrato de consultoría BID número 36 de 2015 que tiene por objeto “Implementar el Modelo Óptimo de Gestión de la Defensa Jurídica del Estado (MOG), en por lo menos veinte (20) entidades públicas del orden nacional (EPON), incluyendo las actividades previas requeridas para articularlo con el Sistema Único de Gestión e Información de la actividad litigiosa del Estado eKOGUI”.
Como parte de este proceso se ha tenido una fluida comunicación con las entidades que han participado en el diagnóstico, diseño y ejecución del MOG. En este orden se han intercambiado gran cantidad de correos electrónicos, se han sostenido reuniones presenciales y virtuales y se han realizado llamadas telefónicas.
Adicionalmente y con el fin de afianzar el compromiso de las veinte entidades, se solicitó a sus directivas la designación de un enlace a efectos de coordinar la aplicación de los instrumentos que se utilizaron para el diagnóstico (marzo de 2014).
Como consecuencia de las mencionadas ejecutorias, el MOG ha ido evolucionando y la Agencia ha efectuado un proceso riguroso de gestión de conocimiento en el que cada vez se logra un mayor afinamiento del modelo. La primera versión compilada y actualizada del documento del MOG se liberará en junio de 2016; mientras ello ocurre, podrá ser consultado en los documentos que fueron recibidos por la Agencia como productos de las referidas consultorías.
Primera fase de implementación
Durante 2016 se acometerá la implementación gradual y progresiva del MOG en las siguientes entidades:
1. Administradora Colombiana de Pensiones (Colpensiones).
2. Agencia Nacional de Infraestructura (ANI).
3. Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (Cremil).
4. Caja de Sueldos de Retiro de la Policía Nacional (Casur).
5. Corporación Autónoma Regional de Cundinamarca (CAR).
6. Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian).
7. Empresa Colombiana de Petróleos (Ecopetrol).
8. Fiduciaria La Previsora S.A. (Fiduprevisora).
9. Fiscalía General de la Nación.
10. Instituto Nacional de Vías (Invías).
11. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario (Inpec).
12. Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural.
13. Ministerio de Defensa Nacional.
14. Ministerio de Educación Nacional.
15. Ministerio de Salud y Protección Social.
16. Ministerio de TIC.
17. Ministerio de Transporte.
18. Policía Nacional.
19. Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios.
20. Unidad para la Atención y Reparación Integral de Víctimas.
21. Superintendencia Financiera.
Estas entidades fueron escogidas por su alto nivel de litigiosidad en cuantía o en cantidad de procesos o por resultar estratégicas para el Gobierno nacional, e informadas mediante comunicaciones de septiembre de 2015 en las que además de confirmar su selección, se solicitaba la designación de un funcionario que liderara el proceso en cada entidad.
Segunda fase de implementación
Al finalizar la primera fase, la Agencia actualizará el documento del MOG teniendo en cuenta todas las evoluciones ocurridas en su primer año de implementación e incorporando las lecciones aprendidas que se lograron recabar durante el 2016.
A partir del 2017 se implementará gradual y progresivamente el MOG en las demás entidades públicas del orden nacional y se continuará con el seguimiento a la implementación en las entidades de la primera fase.
Cordialmente,
La Directora General,
ADRIANA MARÍA GUILLÉN ARANGO.
