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<Esta versión del Catálogo General de Cuentas, Descripciones y Dinámicas corresponde a la versión preparada por la Contaduría General de la Nación hasta las modificaciones introducidas por la Resolución 12 de 2005; el Editor incluye las modificaciónes emitidas con posterioridad>
TABLA DE CONTENIDO
| 3. | PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN Y ESTADOS CONTABLES |
| 3.1 | Aspectos Generales |
| 3.1.1 | Ámbito de aplicación |
| 3.1.2 | Funcionarios Responsables |
| 3.1.3 | Presentación de la información financiera, económica y social |
| 3.1.4 | Requisitos para presentar la información |
| 3.1.5 | Información Básica. |
| 3.1.6 | Estados Contables |
| 3.1.7 | Informe de Control Interno Contable |
| 3.1.8 | Informes Adicionales |
| 3.1.9 | Diligenciamiento y presentación de la información |
| 3.1.10 | Validación |
| 3.2 | Diligenciamiento de formatos |
| 3.2.1 | Formato CGN-96-001 denominado CATÁLOGO DE CUENTAS |
| 3.2.2 | Diligenciamiento del formato CGN-96-002 denominado “SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS” |
| 3.2.3 | Instrucciones para el correcto diligenciamiento del modelo CGN-98-003 denominado "INFORMACIÓN SOBRE PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL" |
| 3.2.4 | Procedimiento general para el diligenciamiento del formato CGN03.004 correspondiente al informe denominado “Recursos públicos entregados en administración” |
| 3.3 | Diligenciamiento de Estados contables |
| 3.3.1 | Objetivos |
| 3.3.2 | Ámbito de aplicación |
| 3.3.3 | Estructuración de los estados contables |
| 3.3.3.1 | Balance general |
| 3.3.3.2 | Estado de actividad financiera, económica y social |
| 3.3.3.3 | Estado de cambios en el patrimonio |
| 3.4 | Diligenciamiento del estado de flujos de efectivo |
| 3.4.1 | Objetivos |
| 3.4.2 | Ámbito de aplicación |
| 3.4.3 | Aspectos conceptuales |
| 3.4.4 | Fases para estructuración del estado de flujos de efectivo |
| 3.5 | Elaboración y presentación de las notas a los estados contables |
| 3.5.1 | Objetivos |
| 3.5.2 | Ámbito de aplicación |
| 3.5.3 | Aspectos conceptuales |
| 3.5.4 | Forma de presentación |
| 3.5.5 | Aplicación |
| 3.6 | Control interno contable |
| 3.6.1 | Aspectos generales |
| 3.6.2 | Operatividad del control interno contable |
| 3.6.3 | Responsables del control interno contable |
| 3.6.4 | La unidad u oficina de control interno o quien haga sus veces y su relación con el control interno contable |
| 3.6.5 | Disposiciones generales |
| 3.7 | Diligenciamiento del formato denominado "Relación de bienes inmuebles |
| 3.7.1 | Relación de bienes inmuebles |
| 3.8 | Instrucciones para el suministro de la información financiera, económica y social cuando se produzcan cambios de representante legal |
| 3.8.1 | Objetivos |
| 3.8.2 | Ámbito de aplicación |
| 3.8.3 | Procedimiento |
| 3.8.4 | Procedimiento para entidades suprimidas que se identifican como unidades ejecutoras o secciones presupuestales y que forman parte del sistema integrado de información financiera – SIIF nación |
| 3.9 | Procedimiento para la estructuración, elaboración y presentación del informe sobre el movimiento de las cuentas por pagar |
| 3.9.1 | Objetivos |
| 3.9.2 | Ámbito de aplicación |
| 3.9.3 | Fases para la estructuración del informe |
| 3.10 | Información básica de las empresas sociales del estado e instituciones hospitalarias |
| 3.10.1 | Requisitos para la presentación de la información administrativa, financiera, económica y social |
| 3.10.2 | Plazo |
| 3.10.3 | Cumplimiento de las instrucciones y veracidad de la información suministrada. |
| 3.10.4 | Sanciones. |
| 3.10.5 | Efectos. |
| 3.11 | Procedimiento general para el diligenciamiento del informe denominado "avance saneamiento contable” de conformidad con la ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la ley 901 de 2004. |
3. PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LA PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN Y ESTADOS CONTABLES.
Los plazos, requisitos y obligaciones que se señalan en la presente resolución serán cumplidos por los entes públicos y privados incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública.
3.1.2 FUNCIONARIOS RESPONSABLES.
Serán responsables por el cumplimiento de las políticas, principios, plazos, requisitos, normas, procedimientos y obligaciones relacionados con la presentación de la información a la Contaduría General de la Nación los siguientes funcionarios:
3.1.2.1. En el sector central del orden nacional: serán responsables el representante legal, jefe de área financiera y el contador público.
3.1.2.2. En el sector descentralizado por servicios del orden nacional: serán responsables el representante legal, jefe de área financiera, contador público, y revisor fiscal en las entidades obligadas.
3.1.2.3. En el sector central del orden territorial: serán responsables el representante legal, secretario de hacienda, jefe del área financiera a cuyo cargo se encuentre la oficina o centro contable y contador público.
3.1.2.4. En el sector descentralizado por servicios del orden territorial: Serán responsables el representante legal, jefe de área financiera a cuyo cargo se encuentre la oficina o centro contable; contador público, y revisor fiscal en las entidades obligadas.
3.1.3. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL.
Los entes públicos y privados incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública presentarán la información financiera, económica y social ante la Contaduría General de la Nación de acuerdo con las siguientes fechas:
| FECHA DE CORTE | FECHA LIMITE DE PRESENTACIÓN |
| 31 DE MARZO | 30 DE ABRIL |
| 30 DE JUNIO | 31 DE JULIO |
| 30 DE SEPTIEMBRE | 31 DE OCTUBRE |
| 31 DE DICIEMBRE | 15 DE FEBRERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERÍODO CONTABLE |
En ningún caso los plazos aquí establecidos serán prorrogables. Cuando la fecha límite de presentación coincida con un día no hábil, el cumplimiento deberá efectuarse el día hábil siguiente.
Las entidades públicas y privadas sujetas al ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP-, que deban someter su información financiera, económica y social a la aprobación de asambleas de accionistas o juntas directivas, deberán remitir la correspondiente al 31 de diciembre a la Contaduría General de la Nación en la fecha establecida en el presente artículo, sin perjuicio de garantizar que la información que quede incorporada en el balance general de la nación sea la aprobada por la asamblea general o la junta directiva. Para ello, si la información aprobada llegara a ser modificada con respecto a la enviada previamente, deberá remitirse nuevamente acompañada del acta de aprobación respectiva, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la realización de la asamblea o junta.
Las entidades y/o organismos sin personería jurídica del orden nacional, que deban enviar su información para ser agregada y/o consolidada a otra entidad del sector central o descentralizado, previa conciliación de sus operaciones, deberán remitirla en las fechas indicadas.
En el nivel territorial, tanto la administración central como las entidades del sector descentralizado por servicios, serán los entes públicos que deberán reportar la información a la Contaduría General de la Nación. En este sentido, los órganos de control, corporaciones públicas y organismos públicos sin personería jurídica que prestan servicios de educación, salud y otros servicios públicos, deberán enviar la información contable a la administración central correspondiente para que sea objeto de agregación y/o consolidación por parte de las gobernaciones y alcaldías, según el caso, del departamento o municipio al cual pertenecen.
De acuerdo con lo anterior, se deberá enviar la información para ser agregada y /o consolidada en las fechas que a continuación se establecen:
FECHA DE CORTE | FECHA LIMITE DE PRESENTACION |
31 DE MARZO | 15 DE ABRIL |
30 DE JUNIO | 15 DE JULIO |
| 30 DE SEPTIEMBRE | 15 DE OCTUBRE |
| 31 DE DICIEMBRE | 30 DE ENERO DEL AÑO SIGUIENTE AL DEL PERIODO CONTABLE |
El reporte de la información para la actualización de las inversiones patrimoniales debe rendirse al inversionista, por parte de las entidades beneficiarias de la inversión, en los mismos plazos definidos en el parráfo anterior.
3.1.4 REQUISITOS PARA PRESENTAR LA INFORMACIÓN.
La información financiera, económica y social que presentarán los entes públicos y privados incluidos en el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública corresponde a: información básica, estados contables, informe de control interno e informes adicionales.
Corresponde a la información constituida por los formatos CGN96–001 Catálogo de cuentas, CGN-96–002 Información sobre saldos de operaciones recíprocas y CGN98–003 Información sobre participación patrimonial, los cuales están reglamentados en el Plan General de Contabilidad Pública. Estos formatos deben presentarse en medio magnético e impreso.
Los formatos CGN-96–001 y CGN-96–002 deben ser enviados trimestralmente teniendo en cuenta las fechas definidas en el numeral 3.1.3. El formato CGN-98–003 será enviado cuando se presenten modificaciones en la estructura patrimonial del ente, en el corte inmediatamente siguiente a dicha modificación. Los formatos impresos deberán contener la firma de los funcionarios responsables establecidos en numeral 3.1.2. Para todos los efectos, la firma del contador deberá acompañarse del correspondiente número de la tarjeta profesional, con lo cual se certificará que los saldos fueron tomados fielmente de los libros de contabilidad, llevados conforme a las normas de contabilidad pública y que las cifras registradas en ellos, reflejan de forma fidedigna, la situación financiera de la entidad.
Las entidades que transmitan la información vía Internet, de manera simultánea, deberán enviarla en forma impresa con el cumplimiento de los requisitos y plazos exigidos.
Cuando la entidad presente información en las subcuentas denominadas “otros”, el valor revelado no debe superar el 5% del total de la cuenta de la cual forma parte y debe explicar en las notas a los estados contables los conceptos que lo conforman.
La información básica correspondiente a diciembre 31, deberá acompañarse del balance general; el estado de actividad financiera económica y social; el estado de cambios en el patrimonio y las notas a los estados contables, en medio magnético. La anterior información deberá estar debidamente certificada como se indicó anteriormente, con la firma de los responsables de presentar la información financiera, económica y social, en medio impreso, y dictaminados por el revisor fiscal en las entidades obligadas.
El estado de flujos de efectivo reglamentado en el Plan General de Contabilidad Pública, que deben preparar las empresas industriales y comerciales del estado y las sociedades de economía mixta con participación pública igual o superior al 50%, tanto del nivel nacional como territorial, debe ser presentado trimestralmente en las fechas establecidas en el numeral 3.1.3. Dicha información deberá estar debidamente certificada como se indicó anteriormente, con la firma de los responsables de presentar la información financiera, económica y social, en medio magnético e impreso.
3.1.7 INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE.
El representante legal de la entidad remitirá, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período evaluado, como anexo a la información financiera, económica y social, copia en medio magnético del informe anual de evaluación del control interno, en el cual deberán incluirse los aspectos relacionados con el control interno contable de la entidad como resultado de las evaluaciones internas realizadas según lo previsto en las normas vigentes.
Adicionalmente deberán presentarse los siguientes informes:
3.1.8.1. Relación de Bienes Inmuebles. El formato denominado “Relación de Bienes Inmuebles” reglamentado en el PGCP, deberá ser enviado en medio magnético, en archivo ASCII, anexo a la información correspondiente al corte del 31 de diciembre, siempre y cuando se hubiesen presentado modificaciones.
3.1.8.2. Recursos públicos entregados en administración. Las entidades públicas que tengan recursos entregados en administración tales como fondos cuenta, encargos fiduciarios y fiducia pública, deben presentar una relación de los mismos, indicando su monto, objeto, modalidad, agente fiduciario o administrador, fecha de inicio y culminación. Este informe se debe diligenciar en un formato CGN-03-004, para lo cual la entidad debe solicitarle la información respectiva al administrador de estos recursos. Esta información debe diligenciarse en medio magnético y anexarla a la información correspondiente al corte del 31 de diciembre.
3.1.8.3 INFORMACIÓN NO PRESENTADA.
En todos los casos, se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos establecidos.
3.1.9 DILIGENCIAMIENTO Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Para efectos de la remisión de la información financiera, económica y social, las entidades deben enviar la información en medio magnético e impresa, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
El medio magnético debe ser un disquete de 3 ½ pulgadas, de alta densidad.
La información contenida en el disquete debe ser producida en una de las
siguientes hojas electrónicas: LOTUS 123, Q-PRO o EXCEL.
El disquete que envíen las entidades, debe ser previamente vacunado, con el fin
de evitar su devolución por presencia de virus en la información.
El sobre debe ser enviado por correo certificado, o entregado directamente a la
Contaduría General de la Nación, caso en el cual se firmará nota de recibido.
Los nombres de los archivos deben corresponder al código del modelo así:
Nombre del archivo Modelo Nombre del modelo
CGN96.001 CGN-96-001 CATÁLOGO DE CUENTAS
CGN96.002 CGN-96-002 INFORMACIÓN SOBRE SALDOS
DE OPERACIONES RECÍPROCAS
Producir un archivo por cada modelo.
El disquete debe tener una etiqueta con la siguiente información: código y nombre
del ente público, fecha de corte y hoja electrónica utilizada.
El código del ente público son los 9 dígitos que se encuentran en el listado titulado
“ENTES PÚBLICOS”. Ubique el código por el nombre del ente (aquel que está
reportando información) y úselo para transcribirlo en donde sea solicitado.
El contenido de los archivos debe ajustarse en sus totalidad al diseño de los modelos, así:
Para todos los archivos, en la celda B1 debe ir el nombre del departamento, en la celda B2 el nombre del municipio, en la celda B3 el nombre de la entidad, en la celda B4 el código del ente público (9 dígitos sin espacios) y en la celda B5 la fecha de corte de la información.
El ente público remitirá la información además de medio magnético, en formato impreso, con las firmas de los responsables, colocadas al pie de la misma, las cuales garantizan su consistencia y razonabilidad.
3.1.9.3 TRANSMISIÓN VÍA INTERNET.
Las entidades podrán enviar la información, a través del Internet, procediendo, de manera simultanea al envío de la información en formato impreso, cumpliendo con los plazos y requisitos establecidos.
Después de recibido el disquete y formato impreso con la información, la Contaduría General de la Nación procederá a realizar las siguientes validaciones e informará al ente público si se encuentra alguna inconsistencia.
3.1.10.1 VALIDACIÓN DE ESTRUCTURA.
Este proceso se encargará de validar que la estructura del archivo sea la misma del modelo definido, es decir, que las celdas fueron diligenciadas correctamente, que no se incluyeron nuevas columnas o filas y que ellas no se borraron.
3.1.10.1.1. VALIDACIÓN DE EXISTENCIA DE CUENTAS.
Este proceso verifica que los códigos de las clases, grupos, cuentas y subcuentas reportados en los archivos, existan en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP- y que sea reportada la porción corriente y la porción no corriente, según el caso.
3.1.10.2 VALIDACIÓN ARITMÉTICA.
Este proceso se encarga de validar que la sumatoria de los valores reportados en el nivel de subcuentas coincida con el valor reportado en el nivel de cuenta, que la sumatoria de los valores en las cuentas coincida con el valor reportado en el nivel de grupo y que la sumatoria de los valores reportados en los grupos coincida con los valores reportados en el nivel de clase.
Este proceso también valida que la sumatoria a nivel de subcuenta, cuenta, grupo y clase, de la columna corriente, más la de la columna no corriente, coincida con el valor reportado en la columna de total.
Se calcularán las siguientes ecuaciones contables.
La sumatoria del valor total de las cuentas del activo será igual a la sumatoria de
los valores totales de las cuentas del Pasivo más los del Patrimonio.
El resultado del ejercicio, equivalente a la diferencia entre los ingresos menos los
costos y gastos, o sea, las cuentas de la actividad financiera, económica y social.
3.2 DILIGENCIAMIENTO DE FORMATOS.
3.2.1 FORMATO CGN-96-001 DENOMINADO CATÁLOGO DE CUENTAS.
Con el propósito de que la información financiera remitida en el modelo CGN-96-001, denominado CATÁLOGO DE CUENTAS, no presente inconsistencias para su validación, a continuación se indican los pasos para su correcto diligenciamiento, el cual se hará consignando en cada columna la información requerida:
3.2.1.1 DILIGENCIAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.
La información contable que debe remitirse a la Contaduría General de la Nación deberá ajustarse a las siguientes reglas y requisitos:
MODELO CGN-96-001 CATÁLOGO DE CUENTAS
En las celdas A7 y B7, debe ir el título “CATÁLOGO DE CUENTAS”.
En la celda D7, debe ir el título “VALORES EN MILES DE PESOS”.
En la celda A9, debe ir el título “CÓDIGO CONTABLE”.
En la celda B9, debe ir el título “NOMBRE”.
En la celda C9, debe ir el título “CORRIENTE”.
En la celda D9, debe ir el título “NO CORRIENTE”.
En la celda E9, debe ir el título “TOTAL SALDO”.
En la celda A11, debe ir el código de la clase “100000”.
En la celda B11, debe ir el nombre de la clase “ACTIVO”.
En la celda C11, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente de la
clasedetallada en las dos celdas anteriores.
En la celda D11, debe ir el valor correspondiente a la porción no corriente de la
clase detallada en las celdas A11 y B11.
En la celda E11, debe ir el valor correspondiente a la sumatoria de las celdas C11
y D11.
En la celda A12, debe ir el código del grupo “110000”.
En la celda B12, debe ir el nombre del grupo “EFECTIVO”.
En la celda C12, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente del grupo
detallado en las dos celdas anteriores.
En la celda D12, debe ir el valor correspondiente a la porción no corriente del
grupo detallado en las celdas A12 y B12.
En la celda E12, debe ir el valor correspondiente a la sumatoria de las celdas C12
y D12.
En la celda A13, debe ir el código de la cuenta “110500”.
En la celda B13, debe ir el nombre de la cuenta “CAJA”.
En la celda C13, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente de la
cuenta detallada en las dos celdas anteriores.
En la celda D13, es importante aclarar que no debe ir ningún valor, pues esta
cuenta no tiene porción de no corriente.
En la celda E13, debe ir el valor correspondiente a la C13.
En la celda A14, debe ir el código de la subcuenta “110501”.
En la celda B14, debe ir el nombre de la subcuenta “CAJA PRINCIPAL”.
En la celda C14, debe ir el valor correspondiente a la porción corriente de la
subcuenta detallada en las dos celdas anteriores.
En la celda D14, es importante aclarar que no debe ir ningún valor, pues esta
subcuenta no tiene porción no corriente.
En la celda E14, debe ir el valor correspondiente a la C14.
Desde las celdas A15, B15, C15, D15 y E15, hasta las que sean necesarias, se
repetirá el proceso, de acuerdo con la cantidad de clases, grupos, cuentas y
subcuentas utilizados por el ente público.
En relación con las subcuentas de las clases de Activo y Pasivo debe tenerse en cuenta la clasificación en corriente y no corriente:
Activo corriente. Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden realizarse en un período no superior a un año.
Activo no corriente. Comprende los bienes y derechos de relativa permanencia que se adquieren con el ánimo de explotarlos, consumirlos o utilizarlos, y no con la intención de venderlos.
Pasivo corriente. Agrupa las obligaciones derivadas de las actividades del ente público, exigibles en un período no mayor de un año.
Pasivo no corriente. Agrupa las obligaciones exigibles en un período mayor a un año.
Grupos del Activo de naturaleza corriente que deben aparecer en la columna C.
11 Efectivo
Inventarios
Grupos del Activo y del Pasivo de naturaleza corriente y no corriente, cuyos valores pueden aparecer en la columna C y en la columna D.
12 Inversiones
13 Rentas por cobrar
14 Deudores
Otros activos
21 Operaciones de banca central y entidades financieras
22 Operaciones de crédito público
23 Obligaciones financieras
Cuentas por pagar
Obligaciones laborales y de seguridad social integral
26 Otros bonos y títulos emitidos
27 Pasivos estimados
29 Otros pasivos
Grupos del Activo de naturaleza no corriente:
Los valores de las cuentas y subcuentas que solo deben aparecer en la columna D.
16 Propiedades, planta y equipo
17 Bienes de beneficio y uso público
18 Recursos naturales y del ambiente
Es necesario precisar que todos los códigos de clase, grupo, cuenta y subcuenta deben ser de 6 dígitos y corresponder exactamente a los descritos en el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública -PGCP-.
Los valores correspondientes a las subcuentas, cuentas y grupos de las clases 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, y 0 deben aparecer en la columna D
Cuadro Ejemplo No. 1
A | B | C | D | E | |
1 | DEPARTAMENTO: | Cundinamarca | Modelo CGN-96-001 | ||
| 2 | MUNICIPIO: | Chía | |||
| 3 | ENTIDAD: | Empresa de Servicios Públicos | |||
| 4 | CODIGO: | 230125175 | |||
| 5 | FECHA DE CORTE: | 30/03/97 | |||
Fila 1-Columna B. Debe llenarse con el nombre del departamento al cual corresponda, como lo indica el ejemplo (Cundinamarca).
Fila 1-Columna E. Debe llenarse con el nombre “Modelo CGN-96-001”.
Fila 2-Columna B. Debe llenarse con el nombre del municipio correspondiente, como se presenta en el ejemplo (Chía).
Fila 3-Columna B. Debe colocarse el nombre de la respectiva entidad, a la cual corresponda como se indica en el ejemplo, (Empresa de Servicios Públicos). Si pertenece a una alcaldía debe dejarse en blanco.
Fila 4-Columna B. Debe colocarse el código numérico asignado al ente público sea municipio, entidad central o descentralizada, de acuerdo con el codificador institucional o en su defecto solicitar a la Contaduría General de la Nación el número que le corresponda. Este codificador tiene nueve dígitos como lo indica el cuadro ejemplo No. 1: (230125175). Cuando el primer dígito sea cero (0) no debe incluirlo; ejemplo: si su código es 012345678, debe escribirse 12345678.
Fila 5-Columna B. Debe colocarse la fecha de corte del respectivo informe contable, como se presenta en el cuadro ejemplo No 2. No es posible indicar fechas diferentes a las establecidas en las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.
Cuadro Ejemplo No 2
| Fecha de corte | Como digitar |
| A marzo: | 31/03/9X |
| A junio: | 30/06/9X |
| A septiembre: | 30/09/9X |
| A diciembre: | 31/12/9X |
Estas fechas deben ser numéricas en formato fecha y separadas con slach (/), así como en los cuadros ejemplo Nos. l y 2. No se acepta en forma de texto por motivos de validación.
Cuadro Ejemplo No. 3
| A | B | C | D | E | |
6 | |||||
| 7 | CATÁLOGO | DE CUENTAS | Valores en pesos miles de pesos | ||
| 8 | |||||
Fila 6- Desde la Columna A hasta la E. Deben ir en blanco.
Fila 7- Columnas A y B. Debe ir el título “CATÁLOGO DE CUENTAS”, y en la Columna D, el título “Valores en miles de pesos”. Todo saldo debe transcribirse en miles de pesos, excluyendo cifras decimales. Para el efecto deberá reducir al inferior si el decimal es de 1 a 49. Ejemplo:
Saldo en pesos: $ 426,420.30
Valor en miles de pesos: $ 426.4
Valor aproximado: $ 426
De 50 a 99 incrementar al inmediato superior. Ejemplo:
Saldo en pesos: $ 426,820.30
Valor en miles de pesos: $ 426.8
Valor aproximado: $ 427
Fila 8- Desde la Columna A hasta la E. Deben ir en blanco.
Cuadro Ejemplo No. 4
| A | B | C | D | E | |
9 | CÓDIGO CONTABLE | NOMBRE | CORRIENTE | NO CORRIENTE | TOTAL SALDO |
10 | |||||
| 11 | 100000 | ACTIVO | 110000+120000 +130000+140000 +150000+190000 | 120000+130000 +140000+160000 +170000+180000 +190000 | C+D |
12 | 110000 | EFECTIVO | 110500+110600 +110700+110900+111000+111200+111500+111600+111700+112000+112500+113000 | C+D | |
13 | 110500 | CAJA | 110501+110502 | C+D | |
14 | 110501 | Caja Principal | C+D | ||
15 | 110502 | Cajas Menores | C+D | ||
16 | |||||
| N1 | 200000 | PASIVO | 210000+220000 +230000+240000 +250000+260000 +270000+290000 | 210000+220000 +230000+240000+260000+270000+290000 | C+D |
N2 | 300000 | PATRIMONIO | 310000+320000 | C+D | |
N3 | 400000 | INGRESOS | 410000+420000 +430000+440000+450000+470000+480000+490000 | C+D | |
N4 | 500000 | GASTOS | 510000+520000 +530000+540000+550000+560000+570000+580000+590000 | C+D | |
N5 | 600000 | COSTOS DE VENTAS Y OPERACIÓN | 620000+630000 + 640000 | C+D | |
N6 | 700000 | COSTOS DE PRODUCCIÓN | 710000+720000 +730000+740000 +750000+760000+ 790000 | C+D | |
N7 | 800000 | CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS | 810000+820000 +830000+890000 | C+D | |
| N7 | 900000 | CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS | 910000+920000 +930000+990000 | C+D | |
| N8 | 0 | CUENTAS DE PLANEACIÓN Y PRESUPUESTO | 020000+030000 +040000+050000+060000+070000+080000+090000 | C+D | |
N9 | 020000 | PRESUPUESTO DE INGRESOS | 020100+020600 +021100+021200+024100+024600+025100+025600+0261000 | ||
| NX | 030000 | PRESUPUESTO DE GASTOS DE LA VIGENCIA | 030500+031000 +031200+031500+032200+033000 | C+D | |
| NY | 040000 | RESERVAS PRESUPUESTALES | 040500+041000 +041500+042000 | C+D | |
X1 | NOMBRE Y FIRMA REPRESENTANTE LEGAL | ||||
| X2 | NOMBRE Y FIRMA JEFE AREA FINANCIERA | ||||
| X3 | NOMBRE, FIRMA Y TARJETA REVISOR FISCAL TARo AUDITOR | ||||
X4 | NOMBRE, FIRMA Y TARJETA CONTADOR | ||||
Fila 9- Columna A. Debe ir el título “CÓDIGO CONTABLE”; Columna B el título “NOMBRE”; Columna C el título “CORRIENTE”; Columna D el título “NO CORRIENTE” y Columna E el título “TOTAL SALDO”.
Fila 10- Desde la Columna A hasta la E. Deben ir en blanco.
Fila 11- hasta la Fila NY:
Columna A. Como puede verse en el cuadro ejemplo No. 4 esta columna se refiere al Código Contable que debe anotarse en esta celda, empezando por el Código No 100000, perteneciente al Activo y así sucesivamente hasta la Fila NY1 con el código No. 092590, correspondiente al último, habilitado en el Catálogo General de Cuentas.
En relación con los códigos, todos deben tener seis dígitos, con excepción de las cuentas de Planeación y Presupuesto que pueden contener cinco dígitos, para evitar que en la transcripción los incluyan los códigos como texto. Ejemplo 010000, es válido colocar 10000, ya que de esta manera tiene formato numérico y el cero a la izquierda no tiene incidencia.
Columna B. Todo código tiene un nombre de cuenta, por lo tanto debe llenarse esta celda con dicho nombre, como se muestra en el ejemplo: ACTIVO, que tiene como código el No. 100000.
Columna C. En esta celda debe colocarse la sumatoria de la porción corriente, es decir, la que comprende a los bienes y derechos que pueden ser convertidos en efectivo en el período contable, asimismo las obligaciones exigibles en este período. Como el Activo Corriente es de tipo Clase, esta debe incluir la sumatoria de los saldos de todos los grupos que tengan saldo de porción corriente. En el Cuadro ejemplo No. 4 columna C se indican los códigos de cuentas que la totalizan, estas son: cuentas 110000, 120000, 130000, 140000, 150000 y 190000.
Columna D. En esta celda debe colocarse la sumatoria de los saldos de la porción no corriente, o sea las pertenencias y derechos de relativa permanencia y las obligaciones exigibles por terceros que sobrepasen un período contable. En el Cuadro Ejemplo No. 4 Columna D se indican los códigos de cuentas que la totalizan y estas son: cuentas 120000, 130000, 140000, 160000, 170000, 180000 y 190000. De la misma manera se procederá con el Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Gastos, Costos, Cuentas de Orden Deudoras, Cuentas de Orden Acreedoras y Cuentas de Planeación y Presupuesto como se indica en el Cuadro Ejemplo No. 4.2
Columna E. En esta celda debe indicarse la sumatoria, fila a fila, de la porción corriente y la no corriente, en las clases, grupos, cuentas y subcuentas.
Fila X1.X4, Columna B. En estas celdas deben anotarse los nombres del representante legal, del jefe área financiera, el nombre y No de tarjeta profesional del contador y/o revisor fiscal.
3.2.1.2 ACLARACIONES SOBRE SALDOS REPORTADOS.
a) Cuentas de orden deudoras y Cuentas de orden acreedoras: Estas clases al momento de ser totalizadas deben sumar cero (0).Las Cuentas de Orden Deudoras y Acreedoras deben ser correlativas con las Cuentas de Orden por Contra, así:
Cuenta 800000 = 0
900000 = 0
810000 = 890500
820000 = 891000
830000 = 891500
910000 = 990500
920000 = 991000
930000 = 991500
Las cuentas de naturaleza crédito no deben tener signo negativo, salvo que éstas sean de naturaleza contraria.
b) Cuentas de Planeación y Presupuesto: Deben cumplir las siguientes igualdades, salvo excepciones especiales, previamente autorizadas por la Contaduría General de la Nación:
Cuenta 020100+024600 = 020600+021100+021200+024100
025100 = 025600+026100
030500 = 031000+031200+031500+032200+033000+033300
040500 = 041000+041500+042000
050500 = 051000+051500
060500 = 061000
07XX00 = 08XX00+09XX00
c) Cuentas de Actividad Financiera, Económica y Social: Todas las entidades sujetas al ámbito de aplicación deben remitir la información de las cuentas de actividad de las clases 4-5 y 6 en forma acumulada para el período correspondiente, y al finalizar el mismo, antes de realizar el cierre contable, es decir, con saldo diferente de cero. Similar situación deben presentar las cuentas de la clase 0-Cuentas de Planeación y Presupuesto
d) Clasificación Patrimonial: Las entidades pertenecientes al sector Central de los niveles Nacional y Territorial, deben clasificar el valor de su Patrimonio en la clase 31-Hacienda Pública. Los entes pertenecientes al sector descentralizado de los niveles Nacional y Territorial deben aplicar las cuentas del grupo 32-Patrimonio Institucional.
e) Ajustes por Inflación: Corresponde al saldo del grupo 49 Ajustes por inflación originado en la amortización del cargo y crédito por corrección monetaria diferida hasta tanto se concluya el proceso.
f) Depreciaciones, provisiones, amortizaciones y agotamiento: Las entidades en las que haya lugar, deberán presentar movimientos en las cuentas correspondientes a las depreciaciones, provisiones, agotamientos y amortizaciones, de conformidad con las normas vigentes.
3.2.1.3 CAUSALES DE DEVOLUCIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Con el ánimo de que las entidades las tengan en cuenta al momento de diligenciar y remitir la información, a continuación se presentan las causales por las cuales la información es devuelta por el programa de validación desarrollado por la Contaduría General de la Nación.
a) Medio magnético
No permite leer el medio magnético por:
El medio magnético fue enviado en archivo binario, por lo cual no es posible su lectura.
La información no llegó procesada en las hojas electrónicas solicitadas: Lotus 123, EXCEL o Q-PRO para WINDOWS.
El medio magnético no contiene información.
El medio magnético está protegido contra escritura.
El medio magnético está protegido contra lectura.
b) Procesamiento de la información
El nombre del archivo es diferente al establecido: CGN96.001.
Los datos correspondientes a Departamento, municipio, entidad, código y fecha de corte, no se diligenciaron en la columna B.
El código del ente público no es correcto.
La información impresa es ilegible parcial o totalmente.
La información financiera fue remitida en formato diferente al determinado.
Los valores registrados en el Modelo CGN-96-001, se presentaron en pesos, en lugar de miles de pesos.
Los valores registrados en el Modelo CGN-96-001, se presentaron en cifras decimales.
c) Formalidades
No enviaron formatos impresos de los modelo CGN-96-001 y CGN-96-002.
La información enviada en el medio magnético, no corresponde a la del medio impreso
No se adjuntan las Notas explicativas a la información contable, en los períodos correspondientes.
Las Notas explicativas a la información contable no se ajustan a lo preceptuado por la CGN.
El formato no presenta nombre, firma o tarjeta profesional del contador público y/o revisor fiscal.
El formato no incluye firma y nombre del representante legal, Jefe del Area Financiera (si existe el cargo) y auditor.
d) Deficiencias de orden técnico-contable
.
No se causaron prestaciones sociales por pagar.
No se registran Gastos financieros por pagar.
No se registra impuesto de renta por pagar.
No se registró provisión para protección de cartera.
No se registró provisión para inversiones.
No se registró provisión para inventarios.
No se registró provisión para responsabilidades.
No se registró provisión para bienes de arte y cultura.
No se registró amortización de intangibles.
No se registró amortización de recursos no renovables.
No se registró amortización de inversiones en recursos no renovables.
No registró amortización de bienes entregados a terceros.
No se registra agotamiento de recursos no renovables
No enviaron información referente a las clases 4, 5,6 y 0.
e) Mensajes de error generados en el programa de validación
3.2.1.4 ESTRUCTURA DEL FORMATO.
| INCONSISTENCIA | POSIBLE SOLUCIÓN |
| 1- Código invalidado, mayor de seis dígitos Código no es numérico 2- Valores y cuentas invalidados | 1-Verificar que los códigos de las cuentas tengan seis dígitos, y que estén en forma numérica, no en texto. Verificar que los valores contenidos en las columnas sean las columnas de valores, éstos sean numéricos y no incluyan caracteres alfabéticos 2- Verificar que no se reporten cuentas sin valores, ni valores sin sus respectivas cuentas. |
| INCONSISTENCIA | POSIBLE SOLUCIÓN |
| 1- Entidad inexistente 2- Fecha inválida | 1- Verificar que el código institucional corresponda al asignado a la entidad, que tenga nueve dígitos y que éstos sean numéricos 2- Verificar que la fecha se coloque como se explica en el Cuadro Ejemplo No 2. |
| INCONSISTENCIA | POSIBLE SOLUCIÓN |
| 1-Cuenta inexistente 2-Cuenta no válida 3-Cuenta duplicada 4-Cuenta no acepta porción corriente 5-Cuenta no acepta porción no corriente 6-Saldo Total <>a la suma del valor corriente y valor no corriente 7-Valor reportado<>Valor calculado. 8.- Cuenta no permitida para esa entidad 9.-Cuenta no vigente para este período | 1-Verificar que la cuenta exista en el Catálogo General de Cuentas, o aumentar con ceros a la derecha los que le falten para completar los seis dígitos. Ejemplo: Activo es 1, entonces deberá digitarse 100000. 2-Verificar que el código de la cuenta sea máximo de seis dígitos. 3-Verificar que no se reporte una cuenta más de una vez. 4-El saldo colocado en porción corriente debe ser reportado en la columna que corresponda la porción no corriente. 5-El saldo colocado en porción no corriente debe ser reportado en la columna que corresponda a la porción corriente. 6-Verificar que en la columna de saldo total esté la sumatoria de la columna de corriente y la no corriente. 7-Verificar que sean correctas las sumatorias de las subcuentas con relación a la cuenta, al grupo o a la clase. 8-Verificar que la cuenta utilizada corresponda a la operatividad del ente público. 9.-Verifique que el código corresponda al Catálogo vigente. |
3.2.1.7 CRUCES CONTABLES Y VERIFICACIÓN DE CONSISTENCIA.
Posibles inconsistencias en la información básica
Valor total diferente a la sumatoria del Valor corriente y Valor no corriente
Valor reportado diferente a Valor calculado
Débitos diferente a Créditos
Ecuación contable No Válida porque Activo diferente a la suma de Pasivo y Patrimonio
Cuentas de orden deudoras (800000) DIFERENTE de cero
Cuentas de orden acreedoras (900000) DIFERENTE de cero
Derechos Contingentes (810000) DIFERENTE A Derechos contingentes por contra (890500)
Deudoras fiscales (820000) DIFERENTE A Deudoras fiscales por contra (891000)
Deudoras de control (830000) DIFERENTE A Deudoras de control por contra (891500)
Responsabilidades contingentes por contra (910000) DIFERENTE A Responsabilidades contingentes (990500)
Acreedoras fiscales (920000) DIFERENTE A Acreedoras fiscales por contra (991000)
Acreedoras de control (930000) DIFERENTE A Acreedoras de control por contra (991500)
Presupuesto de ingresos: 020100+024600+020600+021100+021200+024100 diferente de cero
Presupuesto de gastos: 030500+031000+031200+031500+032200+033000+033300
Reconocimientos: 025100+025600+026100 diferente de cero
Reserva presupuestal: 040500+041000+041500+042000 diferente de cero
Vigencias futuras: 060500+061000 diferente de cero
Plan plurianual de inversiones: 070000+080000+090000 diferente de cero
Plan plurianual sector salud: 070100+080100+090100 diferente de cero
Plan plurianual sector educación: 070200+080200+090200 diferente de cero
Plan plurianual sector agua potable y saneamiento básico: 070300+080300+090300 diferente de cero
Plan plurianual sector vivienda: 070400+080400+090400 diferente de cero
Plan plurianual sector recreación y deporte: 070500+080500+090500 diferente de cero
Plan plurianual arte y cultura: 070600+080600+090600 diferente de cero
Plan plurianual sector desarrollo comunitario: 070700+080700+090700 diferente de cero
Plan plurianual sector defensa y seguridad: 070800+080800+090800 diferente de cero
Plan plurianual sector justicia: 070900+080900+090900 diferente de cero
Plan plurianual sector trabajo y seguridad social: 071000+081000+091000 diferente de cero
Plan plurianual sector desarrollo industrial: 071100+081100+091100 diferente de cero
Plan plurianual sector desarrollo comercial: 071200+081200+091200 diferente de cero
Plan plurianual sector desarrollo turístico: 071300+081300+091300 diferente de cero
Plan plurianual sector agropecuario: 071400+081400+091400 diferente de cero
Plan plurianual sector minero: 071500+081500+091500 diferente de cero
Plan plurianual sector comunicaciones: 071600+081600+091600 diferente de cero
Plan plurianual sector transporte: 071700+081700+091700 diferente de cero
Plan plurianual sector estructura vial: 071800+081800+091800 diferente de cero
Plan plurianual sector eléctrico: 071900+081900+091900 diferente de cero
Plan plurianual sector gas: 072000+082000+092000 diferente de cero
Plan plurianual sector medio ambiente: 072100+0821600+092100 diferente de cero
Plan plurianual sector gobierno, planeación y desarrollo institucional: 072200+082200+092200 diferente de cero
Plan plurianual sector prevención y atención de desastres: 072300+082300+092300 diferente de cero
Plan plurianual sector equipamiento: 072400+082400+092400 diferente de cero
Plan plurianual sector ciencia y tecnología: 072500+082500+092500 diferente de cero
Diferencia entre débitos y créditos no corresponde con el Resultado del ejercicio
Diferencia resultante en ecuación contable diferente a Resultado del ejercicio
Resultado del ejercicio en las cuentas de actividad financiera, económica y social es diferente al reportado
Presupuesto de ingresos aprobado NO FUE REPORTADO
Saldo reportado para esa cuenta debe ser positivo, no se permite saldo contrario
El valor de esta cuenta debe ser mayor que cero (0)
El valor de esta cuenta debe ser menor que cero (0)
El valor de esta cuenta debe ser diferente de cero (0)
El valor de esta cuenta debe ser igual a cero (0)
El valor de esta cuenta debe ser menor o igual a cero (0)
El valor de esta cuenta debe ser mayor o igual a cero (0)
Presupuesto de gastos aprobado NO FUE REPORTADO
Cruces de utilidad del ejercicio: 590501 diferente a 323001 mas 323002 más 311000 más 323201 mas 323202
Cruces de utilidad del ejercicio:590502 diferente a 323003 más 323004
Cruces de utilidad del ejercicio:490500 diferente 323003 más 323004
Cruces de utilidad del ejercicio:490500 diferente 323201 mas 323202, para Fondo de garantía
Cruces de utilidad del ejercicio:490500 diferente 323101 mas 323102, para Banco de la República
Posible Solución:
Verificar que los cruces contables mencionados en las “Aclaraciones sobre saldos reportados”, literales a, b y c, se cumplan, así como la consistencia de los saldos reportados.
Nombre del archivo. El nombre del archivo debe ser CGN-96-001 y debe contener el Catálogo General de Cuentas, variando únicamente la fecha de corte, para cada período de remisión. Este nombre no lleva ninguna extensión de la hoja electrónica con la que se esté trabajando: Excel, Lotus o Q-Pro bajo Windows.
En el caso particular de Q-Pro en el momento de ser grabado el archivo debe guardarse en formato Excel para poder ser validado y mencionar en la etiqueta este detalle.
Envío de la información. Para protección del disquete de fuentes magnéticas y otros sistemas de seguridad por los que debe pasar, es necesario cubrir el mismo con papel aluminio.
Filas en blanco. En todo el proceso de elaboración del formato, no deben indicarse filas en blanco y las cifras deben ir seguidas fila a fila. Así mismo, en los cuadros Ejemplo, las columnas y filas sombreadas solo son utilizadas con fines explicativos y de presentación
3.2.2 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO CGN-96-002 DENOMINADO SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS.
La Contaduría General de la Nación –CGN- ha dispuesto el siguiente procedimiento con el fin de identificar, revelar y presentar los saldos de operaciones recíprocas o que se efectúen entre entes públicos.
3.2.2.1 OBJETIVO DEL FORMATO DE SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS.
El objetivo del formato consiste en detectar, presentar, conciliar y eliminar exhaustivamente, los saldos registrados por los entes públicos como consecuencia de todas aquellas transacciones efectuadas con los demás entes públicos, cualesquiera sea el nivel y sector a los que pertenezcan.
3.2.2.2. MANEJO DE AUXILIARES.
Sin perjuicio de la libertad existente para el manejo del Catálogo General de Cuentas (CGC) más allá del nivel de subcuenta, esto es, después de los seis (6) dígitos iniciales, para atender las particularidades de los entes públicos en materia de registro, en las cuentas y subcuentas en que se revelan los saldos de transacciones que eventualmente sea posible realizar con otros entes públicos, conviene estructurar el manejo de auxiliares por el tercero con quien se efectúa la respectiva transacción, en procura de evitar su reclasificación al momento de presentar la información, toda vez que una clasificación de los auxiliares en función del tercero es perfectamente compatible con los requerimientos de información previstos en el formado CGN-96-002 que nos ocupa.
3.2.2.3.1 OPERACIÓN RECÍPROCA.
Se denomina así la transacción financiera que se realice entre diferentes entes públicos por conceptos que pueden estar asociados con activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos o costos, cualesquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan.
3.2.2.3.2 INFORMACIÓN SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS.
La información que se presente en el Modelo CGN-96-002, corresponde tanto a los saldos pendientes de cancelación registrados en el balance, como a los que fueron pagados o causados y que se registraron en el estado de actividad financiera, económica y social.
Es importante destacar que los saldos en referencia, los cuales deben reportarse en el formato CGN-96-002, se entienden sin perjuicio de que las transacciones originadoras sean realizadas con o sin situación de fondos toda vez que, en cualquier caso, involucran el registro completo de la transacción en los entes públicos partícipes sin necesidad de que se presente el traslado físico de fondos.
Conviene destacar igualmente, que los entes públicos que posean saldos de operaciones recíprocas con otros entes públicos en procesos de liquidación, deberán reportarlos de conformidad con las instrucciones impartidas.
3.2.2.4.1 FORMAS DE PRESENTACIÓN.
Esta información debe remitirse en medio magnético y en formato impreso.
Para la remisión de la información sobre operaciones recíprocas, en medio magnético, deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:
Un disquete de 3 ½ pulgadas, de alta densidad.
La información contenida en el disquete debe ser producida en una de las siguientes hojas electrónicas: LOTUS 123, Q-PRO ó EXCEL.
El nombre del archivo debe corresponder al código del Modelo así:
Nombre del Archivo Modelo Nombre del Modelo
CGN96.002 CGN-96-002 INFORMACIÓN SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS
Es importante destacar que el nombre del archivo no debe incluir la extensión propia de la hoja electrónica utilizada.
El disquete debe tener una etiqueta con la siguiente información: código y nombre del ente público, fecha de corte y hoja electrónica utilizada.
El código del ente público corresponde a los 9 dígitos asignados por la Contaduría General de la Nación que se encuentran en la “CODIFICACION INSTITUCIONAL PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO”. Ubique el código por el nombre del ente (aquel que está reportando información) y úselo para transcribirlo en donde sea solicitado.
El contenido de los archivos debe ajustarse en su totalidad al diseño del modelo, así:
En la celda B1 debe transcribirse el nombre del departamento; en la celda B2 el nombre del municipio; en la celda B3 el nombre del ente; en la celda B4, la cual debe tener formato fecha, el código del ente (9 dígitos sin espacios), conforme a lo mencionado en el literal anterior y en la celda B5 la fecha de corte de la información, en el orden siguiente: día, mes, año (dd/mm/aa). Para incluir la fecha debe digitar las barras separadoras incluidas en el formato “/”.
MODELO CGN-96-002 INFORMACIÓN SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS
En las celdas A7 y B7, debe transcribirse el título “INFORMACIÓN SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS”.
En la celda F8 debe transcribirse el título “VALORES EN MILES DE PESOS”.
En la celda A9, debe transcribirse el título “CÓDIGO CONTABLE DE LA SUBCUENTA”.
En la celda B9, debe transcribirse el título “NOMBRE DE LA SUBCUENTA”.
En la celda C9, debe transcribirse el título “VALOR CORRIENTE”.
En la celda D9, debe transcribirse el título “VALOR NO CORRIENTE”.
En la celda E9, debe transcribirse el título “CÓDIGO ENTIDAD”, con la cual se posee el saldo recíproco.
En la celda F9, debe transcribirse el título “NOMBRE DE LA ENTIDAD” con la cual se posee el saldo recíproco.
En la celda G9, debe transcribirse el título “PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL %”.
En la celda A10, debe transcribirse el código de la subcuenta correspondiente a la primera operación recíproca que vaya a relacionarse, recuerde que esta celda debe tener formato numérico.
En caso que en el saldo recíproco reportado participe más de un (1) ente público debe repetirse, en las filas inmediatamente siguientes de la columna A, tantas veces como sea necesario, el código de la subcuenta relacionada.
En la celda B10, debe transcribirse el nombre de la subcuenta, correspondiente al código detallado en la celda anterior.
Al igual que para los códigos de las subcuentas, en caso que en el saldo recíproco reportado participe más de un (1) ente público debe repetirse, en las filas inmediatamente siguientes de la columna B, el nombre de la subcuenta relacionada, tantas veces como sea necesario.
En la celda C10, debe transcribirse el valor del saldo de la operación recíproca si este es de tipo corriente, es decir, cuando los saldos recíprocos sean exigibles, se paguen o causen en el período contable en curso. Igualmente, deben incluirse en esta celda los montos exigibles o pagados durante el período contable en curso de los saldos clasificados como no corrientes. Esta celda debe tener formato numérico.
Cuando en el saldo corriente de la operación recíproca, anteriormente descrito, participe más de un (1) ente público, deberá relacionarse, en las filas inmediatamente siguientes de la columna C, la alícuota correspondiente a cada entidad hasta concurrencia del saldo total recíproco.
En la celda D10, debe transcribirse el valor del saldo de la operación recíproca, si el saldo de la subcuenta es no corriente, es decir, si el saldo es exigible o se causa en más de un período contable. Esta celda debe tener formato numérico.
Cuando en el saldo no corriente de la operación recíproca participe más de un (1) ente público deberá relacionarse, en las filas inmediatamente siguientes de la columna D, la alícuota correspondiente a cada entidad hasta concurrencia del saldo total recíproco no corriente.
En la celda E10, debe transcribirse el código institucional de la entidad con la cual se posee el saldo de la operación recíproca, en formato número, empleando los 9 dígitos que se encuentran en la “CODIFICACIÓN INSTITUCIONAL PARA LA CONSOLIDACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES DE LAS ENTIDADES DEL SECTOR PÚBLICO”.
Si la transacción es efectuada con más de un ente público, deberán emplearse filas sucesivas de la columna E, indicando en cada celda el código de cada uno de los entes públicos partícipes en la transacción.
En la celda F10, debe transcribirse el nombre de la entidad con la cual se efectuó la operación recíproca.
En caso que en el saldo recíproco reportado participe más de un (1) ente público, debe indicarse, en las filas inmediatamente siguientes de la columna F, el nombre de cada una de las entidades partícipes.
En la celda G10, debe transcribirse el porcentaje de participación patrimonial, siempre que se esté relacionando como operación recíproca, bien sea el saldo de las subcuentas de inversión, tratándose de un ente público inversionista, o bien el saldo de las subcuentas patrimoniales, tratándose del ente público receptor de la inversión. Los valores incorporados deben estar en el rango de 0 a 100, y la celda no debe poseer formato porcentaje.
Cuando en el patrimonio de un ente público, a su turno, exista participación de más de un (1) ente público, cualquiera sea el nivel y sector al que pertenezcan, para establecer los saldos recíprocos que deberá incluirse en el formato, la entidad reportante de las subcuentas patrimoniales aplicará el porcentaje establecido, para cada ente público, a todas y cada una de las subcuentas del patrimonio y los relacionará en las filas inmediatamente siguientes de la columna D.
Desde la celda A11 hasta la G11, y así sucesivamente, hasta donde sea necesario, se repetirán, según sea el caso, los procesos anteriormente descritos.
Marcar con una “X” el recuadro señalado al pie del formulario cuando el ente no posea saldos de operaciones recíprocas.
El diseño del modelo anteriormente descrito no debe modificarse, es decir, incluir o borrar filas o columnas. En consecuencia, sólo pueden adicionarse filas que contengan la misma información y orden descrito a partir de la celda A10.
Al relacionar saldos de operaciones recíprocas, no deje filas en blanco entre ellas, es decir, utilice filas consecutivas para todas las subcuentas que tengan valor.
Los valores contenidos en el archivo deben transcribirse en miles de pesos, no incluya cifras decimales. Para el efecto aproxime a miles, ejemplo:
Saldo de la cuenta: $273,840.20
Valor en miles de pesos: $273.8
Valor aproximado a miles de pesos: $274
Cuando la cifra decimal sea mayor o igual a 0.5, se aproxima al siguiente valor entero y cuando la cifra decimal sea menor a 0.5, se deja el valor entero original, ejemplo.
Saldo de la cuenta: $273,430.10
Valor en miles de pesos: $273.4
Valor aproximado a miles de pesos: $273
k) Hasta tanto este Despacho defina, de manera general, los responsables de los centros de consolidación, los listados correspondientes al archivo, el disquete y el oficio remisorio deben ser enviados a la CGN o a los centros receptores de información, en un sobre de manila, debidamente sellado, por correo certificado, o entregado directamente a la entidad responsable del centro de consolidación, caso en el cual se firmará nota de recibido.
La información solicitada en el presente instructivo debe enviarse conjuntamente, en el mismo disquete, con la información correspondiente al MODELO CGN-96-001 “CATÁLOGO DE CUENTAS”.
3.2.2.4.2 VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
Hasta tanto se disponga de manera general las entidades responsables de los centros de consolidación, la información básica recibida será validada por la CGN, la cual informará al ente público las inconsistencias que llegaren a presentarse en los siguientes aspectos:
3.2.2.4.2.1 VALIDACIÓN DE ESTRUCTURA.
Este proceso validará que la estructura del archivo corresponda a la estructura del modelo CGN-96-002 definido, es decir, que las celdas fueron diligenciadas correctamente, que no se incluyeron o borraron columnas o filas.
3.2.2.4.2.2 VALIDACIÓN DE EXISTENCIA DE CUENTAS, CÓDIGOS Y OPERACIONES RECÍPROCAS.
Este proceso verifica que los códigos de las subcuentas reportados en el archivo, existan en el CGC del PGCP y que el valor haya sido reportado en la columna de porción corriente, no corriente, o ambas, según el caso.
Además verifica que los códigos de las entidades consolidadas con las que efectuó la operación recíproca existan, de conformidad con la “Codificación institucional para la consolidación de estados contables básicos y la relación de los saldos de operaciones recíprocas de entidades en la administración pública”.
3.2.2.4.2.3 VALIDACIÓN DE CONSISTENCIA.
Una vez agotado el plazo para la presentación de la información, el proceso de consolidación efectuará una validación a la consistencia recíproca de la información, verificando la correlatividad de las subcuentas suministradas individualmente. Los resultados de esta validación se informarán a las entidades relacionadas, en forma oportuna, para su corrección.
3.2.2.5 OPERACIONES RECÍPROCAS.
Los entes públicos deberán relacionar, entre otras, las operaciones recíprocas que se presenten en las siguientes transacciones económicas:
Inversiones en títulos de renta fija (v.gr.TES)
Depósitos en cuentas corrientes o de ahorros, con sus respectivos rendimientos causados
Inversión en acciones o cuotas partes
Ventas y compras de bienes realizables o inventarios con su efecto en inventarios, costo de ventas y utilidades no realizadas
Bienes recibidos en pago de deudas entre entidades públicas
Compras y ventas de toda clase de activos v.gr.: intangibles, depreciables, agotables o amortizables con su efecto en el costo, en gastos por depreciación, amortización o agotamiento y en los resultados derivados de tal operación.
Saldos por cobrar y pagar con sus respectivos rendimientos causados
Ingresos y gastos que correspondan a operaciones que al momento del cierre no registren saldos en el balance.v.gr.: rendimientos recibidos o pagados por operaciones de tesorería a corto plazo.
Operaciones que afectan el resultado de ejercicios anteriores
Transferencias
3.2.2.6 PROCEDIMIENTOS PARA PRESENTAR INFORMACIÓN.
3.2.2.6.1 CODIFICADOR INSTITUCIONAL.
Con el fin de identificar todos y cada uno de los entes públicos involucrados en la multiplicidad de transacciones recíprocas posibles para, posteriormente, conciliar sus informes individuales en el proceso de consolidación, es imprescindible incluir el Código de Identificación Institucional, el cual está a disposición de los entes públicos en medio magnético, en las oficinas de las Secretarías de Hacienda Departamentales o en la Contaduría General de la Nación.
La estructura del Código comprende nueve (9) dígitos. Ahora bien, cuando dicho Código comience con el dígito cero (0) y atendiendo al hecho de que el formato de la celda habilitada para relacionarlo es numérico, naturalmente se visualizarán 8 dígitos. No ocurre así cuando los dígitos a la derecha del código son cero (0), caso en el cual la entidad que diligencia el formato deberá, necesariamente, incorporar tantos ceros como aparezcan a la derecha hasta completar los nueve (9) dígitos básicos.
Cuando se establezca la ausencia de uno o más códigos en el Codificador Institucional para entes públicos con los cuales se han identificado saldos de operaciones recíprocas, la entidad reportante deberá diligenciar la totalidad del formato dejando en blanco las celdas habilitadas para incluir el código institucional informando de tal hecho a la CGN o al respectivo centro de consolidación en la carta remisoria de su información.
3.2.2.6.2 IDENTIFICACIÓN DE UTILIDADES NO REALIZADAS.
Cuando se trate de relacionar saldos de operaciones recíprocas que involucren entidades productoras de bienes o servicios para el consumo intermedio o final de otros entes públicos, además del respectivo ingreso o gasto que genere su venta o adquisición, la entidad que venda el bien o preste el servicio deberá relacionar en la fila inmediatamente siguiente a la que reporta el ingreso como una operación recíproca, el costo de producción de los bienes vendidos o servicios suministrados, indicando:
En la celda A, para identificar la transacción, las subcuentas de inventarios o costo de venta del respectivo servicio; en la columna C, el costo de las unidades vendidas y en la columna E, el código del ente público al cual se le vendió el bien o prestó el servicio.
3.2.2.6.3 IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES RECÍPROCAS EN DIFERIDOS Y AMORTIZABLES.
Tratándose de saldos de operaciones recíprocas que para efectos internos de los entes públicos se les dé un tratamiento contable diferido o amortizable, los entes que difieran o amorticen el saldo, deberán relacionar, en la columna A del formato CGN-96-002 el código de la subcuenta del bien amortizable o diferible y, a renglón seguido, la subcuenta en que se registre la alícuota amortizada en el período contable.
Por su parte la entidad que efectúa la venta del bien o servicio diferible o amortizable, deberá revelar la totalidad del ingreso por la venta en la respectiva subcuenta, en el ejercicio en que se pague o cause.
MODELO CGN-96-002 INFORMACIÓN SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS
En las celdas A7 y B7, debe transcribirse el título “INFORMACIÓN SOBRE SALDOS DE OPERACIONES RECÍPROCAS”.
En la celda F8 debe transcribirse el título “VALORES EN MILES DE PESOS”.
En la celda A9, debe transcribirse el título “CÓDIGO CONTABLE DE LA SUBCUENTA”.
En la celda B9, debe transcribirse el título “NOMBRE DE LA SUBCUENTA”.
En la celda C9, debe transcribirse el título “VALOR CORRIENTE”.
En la celda D9, debe transcribirse el título “VALOR NO CORRIENTE”.
En la celda E9, debe transcribirse el título “CÓDIGO ENTIDAD”, con la cual se posee el saldo recíproco.
En la celda F9, debe transcribirse el título “NOMBRE DE LA ENTIDAD” con la cual se posee el saldo recíproco.
En la celda G9, debe transcribirse el título “PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL %”.
En la celda A10, debe transcribirse el código de la subcuenta correspondiente a la primera operación recíproca que vaya a relacionarse; recuerde que esta celda debe tener formato numérico.
En la celda B10, debe transcribirse el nombre de la subcuenta correspondiente al código detallado en la celda anterior.
En la celda C10, debe transcribirse el valor del saldo de la operación recíproca si este es de tipo corriente.
En la celda D10, debe transcribirse el valor del saldo de la operación recíproca, si el saldo de la subcuenta es no corriente.
En la celda E10, debe transcribirse el código de la entidad con la cual se posee el saldo de la operación recíproca.
En la celda F10, debe transcribirse el nombre de la entidad con la cual efectuó la operación recíproca.
En la celda G10, debe transcribirse el porcentaje de participación patrimonial.
Desde la celda A11 hasta la G11, y así sucesivamente, hasta donde sea necesario, se repetirán, según sea el caso, los procesos anteriormente descritos.
g) El diseño de los modelos no debe modificarse, es decir, incluir columnas o borrar filas o columnas. Sólo pueden adicionarse filas, las cuales contendrán el código, nombre, y valores de las clases, grupos, cuentas y subcuentas utilizadas por el ente público para registrar sus operaciones.
h) Al incluir las clases, grupos, cuentas y subcuentas que utiliza el ente público, no se dejarán filas en blanco entre ellas, es decir, deben utilizarse filas consecutivas para todas las clases, grupos, cuentas y subcuentas que tengan valor.
i) Las celdas que contengan valores o códigos deben tener formato numérico y contener sólo números.
j) La fecha de corte de la información debe ser transcrita en la celda B5, en formato fecha día, mes y año (dad/mm/aa); para incluir la fecha debe digitar los slaches “/”.
k) Los valores contenidos en los archivos, deben ser transcritos en miles de pesos, no incluya cifras decimales. Para el efecto aproxime a miles, ejemplo:
Saldo de la cuenta: $273.840,20
Valor en miles de pesos: $273,84
Valor aproximado a miles de pesos: $274
Cuando la cifra decimal sea mayor o igual a 0,5 se aproxima al siguiente valor entero y cuando la cifra decimal sea menor a 0,5 se deja el valor entero.
l) Las subcuentas con saldo diferente a su naturaleza, lo mismo que aquellas que son de carácter valuativo se les debe anteponer el signo negativo; ejemplo: depreciaciones, provisiones, deudores con saldo crédito o acreedores con saldo débito, etc.
3.2.2.6.4 MENSAJES DE ERROR EN LA VALIDACIÓN DEL FORMATO CGN-96-002.
Posibles inconsistencias en la información operaciones recíprocas
Código inválido, mayor de seis dígitos
Código no es numérico
Valor invalido
Entidad inexistente
Fecha invalida, debe estar en formato dd/mm/aa
Subcuenta no vigente
Subcuenta duplicada
Subcuenta no vigente para este período
Subcuenta no valida en el archivo CGN96.002
Subcuenta no acepta porción no corriente
Subcuenta no acepta porción corriente
Subcuenta no permite operación recíproca
Operación recíproca no se puede tener con si mismo
Entidad con la que se tiene operación recíproca no existe o esta inactiva
Porcentaje de participación invalido, debe estar entre 0 y 100
Porcentaje de participación debe ser reportado para esta operación recíproca
Operación recíproca no debe incluir porcentaje de participación
Registro de operación recíproca duplicado
Sumatoria de esta cuenta en el formato de operaciones recíprocas es mayor al saldo en el archivo CGN96-001
Esta entidad debe reportar alguna operación recíproca con cuentas de patrimonio
Esta cuenta debe incluirse en el formato de operaciones recíprocas, fue reportado CGN96-001
Esta información debe remitirse en medio magnético y en formato impreso.
En medio magnético debe tenerse en cuenta las siguientes instrucciones:
a) Un disquete de 3 1/2 pulgadas, de alta densidad.
b) La información contenida en el disquete debe ser producida en una de las siguientes hojas electrónicas: LOTUS 123, Q-PRO o EXCEL.
c) El nombre del archivo debe corresponder al código del Modelo así:
Nombre del archivo Modelo Nombre del modelo
CGN98.003 CGN-98-003 "INFORMACIÓN SOBRE
PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL"
Es importante destacar que el nombre del archivo no debe incluir la extensión propia de la hoja electrónica utilizada.
d) El disquete debe identificarse mediante una etiqueta que contenga: código y nombre del ente público, fecha de actualización y hoja electrónica utilizada.
e) El código del ente público corresponde a los 9 dígitos que se encuentran en el listado denominado "ENTES PÚBLICOS". Ubique el nombre de su entidad y transcriba el código asignado donde sea solicitado.
f) El contenido del archivo debe ajustarse en su totalidad al diseño del modelo adjunto.
En la celda B1 debe incluirse el nombre del departamento, en la celda B2 el nombre del municipio, en la celda B3 el nombre de la entidad, en la celda B4 el código del ente público (9 dígitos sin espacios) y en la celda B5 la fecha de actualización cuando se presente alguna variación en la composición patrimonial.
En la celda C2 el nombre “Modelo CGN-98-003” y en la C3 el nombre “CONTADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN”.
Para diligenciar el formato CGN-98-003 “INFORMACIÓN SOBRE PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL” deberá tomarse como documento fuente el acto de creación de la entidad reportante y, a efecto de las actualizaciones, el acta de la Asamblea, Junta Directiva u órgano competente, en la cual conste expresamente la decisión de compra o venta de acciones, fusión, escisión, supresión o liquidación del ente público.
En forma complementaria deberá indicarse la clasificación del organismo o entidad pública reportante como principal, adscrita o vinculada, directa o indirecta.
Son organismos principales del nivel nacional los Ministerios, Departamentos Administrativos y la Presidencia de la República; en el nivel territorial, las Gobernaciones, las Alcaldías, las Secretarias de despacho y los Departamentos Administrativos.
Son entidades públicas adscritas aquellas que se constituyen por iniciativa de una entidad principal y que, de conformidad con la Ley 489 de 1998, desarrollan principalmente funciones administrativas en los términos que les señale la ley bajo la orientación y control de las respectivas entidades públicas principales.
Son entidades públicas vinculadas a la administración aquellas que se constituyen por iniciativa de una entidad principal, de conformidad con la Ley 489 de 1998, desarrollan principalmente funciones de producción o comercialización y están sujetas a su orientación, coordinación y control en los términos de las leyes y estatutos que las rijan.
Son entidades descentralizadas directas aquellas que se constituyen a partir de una entidad principal y desarrollan principalmente funciones de producción o comercialización.
Son entidades descentralizadas indirectas aquellas creadas por la asociación de organismos públicos o entre éstos y particulares, de conformidad con la Ley 489 de 1998, que la ley autorice para tal efecto, los cuales bien pueden pertenecer al nivel nacional, departamental o municipal.
Tanto las entidades adscritas como las vinculadas deben señalar si corresponden a la categoría de directas o indirectas.
Finalmente, tratándose de la participación patrimonial, las entidades reportantes deberán relacionar porcentualmente el monto de aportes que posee en su patrimonio cada uno de los entes públicos o privados, sean éstos personas naturales o jurídicas.
Con base en la información solicitada, la entidad reportante deberá marcar con una X la celda C6 si la entidad es principal, la celda C7 si es adscrita, la celda C8 si la entidad es vinculada y, en este caso, en las celdas C9 o C10, si se trata de una entidad pública vinculada directa o indirecta, respectivamente.
En la celda B12, debe indicarse el título “INFORMACIÓN SOBRE PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL”.
En la celda A14, debe indicarse el título “CÓDIGO ENTIDAD”.
En la celda B14, debe indicarse el título “NOMBRE DE LA ENTIDAD”.
En la celda C14, debe indicarse el título “% PARTICIPACIÓN PATRIMONIAL”.
En la columna A, comenzando en la celda A15 y sin dejar filas en blanco, debe colocarse cada uno de los códigos obtenidos en el listado de “ENTES PÚBLICOS” para las entidades públicas que posean aportes en el patrimonio de la entidad reportante representados en acciones o en cuotas o partes de interés social. Cuando se trate de relacionar aportes provenientes de entidades del sector privado, bien sean personas jurídicas o naturales, se identificarán en todos los casos con el código único 999999999.
En la columna B, a partir de la celda B15 y sin dejar filas en blanco, deberán relacionarse los nombres de cada una de las entidades del sector público o privado sean éstos personas naturales o jurídicas.
En la columna C, a partir de la celda C15 y sin dejar espacios en blanco, deberá indicarse el porcentaje de participación que representa cada uno de los aportes de las entidades señaladas en el patrimonio de la entidad reportante.
Es importante advertir que la sumatoria de las participaciones relacionadas en esta columna deberá ser igual al ciento por ciento (100%) y que los datos registrados deben estar dentro del rango de cero (0) a cien (100) con dos (2) cifras decimales de aproximación.
En el diligenciamiento de este formato, deben observarse las siguientes pautas:
a) El diseño del modelo anteriormente descrito no debe modificarse incluyendo columnas o borrando filas.
b) Las celdas que contienen los códigos y los datos de participación deben tener formato numérico.
c) La fecha de la información debe ser transcrita en la celda B5, en formato fecha: día, mes y año (dd/mm/aa). Para la fecha debe digitar los slashes “/”.
d) El disquete que enviarán debe estar previamente vacunado, con el fin de evitar su devolución por presencia de virus en la información.
e) El informe firmado por los responsables de la información y el disquete deben enviarse a la Contaduría General de la Nación.
f) El sobre debe ser enviado por correo certificado, o entregado directamente a la Contaduría General de la Nación, caso en el cual se firmará nota de recibido.
Para la recepción e incorporación a la base de datos de la información contenida en el presente formato, se han previsto criterios de validación de formato, estructura y consistencia, al igual que los empleados para los formatos CGN-96-001 y CGN-96-002.
3.2.3.2 ENVÍO Y ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA.
El diligenciamiento del presente formato debe entenderse sin perjuicio de continuar reportando, en el formato sobre saldos de operaciones recíprocas CGN-96-002, las transacciones entre entes públicos que vinculen las subcuentas de inversión en renta variable de largo plazo y las subcuentas de patrimonio, con la periodicidad allí establecida.
Las entidades públicas deberán mantener permanentemente actualizados los datos de su estructura patrimonial en la Contaduría General de la Nación. Para el efecto, es necesario que el formato CGN-98-003 sea remitido dentro del término fijado, en las fechas de presentación, únicamente cuando se trate de revelar variaciones en la composición patrimonial, junto con la información correspondiente al trimestre durante el cual se haya hecho efectiva dicha variación.
3.2.4.1 PROCEDIMIENTOS GENERALES.
3.2.4.1.1. PLAZO PARA SU PRESENTACIÓN.
Los entes públicos a que se refiere la Resolución 250 del 4 de julio del 2003, expedida por el Contador General de la Nación, que en ejercicio de sus funciones entreguen recursos públicos a terceros para su administración, tales como personas naturales o jurídicas, Organizaciones No Gubernamentales-ONG, Organismos Intergubernamentales, Fiduciarias Y Entes Públicos, presentarán a la Contaduría General de la Nación–CGN la información relacionada con estos recursos conjuntamente con la información contable, tal como se establece en el Artículo 8, Literal b) de la Resolución 250 de 2003, es decir, anexa a la información correspondiente al corte del 31 de diciembre.
3.2.4.1.2. REQUISITOS DE FORMA.
Esta información se debe remitir en medio magnético. El archivo debe grabarse en el mismo disquete de 3.5” en el cual se reporten los formatos CGN96.001 y CGN96.002.
Cuando por el tamaño del archivo, no sea posible copiarlo en el mismo disquete, se puede remitir en un disquete independiente.
Cuando se envíe la información por correo electrónico, se deben tener en cuenta las siguientes instrucciones:
Las direcciones para presentar la información vía Internet son:
Para entes del nivel territorial cgnterritorial@contaduria.gov.co
Para entes del nivel nacional cgnnacional@contaduria.gov.co
En el asunto del correo electrónico, debe mencionar: "Recursos Públicos Entregados en Administración" con el respectivo nombre de la entidad reportante.
El informe consta de dos partes:
- Un encabezado para diligenciar los datos de tipo administrativo por parte de la entidad reportante.
Un cuadro para registrar las cifras que reflejan la contabilidad del recurso público entregado en administración.
El informe se debe elaborar en EXCEL.
Los valores deben expresarse en miles de pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al dígito más cercano.
El formato de la fecha de corte es dd/mm/aaaa, igual al utilizado en el CGN96.001.
El archivo se denominará “CGN03.004”.
El disquete debe identificarse mediante una etiqueta que contenga: Código y nombre del ente público, nombre del archivo y fecha de corte.
3.2.4.2.1 INFORMACIÓN GENERAL.
Para el diligenciamiento del formato se debe tener en cuenta:
Los valores se reportarán de acuerdo con la estructura del Catálogo General de
Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública-PGCP, correspondientes a
los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos, costos de ventas, costos de
producción, cuentas de Orden deudoras y acreedoras, al igual que las cuentas
clase cero, según sean del caso.
El archivo debe digitarse en forma estrictamente secuencial, sin filas
intercaladas en blanco.
Las entidades públicas deberán enviar un sólo archivo en excel, en el cual se
detalle a nivel de hoja cada uno de los actos administrativos o contratos que
posea, relacionados con estos recursos.
En el archivo excel que envía la entidad pública a la CGN debe entenderse
que incluye o contiene los actos administrativos o contratos de cada una de las
sucursales, oficinas, agencias o dependencias regionales, cuando
corresponda.
Las entidades públicas a efectos de cumplir con el envío de esta información a
la CGN, deberán solicitar a los respectivos administradores de los recursos
públicos, con la debida oportunidad, la información objeto de este instructivo.
3.2.4.2.2.INFORMACIÓN ESPECÍFICA.
Celda B1: Tipo de administrador. Qué naturaleza tiene el ente o persona que administra el recurso público, para lo cual se relacionan a continuación los códigos a utilizar:
01= Persona Natural
02= Persona Jurídica Privada
03= Persona Jurídica Pública
04= ONG
05= Organismos Intergubernamentales
06= Otros
Celda B2: Entidad administradora. Nombre de la entidad que administra el recurso.
Celda B3: Tipo de contrato. (Solo para contratos de fiducia) Para recursos entregados en administración bajo la figura de encargo fiduciario o fiducia pública los cuales pueden obedecer a los siguientes códigos:
011= FIDUCIA DE ADMINISTRACION Y PAGOS. La entidad pública fideicomitente entrega una suma de dinero a la fiduciaria con el fin de que ésta realice una serie de pagos según las condiciones estipuladas en el contrato.
012= FIDUCIA DE RECAUDO Y ADMINISTRACION. La sociedad fiduciaria se encarga no sólo de la administración del dinero sino también del recaudo del mismo. Este negocio se viene aplicando principalmente al proceso de recaudo y administración de impuestos tales como el predial, el de industria y comercio, administración de tasas y contribuciones, y en general el recaudo de derechos de los municipios del país. Para efectos del recaudo, puede facultarse a la sociedad fiduciaria para que haga los cobros coactivos y otorgue las facilidades de pago. Además, con este dinero si el fideicomitente así lo dispone, pueden cancelarse obligaciones adquiridas por éste.
013= FIDUCIA INMOBILIARIA. En este tipo de negocio se entrega un bien inmueble para que la sociedad fiduciaria lo administre, desarrolle un proceso de construcción y transfiera las unidades construidas según las instrucciones dadas por la entidad fideicomitente.
014= ADMINISTRACIÓN DE EMISIONES. Este tipo de negocio, lo constituyen las entidades públicas interesadas en obtener financiación a través de la emisión de valores negociables. La entidad fideicomitente puede encargarle a la sociedad fiduciaria realizar gestiones como custodiar los títulos en blanco, expedirlos a medida que se vayan colocando en el mercado, efectuar el pago de los rendimientos y del capital, entre otras.
015= TITULARIZACIÓN. Aunque como ocurre en la administración de emisiones, este tipo de negocio se constituye para obtener liquidez, se diferencia de éste básicamente en que la liquidez se obtiene emitiendo títulos respaldados por activos ilíquidos. Al igual que la anterior, constituye un tipo de fiducia de administración, y excepcionalmente se pueden celebrar contratos de fiducia mercantil para su constitución como lo plantea el numeral 5o del artículo 32 de la Ley 80 de 1993.
016= ADMINISTRACIÓN DE GARANTÍAS Y DE FUENTES DE PAGO. Aun cuando con la Ley 80 de 1993 desapareció la posibilidad de constituir fiducia de garantías propiamente dichas al restringir la constitución de patrimonios autónomos para las entidades estatales, se contempla la posibilidad de celebrar este negocio para la administración de bienes que constituyan fuentes de pago de obligaciones o contratos que tengan por fin la administración de una garantía.
017= NEGOCIOS FIDUCIARIOS DE INVERSIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE TESORERíAS. En este tipo de negocios las entidades públicas celebran encargos fiduciarios para la inversión de dinero, ya sea invirtiéndolo en el Fondo Común Ordinario o en alguno de los fondos especiales, o para que dicha suma de dinero sea administrada de forma individual invirtiéndola en títulos o bienes previamente determinados en el contrato.
Para el caso de los negocios de Administración de Tesorería, éstos son celebrados por las entidades públicas con el fin de que la fiduciaria se encargue del manejo de su tesorería realizando funciones como efectuar los pagos a que haya lugar, elaborar los flujos de caja, cobrar los rendimientos de sus inversiones, producir los informes contables, y cualquier otra actividad inherente a una tesorería.
Celda B4: Entidad Pública. Nombre de la respectiva entidad pública titular de los recursos entregados en administración.
Celda B5: Código. El asignado por la CGN al ente público titular del recurso entregado en administración.
Celda B6: No de contrato. Número del acto administrativo o contrato a través del cual se formalice la entrega de los recursos públicos en administración.
Celda B7: Objeto. Cúal es la finalidad del recurso entregado en administración, bien sea por voluntad del ente público o por disposiciones legales. Para esto, se deberán utilizar los códigos 111= Voluntario o 112= Disposición Legal.
Celda B8: Fecha de inicio. A partir de qué fecha se entrega el recurso en administración, acorde con el respectivo acto administrativo o contrato suscrito. (dd/mm/aaaa)
Celda B9: Fecha de terminación. La duración del acto administrativo o contrato, en formato dd/mm/aaaa.
Celda B10: Prórrogas. Si se establecieron ampliaciones al término de duración inicial del acto administrativo o contrato en formato dd/mm/aaaa.
Celda B11: Monto inicial. Valor inicial de los recursos entregados en administración.
Celdas B12 y B13: Subcuenta y valor. La subcuenta donde se encuentra registrado el recurso público entregado en administración por parte de la entidad titular (120204, 142504, 142510, 142511, 142513, 142514, 142515, 142590, 192001, 192002, 192007, 192008 y 192603) con su respectivo valor a 31 de diciembre del respectivo año, en formato numérico.
Celda B14: Fecha de corte. Período al que corresponde el informe. Para el caso del envío a la CGN será el establecido en la Resolución 250 de 2003, es decir, a 31 de diciembre del respectivo año.
3.2.4.2.2.2. CATALOGO DE CUENTAS.
A partir de la celda A17, se reportará la información correspondiente de acuerdo al Catálogo General de Cuentas del PGCP, clasificados como se observa en los ejemplos presentados a continuación.
Contrato 01:
<TABLA 1. VER>
Contrato 02:
<TABLA 2. VER>
3.3 DILIGENCIAMIENTO DE ESTADOS CONTABLES.ILIGENCIAMIENTO DE ESTADOS CONTABLES.
Con el presente procedimiento, se pretende dar a conocer de manera clara, sencilla y didáctica la forma como se estructuran y presentan los estados contables de Balance General, Estado de actividad Financiera, Económica y Social y Cambios en el Patrimonio a que hace referencia las normas técnicas contenidas en el Plan General de Contabilidad Pública.
Establecer las entidades del sector público que deben preparar y presentar los
estados contables de Balance General, Estado de actividad Financiera,
Económica y Social y Cambios en el Patrimonio
Dar a conocer conceptos básicos que son aplicables para la elaboración y
presentación de los estados contables
Presentar la estructura en la que se debe elaborar los estados
Precisar aspectos que se deben tener en cuenta al elaborar y presentar los
estados contables.
El presente procedimiento deberá ser aplicado por todas las entidades públicas definidas en el ámbito de aplicación de conformidad con el Art. 2o de la Resolución 400 del 1o de diciembre de 2000.
3.3.3 ESTRUCTURACIÓN DE LOS ESTADOS CONTABLES.
Se configura mediante una tabulación formal de códigos numéricos, relación de cuentas de activo, pasivo y patrimonio, representados en términos monetarios que reflejan, a una fecha de corte o de cierre, la recopilación, clasificación y resumen de los datos contables.
En el Balance general deberá presentarse por separado y en forma consistente la estructura detallada de sus saldos corrientes y no corrientes, expresando sus cifras aproximadas a miles de pesos y mostrarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas, según sea el caso, con las del “período anterior”.
A nivel de grupo (dos dígitos). Se incluirán los grupos correspondientes a las clases de activos, pasivos y patrimonio.
A nivel de cuenta (cuatro dígitos). Se incluirán las cuentas correspondientes a los grupos que conforman las clases de activo, pasivo y patrimonio.
Para la elaboración y presentación del Balance General, deben tenerse en cuenta los elementos constitutivos de los estados contables.
En este estado se mostrará la información relativa a las cuentas de orden, en el entendido que corresponde a anotaciones por fuera del balance que permiten la revelación suficiente para efectos de análisis.
Para estructurar el Balance general, es preciso tener en cuenta los siguientes aspectos:
Clasificación de los rubros de balance en partidas corrientes y no corrientes
Al efecto, es necesario atender los parámetros de clasificación de cuentas y subcuentas definidos en el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), referido al diligenciamiento del modelo CGN-96-001.
Estructura del Balance general, organizado y clasificado a nivel de grupos (Anexo No. 1) y cuentas (Anexo No. 2), con sus respectivos códigos
Para su composición deben tenerse en cuenta las siguientes precisiones:
(1) ACTIVO CORRIENTE. Sumatoria de los saldos finales de los grupos 11, 12, 13, 14, 15 y 19, los cuales según el anexo de clasificación poseen partidas corrientes.
(2) ACTIVO NO CORRIENTE. Sumatoria de los saldos finales de los grupos 12, 14, 16, 17, 18 y 19, los cuales según el anexo de clasificación permiten ubicar partidas no corrientes.
(3) TOTAL ACTIVO. Sumatoria del activo corriente (1) y del activo no corriente (2) incluyendo, en ambos casos, los respectivos saldos netos de consolidación en cuentas de balance.
(4) PASIVO CORRIENTE. Sumatoria de los saldos finales de los grupos 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27 y 29 según anexo de clasificación.
(5) PASIVO NO CORRIENTE. Sumatoria de los saldos de los grupos 21,22, 23, 24, 25, 26, 27 y 29 los cuales permiten subcuentas con clasificación no corriente.
(6) TOTAL INTERÉS MINORITARIO. Sumatoria de los saldos de las cuentas Participación de Terceros y Participación Patrimonial del Sector Público.
(7) PATRIMONIO. Saldo total de la Clase 3 Patrimonio, que corresponde a la sumatoria de los grupos 31, 32 y 39.
(8) TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO. Sumatoria del pasivo corriente (4), no corriente (5), interés minoritario (6) y patrimonio (7).
(9) CUENTAS DE ORDEN DEUDORAS.
(10) CUENTAS DE ORDEN ACREEDORAS.
3.3.3.2 ESTADO DE ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA Y SOCIAL.
Su configuración se establece mediante una tabulación formal de códigos numéricos, de cuentas de ingresos, gastos y costos, representados en términos monetarios, que reflejan el resultado de las operaciones del ente público durante un intervalo de tiempo.
El Estado de actividad financiera, económica y social se estructura a partir de la presentación clasificada de los grupos y cuentas que conforman las clases de ingresos, gastos y costos del Catálogo General de Cuentas (CGC), así:
A nivel de grupo (dos dígitos). Se incluirán en forma clasificada los grupos correspondientes a las clases de ingresos, gastos y costos.
A nivel de cuenta (cuatro dígitos). Se incluirán en forma clasificada las cuentas correspondientes a los grupos que integran las clases de ingresos, gastos y costos.
Las cifras del Estado de actividad financiera, económica y social deberán presentarse aproximadas a miles de pesos y presentarse en forma comparativa a nivel de grupos o cuentas, según sea el caso, con las del “período anterior”.
Para su elaboración y presentación deben tenerse en cuenta los elementos constitutivos de los estados contables.
(1) INGRESOS OPERACIONALES. Sumatoria de los saldos por concepto de ingresos en cada uno de los siguientes grupos de la Clase 4 Ingresos: (41 + 42 + 43 + 44 + 45+47).
(2) COSTO DE VENTAS Y OPERACIÓN. Corresponde a la Sumatoria de los grupos 62 + 63 + 64.
(3) GASTOS OPERACIONALES. Sumatoria de los saldos por concepto de gastos en cada uno de los siguientes grupos de la Clase 5 Gastos: (51 + 52 + 53 + 54 + 55 + 56+57 )
(4) EXCEDENTE (DÉFICIT) OPERACIONAL. Corresponde a la diferencia entre los Ingresos operacionales (1) y el monto resultante del Costo de ventas y operación (2) más Gastos operacionales (3), es decir:
(Ingresos operacionales) - (Costo de ventas y operación + Gastos operacionales).
(5) OTROS INGRESOS. Corresponde al total del grupo 48 Otros ingresos.
.(6) OTROS GASTOS. Corresponde al total del grupo 58 Otros gastos
(7) EXCEDENTE (DÉFICIT) ANTES DE AJUSTES POR INFLACIÓN. Es el resultado de sumar algebraicamente al Excedente (Déficit) operacional (4), el monto resultante de Otros ingresos (5) menos el de Otros gastos (6), es decir:
(Excedente (Déficit) operacional) + (Otros ingresos - Otros gastos).
(8) EFECTO NETO POR EXPOSICIÓN A LA INFLACIÓN. Corresponde al saldo del grupo 49 Ajustes por inflación originado en la amortización del cargo y crédito por corrección monetaria diferida hasta tanto se concluya dicho proceso.
(9) EXCEDENTE (DÉFICIT) DEL EJERCICIO. Es el resultado de sumar algebraicamente al Excedente (Déficit) antes de ajustes por inflación (7), el efecto neto por exposición a la inflación (8).
La estructura del Estado de actividad financiera, económica y social organizado y clasificado a nivel de grupos se muestra en el Anexo No. 3 y a nivel de cuentas en el Anexo No. 4, con sus respectivos códigos.
3.3.3.3 ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO.
Los elementos constitutivos del presente estado corresponden a las cuentas de patrimonio definidas en el Catálogo General de Cuentas (CGC). Para su estructuración se requiere calcular las variaciones de cada una de las cuentas (cuatro dígitos) que componen el Patrimonio.
Debe elaborarse en forma comparativa mostrando los cambios observados entre dos ejercicios contables al nivel de la clase 3 - Patrimonio del CGC. Así mismo permite apreciar el detalle de las variaciones patrimoniales del período a nivel de cuenta (cuatro dígitos) clasificando sus movimientos como incrementos, disminuciones y partidas sin movimiento. Las cifras de sus saldos deberán presentarse aproximadas a miles de pesos.
De conformidad con la estructura del CGC, los grupos y cuentas que conforman la clase 3 “Patrimonio” son los siguientes:
Hacienda pública
Capital fiscal
3110 Resultado del ejercicio
3115 Superávit por valorización
3117 Superávit por el método de participación patrimonial
3120 Superávit por donación
Patrimonio público incorporado
3127 Deterioro por utilización de bienes de beneficio y uso público (Db)
3130 Revalorización hacienda pública
3135 Ajustes por inflación
32 Patrimonio institucional
Aportes sociales
3204 Capital suscrito y pagado
3206 Capital parafiscal
Capital fiscal
Aporte en especie
Prima en colocación de acciones, cuotas o partes de interés social
3215 Reservas
3220 Dividendos y participaciones decretados
3224 Excedentes financieros distribuidos en exceso sobre
utilidades (Db)
3225 Resultados de ejercicios anteriores
3226 Resultado de ejercicios anteriores – Banco de la República
3227 Resultado de ejercicios anteriores – Fondos de garantía
3230 Resultados del ejercicio
3231 Resultados del ejercicio – Banco de la República
3232 Resultados del ejercicio – Fondos de garantía
3235 Superávit por donación
3237 Superávit por formación de intangibles
3240 Superávit por valorización
3242 Superávit banco central
3243 Superávit por el método de participación patrimonial
3245 Revalorización del patrimonio
3250 Ajustes por inflación
Patrimonio institucional incorporado
3257 Deterioro por utilización de bienes de beneficio y uso público (Db)
Su presentación clasificada en función de las variaciones observadas, considera los siguientes aspectos:
(1) Saldo de la Clase 3 Patrimonio, del año inmediatamente anterior al que se está analizando.
(2) Variaciones patrimoniales del año actual, generadas por los aumentos o disminuciones en las cuentas que conforman el patrimonio.
(3) Saldo de la Clase 3 Patrimonio del año objeto de análisis.
(4) Incrementos. Corresponden a las variaciones de las cuentas pertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32 Patrimonio institucional descritos, en las cuales se haya presentado un incremento en el ejercicio contable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre del año actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del período inmediatamente anterior.
(5) Disminuciones. Corresponden a las variaciones de las cuentas pertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32 Patrimonio institucional descritos, en las cuales se haya presentado una disminución en el ejercicio contable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre del año actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del período inmediatamente anterior.
(6) Partidas sin movimiento. Corresponden a las cuentas pertenecientes a los grupos 31 Hacienda pública y 32 Patrimonio institucional descritos, en las cuales no se presenta variación alguna en el ejercicio contable, para lo cual se toma el saldo a 31 de diciembre del año actual, menos el respectivo saldo a 31 de diciembre del período inmediatamente anterior.
La estructura y presentación clasificada por grupos y detalle de las variaciones patrimoniales por cuentas, del Estado de cambios en el patrimonio se muestra en el anexo No. 5.
- Para la elaboración de los Estados contables que sean remitidos a la Contaduría General de la Nación, con corte a 31 de diciembre deberá realizarse el respectivo cierre, sin perjuicio de que las entidades públicas continúen reportando, en los formatos CGN-96-001 y CGN-96-002 respectivamente, los saldos de las cuentas y subcuentas de resultado existentes con anterioridad al cierre.
- Para efectos comparativos, al elaborar los Estados contables deberán incluirse, en la columna denominada “Período Anterior”, las cifras correspondientes al mismo período del año inmediatamente anterior; en tanto que, en la columna denominada “Período Actual”, deberán incluirse las acumuladas hasta el trimestre que se reporta.
- En la preparación de los Estados contables básicos, deberá tenerse en cuenta que el diseño de los formatos anexos permiten su aplicación tanto a nivel individual como consolidado de la información, según sea el caso. En consecuencia y al momento de la adaptación y diseño de los formatos, deberán tenerse en cuenta las partidas propias de los procesos técnicos de consolidación en los espacios indicados para ello.
- Las entidades públicas deberán generar mensualmente, para uso interno, los estados contables definidos y remitirán a la Contaduría General de la Nación, en forma anual, el Balance general y el Estado de actividad financiera, económica y social y el Estado de cambios en el patrimonio, conforme con las fechas de presentación de la información señaladas por este despacho.
- Los representantes legales deberán garantizar que una copia de los estados contables remitidos a la Contaduría General de la Nación sea expuesta en un lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general, para lo cual impartirán las instrucciones pertinentes, sin que necesariamente deban incluirse los códigos de grupos y cuentas que aparecen detallados en los anexos.
- Las entidades públicas deberán presentar obligatoriamente, en medio magnético o impreso, los estados contables anteriormente descritos a nivel de cuenta (cuatro dígitos) a la Contaduría General de la Nación y, en forma opcional, se presentarán estructurados a nivel de grupo (dos dígitos).
- Los estados materia de este procedimiento se remitirán a la Contaduría General de la Nación, conjuntamente con la información contable básica, la relación de saldos de operaciones recíprocas y su estructura patrimonial, contenida en los formatos CGN-96-001, CGN-96-002 y CGN-98-003, respectivamente, teniendo en cuenta los formatos que a continuación se presentan.
<TABLA 3. VER>
<TABLA 4. VER>
<TABLA 5. VER>
<TABLA 6 VER>
<TABLA 7. VER>
<TABLA 8. VER >
<TABLA 9. VER>
3.4. DILIGENCIAMIENTO DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO.
Complementar la definición e instrumentalización de los estados contables básicos de conformidad con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública.
Proveer instrumentos para que los entes públicos y demás interesados puedan
adelantar un permanente y adecuado seguimiento del impacto de las decisiones
financieras y operativas en términos de su efecto sobre el efectivo
Generar mecanismos de control redundante para verificar la consistencia de la
información que es periódicamente reportada a la Contaduría General de la
Nación
Definir mecanismos que hagan posible la implementación de estándares en la
generación de estados de flujos de efectivo para las Empresas Industriales y
Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta.
Homogeneizar la interpretación y conceptualización de los resultados y demás
componentes del estado de flujos de efectivo para el caso de los entes públicos.
Proveer los documentos contables oficiales que permitan a los organismos de
control evaluar la gestión financiera en términos de los flujos de efectivo
producidos y aplicados por los entes públicos.
El estado de flujos de efectivo deberá ser elaborado y presentado por las Empresas Industriales y Comerciales del Estado y Sociedades de Economía Mixta que pertenecen a los niveles Nacional o Territorial.
3.4.3.1 ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO.
Es un informe contable que revela los fondos provistos y utilizados por los entes públicos en desarrollo de actividades operativas, de inversión y financiación.
Permite evaluar a partir del origen y aplicación del efectivo en un período, la capacidad del ente público para generar flujos futuros de fondos, determinando sus necesidades de financiamiento interno y externo, para cumplir con sus obligaciones.
Se considera como tal, los recursos de liquidez inmediata tales como los saldos en caja, cuentas corrientes, cuentas de ahorro.
3.4.3.3 PARTIDAS EQUIVALENTES A EFECTIVO.
Corresponde a aquellas partidas que son fácilmente convertibles a efectivo sin que pierdan valor en forma significativa, que mantienen los entes públicos con el fin de cumplir con sus compromisos de corto plazo, tales como las inversiones adquiridas con fines de liquidez y operaciones repo, entre otras.
La condición de equivalente de efectivo la establece el ente público de acuerdo con la intención de aplicar recursos para atender sus obligaciones y la existencia de mercados de liquidez.
3.4.3.4 ACTIVIDADES DE OPERACIÓN.
Las actividades operativas o de operación son aquellas que representan transacciones de entrada y salida de efectivo directamente relacionadas con el desarrollo del cometido estatal de los entes públicos, ya sean de producción o comercialización de bienes y la prestación de servicios y que afectan directamente el estado de actividad financiera, económica o social.
3.4.3.5 ACTIVIDADES DE INVERSIÓN.
Las actividades de inversión son aquellas que representan transacciones de entrada y salida de efectivo directamente relacionadas con los pagos realizados por los entes públicos con el fin de administrar el portafolio y su liquidez, o conformar la infraestructura de capital del ente público permitiendo la generación de flujos de efectivo en el mediano y largo plazo.
3.4.3.6 ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN.
Las actividades de financiación son aquellas que representan transacciones de entrada y salida de efectivo directamente relacionadas con la adquisición de recursos de los diferentes proveedores de capital y su posterior cancelación o servicio, ya sean internos y externos.
3.4.3.7 ESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO CONTABLE.
En función de su origen y aplicación, los flujos de efectivo se clasifican en las actividades de operación, inversión y financiación.
3.4.3.8 ORIGINADOS EN LAS ACTIVIDADES DE OPERACIÓN.
Se encuentran definidas por el efectivo recibido por concepto de ingresos no tributarios (4110), por la venta de bienes (42), la venta de servicios (43), las transferencias (44), los recursos de los fondos de las entidades administradoras de pensiones (45) y de otros ingresos (48).
También se encuentran dentro de este tipo, los que comprenden recursos en efectivo recibidos a título de avances y anticipos (2450), los depósitos recibidos de terceros (2455), las cotizaciones recibidas por las administradoras del sistema de seguridad social integral (2470), los recibidos en el fondo de solidaridad y garantía en salud( 2475), los recaudos a favor de terceros (2905), los ingresos recibidos por anticipado (2910).
Adicionalmente, se encuentran los recursos recaudados o cobrados en efectivo de los deudores, los generados en los ingresos no tributarios (1401), en las ventas de bienes y servicios (1406, 1407, 1408, 1409), en aportes por cobrar a entidades afiliadas (1410), los provenientes de la administración del sistema en seguridad social en salud (1411), en las transferencias por cobrar (1413), en la administración de seguridad social en pensiones (1417), en la administración de seguridad social en riesgos profesionales (1418), en los otros deudores (1470) directamente relacionados con las actividades de operación, y las recuperaciones en efectivo de los bienes adquiridos de instituciones inscritas por los fondos de garantías (1940), entre otros.
3.4.3.9 APLICADOS EN ACTIVIDADES DE OPERACIÓN.
Corresponden a los pagos en efectivo realizados para la adquisición de los inventarios ya sean de materias primas o mercancías para la venta (15), el pago de las cuentas y documentos por pagar generados en la adquisición de los inventarios (2401- 2406), y en el desarrollo del cometido estatal tales como las transferencias (2403), operaciones de seguros y reaseguros (2415), aportes por pagar a afiliados (2420), acreedores (2425), excluyendo los relacionados con el pago de dividendos y aquellos que no se originan en las actividades de operación, los cuales se clasificarán según su origen en inversión o financiación, subsidios asignados (2430), retención en la fuente e impuesto de timbre (2436), retención de impuesto de industria y comercio (2437), los impuestos, contribuciones y tasas por pagar (2440), el impuesto al valor agregado (2445), los créditos judiciales (2460), los premios por pagar (2465), las transferencias de las cotizaciones que tienen que realizar las administradoras del sistema de seguridad social integral (2470), el valor compensado entre las EPS provenientes del fondo de solidaridad y garantía en salud (2475), y otras cuentas por pagar (2490), exceptuando aquellas que no estén directamente relacionadas con la actividad de operación, las cuales deberán clasificarse en las actividades de inversión o financiación, según sea el caso.
De otra parte, encontramos los pagos en efectivo para Avances y anticipos entregados (1420), los Depósitos entregados (1425), los pagos relacionados con la operación de los entes públicos realizados a los funcionarios, generados en salarios y prestaciones sociales (2505), pensiones por pagar (2510), la seguridad social en salud (2550), la seguridad social en riegos profesionales (2560), y la seguridad social en pensiones (2570).
Además figuran los desembolsos en efectivo realizados para cancelar los gastos pagados por anticipado(1905), los cargos diferidos (1910), las obras y mejoras en propiedad ajena (1915), los intereses por préstamos (2320, 2321, 2322, 2323), y las erogaciones para la inversión en recursos naturales y del ambiente, entre otros.
3.4.3.10 ORIGINADOS EN LAS ACTIVIDADES DE INVERSIÓN.
Comprende los recaudos en efectivo generados por la venta de inversiones de renta fija adquiridas para administración de liquidez (1201), inversiones de renta variable adquiridas para administración de liquidez (1202), las inversiones de renta fija adquiridas con fines de política (1203), las inversiones realizadas en operaciones de cobertura (1206), las inversiones patrimoniales (1207, 1208).
De otra parte se identifican como recaudos de efectivo, aquellos realizados por la venta de propiedades planta y equipo clasificados en el grupo 16 de acuerdo a la estructura del Catálogo General de Cuentas, del Plan General de Contabilidad Pública.
Igualmente, la venta de bienes de arte y cultura (1960), los recaudos de los préstamos concedidos (1415), los préstamos gubernamentales otorgados (1416) y la venta de Intangibles(1970), entre otros.
Adicionalmente, comprenden los recaudos de efectivo, los rendimientos financieros recibidos por el ente público que provienen de las inversiones, préstamos concedidos, entre otros que son propios de las actividades de inversión.
3.4.3.11 APLICADOS EN ACTIVIDADES DE INVERSIÓN.
En cuanto a la utilización del efectivo en las actividades de inversión, se encuentran los pagos realizados para la adquisición de inversiones de renta fija y variable con el fin de administración de liquidez (1201,1202), las inversiones de renta fija adquiridas con fines de política (1203), las inversiones realizadas en operaciones de cobertura (1206), las inversiones patrimoniales (1207, 1208).
De otra parte se identifican como erogaciones de efectivo, los desembolsos realizados para adquisición de propiedades planta y equipo, de materiales para la construcción y mantenimiento de bienes de beneficio y uso público y las realizadas para conservar, proteger y explotar la biodiversidad del ambiente y del ecosistema clasificados en los grupos 16, 17 y 18 de acuerdo a la estructura del Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública.
Adicionalmente las erogaciones en efectivo tendientes a adquirir bienes de arte y cultura (1960), los intangibles (1970), los desembolsos de los préstamos otorgados, tales como los préstamos concedidos (1415) y los préstamos gubernamentales ( 1416), entre otros, y otros pagos originados en las actividades de inversión, forman parte de las aplicaciones del efectivo.
3.4.3.12 ORIGINADOS EN LAS ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN.
Corresponden a los cambios patrimoniales generados en las capitalizaciones recibidas (3105, 3206,3208), los recursos efectivamente recibidos de préstamos a corto o largo plazo correspondientes a las cuentas 2301, 2302, 2315 y las del grupo, 22 operaciones de crédito público, entre otros.
3.4.3.13 APLICADOS EN ACTIVIDADES DE FINANCIACIÓN.
Representan los pagos de dividendos (242503), la cancelación de los préstamos obtenidos o servicio de la deuda, y otros pagos originados en las actividades de financiamiento.
3.4.4 FASES PARA ESTRUCTURACIÓN DEL ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO.
En cada transacción los entes públicos deberán realizar un análisis minucioso que permita identificar en forma exhaustiva y con precisión, el monto de los flujos de efectivo que se generen o apliquen en las actividades de operación, inversión o financiación, a partir de sus características y dinámica.
3.4.4.2 DEPURACIÓN DE FLUJOS DE EFECTIVO.
Aquellos flujos que al momento de originarse fueron considerados como movimientos de efectivo y se dieron como ciertos, y como consecuencia de un cambio en su dinámica no corresponden a flujos de efectivo, no deben ser objeto de presentación en este estado.
3.4. 4.3 FORMALIDADES LOGÍSTICAS.
El estado de flujos de efectivo se estructura teniendo en cuenta las variaciones de los flujos de efectivo relacionadas con las actividades de operación, inversión y financiación, durante un período.
Este estado deberá elaborarse y presentarse en forma mensual comparativa con los del mes inmediatamente anterior, atendiendo las siguientes consideraciones:
Deberá ser generado en forma mensual manteniendo sus resultados a disposición de los organismos de control y demás usuarios que lo soliciten, debiendo remitir trimestralmente a la Contaduría General de la Nación, el conjunto de los respectivos estados mensuales de efectivo, los cuales serán analizados internamente, según se trate de entidades del nivel nacional o territorial.
Una vez se reciba el archivo denominado ANEXO No.6 con el formato que contiene el estado de flujos de efectivo el cual se detalla más adelante en la sección denominada “forma de presentación”, será sometido a los procesos de validación de estructura del formato y validación aritmética a que hubiere lugar particularmente, la conciliación de los montos reportados mensualmente con los resultados de caja deducidos por la Contaduría General de la Nación a partir de la información contable básica reportada trimestralmente, generando una relación de las inconsistencias observadas en los 3 meses reportados.
El estado de flujos de efectivo deberá producirse mensualmente en las entidades de conformidad con lo dispuesto en la circular externa No. 036 del 27 de diciembre de 2000, a partir del mes de enero del año 2001, debiendo presentar el primer informe a la CGN, junto con la información de marzo del 2001 y así sucesivamente de conformidad con los plazos de presentación establecidos en la Resolución 373 del 23 de diciembre 1999.
Al igual que para los demás estados contables básicos, los representantes legales, deberán garantizar que una copia del estado de flujos de efectivo remitido a la Contaduría General de la Nación, sea expuesta en un lugar visible y de fácil acceso a la ciudadanía en general.
3.4.4.6 FORMA DE PRESENTACIÓN.
Las entidades públicas deberán presentar obligatoriamente, en medio magnético e impreso, el estado de flujos de efectivo de acuerdo con la estructura definida en el ANEXO NO. 6, la cual podrá ser objeto de modificaciones en la medida en que cambien los mecanismos de captura en la CGN. Para el efecto, la CGN, con la suficiente oportunidad, informará de los cambios y suministrará las instrucciones para su diligenciamiento o ajuste.
En este orden de ideas, el estado de flujos de efectivo deberá remitirse a la CGN, en archivo separado, inicialmente en hojas electrónicas: LOTUS 123, Q-PRO o EXCEL, conjuntamente con los demás estados financieros básicos de acuerdo con la circular 021 y los formatos CGN-96-001, CGN-96-002 y CGN-98-003, en los plazos de presentación previstos, acompañado de las respectivas notas explicativas, sin que las dificultades para su presentación puedan tomarse como justificación para la no presentación de los demás estados e información contable básica, máxime que se trata del mismo proceso contable.
Aquellas entidades que vienen preparando el estado de flujo de efectivo en un formato diferente al solicitado por la CGN de conformidad con lo señalado en este procedimiento, deberán realizar la homologación correspondiente, para lo cual estaremos atentos a sus inquietudes.
Al igual que para los demás estados contables básicos, la información contenida en el estado de flujos de efectivo deberá remitirse respaldada con las firmas del representante legal, el jefe del área financiera o contable, el contador y, cuando sea el caso, del revisor fiscal de la respectiva entidad pública que reporta la información.
3.4.4.7 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO.
Para la composición del estado de flujos de efectivo, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
En la Celda B4 se debe incluir el nombre de la entidad reportante
En la celda B5 se debe incluir el código institucional de la entidad reportante
En la celda B6 se debe incluir la fecha de corte a la cual pertenece el informe
En la celda C11, se reportará el valor correspondiente al saldo inicial del efectivo o sus equivalentes del período que se está reportando. Para el valor correspondiente al período anterior, se utilizará la celda D11.
- A partir de la celda C16 y hasta la celda C34, se deben incluir los valores correspondientes al efectivo originado en las actividades de operación desarrolladas por el ente público en el período objeto de reporte. Para los valores relacionados con el período anterior, se utilizará a partir de la celda la D16 y hasta la celda D 34.
- En la celda C35, se debe incluir la sumatoria de los conceptos que originaron efectivo en el desarrollo de las actividades de operación correspondientes al período actual de reporte. Para aquellas que correspondan al período anterior, se utilizará la celda D35.
- A partir de la celda C38 y hasta la celda C64, se deben incluir los valores correspondientes al efectivo aplicado en las actividades de operación desarrolladas por el ente público en el período objeto de reporte. Para los valores relacionados con el período anterior, se utilizará a partir de la celda D38 y hasta la celda D 64.
- En la celda C65, se debe incluir la sumatoria de los conceptos en que se aplicó el efectivo en el desarrollo de las actividades de operación correspondientes al período actual de reporte. Para aquellas que correspondan al período anterior, se utilizará la celda D65.
- En la celda C67, se deberá incluir el valor resultante de la diferencia entre valor del efectivo originado en actividades de operación (C35) y el valor del efectivo aplicado en las mencionadas actividades. Lo propio se hará para los valores del período anterior, en la celda D67.
- A partir de la celda C72 y hasta la celda C84, se deben incluir los valores correspondientes al efectivo originado en las actividades de inversión desarrolladas por el ente público en el período objeto de reporte. Para los valores relacionados con el período anterior, se utilizará a partir de la celda D72 y hasta la celda D 84.
- En la celda C85, se debe incluir la sumatoria de los conceptos que originaron efectivo en el desarrollo de las actividades de inversión correspondientes al período actual de reporte. Para aquellas que correspondan al período anterior, se utilizará la celda D85.
- A partir de la celda C95 y hasta la celda C109, se deben incluir los valores correspondientes al efectivo aplicado en las actividades de inversión desarrolladas por el ente público en el período objeto de reporte. Para los valores relacionados con el período anterior, se utilizará a partir de la columna la D95 y hasta la celda D 109.
- En la celda C110, se debe incluir la sumatoria de los conceptos en que se aplicó el efectivo en el desarrollo de las actividades de inversión correspondientes al período actual de reporte. Para aquellas que correspondan al período anterior, se utilizará la celda D110.
- En la celda C112, se deberá incluir el valor resultante de la diferencia entre valor del efectivo originado en actividades de inversión (C85) y el valor del efectivo aplicado en las mencionadas actividades (C110). Lo propio se hará para los valores del período anterior, en la celda D112
- A partir de la celda C117 y hasta la celda C121, se deben incluir los valores correspondientes al efectivo originado en las actividades de financiación desarrolladas por el ente público en el período objeto de reporte. Para los valores relacionados con el período anterior, se utilizará a partir de la celda D117 y hasta la celda D 121.
- En la celda C122, se debe incluir la sumatoria de los conceptos que originaron efectivo en el desarrollo de las actividades de inversión correspondientes al período actual de reporte. Para aquellas que correspondan al período anterior, se utilizará la celda D122.
- A partir de la celda C125 y hasta la celda C131, se deben incluir los valores correspondientes al efectivo aplicado en las actividades de financiación desarrolladas por el ente público en el período objeto de reporte. Para los valores relacionados con el período anterior, se utilizará a partir de la celda D125 y hasta la celda D 131.
- En la celda C132, se debe incluir la sumatoria de los conceptos en que se aplicó el efectivo en el desarrollo de las actividades de inversión correspondientes al período actual de reporte. Para aquellas que correspondan al período anterior, se utilizará la celda D132.
- En la celda C134, se deberá incluir el valor resultante de la diferencia entre valor del efectivo originado en actividades de financiación (C122) y el valor del efectivo aplicado en las mencionadas actividades (C132). Lo propio se hará para los valores del período anterior, en la celda D134.
- En la celda C136 se incluirá la variación del efectivo, cuyo valor resulta de la sumatoria del efectivo generado por las actividades de operación, inversión y financiación (C67+C112+C134).
- En la celda C138, se reportará el valor correspondiente al saldo final del efectivo o sus equivalentes del período que se está reportando. Para el valor correspondiente al período anterior, se utilizará la celda D11.
- Desde la celda C140 y hasta la celda C145, de discriminarán los valores que conforman el saldo del efectivo o sus equivalentes pertenecientes al período de reporte. Para el período anterior se hará desde la celda D140, hasta la celda D145.
- En la celda C146 se mostrará la sumatoria de los valores que conforman el saldo del efectivo o sus equivalentes pertenecientes al período de reporte. Para el período anterior se hará en la celda D146.
- En la celda C147 se reflejará el saldo de los sobregiros bancario que al finalizar el período actual mostraba el ente público. Lo propio en la celda D1477 para el período anterior.
- En la celda C148, revelará el saldo total del efectivo y equivalentes de efectivo, que posee la empresa a la fecha de corte y el período anterior.
Periódicamente, la CGN generará un informe general sobre el Estado de flujos de efectivo de las empresas industriales y comerciales del estado y sociedades de economía mixta.
<TABLA 10. VER>
3.5 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES.
Con el fin de instruir la preparación y revelación de las Notas a la Información Contable, en forma que permita garantizar la inclusión de la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales relevantes, así como los aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la consistencia y razonabilidad de la información del ente público, se establecen las pautas básicas para la preparación de las notas de carácter general y específico.
Revelar las actividades o hechos financieros, económicos y sociales relevantes, así como los aspectos de difícil representación o medición cuantitativa, que han afectado o puedan afectar la situación del ente público.
Definir los elementos básicos contentivos de las notas de carácter general y específico.
El presente procedimiento deberá ser aplicado por todos los organismos y entidades a que se refiere el Art. 2o de la resolución 400 del 01 de diciembre de 2000
3.5.3.1 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL.
Estas notas deben referirse, por lo menos, a las situaciones que se relacionan a continuación:
3.5.3.1.1 NATURALEZA JURÍDICA, FUNCIÓN SOCIAL, ACTIVIDADES QUE DESARROLLA O COMETIDO ESTATAL.
Corresponde a la revelación del entorno legal y normativo del ente público, su cometido estatal y el objetivo, misión de su creación o constitución.
3.5.3.1.2 POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES.
Relativa a las normas de contabilidad que viene aplicando el ente público para el proceso de identificación, clasificación, registro y valuación de los hechos financieros, económicos y sociales.
3.5.3.1.3 EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACIÓN CONTABLE.
Deben describirse los efectos derivados de los cambios en la aplicación de las normas contables, así como de las correcciones de errores de ejercicios anteriores, reclasificaciones de cuentas, depuración de cifras, conciliación de saldos o ajustes realizados que afectaron significativamente la información del período, al igual que las diferencias presentadas entre las existencias físicas o reales de bienes, derechos y obligaciones y el valor de los saldos reportados en la información.
3.5.3.1.4 PROCESO Y RESULTADOS DE LA CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.
Los entes públicos obligados a consolidar la información de otros entes, recursos públicos o Fondos Cuenta, en virtud de las normas y disposiciones aplicables, deben informar las acciones adelantadas, los agentes y recursos incorporados, y los resultados obtenidos, en particular las limitaciones advertidas en cuanto a la cobertura de la información consolidada.
3.5.3.1.5 Limitaciones y deficiencias de tipo operativo o administrativo que inciden en el normal desarrollo del proceso contable y/o afectan la consistencia y razonabilidad de las cifras
Deben revelarse las limitaciones y deficiencias operativas y administrativas que han afectado el normal desarrollo de la actividad contable en el ente público, no solo desde el punto de vista de la información, sino también del flujo de los datos, recolección de documentos, integración de las actividades, aplicación de procedimientos, integración de las áreas, sistemas, tecnología y recursos humanos, entre otros.
Incertidumbre sobre la continuidad de las operaciones del organismo, originadas por: pérdidas acumuladas, la imposibilidad de obtener recursos que permitan desarrollar su cometido estatal, o por disposición de normas especiales.
3.5.3.2 NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO.
3.5.3.2.1 RELATIVAS A LA CONSISTENCIA Y RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS.
Entre estos casos se encuentra la información adicional sobre bienes, derechos y obligaciones no incorporados por situaciones de legalidad, trámite, valoración, medición o cualquiera otra causa especial, así como de Entidades liquidadas o en proceso de liquidación que no se han incorporado al ente público.
3.5.3.2.2 RELATIVAS A VALUACIÓN.
Las bases particulares más usuales se refieren a los criterios relacionados con la conversión de los valores en moneda extranjera y la aplicación de los sistemas de ajuste por inflación a los saldos correspondientes.
En cuanto a la conversión de monedas extranjeras debe revelarse el procedimiento aplicado, el tratamiento contable de las diferencias en cambio y el valor del efecto en los resultados originados en las fluctuaciones de cambio de la moneda nacional frente al dólar (directo) y en relación con la canasta de monedas (indirecto) en que se pactó el recurso o la operación.
Igualmente, debe informarse el procedimiento aplicado para el ajuste por inflación de los saldos no monetarios, los principales rubros afectados y el efecto generado en los resultados o en el patrimonio público, según corresponda.
Los criterios de valuación aplicados para la cuantificación y medición de algunos grupos de cuentas como son los inventarios, las inversiones, las propiedades, planta y equipo y los pasivos estimados, al igual que para el cálculo de las depreciaciones, amortizaciones, provisiones y valorizaciones, deberá enunciarse de manera particular en las notas referidas a las clases, grupos y cuentas.
3.5.3.2.3 RELATIVAS A RECURSOS RESTRINGIDOS.
Debe indicarse el estado actual, vencimiento, naturaleza y origen de las partidas que por disposición legal tienen destinación específica. Cuando por cualquier circunstancia se omita la incorporación de alguno de estos fondos deberá informarse claramente las razones que las fundamentan.
Deberá revelarse si corresponden a Fondos Especiales catalogados como ingresos de la Nación (Fondo de Solidaridad y Garantía, Fondos Internos de la Policía Nacional, entre otros) o a recursos recibidos por el ente público para el desarrollo de un proyecto específico en cumplimiento de su cometido estatal.
3.5.3.2.4 SITUACIONES PARTICULARES DE LAS CLASES, GRUPOS, CUENTAS Y SUBCUENTAS.
Esta información adicional debe permitir un mejor uso de las cifras consignadas en la información contable, en coherencia con los Grupos, Cuentas y subcuentas del Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública - PGCP.
Las notas deberán presentarse de manera clara con el fin de facilitar su lectura, confrontación y análisis. Para ello se sujetarán a las siguientes reglas:
a) Identificarse con un título que permita conocer de antemano el aspecto a que se refieren.
b) Presentarse en secuencia lógica, en especial las notas de carácter específico que refieren información complementaria, las cuales deberán conservar la clasificación estructurada en el Catálogo General de Cuentas
3.5.5.1 NOTAS DE CARÁCTER GENERAL.
3.5.5.1.1 NATURALEZA JURÍDICA, FUNCIÓN SOCIAL, ACTIVIDADES QUE DESARROLLA O COMETIDO ESTATAL.
El modelo que se encuentra a continuación contiene los elementos básicos de esta nota
Naturaleza del ente. La Entidad ABC es una entidad pública, con personería jurídica, adscrita al Ministerio ________, creada mediante el artículo de la Ley ____ del día __ del mes de _______________ de ______, y reglamentada mediante Decreto No. ________del __ de ______________ de ______. Obtuvo la Personería Jurídica, emanada del ______________________________________ con la Resolución No. _______ del __ de _______________ de ______.
La entidad ABC tiene como objetivos: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3.5.5.1.2 POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES.
El modelo que se encuentra a continuación contiene los elementos básicos de esta nota:
Políticas y prácticas contables. Para el proceso de identificación, registro, preparación y revelación de sus estados contables, el ente público está aplicando el marco conceptual de la contabilidad pública y el Catálogo General de Cuentas del Plan General de Contabilidad Pública, a nivel de documento fuente. Así mismo, las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos soporte.
La entidad utilizó los criterios y normas de valuación de activos y pasivos, en particular, las relacionadas con los ajustes por inflación, la conversión de la moneda extranjera, la determinación de avalúos y la constitución de provisiones, así como las relacionadas con la contribución de los activos al desarrollo del cometido estatal tales como las depreciaciones, amortizaciones y agotamiento de los activos.
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y sociales se aplicó la base de causación y para el reconocimiento de la ejecución presupuestal se utilizó la base de caja en los ingresos y el compromiso en los gastos.
3.5.5.1.3 EFECTOS Y CAMBIOS SIGNIFICATIVOS EN LA INFORMACIÓN CONTABLE.
El modelo que se encuentra a continuación contiene los elementos básicos de esta nota:
Incorporación de activos y pasivos. En cumplimiento de las instrucciones de la Contaduría General de la Nación relacionadas con el reconocimiento de la totalidad de los hechos financieros, económicos y sociales, el ente ha incorporado en su contabilidad, activos por valor de $_________,pasivos por $_________, afectando el patrimonio público en la suma de $____________, pertenecientes al Fondo ________________, cuyo trámite no se había legalizado al 31 de Diciembre de 1995.
Aplicación de las normas de depreciación y provisión. Como resultado de la aplicación de las normas de depreciación de las propiedades, planta y equipo y provisión de las Rentas por Cobrar, se disminuyeron los activos en un valor de ___________, y los resultados del período se afectaron en la suma de $_________.
Aplicación de los ajustes por inflación. La aplicación de los ajustes por inflación implicó un incremento de los activos en $________ y de los pasivos por $_________, generando un incremento en el patrimonio (o resultados) del ente del orden de $ _________.
Depuración y ajuste de cifras. El proceso de depuración de las cifras como resultado de las conciliaciones adelantadas, tomas de inventarios físicos y análisis documental de los saldos implicó ajustes durante el período por valor de $_________ en los activos, por $_________ en los pasivos, y de $__________ en el patrimonio. El efecto neto en los resultados del período se cuantificó en la suma de $____________ como pérdida extraordinaria al 31 de Diciembre.
3.5.5.1.4 PROCESO Y RESULTADOS DE CONSOLIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN CONTABLE.
El modelo que se encuentra a continuación contiene los elementos básicos de esta nota:
Proceso de consolidación de la información contable. El ente público debe consolidar con 300 colegios nacionales que operan en el departamento; en la información consolidada se incluyeron 280 colegios que representan el ___% de los recursos transferidos y el porcentaje restante no remitió la información oportunamente, como se detalla a continuación:
Entes (Colegios) incorporados en información la información consolidada _________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Entes no incorporados en la información consolidada: __________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Razones que justifican la no incorporación de los entes:_____________________________________________________________________________________________________________________________________________
El modelo que se encuentra a continuación contiene los elementos básicos de esta nota:
Limitaciones y deficiencias que inciden en el proceso contable. El proceso contable del ente público se está viendo afectado, entre otras, por las siguientes situaciones:
De orden administrativo
Desorganización del archivo de documentos.
Falta de recursos presupuestales
Falta de personal idóneo en las materias contables.
Ausencia de manuales de procedimientos contables.
Falta de integración en los flujos de información generados por las distintas áreas.
El sistema de información es manual.
De orden contable No se ha efectuado apertura de libros de contabilidad.
Existen activos y pasivos no incorporados.
Existen saldos antiguos pendientes de depurar.
No se ha determinado la existencia cierta de los activos.
No se aplica el Catálogo General de Cuentas a nivel de documento fuente
3.5.5.2 NOTAS DE CARÁCTER ESPECÍFICO.
3.5.5.2.1 RELATIVAS A LA CONSISTENCIA Y RAZONABILIDAD DE LAS CIFRAS.
Ejemplo:
Saldos pendientes de depurar y conciliar. Existen saldos antiguos pendientes de depurar por un valor de $__________ en los activos y de $_________ en los pasivos, cuyo valor neto representa el ___% del patrimonio, como se detalla a continuación:
111005 Cuenta corriente bancaria. La cuenta del banco no se concilia desde _________, y reporta una diferencia de $___________________ frente al valor registrado en el extracto. Adicionalmente, se presentan notas bancarias por la suma de $________ que no han sido conciliadas
131007 Predial y unificado. No se han ajustado $300.000 originado en errores de ejercicios anteriores (1994) como resultado de diferencia detectada frente a la evaluación documental de las rentas por cobrar.
140806 Servicio de Telecomunicaciones. Se constató la existencia de saldos antiguos por valor de $_________ que datan del año de 1993, correspondientes a operaciones de ___________, que no se han cobrado o cuyos deudores no existen.
163503 Muebles, enseres y equipo de oficina. Los saldos de contabilidad revelan un valor de $__________, superior en la suma de $__________ al monto de las existencias determinadas conforme al inventario físico que se adelantó en __________.
166502 Equipo y máquinas de oficina. Se registran en el informe contable, saldos con antigüedad superior a los 10 años por valor de $_________correspondiente a equipo de oficina que no cuenta con los soportes adecuados que permitan identificar su origen, existencia y ubicación.
195004 Responsabilidades en Proceso – Autoridad competente. Esta subcuenta reporta saldos desde 1990 por un valor de $__________ pendientes de legalizar, a cargo de exfuncionarios.
199501 Fondos transferidos. El saldo que presenta esta subcuenta corresponde a fondos transferidos de la regional_________ por la suma de $__________, que están pendientes de conciliar con la oficina principal desde _________.
Diferencias determinadas frente a las existencias ciertas. Se presentan diferencias entre los valores reportados en la contabilidad y las existencias físicas por un valor de $__________, que se ajustarán hasta tanto se disponga del estudio que fundamente el origen de la variación, como se detalla a continuación:
Activos y pasivos no incorporados. El ente público no ha incorporado activos por la suma de $________ y pasivos por un valor de $__________, cuyo valor neto representa el ___% del patrimonio, hasta tanto no se determine la legalidad de los bienes y las obligaciones y se culminen los estudios de valoración y medición de los mismos, como se detalla a continuación:
Activos no registrados, Valor estimado y razones de su no incorporación.
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
Pasivos no registrados, Valor estimado y razones de su no incorporación.
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
3.5.5.2.2 RELATIVAS A VALUACIÓN.
El modelo que se encuentra a continuación contiene los elementos básicos de esta nota:
Operaciones en moneda extranjera. Los saldos de las operaciones en moneda extranjera fueron convertidos a pesos colombianos, aplicando la tasa representativa del mercado de $________ a la fecha de _________, de acuerdo con las disposiciones aplicables.
La situación de tales operaciones a 31 de diciembre y el efecto generado en los resultados producto de ganancias o pérdidas en cambio se describe a continuación:
Subcuenta, valor en moneda extranjera y origen de la operación:
222102 Banca multilateral. Se registra la suma de US $10000 correspondientes a créditos de la Banca Multilateral con el propósito de financiar programas especiales de inversión social.
Ganancias y Pérdidas en Cambio. La aplicación de las normas contables sobre ajustes de cambio dio como resultado diferencias que fueron llevadas a las siguientes cuentas:
Vigencia Actual Vigencia anterior
Propiedades, Planta y Equipo xxxxx xxxxxx
Inventarios. xxxxx xxxxxx
Costo de ventas. xxxxx xxxxxx
Financieros xxxxx xxxxxx
Aplicación del sistema parcial (o integral) de ajustes por inflación. Los saldos de los activos y pasivos no monetarios fueron ajustados aplicando el sistema parcial (integral), acogiéndose a lo preceptuado en las normas de contabilidad pública, utilizando para el efecto el índice general de precios al consumidor (PAAG) que para el año de 19__ fue de ___%.
3.5.5.2.3 RELATIVAS A RECURSOS RESTRINGIDOS.
El modelo que se encuentra a continuación contiene los elementos básicos de esta nota:
Recursos restringidos. La entidad está administrando recursos por valor de $150 mil millones ( US $ 150 millones), provenientes de Créditos BID ( Us 75 millones) y donaciones del Gobierno Japonés ( US 75 millones), para el manejo de los proyectos de Inversión social en el sector salud, con destino a los habitantes afectados por las inundaciones del Río Páez, los cuales se aplicarán durante un término de tres años, de acuerdo con las disposiciones vigentes: Decreto xxxxxx de __________.
La situación individual del Fondo a 31 de diciembre y sus resultados se describen a continuación:
PROYECTO Nro.__________________________
FECHA ___________________________________
Período Actual Período Anterior
Activos
Activos Corrientes
Efectivo xxxxx xxxxx
Deudores xxxxx xxxxx
Activos No Corrientes
Propiedades, Planta y Equipo xxxxx xxxxx
Pasivos
Pasivos Corrientes
Cuentas por pagar xxxxx xxxxx
Patrimonio Público
Resultados del período xxxxx xxxxx
Ingresos xxxxx xxxxx
Gastos y costos xxxxx xxxxx
Cuentas de orden y control xxxxx xxxxx
3.5.5.2.4 SITUACIONES PARTICULARES DE LAS CLASES, GRUPOS, CUENTAS Y SUBCUENTAS.
Se consideran básicas las siguientes, las cuales se revelarán, sin perjuicio que afecten significativamente la estructura financiera y económica del ente público y de sus resultados, siempre que sean aplicables en desarrollo de la actividad o cometido estatal del ente público:
Grupo 11 - Efectivo
Determinación y explicación general de los fondos en tránsito y fondos especiales.
Valor de los recursos disponibles sujetos a restricción.
Reintegros a la Tesorería: Los entes públicos de la administración central nacional que a diciembre 31, tuviesen dineros sobrantes recibidos de la Nación y que no se hubiesen reintegrado a la Dirección General del Tesoro Nacional, después de haber constituido las cuentas por pagar, deben informar el monto y concepto de los mismos y la fecha en la que se hizo el reintegro.
Grupo 12- Inversiones
Detalle de los emisores, costo de las inversiones, porcentaje de participación, valor intrínseco, valorizaciones o provisiones constituidas.
Valor de las inversiones sujetas a restricción, por ordenamiento legal o efectuadas para cobertura de otros activos o pasivos.
Metodología aplicada para la valoración de inversiones.
Información sobre el valor de mercado de las inversiones, origen, metodología y valor de las provisiones constituidas.
Grupo 13 - Rentas por cobrar
Clasificación por tipo de contribución.
Garantías otorgadas por los contribuyentes sobre sus obligaciones.
Monto total de las sustituciones de liquidaciones por correcciones.
Incremento neto en liquidaciones oficiales reclamadas, indicando las instancias en que se encuentra cada tipo de renta.
Valor de los recaudos y devoluciones en efectivo, por tipo de impuestos (rentas, ventas, retenciones, aduanas, otros) y por modalidad (grandes contribuyentes, personas naturales, personas jurídicas, otros).
Relación y valor de los documentos (paquetes) originados en recaudos bancarios de rentas dejados de contabilizar por tipo de contribución: renta, ventas, retenciones y derechos aduaneros y la cuantía en cada uno de los casos.
Devolución de impuestos en títulos, durante la vigencia, por concepto y modalidad.
Información sobre el origen, metodología y valor de las provisiones constituidas
Grupo 14 - Deudores
Determinación y clasificación del valor de acuerdo con la siguiente estructura:
No vencidas
Vencidas entre 1 y 181 días.
Vencidas de 181 - 360 días
Vencidas más de 360 días.
Garantías otorgadas por los deudores sobre sus obligaciones.
Acciones emprendidas para la recuperación de la cartera morosa.
Información sobre el origen, metodología y valor de las provisiones constituidas.
Grupos 16-17- y 18 Propiedades, planta y equipo, Bienes de beneficio y uso público, Recursos naturales y del ambiente.
Monto de los bienes muebles calificados como inservibles.
Pignoraciones y otras restricciones de orden legal sobre bienes del Estado.
Monto de los bienes vendidos durante el período y efecto en los resultados.
Monto de las adquisiciones durante el período.
Metodología aplicada para la determinación de las depreciaciones, amortizaciones y agotamientos y períodos de vida útil de los bienes utilizados.
Metodologías aplicadas para la determinación de los avalúos de los bienes, costo de los mismos, y efecto generado en el valor de los activos.
Información sobre el valor y origen de las provisiones constituidas.
Grupo 19 - Otros activos
Detalle general de las responsabilidades fiscales, teniendo en cuenta: la clase de deuda a cargo de funcionarios, ex-funcionarios, o particulares; la antigüedad de la cuenta y las acciones tendientes a su depuración.
Información sobre saldos de principal y subalternas: el origen, antigüedad y estado de depuración de los saldos pendientes.
Metodología aplicada para la amortización de los activos diferidos y períodos de vida útil de los bienes utilizados.
Grupos 21 - 22- 23 y 24 Operaciones de banca central y entidades financieras - Operaciones de crédito público – Obligaciones financieras – Cuentas por pagar.
Monto total autorizado y emitido, objeto de su emisión, condiciones de conversión, intereses y forma de pago, plazo de vencimiento y valor del monto tanto autorizado como emitido.
Valor total de las cancelaciones y recaudaciones normales y anticipadas para cada tipo de emisión.
Obligaciones garantizadas con hipotecas o con pignoración de activos y el valor de los activos pignorados o hipotecados.
Valor del endeudamiento y de las amortizaciones efectuadas durante el período
Sanciones por incumplimiento de obligaciones.
Compromisos y contingencias relacionados con el incumplimiento de los contratos.
Carácter de los litigios (civil, laboral, administrativo), vigencia fiscal (año) al cual pertenecen y monto de los mismos.
Reintegros efectuados por pagadores nacionales, provenientes de la cancelación de pasivos corrientes de períodos anteriores.
Grupo 27- Pasivos estimados
Composición general de las provisiones y procedimientos para su estimación.
Monto total de las provisiones para contingencias probables, origen, naturaleza y estado.
Descripción general de las provisiones diversas.
Clase 3- Patrimonio
Estructura y clasificación de los aportes patrimoniales, indicando los porcentajes de participación, el monto respectivo, la entidad pública o privada, el nivel nacional o territorial y el sector central o descentralizado a que pertenece.
Monto y porcentaje de los dividendos cancelados en efectivo y aquellos pagados en acciones o cuotas partes.
Naturaleza de las reservas constituidas.
Variación en la participación patrimonial durante el último año, como resultado de transacciones con acciones o por ejercer derecho de preferencia.
Restricciones existentes sobre distribución de ganancias acumuladas, distribuidas y no distribuidas.
Clases 4 Y 5 - Ingresos y gastos
Diferencias presentadas en el flujo de fondos recibidos o recaudados por la Dirección General del Tesoro Nacional, causas, antigüedad, entidades que intervienen y estado de la conciliación.
Valor de los ajustes imputables a ejercicios anteriores, detallando su naturaleza y origen.
Monto de ingresos y gastos extraordinarios, detallando su naturaleza y origen.
Valor desembolsado por contratos de arrendamiento de bienes con opción de compra.
Valor de los bienes y derechos castigados, determinando su origen, y actos administrativos que fundamentan la operación.
Valor de pérdidas originadas por caso fortuito o fuerza mayor.
Clase 6 y 7 – Costo de Ventas y operación, y producción
Sistemas de costos utilizado,
Metodología del costeo.
Base sobre la cual funciona el sistema de costos.
Base de distribución de los costos indirectos.
Clases 8 y 9 - Cuentas de orden
Contingencias remotas.
Posibles demandas a favor o en contra.
Metodología para estimación de las contingencias.
Identificación y demás información relacionada con bienes de terceros.
Con estas orientaciones se elaborarán y presentarán las Notas a la información contable, por lo menos al finalizar cada período contable.
3.6.1.1 ÁMBITO DE APLICACIÓN. La presente norma será de obligatoria aplicación y cumplimiento por todas las entidades y organismos del Estado que conforman el ámbito de aplicación del Plan General de Contabilidad Pública - PGCP.
3.6.1.2 DEFINICIONES. Para los efectos de la presente norma y en el contexto de las normas vigentes en materia de Control Interno Contable, se entenderá por:
3.6.1.2.1. CONTROL INTERNO CONTABLE. Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad pública, así como de los directivos de primer nivel responsables de las áreas financiera y contable, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de mecanismos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, capaces de garantizar que la información financiera, económica y social cumpla con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales establecidas en el PGCP.
3.6.1.2.2. AUDITORÍA INTERNA. Actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones institucionales; compele a los entes públicos a cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la efectividad de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.
La Auditoría Interna como actividad independiente implica que ésta debe estar libre de injerencias, al determinar el alcance y desempeño de su trabajo y comunicar sus resultados.
La objetividad en el ejercicio de la Auditoría Interna debe entenderse como la actitud imparcial y neutral, y evitar conflicto de intereses.
3.6.1.2.3. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. Es la medición y evaluación al Sistema de Control Interno en el proceso contable de una entidad u organismo, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y neutralización del riesgo inherente a la gestión contable y financiera, que realiza el jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
3.6.1.2.4. ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS. Proceso diseñado para identificar, analizar, valorar y dar tratamiento adecuado a los eventos potenciales que pueden afectar el proceso contable, con el fin de proveer seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales, adelantado por los responsables de la información contable.
3.3.1.2.5. RIESGO DE ÍNDOLE CONTABLE. Es la probabilidad de que los hechos financieros, económicos y sociales no se incluyan en el proceso contable o, habiendo sido incluidos, no cumplan con las normas conceptuales, técnicas y procedimentales que se establecen en el PGCP.
3.6.1.3 MARCO CONCEPTUAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA. Está conformado por los postulados, objetivos, usuarios, características, requisitos, principios y normas técnicas, definidos en el Marco Conceptual, numeral 1.2. ATRIBUTOS DEL SISTEMA NACIONAL DE CONTABILIDAD PÚBLICA.
3.6.1.4 MODELO INSTRUMENTAL DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA. Está conformado por el Catálogo General de Cuentas, Descripciones y Dinámicas y, el Manual de Procedimientos, que son propios del proceso contable y que se elaboran con el objetivo de instrumentalizar la estrategia teórica del Sistema. Este proceso incluye las fases de identificación, clasificación, valuación y registro, las cuales atendiendo las normas técnicas, reconocen y revelan los hechos económicos, financieros y sociales.
3.6.1.5 FUNDAMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE. El Sistema de control interno contable de la entidad pública se fundamenta en Autocontrol, Autorregulación y Autogestión:
3.6.1.5.1 AUTOCONTROL. Habilidad y competencia de cada funcionario relacionado directa o indirectamente con el Sistema de Contabilidad Pública, cualquiera que sea su nivel, de asumir como propio el control, validado en el hecho de que éste es una actividad inherente a los seres humanos que aplicado al servicio público y a los procesos, actividades, procedimientos y tareas bajo su responsabilidad, debe garantizar una función transparente y eficaz, en procura del cumplimiento de los objetivos de gestión, de análisis, divulgación y de cultura ciudadana que en materia de Contabilidad Pública buscan las entidades del Estado.
3.6.1.5.2 AUTORREGULACIÓN. Capacidad institucional que en ejercicio de la autonomía administrativa y financiera, y en el marco de la Constitución Política y las leyes, permite establecer reglas propias orientadas hacia una acción financiera y contable, ejecutada con altos niveles de responsabilidad institucional, para de esta manera generar una información que cumpla con el Marco Conceptual y el Modelo Instrumental de la Contabilidad Pública, con una clara orientación al cumplimiento de los objetivos de gestión, control, cultura ciudadana, análisis y divulgación.
3.6.1.5.3 AUTOGESTIÓN. Capacidad de integración del autocontrol y la autorregulación para el desarrollo de la Función Contable, con el propósito institucional de cumplir el conjunto de leyes y normas que rigen dicha función, mediante la comunicación efectiva, la información, la determinación del riesgo y la evaluación, generando de esta manera los resultados que permitan evaluar si los esfuerzos y recursos del ente público están orientados al logro de sus objetivos institucionales y sociales, así como establecer los correctivos correspondientes.
3.6.2 OPERATIVIDAD DEL CONTROL INTERNO CONTABLE.
3.6.2.1 OBJETIVOS GENERALES, ELEMENTOS Y CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CONTABLE.
Para su desarrollo, el Sistema de Control Interno Contable, toma como fundamento legal los objetivos generales, elementos y características establecidas en los Artículos 2, 3 y 4 de la Ley 87 de 1993; el Artículo 4 de la Ley 298 de 1996 y demás normas que la modifiquen o complementen.
Los objetivos que persigue el Sistema de Control Interno Contable son estratégicos, operativos y de cumplimiento.
3.6.2.1.1 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS.
- Establecer compromisos o protocolos éticos que orientan el accionar administrativo de la entidad, en forma consensuada y con la participación de todos los servidores públicos del Área Contable.
- Identificar el proceso Contable, dentro del Flujo de Procesos de la Entidad, definiendo sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, celeridad y publicidad.
- Administrar los riesgos contables de la entidad, identificándolos y evaluándolos, a fin de preservar la confiabilidad y utilidad de la información como producto del proceso contable, logrando así los objetivos de información financiera, económica y social previstos por la entidad.
3.6.2.1.2 OBJETIVOS OPERATIVOS.
· Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la Función Contable; el diseño del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.
· Garantizar la generación y divulgación de información contable necesaria para el cumplimiento de los objetivos de gestión, control, cultura ciudadana y análisis.
· Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y externa, de la información contable.
· Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad relacionados con el Área Contable, garantizando con ello acciones recurrentes de mejoramiento.
· Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces.
3.6.2.1.3 OBJETIVOS DE CUMPLIMIENTO.
· Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes disposiciones de orden constitucional, legal y reglamentaria que le son propias.
· Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestión, control, cultura ciudadana, análisis y divulgación.
· Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la calidad de la información contable, buscando con ello establecer un ambiente de sostenibilidad del proceso contable.
3.6.2.2 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE.
En el marco de la legislación vigente, el Control Interno Contable como parte del Sistema de Control Interno, requiere para su implementación la siguiente estructura, basada en Subsistemas, Componentes y Elementos.
1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. Establece las bases para que el Control Interno Contable sea una práctica continua que garantice la consecución de sus objetivos, en forma eficiente, eficaz y económica, en el planeamiento y direccionamiento de la acción contable de la entidad. El Subsistema de Control Estratégico está compuesto por:
1.1. COMPONENTE AMBIENTE DE CONTROL
1.1.1. Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos
1.1.2. Desarrollo del Talento Humano
1.1.3. Estilo de Dirección
1.2. COMPONENTE DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.1. Planes y Programas
1.2.2. Modelo de Operación
1.2.3. Estructura Organizacional
1.3 COMPONENTE ADMINISTRACIÓN DE RIESGOS
1.3.1. Contexto Estratégico
1.3.2. Identificación de Riesgos
1.3.3. Análisis de Riesgos
1.3.4. Valoración del Riesgo
1.3.5. Políticas de Administración de Riesgos
2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN. Su función es permitir el adecuado control sobre el proceso Contable de la entidad, teniendo en cuenta las acciones y mecanismos de prevención de riesgos y los indicadores que permiten verificar la obtención de los resultados esperados. El Subsistema de Control de Gestión está compuesto por:
2.1. COMPONENTE ACTIVIDADES DE CONTROL
2.1.1. Políticas de Operación
2.1.2. Procesos
2.1.3. Controles
2.1.4. Indicadores
2.1.5. Manual de Operación Contable
2.2. COMPONENTE INFORMACIÓN
2.2.1. Información Primaria
2.2.2. Información Secundaria
2.2.3. Sistemas de Información
2.3. COMPONENTE COMUNICACIÓN PÚBLICA
2.3.1. Comunicación Interna
2.3.2. Comunicación Externa
2.3.3. Medios de Comunicación
3. SUBSISTEMA DE EVALUACIÓN A LA GESTIÓN: Permite la evaluación continua de los planes, programas, procesos, actividades y registro de las operaciones de la entidad posibilitando la medición de la gestión contable. El Subsistema de Evaluación a la Gestión está compuesto por:
3.1. COMPONENTE AUTOEVALUACIÓN
3.1.1. Autoevaluación del Control Interno Contable
3.1.2. Autoevaluación de la Gestión Contable
3.2. COMPONENTE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
3.2.1. Evaluación del Control Interno Contable
3.2.2. Auditoria Interna
3.3. COMPONENTE PLANES DE MEJORAMIENTO
3.3.1. Planes de Mejoramiento Contable Institucional
3.3.2. Plan de Mejoramiento del Área Contable y Financiera
3.3.3. Planes de Mejoramiento Individuales
El desarrollo de la anterior estructura se hará de acuerdo con lo previsto en el numeral 3.6.5.1 Métodos y procedimientos de Control Interno Contable.
3.6.3 RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO CONTABLE.
3.6.3.1 REPRESENTANTES LEGALES O MÁXIMO DIRECTIVO CORRESPONDIENTE. Son responsables por el establecimiento y puesta en marcha del Control Interno Contable, dictando las políticas que garanticen su implantación en los términos establecidos en la presente norma.
3.6.3.2 EL DIRECTOR O JEFE DEL ÁREA FINANCIERA, SECRETARIO DE HACIENDA, CONTADOR GENERAL O QUIEN HAGA SUS VECES. Son responsables por la implementación del Control Interno Contable asociado a los procesos bajo su responsabilidad, así como en el Sistema de Información Financiera de la entidad.
3.6.3.3 SERVIDORES PÚBLICOS DEL ÁREA CONTABLE. Los servidores públicos, responsables de las actividades propias del proceso contable, según lo dispuesto en el Literal e) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen, tienen la obligación de realizar todas y cada una de sus acciones atendiendo los conceptos de autocontrol y autoevaluación.
3.6.3.4 EL COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. En los términos del Literal d) del Artículo 5 del Decreto 2145 de 1999 y de las normas que lo modifiquen o complementen, será responsable como órgano de coordinación y asesoría, del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Contable Institucional.
3.6.3.5 LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES. Es responsable por evaluar en forma independiente y objetiva el Control Interno Contable. Así como por el desarrollo de la función de Auditoria Interna con alcance sobre el proceso contable y sus áreas responsables, informando mediante las actividades de aseguramiento y consulta, al representante legal de la entidad, sobre las medidas que permitan el mejoramiento continuo del Sistema.
3.6.4.1 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Y OBJETIVA DEL CONTROL INTERNO CONTABLE. Es la práctica libre de injerencias al determinar el alcance de la evaluación, el desempeño de su trabajo y la comunicación de los resultados; al igual que, la actitud imparcial y neutral, evitando conflicto de intereses, en la evaluación del proceso contable, la efectividad de sus controles y el nivel de cumplimiento de los objetivos del Sistema de Contabilidad Pública.
3.6.4.2 FUNCIONES DE LA UNIDAD U OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN HAGA SUS VECES EN RELACIÓN CON EL CONTROL INTERNO CONTABLE. Adicionalmente a las funciones contempladas en la normatividad vigente, y en relación con el Sistema de Control Interno Contable, la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, realizará las siguientes:
· Identificar y diseñar los procesos necesarios para ejecutar las funciones básicas de evaluación independiente y objetiva del Control Interno Contable.
· Diseñar e implementar métodos y procedimientos integrales de evaluación del Control Interno Contable.
· Verificar la pertinencia del diseño del proceso contable, su interrelación con los demás procesos entre ellos, los financieros, sus actividades, procedimientos, controles e indicadores y su contribución a la efectividad del Sistema de Contabilidad Pública.
· Determinar el nivel de cumplimiento de leyes, normas, políticas, planes y programas, asociados al proceso contable.
· Medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los controles asociados a las fases del proceso contable,
· Presentar conclusiones y recomendaciones sobre el estado del Sistema de Control Interno Contable, a sus responsables.
· Propender por la elaboración y ejecución de los Planes de Mejoramiento en relación con el Control Interno Contable, y realizar su seguimiento.
· Presentar al representante legal de la entidad los informes de evaluación del Control Interno Contable, en tiempo oportuno.
· Asesorar a la Dirección de la entidad, en el mejoramiento de las actividades propias del proceso contable, en la gestión del riesgo, y en la generación de valor.
3.6.4.3 HERRAMIENTAS DE EVALUACIÓN. Para la realización de la evaluación del Control Interno Contable y de la Función de Auditoria Interna, la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, utilizará diferentes metodologías y herramientas de evaluación, conforme a las características propias de la entidad que permitan evaluar los diferentes subsistemas, componentes y elementos de la estructura del Control Interno Contable; así como, las normas de Auditoria Interna Generalmente Aceptadas, indicadores de gestión y otras herramientas que coadyuven a la medición, evaluación, recomendación y elaboración de Planes de Mejoramiento del proceso contable.
3.6.4.4 ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS INFORMES. La Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, elaborará y presentará ante las instancias correspondientes y en los plazos indicados, los informes de que tratan la Ley 87 de 1993, el Decreto 2145 de 1999 y la Resolución 250 de 2003 de la Contaduría General de la Nación, o las normas que las modifiquen, complementen o sustituyan.
3.6.4.5 DE LA APLICACIÓN DE RECOMENDACIONES Y CORRECTIVOS. Serán responsables por la aplicación de las recomendaciones y correctivos, resultantes de las evaluaciones permanentes del Control Interno Contable y de la Auditoria Interna practicadas por la Oficina de Control Interno, los servidores públicos mencionados en el numeral 3.6.3 Responsables del Control Interno Contable.
3.6.5 DISPOSICIONES GENERALES.
3.6.5.1 MÉTODOS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO CONTABLE. En cumplimiento de las normas vigentes y en desarrollo de la presente norma, la Contaduría General de la Nación, reglamentará, a través de métodos y procedimientos, lo pertinente para el debido cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el Control Interno Contable.
3.7. DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DENOMINADO "RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES".
3.7.1 RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES.
3.7.1.1.1 OBJETIVOS GENERALES.
La Contaduría General de la Nación -CGN-, mediante este formato se propone obtener la información detallada de los bienes inmuebles que poseen los entes públicos, con el fin de iniciar la conformación del inventario general de bienes del Estado. En el mismo sentido, la entidad tendrá la oportunidad de depurar, actualizar y conformar un inventario con una base de datos completa, la cual identifica plenamente los bienes inmuebles de propiedad de la entidad, situación jurídica y estado contable, facilitando su control y la toma de decisiones, permitiendo a la entidad adoptar estrategias y políticas.
3.7.1.1.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
Conocer en forma detallada la relación de los bienes inmuebles que poseen las entidades públicas.
Identificar aquellos bienes inmuebles que no han sido incorporados a la contabilidad por falta de soporte legal.
Informar sobre aquellos bienes inmuebles que fueron adquiridos o enajenados durante el período contable.
Iniciar la conformación del inventario general de bienes del Estado.
Definir lineamientos generales que contribuyan a la depuración de saldos antiguos, y permitan la incorporación de operaciones ciertas y verificables frente a la existencia de bienes, derechos y obligaciones.
Estas instrucciones serán aplicadas por todos los entes públicos definidos en el artículo 2o de la Resolución 400 del 01 de diciembre del 2000.
3.7.1.3 ASPECTOS CONCEPTUALES.
Bienes inmuebles - Cualesquiera bienes fijos, permanentes, que no pueden trasladarse.
Archivo ASCII – Es un archivo plano, con unas características especificas definidas por el diseñador, el cual es generado por un software que puede ser un archivos de texto y no permite la modificación por parte de un usuario diferente a quien lo elabora.
Archivo plano. - Información almacenada en discos para el procesamiento de datos, de conformidad con la estructura o especificaciones técnicas suministradas por la Contaduría General de la Nación.
3.7.1.4.1 RELACIÓN Y VALOR DE LOS BIENES INMUEBLES.
Las entidades públicas, deberán remitir una relación pormenorizada de los bienes inmuebles de su propiedad, con indicación de los datos solicitados en el formato denominado "Relación de bienes inmuebles".
Todos los bienes inmuebles que posea la entidad, sobre los cuales se desconoce el costo histórico, o no están valorizados, o están contabilizados por un valor simbólico, (ej. $1, $1.000, etc.), deberán registrarse transitoriamente en la contabilidad, por un valor de un millón de pesos, cada uno, hasta tanto se hagan los trámites de valorización pertinentes.
Con lo anterior se concluye que no se deben enviar datos relacionados con valor cero (0).
Igualmente, para los bienes inmuebles registrados en Cuentas de orden, deberán adelantar los trámites pertinentes para legalizarlos y ubicarlos en el cuerpo del balance.
En el informe que debe presentarse en las fechas establecidas con la información del año inmediatamente anterior, deberán aparecer legalizados todos los bienes inmuebles e incorporados a la contabilidad y en aquellos casos excepcionales en que no hubiese sido posible su incorporación, deberá suministrarse la explicación pertinente en las Notas a los estados contables.
3.7.1.4.2 EVALUACIÓN DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO.
En el informe que en cumplimiento de la evaluación permanente del sistema de control interno realiza a la unidad respectiva y que deberá enviarse a la CGN de acuerdo con los lineamientos establecidos por este Despacho y relacionados con el manejo de los recursos y bienes, deberá incluirse el concepto sobre la evaluación efectuada a la "Relación de bienes inmuebles".
Esta información debe remitirse en medio magnético, teniendo en cuenta las siguientes instrucciones:
- En un disquete de 3.5” de alta densidad.
- El diseño del ASCII es muy amplio en cuanto a la variedad de herramientas que pueden emplearse para crearlo y además se hace independiente de la tecnología del computador personal que se emplee, facilitando con ello la cobertura total de las entidades reportantes.
Por lo anterior, la gama de editores, procesadores de palabra, hojas electrónicas y un sinnúmero de herramientas disponibles para generar archivos de texto (más de 20 tipos diferentes), son completamente compatibles para diligenciar el ASCII solicitado. Entre esta amplia gama podemos mencionar:
| NOMBRE DE LA HERRAMIENTA | TIPO DE HERRAMIENTA |
| Edit | Editor de texto |
Editor | Editor de texto |
Word Star (cualquier versión) | Procesador de palabra |
Word Perfect (cualquier versión) | Procesador de palabra |
Easy Script (cualquier versión) | Procesador de palabra |
Work (cualquier versión) | Procesador de palabra |
Word (cualquier versión) | Procesador de palabra |
WordPad | Editor de texto |
Notepad | Editor de texto |
Micro Star (cualquier versión) | Editor de texto |
| Visual Editor (editor vi) | Editor de texto |
| Lotus 123 (cualquier versión) | Hoja electrónica |
| Qpro bajo DOS (cualquier versión) | Hoja electrónica |
| Qpro bajo Windows (cualquier versión) | Hoja electrónica |
Excel (cualquier versión) | Hoja electrónica |
Lotus Notes (cualquier versión) | Hoja electrónica |
- Nombre del archivo ASCII. El nombre del archivo debe tener un máximo de once (11) caracteres, de los cuales nueve (9) serán el NIT de la Entidad reportante y los dos (2) restantes se conformarán así: uno (1) para la letra "B" (en mayúscula) que indica archivo reporte de Bienes inmuebles y otro para el último dígito del año que se reporta. Por ejemplo, si la entidad tiene el NIT 899999108 y reporta la información sobre bienes inmuebles correspondiente al año de 1998, el nombre inicial del archivo ASCII sería entonces: 899999108B8.
Los últimos tres dígitos del nombre del archivo deben estar antecedidos con un punto (.) para denotar la extensión del mismo, por lo tanto el nombre definitivo del archivo ASCII será: 89999910.8B8. Puede notarse también que los archivos reportados por una misma entidad correspondientes a períodos diferentes, tienen un nombre único que los distingue de los demás reportados por esa entidad y los reportados por las demás entidades. Con lo anterior se asegura que el nombre del archivo será único por entidad y año reportado.
NOTA. En caso de que se desconozca el NIT de la entidad, éste puede consultarse en la respectiva regional de la DIAN, o si la entidad carece de NIT, debe consultarse a la Contaduría General de la Nación, la cual asignará un número de identificación.
Para ser más claros, supongamos que la misma entidad con el NIT 899999108, ha reportado los archivos ASCII de "Relación de bienes inmuebles" para los años 1997,1998, 1999, 2000 y 2001; entonces los nombres de los archivos serán:
| Año de reporte | Nombre del archivo |
| 1997 | 89999910.8B7 |
| 1998 | 89999910.8B8 |
| 1999 | 89999910.8B9 |
| 2000 | 89999910.8B0 |
| 2001 | 89999910.8B1 |
El disquete debe identificarse mediante una etiqueta que contenga NIT y nombre del ente público, nombre del archivo y fecha de corte.
La estructura del archivo ASCII para reporte de bienes inmuebles debe ajustarse en su totalidad al siguiente modelo:
| Posición inicial | Posición final | Longitud | Descripción | Justificación | Tipo dato |
1 | 15 | 15 | Nit | Ceros izquierda | Numérico |
16 | 23 | 8 | Fecha de corte | No | Numérico |
| 24 | 24 | 1 | Código identificación del bien | No | Numérico |
25 | 25 | 1 | Ubicación del bien | No | Numérico |
| 26 | 55 | 30 | Denominación del bien, lugar ubicación, nomenclatura | Espacios derecha | Alfanumérico |
| 56 | 57 | 2 | Código depto ubicación inmueble | No | Numérico |
58 | 60 | 3 | Código mpio ubicación inmueble | No | Numérico |
61 | 68 | 8 | Fecha adquisición, construcción. | No | Numérico |
| 69 | 78 | 10 | Número de escritura | Ceros izquierda | Numérico |
79 | 81 | 3 | Notaría | Ceros izquierda | Numérico |
82 | 83 | 2 | Código depto ubicación notaría | No | Numérico |
84 | 86 | 3 | Código mpio ubicación notaría | No | Numérico |
87 | 101 | 15 | Matrícula inmobiliaria | Espacios derecha | Alfanumérico |
| 102 | 111 | 10 | Cédula catastral | Ceros izquierda | Numérico |
| 112 | 119 | 8 | Área del inmueble | Ceros izquierda | Numérico |
| 120 | 120 | 1 | Código de destinación | No | Numérico |
| 121 | 126 | 6 | Código subcuenta costo histórico | No | Numérico |
| 127 | 133 | 7 | Valor costo histórico | Ceros izquierda | Numérico |
| 134 | 139 | 6 | Código subcuenta ajustes por inflación | No | Numérico |
| 140 | 146 | 7 | Valor ajustes por inflación | Ceros izquierda | Numérico |
| 147 | 152 | 6 | Código subcuenta depreciación acumulada | No | Numérico |
| 153 | 159 | 7 | Valor depreciación acumulada | Ceros izquierda | Numérico |
| 160 | 165 | 6 | Código subcuenta depreciación ajustes por inflación | No | Numérico |
| 166 | 172 | 7 | Valor depreciación ajustes por inflación | Ceros izquierda | Numérico |
| 173 | 178 | 6 | Código subcuenta valorización | No | Numérico |
| 179 | 185 | 7 | Valor valorización | Ceros izquierda | Numérico |
| 186 | 191 | 6 | Código provisión | No | Numérico |
| 192 | 198 | 7 | Valor provisión | Ceros izquierda | Numérico |
| 199 | 205 | 7 | Valor enajenación | Ceros izquierda | Numérico |
| 206 | 240 | 35 | Observaciones | Espacios derecha | Alfanumérico |
3.7.1.5 DILIGENCIAMIENTO DEL MODELO EN FORMATO ASCII "RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES".
3.7.1.5.1 INFORMACIÓN GENERAL.
Para el diseño del formato en archivo ASCII, debe tenerse en cuenta:
Todos los campos deben estar debidamente justificados, es decir, deben tener la longitud precisa para cada uno de ellos, por lo cual, si éstos tienen una longitud inferior deben justificarse con ceros a la izquierda si se trata de campos numéricos, o con espacios a la derecha si se trata de campos alfabéticos, hasta completar la longitud precisa definida para el campo.
Cada registro se refiere al reporte de un bien inmueble, es decir, que el archivo ASCII contendrá tantos registros como bienes inmuebles posea la entidad reportante. (Cada registro con una longitud total de 240 caracteres).
El archivo debe digitarse en forma estrictamente secuencial, sin espacios, a excepción de los campos alfanuméricos que se justifican con espacios a la derecha (tal como se especifica en los diseños de los respectivos registros).
El archivo ASCII debe grabarse como archivo de solo texto, independiente de la herramienta que se esté empleando, aunque los editores por defecto graban los archivos como solo texto, es decir, que si se emplea un editor para diligenciar el ASCII, no es necesario indicar en el momento de grabarse que es de solo texto; en los demás casos sí se hace indispensable.
3.7.1.5.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA.
La remisión de la información correspondiente a la "Relación de bienes inmuebles" debe realizarse en formato ASCII, bajo un solo archivo que contendrá un único tipo de registro, en el cual se especificarán cada uno de los bienes inmuebles de la entidad, en la forma que se describe más adelante. Es decir, que por cada bien inmueble que posea la entidad debe incluirse un registro en el archivo; por lo tanto, si la entidad que reporta la información posee 20 bienes inmuebles, el archivo ASCII remitido debe contener un total de 20 registros, cada uno de ellos con una longitud total de 240 caracteres.
El archivo estará entonces conformado por:
A partir de la posición 1, con una longitud de 15 caracteres, debe ir el NIT (Número de Identificación Tributaria) de la entidad, justificado con ceros a la izquierda, no deben contener puntos ni guiones y se debe incluir el dígito de verificación. Si el NIT es 8999999108 en el archivo debe ir como: 000008999999108.
A continuación y a partir de la posición 16, con una longitud de 8 caracteres, debe ir la Fecha de corte, en formato dd/mm/aaaa (día, mes, año) que corresponde a la fecha a la cual se refiere la información. Si la fecha de corte de la información es el 31 de diciembre de 1998, en el archivo debe ir como 31121998.
A continuación y a partir de la posición 24, con una longitud de 1 carácter, debe ir el Código de Identificación del bien, siendo este código: 1 para “Incorporados en cuentas de balance”, 2 para “Incorporados en cuentas de orden”, 3 para “Retirados en el año”. Si el bien inmueble a reportar fue retirado en el año, en el archivo debe ir como 3.
A continuación y a partir de la posición 25, con una longitud de 1 carácter, debe ir la Ubicación del bien, referido a si el bien especificado se halla ubicado en el espacio Urbano o Rural, siendo este código: 1 para bienes que se encuentren ubicados en el espacio urbano y 2 para bienes que se encuentren ubicados en el espacio rural. Si el bien inmueble se encuentra en el espacio urbano, en el archivo debe ir como 1.
A continuación y a partir de la posición 26, con una longitud de 30 caracteres y justificado con espacios a la derecha, debe ir la Denominación del bien, indicando el lugar de ubicación, la nomenclatura, etc. Para ello utilice las convenciones que aparecen en la tabla correspondiente del numeral 2.4.
A continuación y a partir de la posición 56, con una longitud de 2 dígitos, debe ir el código del departamento donde esté ubicado el bien inmueble relacionado. Si el departamento donde está ubicado el bien es Cundinamarca, en el archivo debe ir como 25. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE).
A continuación y a partir de la posición 58, con una longitud de 3 dígitos y justificado con ceros a la izquierda, debe ir el Código del municipio en donde esté ubicado el bien inmueble relacionado. Si el municipio en donde está ubicado el bien es Albán, en el archivo debe ir como: 019. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE). Si no tiene la información del DANE, favor consultarla en la Contaduría General de la Nación.
A continuación y a partir de la posición 61, con una longitud de 8 caracteres, debe ir la Fecha de adquisición, construcción, venta o retiro (estos 2 últimos -venta o retiro- en el caso que el código de identificación del bien sea 3), en formato ddmmaaaa (día, mes, año) que corresponde a la fecha en que se adquirió, construyó, vendió o retiró el bien inmueble relacionado. Si la fecha de compra del bien inmueble es el 22 de octubre de 1997, en el archivo debe ir como 22101997.
A continuación y a partir de la posición 69, debe ir el Número de escritura del bien con una longitud de 10 caracteres, justificados con ceros a la izquierda. Si el número de escritura es 1234569, en el archivo debe ir como 0001234569.
A continuación y a partir de la posición 79, debe ir el Número de la notaría en donde se otorgó la escritura, con una longitud de 3 caracteres, justificado con ceros a la izquierda. Si el número de la notaría es 45, en el archivo debe ir como 045.
A continuación y a partir de la posición 82, con una longitud de 2 dígitos, debe ir el Código del departamento en donde esté ubicada la notaría que otorgó la escritura del bien inmueble relacionado. Si el departamento en donde está ubicada la notaría es Cundinamarca, en el archivo debe ir como 11. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE).
A continuación y a partir de la posición 84, con una longitud de 3 dígitos y justificado con ceros a la izquierda, debe ir el Código del municipio en donde esté ubicada la notaría en la cual se otorgó la escritura del bien inmueble relacionado. Si el municipio en donde está ubicada la notaría es Bogotá, en el archivo debe ir como 001. (Para el efecto debe usarse la codificación del DANE).
A continuación y a partir de la posición 87, con una longitud de 15 caracteres, debe ir la Matrícula inmobiliaria, justificado con espacios a la derecha. Si la matrícula inmobiliaria es ANE123456865, en el archivo debe ir como: ANE123456865---, (los 3 espacios a la derecha son para completar los 15 caracteres de la longitud del campo). Aquí los datos alfabéticos van en mayúscula (los --- significan los 3 espacios a la derecha). (Debe tenerse en cuenta que la matrícula inmobiliaria debe ser única para cada bien inmueble).
En cuanto a la matrícula Inmobiliaria, cuando no se cuente con la información correspondiente, el campo debe dejarse en blanco, si se diseña en programa Excel, o justificado con espacios a la derecha cuando se diseñe en algún editor, por ser de característica alfanumérica.
A continuación y a partir de la posición 102, debe ir la Cédula catastral, con una longitud de 10 caracteres numéricos, justificado con ceros a la izquierda. Si la cédula catastral es 3456789, en el archivo debe ir como 0003456789. En algunos casos, cuando alcanza de longitud hasta 18 caracteres, se ubica en la posición 241-270, con características alfanuméricas.
A continuación y a partir de la posición 112, con una longitud de 8 dígitos, debe ir el Área del inmueble,en metros cuadrados, justificado con ceros a la izquierda y aproximando a una sola cifra decimal. Si el área del inmueble es de 1245,65 metros cuadrados, en el archivo debe ir como 00012456 siendo el último dígito (en este caso 6) el dígito decimal. El sistema realiza la separación en forma automática.
A continuación y a partir de la posición 120, con una longitud de 1 dígito, debe ir el Código de destinación, que corresponde a la actividad económica principal o finalidad productiva a la que actualmente está destinado el bien, así: 1 Prestación de servicios públicos, 2 Producción, 3 Comercialización, 4 Administración, 5 Habitación y 6 Otro. Si el bien está destinado a actividades de administración, en el archivo debe ir como 4.
A continuación y a partir de la posición 121 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del Catálogo General de Cuentas, debe ir el Código de la subcuenta correspondiente al "Costo histórico". (Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la Información Básica.
A continuación y a partir de la posición 127, debe ir el Valor registrado en los libros correspondiente al costo histórico, con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si el costo histórico es de 12.234.567,85, en el archivo debe ir como 0000122. El sistema de la CGN. separa ese decimal automáticamente
A continuación y a partir de la posición 134, con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo a la subcuenta específica del Catálogo General de Cuentas, debe ir el Código de la subcuenta correspondiente a "Ajustes por inflación". Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la Información Básica. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 140, debe ir el Valor registrado en los libros correspondiente a "Ajustes por inflación", con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si el valor de ajustes por inflación es de 234.206.567, en el archivo debe ir como 0002342. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 147 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo a la subcuenta específica del Catálogo General de Cuentas, debe ir el Código de la subcuenta correspondiente a la "Depreciación ó amortización acumulada". Al primero de ellos, si la información corresponde al grupo 16 Propiedades, planta y equipo o al grupo 19 - Otros activos, y al segundo si corresponde al grupo 17 - Bienes de beneficio y uso público o al grupo 19 - Otros activos. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 153, debe ir el Valor registrado en los libros correspondiente a la "Depreciación o amortización acumulada", con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la amortización acumulada es de 4.580.721, en el archivo debe ir como: 0000045. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 160 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del Catálogo General de Cuentas, debe ir el Código de la subcuenta correspondiente a los "Ajustes por inflación de la depreciación o amortización acumuladas". Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la Información Básica. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 166, debe ir el Valor registrado en los libros correspondiente a los "Ajustes por inflación de la depreciación o amortización acumuladas", con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si el valor de depreciación ajustes por inflación es de 670.000, en el archivo debe ir como: 0000006. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 173 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del Catálogo General de Cuentas, debe ir el Código de la subcuenta correspondiente a "Valorización". (Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la Información Básica; cuando el bien inmueble reportado esté incorporado en Cuentas de balance o en Cuentas de orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 179, debe ir el Valor registrado en los libros correspondiente a la "Valorización", con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la valorización es de 120.999.801, en el archivo debe ir como 0001209. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 186 con una longitud de 6 caracteres y de acuerdo con la subcuenta específica del Catálogo General de Cuentas, debe ir el Código de la subcuenta correspondiente a "Provisión". Este código debe ser uno de los descritos en la tabla de subcuentas de la Información Básica. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 192, debe ir el Valor registrado en los libros correspondiente a la "Provisión", con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la provisión es de 3.001.567, en el archivo debe ir como 0000030. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
A continuación y a partir de la posición 199, debe ir el Valor registrado en los libros correspondiente a la "Enajenación o retiro", con una longitud de 7 dígitos, especificado en millones de pesos, con un decimal de aproximación y justificado con ceros a la izquierda. Si la enajenación es de $2.420.000, en el archivo debe ir como 0000024. (Cuando el bien inmueble es retirado en el año y por tanto NO se registra en cuentas de Balance o en cuentas de Orden, este campo debe diligenciarse en ceros).
Y por último, a partir de la posición 206, con una longitud máxima de 36 caracteres, deben ir las observaciones. Aquí la entidad puede explicar brevemente el concepto “Otro”, si así se especificó en la destinación del inmueble y eventualmente, detallar algún otro aspecto que desee destacar.
Teniendo en cuenta que los bienes inmuebles deben estar incorporados en la contabilidad, para el diligenciamiento específico del formato en archivo ASCII, "RELACIÓN DE BIENES INMUEBLES", deberán tomarse como documento fuente los libros de contabilidad en donde aparezca la relación de bienes inmuebles de la entidad reportante, y únicamente los correspondientes a las cuentas y subcuentas que a continuación se relacionan:
Costo histórico
CÓDIGO NOMBRE
1605 TERRENOS
160501 Urbanos
160502 Rurales
1636 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
EN MANTENIMIENTO
163601 Edificaciones
1637 PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO NO
EXPLOTADOS
163701 Terrenos 163703
Edificaciones
1640 EDIFICACIONES
164001 Edificios y casas
164002 Oficinas
164003 Almacenes
164004 Locales
164005 Fábricas
164006 Mataderos
164007 Salas de exhibición y ventas
164008 Cafeterías y casinos
164009 Colegios y escuelas
164010 Clínicas y hospitales
164011 Clubes
164012 Hoteles, hostales y paradores
164013 Silos
164014 Invernaderos
164015 Casetas y campamentos
164016 Terminales
164017 Parqueaderos y garajes
164018 Bodegas y hangares
164019 Instalaciones deportivas y recreacionales
164020 Estanques
164022 Presas
164023 Pozos
164024 Tanques de almacenamiento
164025 Estaciones repetidoras
164090 Otras edificaciones
1710 BIENES DE BENEFICIO Y USO PÚBLICO
EN SERVICIO
171004 Plazas públicas
171005 Parques recreacionales
171090 Otros bienes de uso público.
1715 BIENES HISTÓRICOS Y CULTURALES
171501 Monumentos 3
171502 Museos
171504 Parques arqueológicos
171505 Bibliotecas
171506 Hemerotecas
1920 BIENES ENTREGADOS A TERCEROS
192002 Bienes inmuebles entregados en
administración
192004 Bienes inmuebles entregados en "leasing"
192006 Bienes inmuebles en comodato
192008 Bienes inmuebles entregados en
fideicomiso
192009 Otros bienes entregados a terceros
1930 BIENES RECIBIDOS EN DACIÓN DE
PAGO
193002 Inmuebles
193090 Otros bienes recibidos en dación de pago
1941 BIENES ADQUIRIDOS EN
"LEASING FINANCIERO”
194101 Terrenos
194102 Inmuebles
8110 BIENES ENTREGADOS EN GARANTÍA
811003 Terrenos
811006 Edificaciones
8306 BIENES ENTREGADOS EN CUSTODIA
830603 Terrenos
830606 Edificaciones
830615 Bienes de arte y cultura
830690 Otros bienes entregados en custodia
8315 ACTIVOS TOTALMENTE
DEPRECIADOS, AGOTADOS O AMORTIZADOS
831501 Edificaciones
831532 Bienes de beneficio y uso público
831536 Bienes entregados a terceros
8325 BIENES INCAUTADOS O APREHENDIDOS
832505 Terrenos
832508 Edificaciones
832590 Otros bienes incautados o aprehendidos
8330 BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR
833005 Terrenos
833008 Edificaciones
833090 Otros bienes pendientes de legalizar
Ajustes por inflación
160599 Ajustes por inflación (Terrenos)
163699 Ajustes por inflación ( Propiedades, planta
y equipo en mantenimiento)
163799 Ajustes por inflación
164099 Ajustes por inflación (Edificaciones)
171099 Ajustes por inflación (Bienes de uso
público)
171599 Ajustes por inflación (Bienes históricos y
culturales)
192099 Ajustes por inflación (Bienes entregados a
terceros)
193099 Ajustes por inflación (Bienes recibidos en
dación de pago)
194199 Ajustes por inflación (Bienes adquiridos en
“leasing”)
811099 Ajustes por inflación (Bienes entregados en
garantía)
831599 Ajustes por inflación (Activos
totalmente depreciados, agotados o amortizados)
832599 Ajustes por inflación (Bienes incautados o
aprehendidos)
833099 Ajustes por inflación (Bienes pendientes de
legalizar)
Depreciación o amortización acumulada:
Depreciación acumulada
168501 Depreciación acumulada (Edificaciones)
178504 Plazas públicas
178505 Parques recreacionales
178590 Otros bienes de beneficio y uso público
194201 Inmuebles (Depreciación de bienes adquiridos el "leasing” financiero)
192502 Bienes inmuebles entregados en administración
192504 Bienes inmuebles entregados en “Leasing”
192506 Bienes inmuebles en comodato
Ajustes por inflación de la depreciación o amortización acumuladas
168599 Ajustes por inflación
178599 Ajustes por inflación
192599 Ajustes por inflación
194299 Ajustes por inflación
Valorizaciones
199903 Bienes de beneficio y uso público
199952 Terrenos
199962 Edificaciones
Provisión
169501 Terrenos
169505 Edificaciones
169521 Propiedades, planta y equipo en mantenimiento
193502 Inmuebles
Convenciones
Para las casillas correspondientes a la denominación del bien, lugar de ubicación, nomenclatura, se utilizarán las convenciones que aparecen en la siguiente tabla:
| CONVENCIÓN | CLASE | CONVENCIÓN | CLASE | |
| AG | Agrupación | ER | Estación repetidora | |
| AL | Almacén | ETQ | Estanque | |
| AP | Apartamento | ES | Este | |
| AUT | Autopista | ET | Etapa | |
| AV | Avenida | FA | Fábrica | |
| AC | Avenida calle | GJ | Garaje | |
| AK | Avenida carrera | HA | Hangar | |
| BRR | Barrio | HE | Hemeroteca | |
| BL | Bloque | HO | Hotel, hostal y parador | |
| BLI | Biblioteca | ID | Instalación deportiva y recreacional | |
| BG | Bodega | IN | Interior | |
| CF | Cafetería y casino | IV | Invernadero | |
| CL | Calle | KM | Kilómetro | |
| CN | Camino | LC | Local | |
| KR | Carrera | LT | Lote | |
| CT | Carretera | MZ | Manzana | |
| CA | Casa | MT | Matadero | |
| CT | Caseta y campamento | MN | "Mezzanine" | |
| CEL | Célula | MD | Módulo | |
| CH | Clínica y hospital | MO | Monumento | |
| CU | Club | MU | Museo | |
| CG | Colegio y escuela | OCC | Occidente | |
| CON | Conjunto | OE | Oeste | |
| CS | Consultorio | OF | Oficina | |
| DP | Depósito | PA | Parcela | |
| DG | Diagonal | PAA | Parque arqueológico | |
| ED | Edificio | PR | Parque recreacional | |
| EN | Entrada | PQ | Parqueadero | |
| ESQ | Esquina | PS | Paseo | |
| PH | "Penthouse" | SS | Semisótano | |
| PI | Piso | ST | Sótano | |
| PP | Plaza pública | SM | Supermanzana | |
| PZ | Pozo | SUR | Sur | |
| PD | Predio | TA | Tanque de almacenamiento | |
| PR | Presa | TE | Terminal | |
| PN | Puente | TRR | Terreno | |
| PT | Puesto | TO | Torre | |
| RU | Rural | TV | Transversal | |
| SI | Silos | UN | Unidad | |
| SV | Sala de exhibición y venta | UR | Unidad residencial | |
| SC | Salón comunal | URB | Urbanización | |
| SL | Solar | URO | Urbano | |
| SR | Sector | ZN | Zona | |
Cuando excepcionalmente se conozca de la existencia de bienes que no aparecen registrados contablemente, ni en cuentas de balance, ni de orden, los responsables del envío de esta información deberán informar la razón de ello y ordenar su inmediata inclusión y reportarlo en el año en que se detecte dicha situación.
3.7.1.5.4 ACTUALIZACIÓN Y ENVÍO DE LA INFORMACIÓN SOLICITADA.
Las entidades públicas deben mantener permanentemente actualizados los datos de su relación de bienes inmuebles reportada a la Contaduría General de la Nación. Para el efecto, es necesario incluir cada año únicamente el detalle de los bienes inmuebles que fueron incorporados (código 1) y los enajenados o retirados del servicio (código 3), durante el respectivo período contable, revelando cuando sea el caso, los hechos destacados en las Notas a los estados contables.
Por lo tanto, para el año 1999 y siguientes, la información que deben enviar las entidades, corresponde únicamente a la de los bienes inmuebles adquiridos durante el respectivo año (Incorporados en las cuentas de balance) y la de aquellos vendidos, donados, etc. (Retirados en el año) registrados en la contabilidad.
El diligenciamiento del presente formato, en archivo ASCII deberá efectuarse para el corte correspondiente al 31 de diciembre de cada año y enviarse a esta entidad junto con la información de los formatos CGN-96-001, CGN-96-002 y CGN-98-003. No obstante el primer reporte, por excepción, correspondiente al 31 de diciembre de 1998, deberá remitirse a más tardar el 14 de mayo de 1999.
La primera información, con los bienes inmuebles poseídos al 31 de diciembre de 1998, deberá remitirse a la Contaduría General de la Nación a más tardar el día 14 de mayo del presente año, de conformidad con las instrucciones indicadas.
Posteriormente, al corte de cada período contable, esta información deberá actualizarse, adicionando los inmuebles adquiridos y los enajenados o retirados durante el respectivo año.
Con el fin de facilitar y orientar el conocimiento del presente instructivo y lograr un correcto diligenciamiento, se incluyen: Un ejemplo para una entidad que posee varios bienes inmuebles, y el diseño del contenido del archivo ASCII que debe producirse con los datos relacionados en el mismo y que se presentan a continuación.
La entidad XXX identificada con el NIT 899975289 posee los siguientes inmuebles, con fecha de corte al 31 de diciembre de 1998:
Incorporados en cuentas de balance
- Un lote ubicado en la carrera 40 número 30-69, de la ciudad de Apartadó, Antioquia (05-045), el cual fue adquirido el 1 de septiembre de 1992 mediante la escritura pública número 520 de la Notaría 40 de la ciudad de Medellín, Antioquia (05-001); con número de registro inmobiliario 2222-5; cédula catastral 22-44-22. El área del inmueble es de 400 metros cuadrados y actualmente está sin uso.
El lote está registrado contablemente en el grupo Propiedades, planta y equipo, - código 16, subcuenta Terrenos urbanos, código 160501, por un costo histórico de $600,6 millones de pesos.
2. Un edificio situado en la calle 20 número 12-56, de la ciudad de Simití, Bolívar (13-744), adquirido el 4 de agosto de 1996, con la escritura pública número 325 de la Notaría 40 de la ciudad de Catagena, Bolívar (13-001); con número de registro 5658-9; cédula catastral 55-89-77; un área de 1.000 metros cuadrados y destinado a actividades administrativas.
El inmueble está registrado contablemente en el grupo Propiedades, planta y equipo, código 16, subcuenta Oficinas, código 164002, por un costo histórico de $1.500,4 millones de pesos.
3. Un edificio ubicado en la transversal 39 número 15-89, de la ciudad de Santa Fe de Bogotá D.C., Cundinamarca (11-001), adquirido el 9 de septiembre de 1997, mediante la escritura pública número 200 de la Notaría 25 de Santa Fe de Bogotá D.C., Cundinamarca (11-001); con número de registro inmobiliario 2587-1; cédula catastral 18-89-96. El área total del edificio es de 2.000 metros cuadrados y está destinado a la prestación de un servicio público.
El edificio está registrado contablemente en el grupo Bienes de beneficio y uso público, código 17, subcuenta Bibliotecas, código 171505, por un costo histórico de $7.200,2 millones de pesos.
4. Un terreno ubicado en el sector rural, vereda El Rosal, del municipio Yacopí, Cundinamarca (25-885), adquirido el 5 de febrero de 1998, mediante escritura pública número 184 de la Notaría 15 de la ciudad de Santa Fe de Bogotá D.C., Cundinamarca (11-001); con número de registro inmobiliario 8888-6; cédula catastral número 14-87-89 y un área de 5.000 metros cuadrados, destinados al cultivo de hortalizas.
El terreno está registrado contablemente en el grupo Propiedades, planta y equipo, código 16, subcuenta Terrenos rurales, código 160502, por un costo histórico de $2.000,0 millones de pesos.
Incorporados en cuentas de orden
1. Un lote ubicado en la avenida 4 número 52-60, adquirido el 15 de febrero de 1994, del sector urbano, de la ciudad de Santa Fe de Bogotá D.C., Cundinamarca (11-001), con un área de 2.000 metros cuadrados, y un valor de $523,2 millones. En la actualidad no se cuenta con el documento soporte que acredite la propiedad y está destinado a la producción de bienes.
2. Un depósito ubicado en la diagonal 32 número 65-96, de la ciudad de Santa Fe de Bogotá D.C., Cundinamarca (11-001), el cual tiene un área de 3.350 metros cuadrados y un valor de $7.500,8 millones y destinado a actividades de comercialización.
Retirados en el año
- Un local ubicado en la Autopista norte número 195-36, de la ciudad Santa Fe de Bogotá D.C., Cundinamarca (11-001), el cual había sido adquirido el 2 de mayo de 1995, mediante escritura pública número 125 de la Notaría 13 de Santa Fe de Bogotá D.C., Cundinamarca (11-001); con número de registro inmobiliario 555-5; cédula catastral 25-95-69 y un área de 1.000 metros cuadrados.
El local estaba registrado contablemente en la cuenta Edificaciones, código 1640 subcuenta Salas de exhibición y ventas, código 164007, por un costo histórico de $856,9 millones de pesos. El inmueble fue objeto de ajustes por inflación en cuantía de $150,3 millones, una depreciación acumulada de $115,6 millones y ajustes por inflación a la depreciación por $20,0 millones. La enajenación fue por $1.000,0 millones.
2. Un parque recreacional, ubicado en la calle 12 número 13 -26 de la ciudad Cali, Valle (76-001), el cual había sido adquirido el 2 de agosto de 1996, mediante la escritura pública 122 de la Notaría 10 de Cali, Valle (76-001); con registro inmobiliario número 289.4; cédula catastral 26-98-78 y un área de 10.000 metros cuadrados.
El parque se encontraba registrado contablemente en el grupo Bienes de uso público, código 17, subcuenta Parques recreacionales, código 171005, por un costo histórico de $50.000,8 millones. Este activo fue objeto de ajustes por inflación en cuantía de $10.000,6 millones; de amortización por $50,0 millones y ajustes por inflación a la amortización por $37,0 millones. El valor de la enajenación ascendió a $70.000,4 millones.
0000008999752893112199911LOTE CRA 40 # 30-69 050450109199 200000005200400500122225 000022442200004000616050100060060 00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000ESTE ESPACIO ES PARA LOS COMENTARIO
0000008999752893112199911EDIFICIO CLL 20 12-56 SIMITI 137440408199 600000032500401300156589 000055897700010000316400200150040 0000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000 0000ESTE ESPACIO ES PARA LOS COMENTARIOS
0000008999752893112199911EDIFICIO TRANSV. 39 15-89 BOGO110010909199 700000002000251100125871 000018899600020000217150500720020 00000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000ESTE ESPACIO ES PARA LOS COMENTARIOS
0000008999752893112199912TERRENO VEREDA ROSAL YACOPI 258850502199800000001840151100188886 00001487890005000061605010020000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000ESTE ESPACIO ES PARA LOS COMENTARIOS
0000008999752893112199921LOTE AVENIDA 4 52-60 BOGOTA 1100115021994000000000000000000 00000000000002000019115030005232000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000NO TIENE TITULO DE PROPIEDAD
0000008999752893112199921DEPOSITO DIAG 32 65-96 BOGOTA 1100100000000000000000000000000 00000000000002000039115060075008000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000000PROPIEDAD EN TRAMITE DE LEGALIZAR
0000008999752893112199931LOCAL AUTOPISTA NORTE 195-36 11001020519950000000125013110015555 00002595690000100031640070008569164099000150316850100011561685990000200199902000000016950500000000010000ESTE ESPACIO ES PARA LOS COMENTARIOS
0000008999752893112199931PARQUE RECREACIONAL C 12 13-2676001020819960000000122010760012894 00002698780001000021710050500008171099010000617850500005001785990000370199902000000016950100000000700000ESTE ESPACIO ES PARA LOS COMENTARIOS
Se aclara a las entidades que la falta de presupuesto para contratar los procesos técnicos de valorización no constituye excusa para no incluir en el Balance o en Cuentas de orden, los diferentes Bienes Inmuebles en lo relacionado con el registro del valor simbólico, el cual es obligatorio y transitorio, hasta tanto se realice la valorización pertienente. Lo mismo ocurre con la obligación de reportar el archivo ASCII.
El envío de la Relación de bienes inmuebles deberá enviarse a la Contaduría General de la Nación mediante comunicación firmada por el Jefe del Órgano correspondiente, Ministro o Director de Departamento Administrativo, Gobernador, Alcalde, Gerente o Representante Legal, en los plazos establecidos en esta Resolución.
A partir de la información correspondiente al año 2000, únicamente se deberán remitir las actualizaciones al Archivo inicialmente enviado, es decir, adquisiciones, enajenaciones o ventas, etc.
Finalmente, se recuerda que el no envío de la información da origen al incumplimiento de las siguientes normas: Ley 298/96 lit l., Ley 549/99 Art. 1o y 9o y demás normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.
3.7.1.8 INSTRUCCIONES PARA GENERAR EL ARCHIVO ASCII EMPLEANDO EXCEL.
Para generar el archivo ASCII solicitado, empleando Excel; debe tenerse en cuenta:
Cada campo debe digitarse en una Columna, iniciando en la Columna A1, correspondiente al NIT.
Todos los campos deben estar justificados, es decir, tener la longitud exacta para cada uno de ellos, por lo cual los campos numéricos deben justificarse con ceros a la izquierda y los alfanuméricos con espacios a la derecha.
La justificación de los campos numéricos con ceros a la izquierda, se explica en ºlas dos gráficas siguientes:
Como lo muestra la Gráfica No.1 <SIC TABLA 11>, Primero se debe marcar toda la columna que se desea justificar con ceros (en este caso, la columna A correspondiente al campo donde se registra el NIT de la Entidad), luego se presiona el Click derecho del ratón y se escoge la opción Formato - Celdas…
Como se observa en la Gráfica No. 2 <SIC TABLA 12>, Aparece la ventana Formato de Celdas. Allí se debe escoger, con click izquierdo, la categoría Personalizada y al hacer click en el campo Tipo:, se borra el contenido y se digitan tantos ceros como longitud tenga el campo numérico de acuerdo con el instructivo. En este caso, por ser el campo correspondiente al Nit, se escriben 15 ceros (que corresponden a la longitud del campo Nit) y luego se presiona el botón Aceptar, con lo cual la justificación con ceros a la izquierda queda automática. Este procedimiento debe repetirse en cada una de las columnas que correspondan a un campo numérico que deba justificarse.
<TABLA 11. VER>
<TABLA 12. VER>
El contenido del archivo debe digitarse en forma estrictamente secuencial, sin espacios, con excepción de los campos alfanuméricos que se justifican con espacios a la derecha o se dejan en blanco, si no hay datos (tal como se especifica en los diseños de los respectivos registros).
Importante
El archivo ASCII debe grabarse como archivo de sólo texto, independiente de la herramienta que se esté empleando. Aunque los editores por defecto graban los archivos como sólo texto, es decir, que si se emplea un editor para diligenciar el ASCII, no es necesario indicar en el momento de grabar que es de sólo texto. Sin embargo, verifique esto en el editor de texto que tenga y confirme que el archivo fue grabado como de solo texto. En los demás casos, sí se hace indispensable.
En el caso de Excel el procedimiento es el siguiente:
Una vez elaborado y guardado el archivo en la hoja electrónica, para generar el ASCII deben tenerse en cuenta los pasos que se muestran las gráficas 3 y 4.
<SIC TABLA 13>
<SIC TABLA 14>
Tomar del menú Archivo la opción Guardar como…, luego de lo cual aparece la ventana Guardar como. Escoger en la opción Guardar como tipo: Texto con formato (delimitado por espacios) ( *. En la opción Nombre de archivo: se digita el nombre del archivo según las instrucciones. Por ejemplo, si el NIT de la entidad es 899.236.258-7 el nombre será: 89923625.8B9, para la información de 1999, que corresponde al Nit de la Entidad sin dígito de verificación. Este nombre se debe digitar entre comillas (tal como se observa en la gráfica No. 4 ). En la opción Guardar en: se especifica el Drive A:. Oprima click en Guardar y luego en Aceptar.
<TABLA 13. VER>
<TABLA 14 VER>
Luego de seguir el anterior proceso se habrá terminado de generar el archivo ASCII sobre BIENES INMUEBLES
Garantizar la entrega de la información contable pública por parte de los representantes legales salientes de los Entes del sector público a los elegidos o nombrados, y que la misma revele con razonabilidad, los hechos financieros, económicos y sociales del Ente en el cual se produce el cambio.
- Apoyar a los representantes legales elegidos o nombrados en el cumplimiento de sus funciones y en el conocimiento de la realidad financiera, económica y social de la entidad que entran a administrar.
- Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contables de conformidad con las normas y procedimientos determinados por la Contaduría General de la Nación –CGN.
- Reglamentar un procedimiento que ilustre acerca de los aspectos a tener en cuenta, entre los servidores públicos que asumen la administración de la entidad y quienes entregan su cargo, determinando la información y documentos que deben entregarse, así como las verificaciones a efectuar en dicho proceso.
- Precisar aspectos relacionados con la entrega y recibo de la información, cuando se produzca cambio de representante legal en los Entes públicos a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión.
- Orientar el procedimiento a seguir por parte de las entidades suprimidas que forman parte del Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación
Deben ser aplicadas por los organismos y entidades de que trata el artículo 2o de la Resolución 400 de 2000, cuando se presente cambio de representante legal por elección popular o nombramiento, así como por el efecto de actos que ordenen la supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión de Entes públicos.
Los representantes legales a que se refiere la presente circular deben garantizar la entrega a su sucesor de la información sobre los bienes, derechos y obligaciones de la entidad, mediante la suscripción del acta respectiva.
A continuación se precisan aspectos relacionados con la información y documentos que deben entregarse relativos a la información financiera, económica y social, de los bienes, derechos y obligaciones de los Entes públicos; la responsabilidad en el suministro de la información financiera e informe de control interno contable; la elaboración del acta de entrega y la presentación de la información, haciendo las aclaraciones respectivas para los Entes a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión.
3.8.3.1 ENTREGA DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS.
Los representantes legales salientes deben entregar a los elegidos o nombrados,
los siguientes documentos:
Balance general
Estado de actividad financiera, económica y social
Estado de cambios en el patrimonio
Formatos CGN96.001, CGN96.002 y CGN98.003
Notas a los estados contables
Informe de gestión relativo al cumplimiento de los
procedimientosrelacionados con el saneamiento contable, conforme a la
normatividad vigente.
Los libros de contabilidad principales y auxiliares, comprobantes y
documentos soporte ( Modificado c.c. 045)
La fecha de preparación de los estados contables y la de actualización de los libros principales de contabilidad, debe corresponder a la del último día del mes inmediatamente anterior a aquel en el cual se presentó el cambio de representante legal, sin que implique para la entidad, el cierre de sus operaciones.(modificado c.c. 045)
Tratándose de los Entes públicos a los cuales se ordene su supresión, disolución
y liquidación, fusión o escisión, los estados contables, deben prepararse a la
fecha de corte que fije el respectivo acto o, a la última fecha de operación del
Ente, sobre el cual se ordene cualquiera de esos procesos.
En el caso de las entidades de la administración central, bien sea del nivel
nacional o territorial, para este corte es necesario incluir la información financiera,
económica y social de todas sus dependencias y la de las entidades que agregan
o consolidan con ellas para lo cual es necesario que la administración central fije
los plazos de presentación de la información, sujeta a agregación y/o
consolidación.
Así mismo, debe incorporarse, tanto para la administración central como descentralizada, la información financiera, económica y social de los fondos cuenta administrados directamente, o a través de encargo fiduciario, y la de los demás Entes que sean objeto de agregación en el sector descentralizado.
El movimiento contable, debe corresponder a los días transcurridos entre la fecha de los estados contables y el día en que se presentó el cambio de representante legal, y contener todas las operaciones originadas en las diferentes áreas que integran el sistema financiero – contable de la entidad: Tesorería, Almacén, Planeación y Presupuesto. Estas operaciones deben reflejarse en los libros auxiliares y contar con los soportes contables y documentos fuente.
Deberán suministrarse los saldos actualizados y conciliados de los informes de
ejecución presupuestal de ingresos y gastos en sus distintas etapas, con los
registros en las Cuentas de Planeación y Presupuesto.
Debe entregarse copia de los informes de control interno contable, así como la correspondencia existente entre la Contaduría General de la Nación y el Ente público, precisando aspectos que se encuentren pendientes por resolver.
En el caso de las operaciones que registre la entidad a través del procesamiento
electrónico de datos, deben entregarse los medios magnéticos que la respaldan,
dejando copias de seguridad, así como las respectivas claves de acceso.
Saneamiento contable (c.c. 045)
El representante legal saliente deberá presentar un informe de saneamiento contable, actos administrativos, decretos y resoluciones, donde se identifiquen las partidas que dieron lugar al proceso de depuración, tales como, saldos pendientes de conciliar, valores pendientes de recaudo o pago con elevada antigüedad, acreedores y deudores no identificados, diferencias entre las existencias físicas de bienes y derechos y los saldos contables, inexistencia de comprobantes de contabilidad o de sus documentos soporte, omisión en liquidación de contratos, entre otros. Igualmente, se debe revelar el impacto patrimonial e indicar los criterios utilizados para mantener partidas en cuentas de orden.
3.8.3.1.2 LIBROS DE CONTABILIDAD PRINCIPALES Y AUXILIARES, COMPROBANTES Y DOCUMENTOS SOPORTE.
- Los libros de contabilidad principales (Diario y Mayor), deben entregarse actualizados a la fecha de corte en que se elaboren y presenten los estados contables y comprenderán la totalidad de los registros de las operaciones. Por su parte, los libros auxiliares deben entregarse actualizados hasta el día en el que se produzca el cambio de representante legal.
- Tratándose de Entes públicos a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión, los libros de contabilidad deben entregarse actualizados a la fecha de corte que fije el respectivo acto, o a la última fecha de operación del Ente, sobre el cual se ordene cualquiera de estos procesos.
- En el caso de supresiones o disoluciones, la contabilidad de la liquidación se llevará en los mismos libros del Ente sobre el cual se ordenó el respectivo proceso.
- En los procesos de fusión y escisión, los libros de las entidades fusionadas o escindidas deben cerrarse una vez registrado el traslado de los saldos de los bienes, derechos y obligaciones a la entidad absorbente o a las entidades beneficiarias o creadas, según corresponda.
- Por su parte, la entidad absorbente o las entidades beneficiarias, registrarán en sus libros las operaciones producto de la fusión o escisión, y las creadas procederán a la apertura y registro de los libros oficiales, de conformidad con las normas establecidas para el efecto por este Despacho.
- En lo relativo al manejo de los libros, las entidades que conforman el Sistema Integrado de Información Financiera – SIIF Nación, aplicarán lo establecido en el numeral 4.8 de la presente Circular.
- Los libros auxiliares deberán permitir la verificación a nivel de detalle, de los saldos de las operaciones financieras, económicas y sociales registradas por la entidad.
- La información relativa a las cuentas bancarias y de ahorros, deberá estar soportada y conciliada con los extractos bancarios, a la fecha de presentación de los estados contables, y con los reportes diarios de bancos, para los días transcurridos entre la fecha de los estados contables y la del cambio de representante legal.
- Relación de recursos y bienes con destinación específica o sometidos a alguna condición, detallando las causas de tal situación.
- Detalle de las inversiones. Al respecto, es necesario hacer la entrega física de los títulos o de los respectivos certificados de depósito en custodia. Así mismo, debe suministrarse información relativa a inversiones en títulos desmaterializados que posea la entidad.
- Igualmente, deberá presentarse la información financiera de los recursos entregados y/o recibidos en administración o fiducia, así como la relativa a fondos cuenta y fondos especiales manejados por la entidad.
- Relación de cuotas partes de pensiones y bonos pensionales por cobrar.
- Relación de los bienes que conforman las propiedades, planta y equipo. Tratándose de inmuebles, deben entregarse los archivos de los títulos de propiedad o documentos que soporten el proceso de legalización.
- Relación de bienes cuya tenencia esté en poder de un tercero, así como aquellos que, siendo propiedad de terceros, la entidad los tenga a su cargo o bajo su responsabilidad por algún acto o contrato (arrendamiento, comodato, usufructo u otro similar).
- Detalle de las provisiones constituidas para protección de activos, así como el procedimiento técnico de estimación. De igual manera, debe informarse acerca de activos que presenten contingencia de pérdida, sobre los cuales no se hayan constituido las correspondientes provisiones.
- Es necesario que puedan identificarse claramente los acreedores y los proveedores con quienes se tengan saldos por pagar y con respecto a las operaciones de crédito público, para lo cual habrá de entregarse copia de los contratos, tablas de amortización y estado actual de estas obligaciones.
- Indicar las obligaciones y derechos que posea la entidad en desarrollo de contratos y convenios, indentificando su naturaleza, vigencia y tercero con quien se tengan. Igualmente, aquellos en los cuales la entidad haya participado en calidad de garante.
- Relación de obligaciones contingentes, indicando los criterios de estimación.
- Informe sobre el estado de procesos y reclamaciones en contra y a favor del Ente.
3.8.3.1.4 CÁLCULO ACTUARIAL DE PENSIONES Y OBLIGACIONES LABORALES.
- Debe presentarse un informe sobre la situación de los pasivos pensionales en el cual se indique si existe cálculo actuarial vigente, o si se está realizando el estudio, o no se conoce el estado de esta obligación.
- Igualmente debe presentarse relación de los pasivos laborales, estimados y reales, identificando aquellos que no fueron pagados oportunamente.
- Deben informarse adicionalmente y de conformidad con el numeral 3.8.3.1.4.2, los activos que están destinados al pago de los pasivos laborales y pensionales.
- Cuando las pensiones que venía reconociendo una entidad sobre la cual se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión, se trasladen a cargo de la entidad que señale el respectivo decreto de liquidación de la entidad absorbente, beneficiaria o creada, según corresponda, deberán entregarse los documentos, archivos magnéticos y demás información laboral que sirvió de fundamento al cálculo actuarial, y que será el soporte para la creación de la base de datos necesaria para la elaboración de la nómina de pensionados.
3.8.3.1.5 ESTRUCTURA DEL ÁREA FINANCIERA.
Deben indicarse las gestiones adelantadas con relación a la reestructuración del área financiera e implantación de sistemas integrados de información, relacionando las etapas ejecutadas y las que se encuentren pendientes, así como la documentación respectiva, ejemplo: Manual de funciones, manuales de procedimientos y manual de usuarios del sistema.
3.8.3.2 RESPONSABILIDAD EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA E INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE.
- La certificación mediante firma de la información financiera, económica y social que las entidades públicas deben remitir a la Contaduría General de la Nación, corresponde al representante legal y demás funcionarios obligados que se encuentren en ejercicio de sus funciones en el momento del envío de la misma, no obstante que ésta se refiera al período inmediatamente anterior en el cual el firmante no era el titular del cargo. Lo anterior aplica de igual forma en el caso de las liquidaciones.
- La responsabilidad de certificar la información de entidades fusionadas, en períodos en los cuales no se había ordenado el respectivo acto de fusión, corresponde al representante legal de la entidad absorbente o creada, según sea el caso. Tratándose de las escisiones, la responsabilidad corresponde al representante legal de la entidad que reciba la mayor parte del patrimonio escindido. Lo anterior, sin perjuicio de la certificación del Contador y demás funcionarios obligados.
- El jefe de la unidad de Control Interno deberá preparar el informe de control interno contable a la fecha en que se presente el cambio de representante legal. En el caso de supresiones, disoluciones y liquidaciones, fusiones o escisiones, el informe debe ser preparado a la fecha de corte que fije el acto del respectivo proceso, o a la última fecha de operación del Ente. En ambos casos, sin perjuicio del informe que debe ser presentado con corte a diciembre 31, del año inmediatamente anterior.
- En el informe de control interno contable, debe informarse si se dio estricta aplicación a las normas y procedimientos relativos al acto de recibo y entrega de la información.
- Con el fin de atender y documentar las disposiciones de la presente circular, debe elaborarse un acta de entrega que estará soportada, de manera suficiente, con los documentos a que haya lugar.
- El acta de entrega, deberá ser suscrita por los representantes legales entrante y saliente, así como por los responsables de cada una de las áreas que intervengan en este proceso. En ella debe relacionarse el estado de todos los aspectos descritos en la presente circular.
- Cuando el representante legal de los Entes a los cuales se ordene su supresión, disolución y liquidación, fusión o escisión, sea el mismo de la entidad en liquidación o de la que recibe, el acta deberá ser suscrita por el representante legal y por los responsables de las áreas que participan en el proceso.
- en el evento de requerirse el diligenciamiento de información complementaria, relacionada con la situación financiera, económica y social del ente público, ésta se derivará del formato CGN 96-001 con corte a 30 de noviembre de 2003 (C.C. 045)
3.8.3.4 PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN.
- Las entidades en las cuales se produzca cambio de representante legal, aplicarán los procedimientos relativos a la presentación de información y estados contables establecidos por la Contaduría General de la Nación. En el caso de fusiones y escisiones, la obligación corresponderá a las entidades absorbentes, beneficiarias o creadas, según corresponda.
- Las entidades en liquidación seguirán presentando información financiera, económica y social al Contador General de la Nación, en la forma y términos establecidos, hasta tanto culmine dicho proceso, situación que debe informarse oportunamente a la Contaduría General de la Nación, mediante comunicación escrita, anexando el acto administrativo respectivo.
<Doctrina Concordante>
Concepto CONTADURÍA 49800 de 2004
- La(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimidas tendrán la contabilidad del rezago y de lo gestionado en la vigencia actual, en cada una de ellas. La nueva sección presupuestal que las absorbió tendrá registros contables de la ejecución presupuestal de la vigencia actual. Lo anterior, de acuerdo con las apropiaciones presupuestales establecidas en la Ley Anual de Rentas y Apropiaciones y las normas vigentes, relativas al Presupuesto General de la Nación.
- Los trámites presupuestales realizados en la(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimida(s) deben estar soportados en actos administrativos con fecha anterior al acto que ordene la supresión. En consecuencia, la nueva sección presupuestal tendrá acceso a la(s) unidad(es) ejecutora(s)suprimida(s) para continuar las etapas de ejecución presupuestal pendientes por cuenta de esta(s) última(s) y por tanto, estas ejecuciones quedan con los trámites originales.
- En relación con los registros manuales que se requieran realizar, éstos deben incorporarse a través de la nueva sección presupuestal o unidad ejecutora según corresponda.
- Los registros manuales que correspondan a correcciones o complemento de los registros automáticos realizados por el sistema en la ejecución del rezago y lo gestionado en la vigencia actual antes de la supresión, así como lo correspondiente a las cuentas de planeación y presupuesto, las amortizaciones, depreciaciones y demás registros necesarios, incluyendo los que surjan como resultado del proceso de supresión, deben efectuarse mediante el acceso a la(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimida(s).
- El traslado de los saldos de las unidades ejecutoras suprimidas a las nuevas, se hará en la vigencia siguiente a la supresión, con corte al 31 de diciembre del año en que se ordenó dicho proceso, tomando como base los saldos de balance del sistema.
- Teniendo en cuenta que mientras se termina la ejecución del rezago y lo adelantado de la vigencia actual en la(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimida(s), la entidad nueva será responsable de la agregación de todas sus unidades ejecutoras para efectos de reporte a la Contaduría General de la Nación. Por lo tanto, deberán adoptarse los controles necesarios que permitan verificar la consistencia de la información ingresada, con la registrada en el sistema.
- Así mismo, es necesario que se verifiquen los registros automáticos, con el propósito de establecer si requieren mantenimientos adicionales a la máxima desagregación de rubros, con ocasión de las nuevas funciones asumidas, para lo cual la entidad efectuará la solicitud por escrito a la Subcontaduría del Nivel Nacional – Grupo SIIF.
- En relación con el registro de libros de contabilidad, para la nueva sección presupuestal, se procederá a la apertura de los mismos de conformidad con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. Los registros contables originados en la ejecución de los rezagos y lo que corresponda a la vigencia actual, incluyendo los registros manuales se realizarán en los libros de contabilidad de cada una de la(s) unidad(es) ejecutora(s) suprimida(s) y, una vez trasladados los saldos, se cerrarán los libros mencionados.
Disponer de información financiera con el grado de desagregación necesario para conocer en detalle los movimientos de las cuentas por pagar en sus diferentes posibilidades financieras y de reconocimiento contable.
- Proveer instrumentos para que los entes públicos y demás usuarios interesados realicen un permanente y adecuado seguimiento del impacto que a través e las cuentas por pagar generan los entes públicos.
- Generar mecanismos para que las entidades competentes, hagan la estimación de las necesidades de financiamiento sector público colombiano
- Definir mecanismos que hagan posible estimar el impacto en el corto y mediano plazo derivado de las operaciones con cuentas por pagar de las principales entidades públicas de los niveles nacional y territorial.
El informe sobre cuentas por pagar deberá ser elaborado y presentado inicialmente por las entidades relacionadas a continuación:
1. EMPRESA COLOMBIANA DE PETROLEOS -ECOPETROL-
2. EMPRESA NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES -TELECOM-
3. INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES -ISS-
4. INTERCONEXION ELECTRICA S. A. -ISA-
5. ISAGEN S.A.
6. CORPORACION ELECTRICA DE LA COSTA ATLANTICA S.A. -CORELCA-
7. CARBONES DE COLOMBIA S. A. -CARBOCOL-
8. FONDO NACIONAL DEL CAFE
9. FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES NACIONALES DE COLOMBIA
10. CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES
11. FONDO NACIONAL DE PRESTACIONES SOCIALES DEL MAGISTERIO
12. CAJA DE PREVISION SOCIAL DE LA SUPERINTENDENCIA BANCARIA - CAPRESUB-
13. CAJA NACIONAL DE PREVISION SOCIAL -CAJANAL-
14. CAJA DE PREVISION SOCIAL DE COMUNICACIONES -CAPRECOM-
15. FONDO DE PREVISION SOCIAL DEL CONGRESO DE LA REPUBLICA
16. CAJA DE SUELDOS DE RETIRO DE LA POLICIA NACIONAL
17. EMPRESAS PUBLICAS DE MEDELLIN
18. EMPRESAS PUBLICAS MUNICIPALES DE CALI -EMCALI-
19. DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA
20.DEPARTAMENTO DE CUNDINAMARCA
21.DEPARTAMENTO DEL VALLE DEL CAUCA
22. MUNICIPIO DE MEDELLÍN
23.DISTRITO CAPITAL DE SANTAFE DE BOGOTÁ
24. MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI
3.9.3 FASES PARA LA ESTRUCTURACIÓN DEL INFORME.
3.9.3.1 FORMALIDADES LOGÍSTICAS.
El informe que nos ocupa de las cuentas por pagar se estructura teniendo en cuenta los movimientos contables, débitos y créditos, observados durante un período, atendiendo las siguientes consideraciones:
El informe de cuentas por pagar deberá elaborarse y presentarse de acuerdo con los plazos establecidos, en consecuencia, deberá ser generado y remitido junto con el formato CGN-96-001 a la Contaduría General de la Nación, en forma mensual manteniéndolo a disposición de los organismos de control y demás usuarios que lo soliciten.
El informe sobre movimiento de las cuentas por pagar deberá producirse en las entidades de conformidad con lo aquí dispuesto, a partir del mes de enero del año 2001, debiendo presentar el primer reporte a la CGN, en la fecha de presentación prevista para el mes de enero de 2001 y así sucesivamente.
Una vez recibido el archivo con el formato denominado “INFORME DE MOVIENTO DE LAS CUENTAS POR PAGAR” el cual deberá contener el informe de las cuentas por pagar, éste será sometido a los procesos de validación de estructura del formato y validación aritmética a que hubiere lugar, verificando particularmente la correspondencia de la información reportada mensualmente con la suministrada en la información contable básica contenida en el formato CGN-96-001, generando una relación de las inconsistencias observadas.
3.9.3.3 FORMA DE PRESENTACIÓN.
Las entidades públicas que apliquen este procedimiento deberán presentar obligatoriamente, en medio magnético e impreso, el informe sobre el movimiento contable de las cuentas por pagar de acuerdo con la estructura definida en el “INFORME DE MOVIENTO DE LAS CUENTAS POR PAGAR”, el cual podrá ser objeto de modificaciones en la medida que el proceso de recepción de la información en la CGN se actualice. Para el efecto, la Contaduría General de la Nación, con la suficiente oportunidad, informará de los cambios y suministrará las instrucciones para su diligenciamiento.
El informe de movimiento de las cuentas por pagar se remitirá a la Contaduría General de la Nación, en archivo separado denominado “INFORME DE MOVIENTO DE LAS CUENTAS POR PAGAR ”, inicialmente en hojas electrónicas: LOTUS 123, Q-PRO o EXCEL,
Al igual que con los demás reportes presentados a la CGN, el informe de movimientos sobre las cuentas por pagar, deberá remitirse respaldado con las firmas del representante legal, el jefe del área financiera o contable, el contador y, cuando sea el caso, del revisor fiscal de la respectiva entidad pública que reporta la información.
3.9.3.4 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO.
Para la elaboración del “INFORME DE MOVIENTO DE LAS CUENTAS POR PAGAR”, deberán tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
En la Celda B3 se debe incluir el nombre del departamento en el que se encuentra ubicada la entidad reportante
En la Celda B4 se debe incluir el nombre del municipio en el que se encuentra ubicada la entidad reportante
En la Celda B5 se debe incluir el nombre de la entidad reportante
En la celda B6 se debe incluir el código institucional de la entidad reportante
En la celda B7 se debe incluir la fecha de corte a la cual pertenece el informe
A partir de la celda A16, se debe relacionar los códigos de las subcuentas que
presentan saldo corriente a la fecha de corte, de acuerdo con la relación que se
muestra en el “INFORME DE MOVIENTO DE LAS CUENTAS POR PAGAR”.
A partir de la celda B16, se debe relacionar los nombres de las subcuentas que
presentan saldo a la fecha de corte
A partir de la celda C16, se debe relacionar el saldo inicial de la subcuenta, si el
concepto que lo generó fue la adquisición de bienes
A partir de la celda D16, se debe relacionar el saldo inicial de subcuenta si el
concepto que generó el saldo fue la prestación de servicios
A partir de la celda E16, se debe relacionar el movimiento débito presentado
durante el período por la subcuenta, originado en las disminuciones de las cuentas
por pagar ya sea por cancelaciones, ajustes, reclasificaciones o cualquier otra
situación que hizo que su saldo disminuyera por concepto de adquisición de
bienes.
A partir de la celda F16, se debe relacionar el movimiento débito presentado
durante el período por la subcuenta, originado en las disminuciones de las cuentas
por pagar ya sea por cancelaciones, ajustes, reclasificaciones o cualquier otra
situación que hizo que su saldo disminuyera por concepto de prestación de
servicios.
A partir de la celda G16, se debe relacionar el movimiento crédito presentado
durante el período por la subcuenta, originado en los aumentos de las cuentas por
pagar ya sea por nuevas obligaciones, ajustes, reclasificaciones o cualquier otra
situación que hizo que su saldo aumentara por concepto de adquisición de bienes.
A partir de la celda H16, se debe relacionar el movimiento crédito presentado
durante el período por la subcuenta, originado en los aumentos de las cuentas por
pagar ya sea por nuevas obligaciones, ajustes, reclasificaciones o cualquier otra
situación que hizo que su saldo aumentara por concepto de prestación de
servicios.
A partir de la celda I16, se debe relacionar el saldo final de la subcuenta, si el
concepto que lo generó fue la adquisición de bienes. Este valor resulta de la
sumatoria del saldo inicial menos los movimientos débito, más los movimientos
crédito del período.
A partir de la celda J16, se debe relacionar el saldo final de subcuenta si el
concepto que generó el saldo fue la prestación de servicios. Este valor resulta de
la sumatoria del saldo inicial menos los movimientos débito, más los movimientos
crédito del período.
A partir de la celda que se termine de relacionar los saldos considerados como
corrientes, se debe relacionar, de acuerdo con la dinámica anteriormente
desarrollada, los saldos considerados como no corrientes a la fecha de corte.
<TABLA 15. VER>
<TABLA 16. VER>
3.10 INFORMACIÓN BÁSICA DE LAS EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO E INSTITUCIONES HOSPITALARIAS.
La información de carácter administrativo, financiero y social que deben presentar las empresas sociales del Estado y hospitales públicos a la Superintendencia, por intermedio de la Contaduría General de la Nación, debe atender las siguientes formalidades:
- Presentarse en el aplicativo suministrado por la Superintendencia con base en el instructivo técnico de diligenciamiento (manual del usuario), los cuales hacen parte integral de esta circular externa.
- El aplicativo adicionalmente puede ser obtenido consultando la página Web www.supersalud.gov.co y www. contaduría.gov.co.
- Las cifras correspondientes a la información financiera, económica y social, así como las de la información financiera complementaria (presupuesto, facturación, cuentas por cobrar y cuentas por pagar) deben expresarse en miles de pesos.
- Los formatos impresos (CGN96.001, CGN96.002 y CGN98.003), deberán contener la firma de los funcionarios responsables.
- En el período correspondiente a diciembre 31, la información contable básica deberá acompañarse de los estados contables reglamentados en la Circular Externa 21 de 1998, de la Contaduría General de la Nación.
- Las notas a los estados contables, elaboradas de acuerdo con lo establecido en el plan general de contabilidad pública, sólo se remitirán al corte de cierre del ejercicio.
- El jefe de la oficina de control interno, o quien haga sus veces, deberá elaborar y suscribir un informe ejecutivo anual al cierre del 31 de diciembre de cada año, en el que se indique el resultado de la evaluación del sistema de control interno contable, en lo que tiene que ver con el ambiente de control, la valoración de riesgos y las actividades de control de los procesos para el manejo de los recursos, bienes y los sistemas de información que garanticen que el registro de las transacciones se realiza en forma exacta, veraz y oportuna de acuerdo con las normas expedidas por la Contaduría General de la Nación.
- Al cierre del ejercicio del 31 de diciembre de cada año, se remitirá el dictamen del revisor fiscal con el pleno cumplimiento de los requisitos exigidos en la ley.
- Los estados e informes contables, el informe sobre control interno contable y el dictamen del revisor fiscal, deberán enviarse a la Contaduría General de la Nación mediante comunicación firmada por el gerente de la respectiva empresa social del Estado y hospital público, en las fechas establecidas para ello.
La información solicitada debe ser presentada de manera oportuna, veraz y razonable en forma trimestral en las fechas establecidas por la Contaduría General de la Nación.
Cuando la fecha de presentación coincida con un día no laborable, el cumplimiento deberá efectuarse el día siguiente hábil y en ningún caso será prorrogable.
3.10.3 CUMPLIMIENTO DE LAS INSTRUCCIONES Y VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN SUMINISTRADA.
La información incompleta, la reportada de manera distinta de lo dispuesto en el numeral 3.10.1 y aquella allegada que no pueda ser procesada por el sistema debido a errores imputables al usuario, se considerará como no presentada.
El incumplimiento a lo aquí dispuesto dará lugar a la aplicación de las sanciones por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, previstas en los numerales 23 y 24 del artículo 5o del Decreto 1259 de 1994, para lo cual la Contaduría General de la Nación reportará a la Superintendencia el listado de las empresas sociales del Estado y hospitales públicos que no presentaron la información en los términos y plazos establecidos.
Así mismo se adelantarán por parte de la Superintendencia Nacional de Salud, de acuerdo con las competencias legales, las investigaciones administrativas en contra de los contadores públicos y revisores fiscales por el incumplimiento de sus funciones, al igual que se compulsarán las copias respectivas a la junta central de contadores como máximo tribunal disciplinario de la profesión contable para lo de su competencia.
La presente circular sustituye la Circular Externa 73 de 1998, expedida por la Superintendencia Nacional de Salud.
3.11 PROCEDIMIENTO GENERAL PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME DENOMINADO "AVANCE SANEAMIENTO CONTABLE” DE CONFORMIDAD CON LA LEY 716 DE 2001, PRORROGADA Y MODIFICADA POR LA LEY 901 DE 2004.
Este Despacho, en cumplimiento de sus funciones legales y en particular las establecidas en el literal a) del artículo 3o y literal q) del Artículo 4o de la Ley 298 del 23 de julio de 1996, y el Decreto 143 de 2004, se permite impartir las instrucciones para el diligenciamiento del informe denominado “AVANCE SANEAMIENTO CONTABLE” de conformidad con el Artículo 7o de la Ley 901 del 26 de julio de 2004.
3.11.1.1. PLAZO PARA SU PRESENTACIÓN.
Los entes públicos a que se refiere la Resolución 250 del 4 de julio del 2003, expedida por el Contador General de la Nación, y que deben adelantar procesos de saneamiento contable de conformidad con la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004, presentarán a la Contaduría General de la Nación-CGN la información relacionada con este proceso, de acuerdo con el formato anexo, en las siguientes fechas:
INFORMACION A: FECHA DE PRESENTACIÓN
31 DE DICIEMBRE DE 2004 15 DE MARZO DE 2005
31 DE MARZO DE 2005 30 DE ABRIL DE 2005
30 DE JUNIO DE 2005 31 DE JULIO DE 2005
30 DE SEPTIEMBRE DE 2005 31 DE OCTUBRE DE 2005
31 DE DICIEMBRE DE 2005 15 DE FEBRERO DE 2006
3.11.1.2.1. Presentación en medio magnético:
El informe de avance de saneamiento contable correspondiente a la fecha de corte 31 de diciembre de 2004, debe presentarse únicamente en medio magnético; para el efecto, las entidades deberán grabar en un disquete de 3.5” o CD ROM, en la fecha establecida anteriormente, el cual deberá identificarse en la etiqueta con los siguientes datos: Código y nombre del ente público, nombre del archivo y fecha de corte.
Para su reporte a la CGN se debe tener en cuenta:
· Tipo de archivo: Excel.
· Valores: Se expresarán en miles de pesos, sin utilizar decimales, para lo cual se aproximará al múltiplo de mil más cercano, teniendo en cuenta reducir al valor inferior si el decimal es de 1 a 49 y aproximar al inmediato superior si el decimal es de 50 a 99.
· Fecha de corte: El formato de la fecha tendrá la estructura DD/MM/AAAA. Ejemplo 31/12/2004. No se acepta ningún otro tipo de formato por motivos de validación.
· Nombre del archivo: “CGN2004Saneamientocontable.007”, guardado como tipo Libro de Microsoft Excel 5.0/95.
3.11.1.2.2. Presentación a través de la página web:
Para las fechas de corte correspondientes a Marzo 31, Junio 30, Septiembre 30 y Diciembre 31 de 2005, el informe de avance de saneamiento contable será diligenciado y remitido a la Contaduría General de la Nación a través de la página web, en la dirección www.contaduria.gov.co.
3.11.2 DILIGENCIAMIENTO DEL INFORME "AVANCE SANEAMIENTO CONTABLE”.
3.11.2.1 INFORMACIÓN REPORTADA EN MEDIO MAGNÉTICO.
3.11.2.1.1 INFORMACIÓN GENERAL.
Para el diligenciamiento y reporte del informe que debe ser enviado con fecha de corte a 31 de diciembre DE 2004 en medio magnético, se tendrá en cuenta:
· Los valores se deben reportar a nivel de cuenta y subcuenta, según los datos que aparecen en el informe de avance del saneamiento anexo al presente instructivo.
· Sólo se reportarán los saldos de las cuentas y subcuentas que aparecen en el informe de avance del saneamiento anexo al presente instructivo.
3.11.2.1.2 INFORMACIÓN ESPECÍFICA.
El informe consta de tres partes:
· Un encabezado para diligenciar los datos de la entidad reportante.
· Una encuesta sobre los avances realizados en el proceso de saneamiento contable.
· Un cuadro para registrar las cifras que afectan la contabilidad del ente público, producto de la aplicación de las normas que reglamentan el proceso de saneamiento contable.
3.11.2.1.2.1 ENCABEZADO: FILAS 1 A 5.
Celda B1: Departamento al cual corresponda la entidad reportante
Celda B2: Municipio correspondiente.
Celda B3: Nombre de la respectiva entidad.
Celda B4: Código asignado por la CGN al ente público.
Celda B5: Fecha de corte (DD/MM/AAAA)
Celda E1: Nombre del informe “CGN2004Saneamientocontable.007”
3.11.2.1.2.2. Preguntas:
Las respuestas a las preguntas se diligenciarán en la Columna H, a partir de la fila 9, y hasta la fila 24. De la fila 9 y hasta la fila 23, por cada pregunta, debe escribir uno (1) si la respuesta es afirmativa (sí); o cero (0) si es negativa (no). La respuesta a la pregunta que aparece en la fila 24 debe diligenciarse en formato porcentaje. Ejemplo: 50%, 47%, 25%, 82%.
3.11.2.1.2.3. Catálogo de cuentas: Fila 27 en adelante
A partir de la celda A27 inician los códigos de cuentas y subcuentas del Catálogo General de Cuentas del PGCP, correspondientes al propósito del informe.
Celda C26 –SALDO AL 31 DE DICIEMBRE Y HALLAZGOS POSTERIORES. Para cada una de las cuentas 1996–BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, 1997–PROVISIÓN PARA BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, 2996–OBLIGACIONES EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA y sus correspondientes subcunetas, según corresponda, debe indicarse el saldo existente a diciembre 31 de 2003, adicionado con todos los valores que, con posterioridad a esta fecha, se hayan determinado como no razonables y hubieran sido objeto de reclasificación.
El saldo existente en las cuentas 3138 y 3258–EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE con corte a 31 de diciembre de 2003 debe ser cero (0).
Para los informes a presentar durante el año 2005 a través de la página web, el saldo de ésta columna corresponderá al valor de estas partidas con corte a 31 de diciembre de 2004.
Celda D26 –ELIMINACIONES. Corresponde a los valores de bienes, derechos y obligaciones que previo cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 901 de 2004, han sido eliminadas de la información contable de la entidad mediante acto administrativo suscrito por la instancia administrativa competente. Para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2005.
Según sea el caso, las eliminaciones podrán tener efecto en las cuentas 1996–BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, 1997–PROVISIÓN PARA BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, 2996–OBLIGACIONES EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, 3138–EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, 3258–EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, Y 8330–BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR.
En las cuentas del patrimonio que revelan el efecto del saneamiento contable, tratándose de activos, corresponde al movimiento débito de cada una las partidas eliminadas, teniendo en cuenta que si el activo eliminado tiene asignada alguna provisión, el valor a registrar será el valor neto, el cual está constituido por el valor del activo menos la provisión correspondiente.
Ejemplo: Valor del bien a eliminar 199604-PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $190.000
Valor de la provisión 199704- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $ 1.900
Valor a trasladar 313806- PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO $188.100.
Para los pasivos las eliminaciones corresponden al movimiento crédito de las partidas objeto de eliminación.
Celda E26 –INCORPORACIONES. Corresponde a los valores de bienes, derechos y obligaciones que previo cumplimiento de la Ley 716 de 2001, prorrogada por la Ley 901 de 2004, han sido incorporados a la información contable de la entidad mediante acto administrativo suscrito por la instancia a competente. Para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2005.
Estas incorporaciones sólo se revelarán en las cuentas 3138 y 3258–EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, según sea la entidad. Las incorporaciones, tratándose de activos, corresponden al movimiento crédito de cada una las partidas incorporadas. Para los pasivos corresponde al movimiento débito de las partidas objeto de incorporación.
Celdas F26 –AJUSTES. Corresponde a los valores resultantes de aplicar lo establecido en el numeral 5.6 de la Circular Externa 056 de 2004, referente al TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CORRECCIONES DE ERRORES Y RECLASIFICACIONES EN REGISTROS DE PERIODOS ANTERIORES, en desarrollo del proceso de depuración y saneamiento contable, los cuales, como se señala en la mencionada Circular Externa, no hacen parte del proceso de saneamiento contable, y por tanto no se registran en las cuentas 3138 y 3258–EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE.
Los valores para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004, serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30, septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2005.
En lo relacionado con el diligenciamiento de esta columna, los ajustes corresponden a las partidas que, luego de la investigación correspondiente, deben registrarse en las cuentas 4815 y 5815–AJUSTE DE EJERCICIOS ANTERIORES, o a la reversión del registro realizado, según sea el caso, y de acuerdo con el periodo en el que se efectuó el registro, por corresponder a errores en el reconocimiento de las operaciones.
Celda G26 –RECLASIFICACIONES. Corresponde a los valores resultantes de aplicar lo establecido en el numeral 5.6 de la Circular Externa 056 de 2004, referente al TRATAMIENTO CONTABLE DE LAS CORRECCIONES DE ERRORES Y RECLASIFICACIONES EN REGISTROS DE PERIODOS ANTERIORES, en desarrollo del proceso de depuración y saneamiento contable, los cuales, como se señala en la señalada Circular Externa, no hacen parte del proceso de saneamiento contable, y por tanto no se registran en las cuentas 3138 y 3258–EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE.
Para el reporte con fecha de corte 31 de diciembre de 2004 los valores serán los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2004. Para los reportes con fecha de corte a marzo 31, junio 30,septiembre 30 y diciembre 31 de 2005, el saldo de esta columna corresponderá a los acumulados en el proceso de saneamiento contable desde el uno (1) de enero de 2005.
En lo relacionado con el diligenciamiento de esta columna, las reclasificaciones corresponden a las partidas que, luego de la investigación correspondiente, deben registrarse nuevamente en las respectivas cuentas de activos y pasivos por corresponder a bienes, derechos y obligaciones ciertos.
Celda H26 –SALDO (FECHA DE CORTE). Para las cuentas 1996–BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, 1997–PROVISIÓN PARA BIENES Y DERECHOS EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, 2996–OBLIGACIONES EN INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA, el saldo corresponde al valor de la columna saldo a 31 de diciembre y hallazgos posteriores (Celda C27), menos las eliminaciones (Celda D27), menos los ajustes (Celda F27), menos las reclasificaciones (Celda G27).
Las incorporaciones solo aplican para aquellos bienes, derechos y obligaciones que, no obstante su existencia, no se encontraban registrados en la contabilidad.
Los saldos para cada una de las subcuentas de las cuentas 3138 y 3258-EFECTO DEL SANEAMIENTO CONTABLE, que se refieren a activos (celda C46 a C54 y celda C63 a C70) y 8330–BIENES PENDIENTES DE LEGALIZAR, se obtienen de tomar el saldo de la columna C, menos el saldo de la columna D, más el saldo de la columna E. El saldo para las subcuentas que representan pasivos (celda C55 a C61 y celda C71 a C77) se obtiene de tomar el saldo de la columna C, más el saldo de la columna D, menos el saldo de la columna E.
El valor total de las cuentas, se obtiene en la columna H de la suma aritmética de los saldos que arrojen cada una de las subcuentas respectivas.
De acuerdo con las anteriores precisiones, las celdas sombreadas del informe de avance del saneamiento anexo al presente instructivo no serán objeto de diligenciamiento.
3.11.2.2 INFORMACIÓN REPORTADA A TRAVÉS DE LA PÁGINA WEB.
Para el diligenciamiento y reporte del informe que debe ser remitido en las fechas de corte de Marzo 31, Junio 30, Septiembre 30 y Diciembre 31 de 2005, deberá diligenciarse a través de la página web de la Contaduría General de la Nación, de acuerdo a las instrucciones que para el efecto expida el Contador General de la Nación, las cuales aparecerán junto con el formato correspondiente en la misma página.
3.11.3. CONSOLIDACIÓN DE INFORMACIÓN.
La oficina principal será la responsable de consolidar la información de todas sus sucursales, regionales o agencias, para reportarlo a la CGN, cuando los entes públicos referidos en el campo de aplicación de la Ley 716 de 2001, prorrogada y modificada por la Ley 901 de 2004 hayan establecido Comités Técnicos de Saneamiento Contable en cada sucursal, oficina, agencia o dependencia regional, de conformidad con el parágrafo del Artículo 6 del Decreto 1282 de 2002.
De conformidad con la Resolución 250 de 2003, las entidades y/o organismos sin personería jurídica del orden nacional, que deban enviar su información para ser agregada y/o consolidada a otra entidad del sector central o descentralizado, deberán remitirla en las fechas señaladas en el parágrafo 3o del artículo 3o de la mencionada resolución.
En el nivel territorial, tanto la administración central como las entidades del sector descentralizado por servicios, serán los entes públicos que deberán reportar la información a la Contaduría General de la Nación. En este sentido, los órganos de control, corporaciones públicas y organismos públicos sin personería jurídica que prestan servicios de educación, salud y otros servicios públicos, deberán enviar la información sobre el avance del proceso de saneamiento contable a la administración central correspondiente para que sea objeto de agregación y/o consolidación por parte de las gobernaciones y alcaldías, según el caso, del departamento o municipio al cual pertenecen, en las fechas señaladas en el parágrafo 3o del artículo 3o de la Resolución 250 de 2003.
Las entidades consolidadoras a que hace referencia este numeral, deberán relacionar en el oficio remisorio, aquellas unidades incorporadas y las no incluidas en el informe.
3.11.4. DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO.
Las entidades públicas deberán documentar y conservar debidamente los soportes sobre todas las actuaciones administrativas que se adelanten, de conformidad con el decreto 1282 de 2002 y 1914 de 2003.
1.Se dice fila NY por la situación en el Cuadro Ejemplo No. 4, por cuanto se desconoce la cantidad de filas que tiene cada informe y en cual se sitúa cada clase, grupo, cuenta o subcuenta.
2.Se incluirán o eliminarán todas las clases, cuentas y subcuentas que su balance necesite, de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP).
3. No relacione aquí las estatuas u obras de esculturas labradas.
"Normograma del Ministerio de Relaciones Exteriores"
ISSN [2256-1633 (En linea)]
Última actualización: 31 de marzo de 2018
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